試論博物館檔案管理的路徑與保護利用

摘 要： 檔案作為國家、城市及單位發展軌跡的展示與成果見證，在經驗借鑒與成果分享方面起著巨大作用。博物館是征集、典藏、陳列和研究代表自然和人類文化遺產實物的場所，為公眾提供知識、文化教育和欣賞的社會公共機構。而對檔案的收集管理顯得特別重要，做好檔案管理路徑的研究與保護利用分析十分必要。文章在論述博物館檔案管理含義及內容的基礎上，從檔案收集、分類再到歸檔對檔案管理思路進行了梳理，并就檔案利用及保護提出了建議。

關鍵詞：博物館 檔案管理 路徑研究 利用保護

中圖分類號：G26 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）01-0017-01

一、引言

伴隨現代社會的不斷發展，信息更新迅速，也對博物館檔案管理提出新的要求，帶動博物館檔案管理的創新與改進。通過梳理博物館檔案管理的基本思路，優化檔案管理流程，有效引進現代管理技術才能讓博物館檔案管理走上科學化、規范化、合理化及統一化的道路。而借助檔案管理部門人員的配合與信息平臺的輔助支撐，讓博物館檔案管理更加高效與便捷，讓博物館檔案的管理、查詢、利用及保護落到實處，使得檔案管理的價值發揮到最大。

二、博物館檔案管理概述

檔案管理亦稱檔案工作。它是檔案管理人員直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱。檔案管理分收集、整理、鑒定、保管、統計和保管利用等工作環節，隨著檔案管理現代化的發展，還將對檔案管理工作的結構產生新的影響，檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會實踐服務。博物館檔案管理是由博物館檔案管理人員對博物館檔案的實體資料與信息數據進行整合，面向大眾或者既定群體提供可利用的檔案業務服務。

1.博物館檔案管理的含義

博物館檔案管理是一種能夠在日常生活中運營和開展博物館博物原始資料的記載，對博物館的藝術藏品的概況、歷史、藝術成就、藝術價值、考古考證及博物館日常運行有關的資料等方面進行歸檔記錄。它是由博物館檔案管理人員對博物館檔案的實體資料與信息數據進行整合，面向大眾或者既定群體提供可利用的檔案業務服務。其資料具有客觀、真實、全面的特點，并且能夠管理、保存和利用。博物館檔案管理工作系統而復雜，并不是孤立存在的，正是因為詳細的博物館檔案管理才讓社會管理系統更加完成完善。博物館檔案管理本著統一性的原則，奠定了社會信息系統的資料基礎，無論是對歷史的發展還是指導當下的社會改革都具有重要意義，因此必須努力做好博物館檔案的管理與保護。

2.博物館檔案管理的內容

博物館檔案管理的內容非常廣泛，具體有藝術藏品、美術作品、歷史博物品、藝術家手稿、藝術家檔案、藝術家日記、藝術家工作照和生活照、書畫資料、藏品的照片檔案、藏品的有關復印件、藏品的展覽文件、藏品檔案以及博物館日常管理形成的文件資料等等。博物館檔案管理更多的是服務性的管理工作，博物館的檔案資料也具有特殊性，是對歷史或者事件發展進程、優秀成果及細節問題的記錄，是社會發展與社會改革的重要參考資料，博物館檔案管理可以有效地推動檔案文化建設，并實現檔案信息的整理歸納，讓檔案記錄更加詳實，檔案分類更加清晰，檔案利用價值更高。具體來說，檔案管理應該包括對各種文件資料進行收集、整理、編號、分類、整合、歸檔、保管、利用。這是博物館檔案管理的基礎性內容。除此以外，博物館檔案管理還涉及檔案借閱查找程序的完善、檔案參考資料的編制、各類檔案利用情況的統計等。做好博物館檔案管理最直接性的作用是推動文化事業的發展，在總結歷史經驗的基礎上更好地指導未來的發展。

三、博物館檔案管理的方法及路徑

1.檔案的收集

信息資料的收集是檔案管理的前提。作為博物館檔案管理人員必須樹立資料收集自覺意識，具有資料捕捉的敏銳感，積極主動地去搜集整理檔案文獻。而對資料的有效收集建立在對檔案文物足夠了解的基礎之上，資料收集不盲目，資料收集注重效果與質量。對博物館的藏品、藝術品、歷史博物品、書畫藏品等可以用照片、文字等方式進行收集整理。在博物館檔案資料收集過程中應做好四個層面的關注。其一整個資料收集工作應該保證檔案的整個形成過程，確保系列考察價值書面文件的事先制定。其二在檔案管理征集時，應樹立系統完整的眼光，確保所收集到的資料能較全面地反映文物自身的歷史因素及事件發展歷程，便于檔案后期的整體和完整性的呈現。其三在資料收集過程中各部門工作人員應加大協調，確保部門之間聯系密切和各部門工作人員對每一個檔案文件都有著清晰透徹的了解，這是后期檔案資料整理分類的前提。其四制定合理的責任制度，“無規矩不成方圓”，通過責任到人，讓不同的工作人員承擔不同類型的檔案資料收集工作，一旦出現問題可以責任到人，而不是盲目地指責批評，通過責任的明確更能激發工作人員的責任意識，促進博物館檔案資料的征集管理。資料收集作為檔案管理的前提，這是做好檔案管理的基礎性工作，必須引起的足夠重視。

2.檔案的分類整理

積極做好檔案資料的分類才能讓檔案資料查找更為高效便捷，也是確保檔案征集資料得到最大限度囊括的前提。越為細致的檔案資料分類越能滿足讀者的查閱需求，實現博物館檔案信息及資料的最大限度價值發揮。隨著我國博物館檔案資料的豐富，檔案分類也更加細化。因此必須建立與博物館資料容量相適應的檔案分類體系。分類力求多元但不重疊。例如與業務活動相關的檔案資料可以分為藏品、藝術家、歷史文物、書畫、名人筆記、地方志、照片檔案、展覽文件等。根據內容涉及面不同可以分為工藝類、美術類、歷史類、史料類等。根據檔案形式不同可以分為文字檔案、圖片檔案、影像檔案等，細致的檔案分類可以提升檢索效率，方便查閱。而細致的分類使得檔案管理更加系統成熟，匯集多種檔案資料信息，做好檔案服務工作。

3.檔案的歸檔

當檔案資料收集完成后需要對博物館檔案進行歸檔處理，這也是檔案管理的最后一道工序。在對博物館檔案進行歸檔時需要做好四個層面的關注。其一歸檔要按照時間順序。歸檔并不是隨意的，而是以時間軸線為參考按照事物發展的具體過程按照順序歸檔。其二在歸檔時要做好類目的對應。相同的類目或者相關的類目歸檔在一起，提升其后期查閱利用價值。其三在歸檔時要統一規范。文字材料按照統一規則裝訂，照片附識黏貼。對于音視頻資料無法裝訂必須在檔案歸類時做好內容簡介的說明。其四發揮計算機歸檔優勢，提升歸檔效率。可以嘗試信息編碼處理，統一集中歸檔，電子檔案與紙質檔案管理結合起來，避免人工歸檔的失誤。做好檔案的正確歸檔才能確保博物館檔案的安全與高效利用。

四、博物館檔案的保護和利用

1.檔案的保護

博物館檔案具有極高的研究參考價值，有些檔案也容易丟失與損毀。做好博物館檔案的保護是確保檔案價值發揮的重中之重。檔案保護的實施者是人，因此必須針對工作人員做好檔案保護的教育培訓。首先提升檔案管理人員的檔案保護意識。做到責任到人，無論是檔案資料的收集還是檔案分類還是檔案歸檔都謹慎細致，確保萬無一失。以崗位職責為目標管理機制，明確形成覆蓋全館的檔案管理工作規范。其次必須做好檔案保護動員，堅持統一領導、分散建檔、集中備案的原則，要求工作人員完整、準確、詳實地完成檔案保護。最后必須在檔案保護中引入考核監督機制，依據檔案保護程度對工作人員進行量化考核，杜絕檔案保護中的失職行為，監督懲罰鼓勵表揚并行。

2.檔案的利用

檔案利用層面除了做好常規利用指導外，必須發揮信息化時代下的電子處理優勢，讓電子檔案利用得到最大限度推廣。博物館檔案工作人員借助電腦網絡對電子資料收集整理歸檔，對紙質檔案資料進行電子資料的轉化，借助系統本身的局域網，實現博物館檔案資料的信息資源共享。檔案工作人員進一步研究改進檔案管理形式，讓檔案利用走上規范化、標準化的發展之路，不斷嘗試摸索，總結經驗。在檔案利用指導中應細致熱心，嚴于律己，確保檔案利用的合理和檔案管理的法制化，只有這樣才能讓博物館檔案得到最高效的利用。

五、結語

經濟的迅猛發展推動文化的蒸蒸日上，博物館檔案管理也備受關注，檔案管理的保護和利用，也提到了博物館日常管理的議事日程中。因此檔案管理利用與保護必須得到規范引導，在總結經驗和找出不足的基礎上改革創新，采取有效的應對舉措，適應當前形勢，讓博物館檔案價值得到更有效的發揮。

參考文獻

[1]李玉子，張麗霞.對博物館檔案數字化、網絡化管理的思考[A].吉林省博物館協會第一屆學術評獎文集2008-2011[C].2012（3）.

[2]王智健.淺議荔灣博物館文物藏品檔案管理現狀及對策[A].《決策與信息》雜志社、北京大學經濟管理學院.“決策論壇——管理科學與工程研究學術研討會”論文集（上）[C].《決策與信息》雜志社、北京大學經濟管理學院，2016（2）.

[3]王小迎.試論博物館檔案管理現代化[J].貴州民族學院學報（社會科學版），1997（04）.

作者簡介：郭賢彬，男，漢族，浙江東陽人，中國木雕博物館，本科學歷，檔案副研究館員職稱。