新時期基層檔案管理工作的新途徑

李雅覃

摘 要：基層檔案管理是針對基層單位而言，在對檔案開展有關(guān)的管理工作的時候，要做到科學(xué)合理。檔案的有關(guān)管理工作包括收集檔案，對檔案的整理以及將檔案歸檔查找，還有對檔案的維護等等。基層單位在管理檔案的時候，管理工作不足，沒有強烈的管理意識，而且基層單位中缺少檔案管理的人才，沒有人才的依托，對檔案的管理就顯的能力不足。鑒于此，文章主要針對新時期基層檔案管理工作的新途徑進行了分析，以供參考。

關(guān)鍵詞：基層檔案管理；現(xiàn)狀；創(chuàng)新途徑

1 導(dǎo)言

隨著社會的發(fā)展進步，各行各業(yè)都處于改革創(chuàng)新的大潮中，檔案管理屬于單位內(nèi)部管理工作中的重要組成部分，自然也應(yīng)當與時俱進。要確保基層檔案管理的有效性就應(yīng)當進一步加強改革與創(chuàng)新，不斷提升基層檔案管理工作人員的專業(yè)水平，增強檔案管理工作的實效性，充分發(fā)揮出檔案資料的價值。

2 檔案管理工作創(chuàng)新的重要意義

2.1 社會的發(fā)展要求創(chuàng)新

創(chuàng)新一直以來都是促進人類社會不斷發(fā)展與文明進步的不竭動力，而創(chuàng)新也直接代表了一個社會是否處于積極發(fā)展的狀態(tài)。在檔案事業(yè)發(fā)展的過程中，過去的傳統(tǒng)檔案管理理念已不能滿足現(xiàn)代檔案管理工作的需求，只有通過創(chuàng)新才能夠促進檔案事業(yè)源源不斷地發(fā)展。

2.2 促進檔案管理事業(yè)發(fā)展

要加快基層檔案管理工作的健康發(fā)展，首先必須要從企業(yè)發(fā)展的角度出發(fā)，結(jié)合企業(yè)發(fā)展的實際情況，讓基層檔案管理工作的開展能夠與當前的企業(yè)發(fā)展形勢相符合，做到緊跟企業(yè)發(fā)展腳步，為檔案工作的持續(xù)發(fā)展打下基礎(chǔ)。

3 新時期基層檔案管理工作現(xiàn)狀

3.1 對檔案的重視程度不足

檔案工作不受重視是企業(yè)管理的一大誤區(qū)。一是企業(yè)認為發(fā)展實體經(jīng)濟才是企業(yè)提檔增效的根本，而檔案工作對于促進生產(chǎn)力的發(fā)展，提高企業(yè)經(jīng)濟效益的這一功能并不顯見，檔案工作得不到重視或是流于形式。二是檔案管理機構(gòu)常下設(shè)于綜合辦公室，作為辦公室的一項基本職能，檔案管理工作往往置于主辦業(yè)務(wù)之后抽空完成，工作質(zhì)量得不到保障。三是檔案管理制度不規(guī)范，不健全，亦或根本沒有制定相應(yīng)的管理制度。

3.2 收集整理工作意識有待加強

由于基層檔案管理工作人員沒有或少有經(jīng)過系統(tǒng)的專業(yè)檔案知識培訓(xùn)，再加上各企業(yè)沒有制定與企業(yè)實際發(fā)展需要相適應(yīng)的“三合一” 制度，造成很多文件未歸檔，歸錯檔，保管范圍涵蓋不精確，保管期限劃分混亂。很多企業(yè)檔案工作人員對檔案應(yīng)定期交存歸檔意識不強，管理松散，隨意性很大。

3.3 硬件投入不足，環(huán)境設(shè)施落后

檔案軟硬件設(shè)施投入不足，檔案庫房與辦公區(qū)域沒有劃分，沒有配備符合要求的檔案存放裝具，對于檔案存量不大或是成立時間不長的企業(yè)，僅利用手動編目，暫時性的可以滿足日常檔案檢索利用，但隨著室藏檔案的逐年增加，這樣的“隨意性管理模式”不利于企業(yè)檔案管理工作的長遠發(fā)展。

3.4 檔案專業(yè)人才缺乏，隊伍不穩(wěn)定

由于職數(shù)設(shè)置的限定，配備兼職檔案員是多數(shù)企事業(yè)機關(guān)單位普遍存在的現(xiàn)狀。兼職的檔案工作人員把大量的時間和精力都用在主辦業(yè)務(wù)上，加之缺乏系統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，文件督辦交接不及時，收集不齊全，歸檔范圍保管期限表設(shè)計不合理，整理水平不符合要求等是檔案管理水平整體不高的重要原因。同時，由于檔案員多由辦公室新近人員接替，人員變動頻繁，加之對檔案管理工作的重要性意識不強，檔案管理整體水平無法得到保障。

4 基層檔案管理的創(chuàng)新途徑

4.1 加強檔案管理機制創(chuàng)新

改變過去的檔案管理機制，合理引入競爭機制，按照公平公正的原則對待每一名基層檔案管理人員。要結(jié)合檔案管理崗位的實際情況，選聘具有真材實料、能力出眾、敢于創(chuàng)新的管理人才，通過優(yōu)勝劣汰的人員管理模式，讓有能力的員工得到更多的發(fā)展機會，讓基層檔案工作人員都能夠意識到，其工作能力與自身職業(yè)發(fā)展有著直接聯(lián)系；不斷強化檔案管理工作重要性，充分發(fā)揮檔案管理人員的主觀能動性，讓基層檔案管理工作充滿活力。除此之外，我們還應(yīng)當積極構(gòu)建一套全面完整的創(chuàng)新激勵機制，借助科學(xué)的分配方式、獎懲手段、晉升制度激發(fā)基層檔案員工的創(chuàng)新意識，同時把創(chuàng)造性思維能力作為員工年度考核的一項附加內(nèi)容，把考核結(jié)果和員工的薪酬福利、職位待遇進行有機聯(lián)系，從而確保基層檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)良性發(fā)展。

4.2 檔案管理模式創(chuàng)新

目前，基層檔案管理工作逐漸由單一傳統(tǒng)模式向計算機技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用轉(zhuǎn)變，檔案管理軟件能高效對檔案進行檢索定位，通過計算機能直接調(diào)取數(shù)據(jù)信息及背景資料，檔案利用效率提升明顯。如何更好的推進計算機技術(shù)在基層檔案工作中的應(yīng)用是提高檔案信息化管理水平的一項重要措施。事實上，計算機技術(shù)在檔案管理工作中具有十分廣闊的應(yīng)用前景，例如，使用條形碼取代檔案號不僅能夠保證檔案材料的安全完整，也有助于后期的查閱和管理，還能夠有效提升借閱歸還速度。當前，大部分的檔案管理工作都可以借助于計算機來實現(xiàn)，檔案管理信息化建設(shè)也進入到了新的歷史時期，雖然在很大程度上促進了各單位各地區(qū)檔案信息的交流，但是我們應(yīng)當認識到基層檔案管理的信息化水平還需要進一步提升，檔案管理模式還有待進一步創(chuàng)新和發(fā)展。

4.3 拓展檔案服務(wù)范圍與能力

據(jù)有關(guān)調(diào)查結(jié)果顯示，目前我國基層單位對檔案的管理方式任然停留在對文件的保存和提供借閱查詢階段，真正意義上實現(xiàn)基于檔案進行開發(fā)和利用的不多。越來越多的信息內(nèi)容從歸檔的那一刻起，便成為“死檔”，陷入永無止境的“休眠”進程中，極不利于檔案管理工作長期發(fā)展以及價值生成。要改變這一現(xiàn)狀，首先，基層單位領(lǐng)導(dǎo)層和管理層要從根源上重視檔案管理各個環(huán)節(jié)，在現(xiàn)有檔案服務(wù)功能基礎(chǔ)之上，拓展與檔案服務(wù)相關(guān)的其他功能，如利用單位內(nèi)部局域網(wǎng)對檔案信息內(nèi)容進行檢索和利用的功能；或依托單位對外網(wǎng)站、其他網(wǎng)絡(luò)終端、多媒體平臺實現(xiàn)檔案的線上查詢和在線服務(wù)功能。此外，立于大數(shù)據(jù)環(huán)境下，通過對可開放信息的共享利用以及現(xiàn)有技術(shù)條件，將各相關(guān)企業(yè)既有的數(shù)字檔案或檔案業(yè)務(wù)統(tǒng)一部署在“云端”，利用虛擬技術(shù)來分配云端存儲空間，藉此展開“云服務(wù)”。此舉相對于傳統(tǒng)的檔案管理，不僅更有助于提升檔案管理業(yè)務(wù)的工作速率，還能有效縮減原有過程中所需的軟硬件設(shè)施投入經(jīng)費；并將位于不同地區(qū)、擁有不同屬性的檔案管理機構(gòu)的檔案信息進行徹底整合與共享，從而切實推進檔案信息一體化建設(shè)，形成檔案管理發(fā)展的大格局，進一步促進“一站式、全方位、立體化”單位檔案管理目標的實現(xiàn)。

參考文獻

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