淺談ERP管理系統(tǒng)在火電廠物資管理的全信息化應(yīng)用

張士全+孫濤

摘 要： 企業(yè)資源計(jì)劃即 ERP （Enterprise Resource Planning），由美國(guó) Gartner Group 公司于1990年提出。目前，在我國(guó) ERP 所代表的含義已經(jīng)被擴(kuò)大，用于企業(yè)的各類軟件，已經(jīng)統(tǒng)統(tǒng)被納入 ERP 的范疇。它跳出了傳統(tǒng)企業(yè)邊界，從供應(yīng)鏈范圍去優(yōu)化企業(yè)的資源，是基于網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的新一代信息系統(tǒng)。它主要用于改善企業(yè)業(yè)務(wù)流程以提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力。

本管理系統(tǒng)基于“管控+ERP”信息系統(tǒng)建設(shè)思路，著力通過(guò)ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化管理，即采購(gòu)過(guò)程、出入庫(kù)過(guò)程、項(xiàng)目結(jié)算等業(yè)務(wù)操作中自動(dòng)實(shí)現(xiàn)成本記賬與歸集，并可進(jìn)行預(yù)算控制，支撐以資產(chǎn)為核心的全生命周期管理。作為物資管理業(yè)務(wù)指導(dǎo)和ERP系統(tǒng)物資管理模塊建設(shè)部門，最終目的是通過(guò)ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)物資管理的需求計(jì)劃、采購(gòu)計(jì)劃、概算控制、采購(gòu)尋源、合同審批、訂單生成，倉(cāng)儲(chǔ)管理、賬務(wù)入賬等全信息化手段管理，這也是本文所主要闡述的內(nèi)容，同時(shí)把建設(shè)思路和應(yīng)用效果，以及在ERP系統(tǒng)中物資管理模塊相關(guān)功能建設(shè)和電廠的實(shí)際應(yīng)用中改進(jìn)探索的心得體會(huì)同大家分享，有不到之處也希望各位專家批評(píng)指正。

關(guān)鍵詞：ERP 火電廠 物資管理 應(yīng)用

中圖分類號(hào)：F270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2017）01-0102-02

引言

隨著信息科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，各類信息管理系統(tǒng)在火電廠經(jīng)營(yíng)管理方面得到不斷的應(yīng)用和推廣，物資管理作為火電廠經(jīng)營(yíng)管理重要環(huán)節(jié)，從最初的倉(cāng)庫(kù)臺(tái)賬管理到計(jì)劃管理也逐步脫離了手工操作，內(nèi)部物資管理信息系統(tǒng)不斷優(yōu)化、完善；外部采購(gòu)系統(tǒng)建立了信息化采購(gòu)平臺(tái)，邁進(jìn)了網(wǎng)絡(luò)采購(gòu)時(shí)代，快捷的采購(gòu)方式和公平的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境得到供需雙方認(rèn)可，但這些信息系統(tǒng)無(wú)法做到數(shù)據(jù)和管理的相互融合，形成或“點(diǎn)”或“塊”的應(yīng)用模式，無(wú)法形成“線”和“面”全信息化管理，ERP系統(tǒng)的實(shí)施較大程度滿足了這個(gè)需求，可以說(shuō)是物資信息化管理的一個(gè)飛躍。本文也會(huì)將ERP系統(tǒng)物資管理模塊建設(shè)思路和實(shí)施方法給予簡(jiǎn)要介紹，但其中的問(wèn)題不容忽視，ERP系統(tǒng)實(shí)施方案和初步運(yùn)行后是做到了物資的全過(guò)程管理，對(duì)于內(nèi)部的合同管理、概算控制的功能的缺失和外部采購(gòu)尋源系統(tǒng)的無(wú)法接口，對(duì)于“全生命周期管理”的理念和目的是有缺陷的，如何解決從內(nèi)部計(jì)劃、倉(cāng)庫(kù)管理到外部采購(gòu)管理，再回到內(nèi)部合同、報(bào)賬管理數(shù)據(jù)交換、稽核、提取等這些問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)物資與采購(gòu)的信息化全過(guò)程管理目的以及對(duì)供應(yīng)商績(jī)效評(píng)價(jià)管理的后續(xù)建設(shè)思路就是本文所要闡述的主要內(nèi)容。

一、簡(jiǎn)述ERP系統(tǒng)物資模塊建設(shè)的整體規(guī)劃和操作程序

ERP系統(tǒng)建設(shè)整體規(guī)劃和操作程序由需求方和實(shí)施方共同來(lái)完成，需求方主要是提供功能的需求，實(shí)施方按需求在Oracle系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)的所需的管理活動(dòng)，具體操作上和一般的信息化項(xiàng)目管理大同小異， 基本包括七個(gè)階段，內(nèi)部ERP宣傳與培訓(xùn)、發(fā)布業(yè)務(wù)管理手冊(cè)、制定ERP實(shí)施總體方案、ERP系統(tǒng)實(shí)施資源需求、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備和錄入、建立系統(tǒng)并運(yùn)行、后續(xù)的持續(xù)改進(jìn)。其中最后三項(xiàng)是由業(yè)務(wù)管理部門組織完成相關(guān)具體工作。包括需求與差異分析、系統(tǒng)原型方案的演示、業(yè)務(wù)流程的梳理、數(shù)據(jù)收集和解決方案制，ERP物資管理業(yè)務(wù)流程管理手冊(cè)的編制、實(shí)施方建立系統(tǒng)后由試點(diǎn)單位試運(yùn)行，并完成系統(tǒng)功能的提升和系統(tǒng)bug的收集記錄。

二、ERP系統(tǒng)物資模塊主要實(shí)現(xiàn)的功能

ERP系統(tǒng)物資模塊在需求功能上基本原理覆蓋了全部的管理范疇，包括計(jì)劃管理、采購(gòu)管理、物資驗(yàn)收與入庫(kù)管理、庫(kù)存管理、基建/技改工程剩余物資管理、修舊利廢管理、廢舊物資管理、積壓物資管理、工器具管理、物資超市管理等全方位的28個(gè)物資管理業(yè)務(wù)流程。那么物資管理在系統(tǒng)中是屬于中間環(huán)節(jié)，上部環(huán)節(jié)是生產(chǎn)管理，下部環(huán)節(jié)是財(cái)務(wù)管理，在功能提出需求時(shí)也一定要充分考慮到其他業(yè)務(wù)板塊的差異性需求和對(duì)系統(tǒng)可擴(kuò)展性的要求、安全控制權(quán)限要求。

三、ERP管理系統(tǒng)物資模塊存在管理缺陷

眾所周知，火電廠物資管理中的采購(gòu)管理和合同管理是其不可缺少的重要環(huán)節(jié)，但現(xiàn)在的ERP系統(tǒng)的物資模塊卻將這兩個(gè)環(huán)節(jié)拋之在外，沒(méi)有兼顧，采購(gòu)員要從ERP中提取采購(gòu)計(jì)劃數(shù)據(jù)，然后再到外部采購(gòu)系統(tǒng)中尋源采購(gòu)，建立合同，最后再回到ERP系統(tǒng)中做項(xiàng)目歸集，提交財(cái)務(wù)板塊實(shí)施付款，才能完成整個(gè)業(yè)務(wù)流程。可想而知，只要數(shù)據(jù)出現(xiàn)有人為操作，就難免出現(xiàn)差錯(cuò)，這對(duì)于人的操作量和準(zhǔn)確度提出了較大的考驗(yàn)，這些問(wèn)題對(duì)于系統(tǒng)來(lái)說(shuō)是不完整的或者說(shuō)是有缺陷的，那么如何來(lái)解決這些問(wèn)題，最終實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程完整的“線”和“面”管理，就是我們要實(shí)施的功能提升。

四、ERP管理系統(tǒng)物資模塊功能的提升

信息科學(xué)技術(shù)的發(fā)展至今可以用嘆為觀止來(lái)形容，計(jì)算機(jī)軟件的功能開發(fā)只有你想不到的，沒(méi)有做不到的，雖然這樣形容言重了些，但對(duì)于上述兩個(gè)問(wèn)題的解決還是比較貼切的，因?yàn)檫@兩個(gè)功能解決的主要途徑還是由軟件的開發(fā)來(lái)實(shí)現(xiàn)的。

1.采購(gòu)尋源環(huán)節(jié)的無(wú)縫接入

此文的前段已經(jīng)提到了采購(gòu)尋源過(guò)程在外部的網(wǎng)絡(luò)采購(gòu)系統(tǒng)平臺(tái)中完成，那么需要解決的就是兩個(gè)系統(tǒng)（采購(gòu)系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)傳送交換），也就是系統(tǒng)接口問(wèn)題，通過(guò)兩個(gè)系統(tǒng)實(shí)施團(tuán)隊(duì)的數(shù)據(jù)代碼的交換合作，最終實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)對(duì)接，ERP管理系統(tǒng)采購(gòu)計(jì)劃數(shù)據(jù)通過(guò)接口傳送到采購(gòu)系統(tǒng)，在采購(gòu)系統(tǒng)中通過(guò)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換形成了詢價(jià)單，自動(dòng)發(fā)布詢價(jià)完成了尋源采購(gòu)再將結(jié)果送回到ERP系統(tǒng)生成訂單，這樣的一個(gè)系統(tǒng)功能可以說(shuō)物資管理模塊是一個(gè)較大提升，但各位不免要提出問(wèn)題，那就是管理流程到生成訂單就終止了嗎，合同怎么辦，回到系統(tǒng)外人工制定合同嗎，由此看來(lái)整個(gè)管理還是無(wú)法做到閉環(huán)，因此必須要這解決在ERP系統(tǒng)合同管理環(huán)節(jié)問(wèn)題。

2.合同管理功能在ERP系統(tǒng)開發(fā)

合同管理功能是要保證合同管理適用于所有合同業(yè)務(wù)情景。通過(guò)梳理分析合同類別最終歸類于物資和服務(wù)兩類，物資類合同又深度分析，歸納為單價(jià)、總價(jià)、框架、長(zhǎng)約四類，根據(jù)以上合同的類型編制合同模板，同時(shí)要求系統(tǒng)處理好審批流程、財(cái)務(wù)報(bào)銷報(bào)賬和出入庫(kù)等所有邏輯關(guān)系，系統(tǒng)中對(duì)質(zhì)保金及工程服務(wù)類合同進(jìn)度款的支付作了嚴(yán)禁合同未到期先付款操作的技術(shù)處理，合同模塊的審批功能比較強(qiáng)大，系統(tǒng)支持一票否決和多流程并行審批，這要根據(jù)各單位管理而定，同時(shí)審計(jì)業(yè)務(wù)管理需求在合同審批中植入了控制點(diǎn)，加強(qiáng)了合同合規(guī)性的監(jiān)管。合同功能的開發(fā)和應(yīng)用使得物資與采購(gòu)工作實(shí)現(xiàn)了全信息化管理。

五、ERP管理系統(tǒng)物資模塊的特點(diǎn)

ERP系統(tǒng)物資管理實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)火電廠所有物資管理，同時(shí)還符合了新能源產(chǎn)業(yè)的新增公司或新增業(yè)務(wù)的物資與采購(gòu)管理需求，總結(jié)有以下特點(diǎn)：一是財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化管理，物資人員進(jìn)行的入庫(kù)出庫(kù)操作ERP都會(huì)自動(dòng)產(chǎn)生財(cái)務(wù)信息，減少物資人員和財(cái)務(wù)人員月末繁瑣的對(duì)賬工作；二是推動(dòng)現(xiàn)火電管理 “無(wú)需求不領(lǐng)料”的管理思路，實(shí)現(xiàn)物資需求、采購(gòu)和領(lǐng)料的統(tǒng)一管理；三是細(xì)化項(xiàng)目預(yù)算的管控，在原有的項(xiàng)目、任務(wù)預(yù)算管控維度增加時(shí)間維度，按照月份進(jìn)行滾動(dòng)預(yù)算控制；四是針對(duì)各三級(jí)單位增加集采目錄的管控，集采范圍內(nèi)的物資自動(dòng)上傳到二級(jí)單位進(jìn)行統(tǒng)一招投標(biāo)，更有利于與供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格談判；五是進(jìn)一步規(guī)范了基建物資轉(zhuǎn)生產(chǎn)、廢舊物資、隨機(jī)備件物資、修舊利廢物資管理。

六、ERP系統(tǒng)物資模塊功能后續(xù)開發(fā)思路

通過(guò)ERP系統(tǒng)運(yùn)行，各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理已經(jīng)步入正軌，后續(xù)供應(yīng)商績(jī)效評(píng)價(jià)管理也將開發(fā)，“一單一評(píng)”管理功能植入合同模塊，達(dá)到評(píng)價(jià)不結(jié)束，采購(gòu)管理不閉環(huán)的管理效果；同時(shí)應(yīng)用ERP系統(tǒng)大數(shù)據(jù)的功能，根據(jù)采購(gòu)周期、設(shè)備缺陷次數(shù)、備件周轉(zhuǎn)率等相關(guān)數(shù)據(jù)的計(jì)算，科學(xué)編制備品定額，提升倉(cāng)儲(chǔ)效率，以上的功能和應(yīng)用情況待開發(fā)完成后將再次各位探討和分享。