對檔案價值鑒定的思考

范紅梅

中圖分類號：F270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2017）04-000-02

摘 要 本文闡述檔案價值鑒定標準及發展現狀，論述了如何準確有效的在檔案管理全過程中開展鑒定工作。

關鍵詞 檔案價值 鑒定 思考

自從德國柏林機密檔案館館長邁斯奈爾于1901年第一個提出檔案鑒定體系至今，已有一百多年的歷史了。“有用”是檔案價值的核心表現，要以全面的、歷史的、發展的、效益的觀點來判定檔案的價值，做好檔案歸檔與保管利用的質量控制。一直以來，檔案工作者都把檔案鑒定工作作為研究對象，從理論到實踐都展開了廣泛研討，如何準確有效的在檔案的全過程中開展鑒定工作，做到不漏掉有價值的檔案、不多存一件垃圾檔案，科學地保管檔案，有效的提供利用，成為了檔案工作者研究的又一課題。

一、拓展檔案工作重點，提升檔案鑒定意識

（一）認識檔案價值鑒定的特征

首先，檔案具有“為我”性，在檔案鑒定中既關系著檔案的現實價值，又對潛在價值和長遠價值進行評價和判別。在對檔案價值的鑒定時要著重考慮“為我用”的價值，把“為我”性放在第一。

其次，鑒定是對檔案價值有意識的評價和認識，對所產生的可能性及后果有一定的預見和推斷。確信過去、現在和未來的社會活動之間存在著認識檔案的自身價值，更深刻和全面地把握檔案的本質特點和規律和相互的作用。

再次，鑒定具有不確定性，鑒定標準具有預測性。對檔案價值的鑒定，必須符合社會發展及利用者的需求，符合社會和經濟效益的標準。同時在一定的范圍、時間和條件下鑒定工作具有相對穩定性。

（二）建立看的見、摸得著、實在的檔案屬性標準

1.檔案來源標準，根據形成者的地位、作用和職能可影響甚至決定檔案的價值，如：最高級別的單位與一般單位形成的文件，其價值應有所不同。本單位檔案部門應保存反映公司有關主要職能及基本歷史面貌的文件材料，證明單位的存在與發展，對其職能有憑證、評價的作用。文件的價值應充分體現檔案形成者的重要地位，本單位形成的文件材料應當是保存的重點。在鑒定文件的價值時，重點要看它是本單位產生的，還是外單位產生的，而不能簡單地認為上級的就比本級的重要。

2.檔案的內容標準。在鑒定過程中，文件內容的重要性、信息的新穎性、綜合性、可理解性和時效性也發揮著重要的作用。內容標準是指強調內容的重要性和獨一性。在分析文件的內容時，主要是看它的重要程度如何，是方針政策性的、重大事件的，還是一般行政事務的；是主要職能的，還是非主要職能；是反映全面和全局工作的，還是反映局部工作的；是有針對性的，還是普發性的；是有效時間內的，還是失去時效的；是典型的，還是一般的。同時還應注意基礎數據、典型材料、原始數據、專題材料的價值。其中，信息的可理解性在電子文件鑒定時發揮著重要的作用。

3.檔案的形式特征標準。檔案的形式特征通常是指檔案的名稱、形成的時間、載體形態和記錄方式等。這些形式特征在某種情況下會對檔案的價值產生一定影響。

4.相對價值標準。相對價值是指被鑒定的檔案與其他檔案相比較而存在的價值，在一定情況下，某些檔案的保存價值可以相對提升或降低。相對價值的高低主要依據檔案群體的完整程度。因此，檔案鑒定不能只著眼于檔案個體本身，還應綜合考慮全宗的完整程度。

5.效益標準。這是一個新的具有實用性的鑒定標準。效益標準認為鑒定檔案的價值應考慮保管檔案的投入與利用檔案產品之間的比率。效益標準的提出和接受，是檔案鑒定標準日趨實用化的重要表現。

（三）運用新職能鑒定論，適應電子文件管理時代的發展

波蘭檔案學家卡林斯基提出了“職能鑒定論”，把檔案文件分成兩類：A類與B類，前者需要永久保存，后者屬于一定時間內保存。到80年代，把職能鑒定因素跟來源原則密切關聯起來，分析和鑒定職能、計劃、活動和業務的重要性。鑒定的著眼點不是集中在單份文件上，而是集中在生成文件的政府職、任務和活動上，以解決大批量文件的鑒定問題。這一設想與電子文件的“批處理”思想不謀而合。新職能鑒定思想不僅僅適應檔案館在新利用趨勢下的館藏檔案接收戰略，更適應電子文件管理時代的鑒定需要。

二、建立以鑒定為重心的檔案工作格局，優化檔案管理

（一）樹立檔案館藏精煉意識

隨著社會進步和科技發展，在不斷增多的管理機構的活動中，記錄著各類社會活動的文件數量日益膨脹，檔案人員要意識到，豐富館藏并不等于盲目擴大收集檔案的種類，不能只講數量，不求質量。在大量產生的文件中真正作為檔案永久保存的數量與比例是很小的，要使檔案鑒定與檔案優化直接聯系在一起，通過比例鑒定法、選樣保管法、文件中心加快對半現行文件的處置等措施達到檔案優化的目的。

（二）樹立檔案收藏的成本意識

在檔案價值鑒定工作中需考慮保管費用，這是檔案價值鑒定的效益觀點體現。不論是對于單位還是整個社會，在檔案工作中的花費都會計入到管理成本中。如果在接收檔案時，不做好前端控制，保管期限一律就長；到期檔案不及時鑒定，該銷毀的檔案不予處理，使已無保存價值的檔案繼續占據庫房等，就會加大管理成本，降低整體效益。

（三）加強依法治檔，實現信息資源共建共享

隨著數字經濟的發展，以數字化為載體的文檔管理已經成為主流，電子文件的海量存貯，減輕實體檔案鑒定工作壓力，而鑒定電子檔案的真實性又成為了一個比較新的課題。電子檔案的真實性從技術上，利用數字簽名、身份識別等手段來完成校驗、鑒別電子檔案的真實和完整性。通過對電子檔案的形成、處理與利用全過程的控制，建立電子檔案管理員、身份識別、權限控制的程序檔案，利用系統自動捕獲等功能，收集檔案文件的元數據。按照電子檔案的認證技術及相關標準，根據電子檔案復雜的技術性，制定符合實際工作的技術標準，使電子檔案的鑒定、保管和利用更趨于科學化。

三、做好檔案價值鑒定，提高館藏質量

（一）繼續完善檔案鑒定法規及工作標準

檔案鑒定在檔案工作中占有重要位置的，應在《檔案法》等法規標準中增加檔案鑒定工作的內容，將檔案鑒定寫進“檔案機構及其職責”，在強調“禁止擅自銷毀檔案”的同時，對進館檔案做到“精煉”，加強有序、適時地開展檔案價值鑒定和失去保存價值檔案的銷毀工作等。

（二）培養專家型的鑒定人員

由于檔案價值主體是利用者，而檔案價值判斷的主體是檔案工作者，是代表利用者來認識檔案價值的，在進行檔案價值鑒定時，應考慮不同層次在各個領域中的需求，有深度和廣度的挖掘檔案的價值所在，做到鑒定標準的原則性和靈活性相結合，增強鑒定工作的科學性，減少人為因素的影響，對分級管理有統一的認識，這就要求，檔案人員必須具有檔案鑒定工作知識，熟悉鑒定標準，對所鑒定的檔案有相應的專業知識，同時還需具備多方面的知識。

（三）完善各種檔案保管期限表

在檔案鑒定中，檔案保管期限是檔案鑒定的重要標準，對鑒定工作具有指導意見，影響鑒定工作的質量和效率。保管期限表的制定應全面分析本單位形成檔案的現實作用和歷史價值，統籌考慮各類檔案的管理要求及檔案種類內容的變化，在細則上要更具操作性，做到用語準確，條款排列更有邏輯性。

綜上所述，檔案價值鑒定是檔案工作的核心，它關系到企業檔案的發展，應高度重視，找準差距，采取有效措施，使現代檔案管理思想和檔案鑒定理論在檔案館業務工作和組織變革中相互應用、融合與體現，提升管理思想、調整工作思路，開辟出全新的工作模式。

參考文獻：

[1] 傅榮校.檔案鑒定理論與實踐透視[M].中國檔案出版社，2007.

[2] 方鳴.檔案干部繼續教育專題講座[M].中國檔案出版社，2007.