探析醫(yī)院檔案管理中存在的問題及應(yīng)對措施

高雅茹

摘 要： 在社會發(fā)展過程中，對于醫(yī)院檔案管理工作的要求也發(fā)生了一定變化，所以，醫(yī)院檔案管理工作順應(yīng)時代與醫(yī)院發(fā)展需求，并充分發(fā)揮自身價值已經(jīng)成為當(dāng)前醫(yī)院管理者亟待解決的問題。文章將醫(yī)院檔案管理作為研究重點，闡述了當(dāng)前管理工作存在的問題，并提出了具有可行性的應(yīng)對措施，以供參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院 檔案管理 問題 應(yīng)對措施 探析

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）01-0015-01

在醫(yī)療衛(wèi)生體制與社會醫(yī)療保險制度改革的背景下，醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展也正處于重要階段，因醫(yī)院自身的特殊功能，所以，必須要承擔(dān)起醫(yī)療與科研這兩項任務(wù)。其中，在醫(yī)院管理工作當(dāng)中，檔案管理發(fā)揮著重要作用，因為這是醫(yī)院管理工作的重要基礎(chǔ)，能夠充分展現(xiàn)其文化建設(shè)效果。因而，應(yīng)當(dāng)深入了解新時期背景下醫(yī)院發(fā)展的特點，對其中存在的問題進行有效地調(diào)整和改進，積極開展醫(yī)院檔案管理工作。

一、現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理問題分析

1.檔案管理體系不完善

當(dāng)前，醫(yī)院的規(guī)章制度與崗位職責(zé)相對健全，但是，與檔案管理相關(guān)的制度與職責(zé)卻不常見，而且缺乏檢查考核的有效措施，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理機構(gòu)的職能并不明確。而醫(yī)院也不存在檔案質(zhì)控小組，所以，檔案的質(zhì)量無法得到保證。最關(guān)鍵的是，檔案科室的督導(dǎo)管理工作存在問題。

2.檔案管理隊伍穩(wěn)定性較差

醫(yī)院檔案管理工作人員經(jīng)常身兼多職，所以，并不具備充足時間開展檔案管理工作。因而，大部分檔案管理人員都使非檔案專業(yè)，其自身的專業(yè)素質(zhì)與理論水平都不高，對檔案工作的質(zhì)量與效率產(chǎn)生了直接的影響[1]。而醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃內(nèi)容更偏向于對醫(yī)療技術(shù)工作人員素質(zhì)的提升，因此，大部分檔案管理工作人員管理能力薄弱，難以符合時代發(fā)展需求。

3.檔案管理的信息化程度低

檔案信息化管理的實現(xiàn)需要有計算機作為保障，而這也是現(xiàn)代化管理工作的重要途徑。當(dāng)前，已經(jīng)有部分醫(yī)療單位實現(xiàn)了電子檔案的使用，但是，在軟件設(shè)計和開發(fā)方面并沒有檔案管理工作人員的參與，導(dǎo)致軟件難以滿足檔案管理工作的專業(yè)要求，無法充分發(fā)揮優(yōu)勢，而是影響了電子信息的利用效果。

二、應(yīng)對醫(yī)院檔案管理問題的具體措施

1.建立并健全檔案管理體系

開展檔案工作的主要目的就是為了不斷強化醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)干部對于檔案管理重要性的認知，并且采取多樣化的手段以保證領(lǐng)導(dǎo)給予檔案管理工作更高的重視，。其中，檔案工作所反映的信息內(nèi)容能夠為醫(yī)院中心工作提供保障，更好地采取配合措施，進而為醫(yī)院的改革與建設(shè)提供高質(zhì)量的服務(wù)[2]。對醫(yī)院檔案管理規(guī)章制度的不斷完善，能夠明確地劃分領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任與檔案工作人員自身崗位職責(zé)，更好地監(jiān)督檔案工作人員檔案收集與整理等多方面工作。與此同時，能夠?qū)⑨t(yī)院中心工作作為重點，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的正確決策提供服務(wù)，同樣為醫(yī)務(wù)工作人員提供教學(xué)與醫(yī)療等方面的服務(wù)。

2.全面培養(yǎng)專業(yè)人才

檔案管理工作人員自身的業(yè)務(wù)素養(yǎng)會對檔案管理的水平產(chǎn)生直接的影響，所以，為了進一步推進檔案管理工作的發(fā)展，就需要不斷增強檔案管理隊伍綜合素質(zhì)。在開展專業(yè)培訓(xùn)與繼續(xù)教育的基礎(chǔ)上，為其提供進修學(xué)習(xí)的機會，以保證全面增強業(yè)務(wù)與知識水平，把檔案工作人員的培養(yǎng)工作納入到醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃內(nèi)容當(dāng)中。另外，應(yīng)當(dāng)對檔案管理工作與業(yè)務(wù)的發(fā)展進行全面總結(jié)，以更好地促進檔案管理工作的質(zhì)量與效果提升。與此同時，檔案管理工作人員需要對自身業(yè)務(wù)進行全面培養(yǎng)，并在工作和學(xué)習(xí)方面秉承負責(zé)態(tài)度，更好地為醫(yī)院活動提供服務(wù)，同樣也能夠進一步推動檔案管理工作和醫(yī)學(xué)科研及管理工作的有機結(jié)合，在臨床醫(yī)療與教學(xué)方面提供相應(yīng)的服務(wù)[3]。最后，一定要全面創(chuàng)新意識并進行全面學(xué)習(xí)，使檔案管理工作人員自身的專業(yè)能力得以提升，可以在短時間內(nèi)接受新的事物與知識。

3.積極轉(zhuǎn)變服務(wù)模式

醫(yī)院檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)全面增強認識，提供主動服務(wù)，更好地為醫(yī)院以及醫(yī)院工作人員提供高質(zhì)量服務(wù)。與此同時，需要將傳統(tǒng)檔案管理工作重視管理忽視檔案利用這一思想觀念進行有效地轉(zhuǎn)變，使得檔案服務(wù)方式更加主動，同時實現(xiàn)封閉式服務(wù)向開放式服務(wù)的轉(zhuǎn)變。另外，應(yīng)當(dāng)將信息融入到流通軌道當(dāng)中，對醫(yī)院檔案信息內(nèi)容進行深入分析與比較，確保開發(fā)與利用的效果理想。這樣一來，檔案工作就可以與社會發(fā)展需求更貼合，與醫(yī)院的發(fā)展和建設(shè)需求相吻合。

4.進一步推進檔案管理的信息化與數(shù)字化

醫(yī)院檔案信息的信息化與數(shù)字化是現(xiàn)階段全新的檔案信息形態(tài)，通過數(shù)字化的形式將分布在各載體與位置的信息資源進行存儲，并在網(wǎng)絡(luò)化方式的作用下實現(xiàn)相互連接，確保資源共享更加及時[4]。現(xiàn)階段，計算機管理已經(jīng)成為現(xiàn)代化管理中的重要途徑，通過對檔案管理工作硬件投入的增強，使得檔案內(nèi)容可以根據(jù)文書檔案以及科研教學(xué)檔案等門類分別輸入到計算當(dāng)中。除此之外，還可以利用掃描儀對文件資料進行掃描，并且輸入到檔案管理軟件當(dāng)中，就可以實現(xiàn)較快檢索目的，在短時間內(nèi)找到所需電子資料。基于此，應(yīng)當(dāng)對檔案軟件當(dāng)中的檢索工具優(yōu)點進行靈活地運用，及時補充電子數(shù)據(jù)內(nèi)容和檔案資料，進一步增強檢索的效率[5]。最重要的就是要針對現(xiàn)代信息內(nèi)容進行收集與整理，對其他領(lǐng)域信息進行積極借鑒，不斷豐富檔案管理的實踐經(jīng)驗，推動醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化與規(guī)范化發(fā)展。

結(jié)束語

綜上所述，醫(yī)院檔案是一種文化現(xiàn)象，對于醫(yī)院文化建設(shè)具有積極的作用。在信息化時代背景下，要想符合時代發(fā)展需求，醫(yī)院管理工作人員就要對管理思路進行合理調(diào)整，采取與醫(yī)院檔案工作發(fā)展相適應(yīng)的全新理念與方法，構(gòu)建醫(yī)院檔案文化。通過采取多種改進措施，推動醫(yī)院的全面改革，增強醫(yī)院的服務(wù)水平。

參考文獻

[1]嚴增玲.醫(yī)院檔案管理存在的主要問題及其應(yīng)對[J].中國經(jīng)貿(mào)導(dǎo)刊，2015（32）：67-67，68.

[2]丁紅.新形勢下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化問題及相應(yīng)對策[J].中國現(xiàn)代醫(yī)生，2014，52（2）：116-118.

[3]彭春華，彭秋鳳.當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中存在問題和應(yīng)對要點分析[J].海峽藥學(xué)，2014（11）：277-278.

[4]樊輝.現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理中的主要問題與應(yīng)對方案分析[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2014（13）：182-183.

[5]薛喆.醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀分析及主要應(yīng)對措施[J].電子制作，2015（11）：276-277.