辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理探討

張云峰

摘 要：辦公自動化的應用越來越廣泛，它為人們帶來了更多的方便，在醫(yī)院的檔案管理工作上同樣如此，但是在檔案自動化管理的實際過程中，還存在著一些不足。本文探析了辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的特點以及管理過程中存在的問題，并提出了相應的強化措施。

關鍵詞：辦公 自動化 檔案管理

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）06-0084-01

引言

醫(yī)院的檔案對于醫(yī)療研究等有著重要的參考作用，而檔案的管理也是醫(yī)院的關鍵工作之一，當前很多醫(yī)院的檔案管理實現(xiàn)了自動化，但是在管理過程中仍存在自動化系統(tǒng)不健全、人員專業(yè)能力較差等問題，還需要醫(yī)院找到恰當?shù)慕鉀Q方法，提高檔案管理的綜合水平。

一、1辦公自動化的概念

辦公自動化指的是利用計算機信息技術處理辦公室工作，實現(xiàn)信息的數(shù)據(jù)傳輸、發(fā)送、存儲等，加快信息的流動，增強信息的可靠性。辦公自動化突破了傳統(tǒng)的手工歸檔管理方法，在自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案的管理工作效率能夠大大提升，并加強了檔案的完整性，對于工作繁重的醫(yī)院來說，實現(xiàn)自動化檔案管理有著重要的價值。

二、辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的特點

1.特定范圍內實現(xiàn)信息共享

辦公自動化的實現(xiàn)以計算機技術為載體，計算機技術能夠使檔案的管理更系統(tǒng)、更科學，也擺脫了空間的束縛，查找信息準確率更高、速度更快，同時通過網(wǎng)絡技術可以將各個部門的信息管理動態(tài)以及工作進展實現(xiàn)共享，省去了人員之間交接信息的時間，工作效率則隨之提高[1]。

2.醫(yī)院檔案存儲安全性高

醫(yī)院傳統(tǒng)的紙質檔案在長時間的存儲和翻閱過程中很容易受到破壞，甚至導致信息缺失，或是由于字跡模糊無法明確內容；而年久的影響資料畫面質量也會越來越差，這些因素都使檔案的存儲質量較低。而自動化環(huán)境下的檔案管理可以規(guī)避這些傳統(tǒng)問題，檔案資料依靠計算機技術實現(xiàn)信息化、電子化，僅需要一個小芯片就能大量存儲信息；不會受損，極大的延長了檔案資料的壽命；還節(jié)約了檔案的管理空間和時間，降低了人力投入；查閱資料也更方便、快捷；還可以對檔案資料進行權限設置，避免信息泄露。

三、辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理存在的問題

1.自動化辦公系統(tǒng)不夠完善

目前很多醫(yī)院對于檔案的自動化管理還處于摸索階段，對辦公自動化系統(tǒng)的了解也不夠深入，普遍存在著軟件投入少、軟件技術水平較低的現(xiàn)象，嚴重影響了自動化辦公系統(tǒng)的整體水平，加上自動化系統(tǒng)開發(fā)商的水平良莠不齊，或是開發(fā)團隊工作經(jīng)驗欠缺，導致一些軟件質量較差，實際使用效果和預計需求存在著巨大差距[2]。

2.醫(yī)院檔案管理人員專業(yè)性較弱

醫(yī)院是一個龐大的系統(tǒng)，不同科室都擁有大量的資料需要管理，即使在辦公自動化的環(huán)境下，也需要檔案管理人員具備較強的專業(yè)技能。檔案存儲方式多種多樣，操作過程也需要十分精準，但是目前很多醫(yī)院的檔案管理人員身上缺乏科學化、現(xiàn)代化的檔案管理技能，工作開展難度很大，無法很好勝任此項工作；還有些檔案管理人員仍舊習慣傳統(tǒng)管理辦法，沒有做到與時俱進，工作效率得不到提升。

3.缺少統(tǒng)一的管理制度

辦公自動化為醫(yī)院的檔案管理帶來便利的同時，隨之也帶來了對存檔工作的挑戰(zhàn)，前文提到很多軟件的應用仍舊有紕漏，很容易導致存儲功能出現(xiàn)故障，因此導致病人資料外泄，對病人和醫(yī)院都產(chǎn)生了不必要的負面影響。另外，在辦公自動化的環(huán)境下，通常存儲的只是正式文件，不會存儲原始文件，在打印資料、傳真機接收文件的過程中也存在著同樣問題，導致實際使用資料和檔案存儲資料信息有出入，影響工作的精準性。

四、辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的強化措施

1.強化自動化系統(tǒng)的建設和維護

醫(yī)院應該加大對自動化系統(tǒng)的研究力度，并加大資金的投入，不斷完善自動化系統(tǒng)的軟件和硬件設施，在系統(tǒng)出現(xiàn)障礙的時候及時與開發(fā)商溝通，避免系統(tǒng)原因導致的信息丟失或損壞，另外，平時要加強對自動化系統(tǒng)的維護，要定期對軟件和硬件設施進行測試，確保其運作的平穩(wěn)性。再一方面，醫(yī)院檔案管理的自動化需要靠網(wǎng)絡作為基礎，網(wǎng)絡安全也是一項不容忽視的問題，它是醫(yī)院檔案嚴密性的重要保障，網(wǎng)絡安全通常通過數(shù)據(jù)加密技術、數(shù)據(jù)恢復技術、防火墻技術以及攻擊檢測技術來實現(xiàn)，這些技術能為醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)營造一個安全的網(wǎng)絡環(huán)境，從而維護醫(yī)院和病人的隱私權。

2.建立專業(yè)的醫(yī)院檔案管理隊伍

隨著醫(yī)療行業(yè)的不斷發(fā)展，出現(xiàn)了大量的醫(yī)療技術和醫(yī)療名詞，醫(yī)院的檔案數(shù)目也會越來越多，即便辦公自動化系統(tǒng)的使用十分方便，不過依舊離不開人工的操作和管理，因此需要大力提高管理人員的專業(yè)能力來保證工作的平穩(wěn)進行。對于檔案自動化管理能力不足的人員，醫(yī)院要加強對其知識儲備的培訓，為其提供更多提升自身專業(yè)技能的機會，從而更好的落實到工作中去；另外，在招聘檔案管理人員的時候，應該適當提高門檻，多聘請一些專業(yè)人員，這樣更有助于工作效率的提升和人員支出的減少。再一方面，醫(yī)院應該制定相應的激勵政策，將檔案管理人員的工作表現(xiàn)和其職稱直接掛鉤，這樣能夠充分調動員工的工作積極性，也能促進員工主動的完善自身專業(yè)能力[3]。

3.加強對檔案信息的監(jiān)管

醫(yī)院的檔案管理涉及到很多重要信息，為了保證檔案信息的安全和合理性，醫(yī)院應該加強對檔案信息的監(jiān)督和管理，制定明確的檔案管理制度，用以約束檔案管理人員規(guī)范操作，讓醫(yī)院的檔案管理有章可循。檔案的管理應該有標準的格式和編號，實現(xiàn)科學歸檔，當出現(xiàn)檔案缺失或是錯亂的情況，應該追究相關人員的責任，加強員工的責任意識，不斷提升醫(yī)院檔案管理的整體水準。

結論

綜上所述，自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理過程中還存在一些疏漏，醫(yī)院還要結合自身實際情況，準確的找到問題并及時解決，讓自動化系統(tǒng)為檔案管理工作帶來更多的便捷，從而增強醫(yī)院的整體管理實力。

參考文獻

[1]李理.辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的必要性和可行性[J].世界最新醫(yī)學信息文摘，2015，78：178.

[2]楊永麗.芻議辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理工作[J].才智，2015，32：259.

[3]王錦輝.辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理工作探究[J].臨床醫(yī)藥文獻電子雜志，2015，28：5948-5949.