新形勢(shì)下的人事檔案管理現(xiàn)狀及解決策略分析

[摘要]人事檔案管理作為事業(yè)單位人事管理中，不可或缺的一部分，對(duì)事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展起到極為關(guān)鍵的作用。為此，本文結(jié)合當(dāng)前形勢(shì)下的人事檔案管理現(xiàn)狀，分析了其管理中存在的主要問題，并就如何解決這類問題，提出了相應(yīng)的策略。

[關(guān)鍵詞]人事檔案管理；現(xiàn)狀；解決策略

1、新形勢(shì)下的人事檔案管理現(xiàn)狀

1.1 以人為本的理念不斷深入 人事檔案涵蓋了事業(yè)單位的所有員工信息及相關(guān)資料，涉及內(nèi)容多、層面廣，其檔案管理水平的高低直接影響到事業(yè)單位的人才構(gòu)成體系，以及其綜合競(jìng)爭力。當(dāng)前，越來越多的事業(yè)單位在新的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，意識(shí)到人才選用及內(nèi)部人員管理的作用，“以人為本”的管理理念逐漸深入到實(shí)際檔案管理工作中去。

1.2 人事檔案管理逐漸步入現(xiàn)代化 人事管理的現(xiàn)代化，實(shí)質(zhì)是指在人事檔案管理中采用現(xiàn)代化的管理理論及技術(shù)、方法，在保障檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)上，最大限度提升其工作效率。

1.3 人事檔案管理制度基本社會(huì)化 隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)格局的變化，國家對(duì)事業(yè)單位的用人政策做出了法律法規(guī)方面的調(diào)整，強(qiáng)調(diào)人才聘請(qǐng)及合同簽訂的平等、自愿，為社會(huì)中廣大人才提供了一個(gè)更有利的競(jìng)爭發(fā)展平臺(tái)，也讓事業(yè)單位的人員聘用、管理變得更為規(guī)范。同時(shí)，人事檔案管理代理制的大力推行，有助于更合理地調(diào)配人才資源，讓人才的作用得到最大發(fā)揮。

2、現(xiàn)階段人事檔案管理存在的問題分析

2.1 領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理存在認(rèn)知偏差 在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭下，雖然越來越多的事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)及管理人員意識(shí)到人才的重要性，并在實(shí)際工作中秉持“以人為本”的管理理念，但仍未深入貫徹到實(shí)際工作中，對(duì)人事檔案管理依舊以檔案存放、資料查閱為主。因此，在人事檔案管理方面，投入經(jīng)費(fèi)極為有限，檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施配備不齊全，嚴(yán)重限制了人事檔案管理工作效率的提升。

2.2 人事檔案管理內(nèi)容單一、管理質(zhì)量不佳 現(xiàn)階段，大部分事業(yè)單位的人事檔案內(nèi)容較為單一，主要存儲(chǔ)工作人員政治方面的材料，對(duì)員工專業(yè)水平、績效考評(píng)方面的記錄信息較少，導(dǎo)致人事檔案資料的不完整，難以發(fā)揮出人事檔案的全部功效。此外，還有部分人事檔案資料因管理不當(dāng)，存在大量的資料遺失、檔案字跡模糊等問題，為人事檔案的長期存放造成了較大的困擾。

2.3 人事檔案管理技術(shù)應(yīng)用層次較淺 信息時(shí)代下，雖然越來越多的現(xiàn)代化信息技術(shù)被應(yīng)用到人事檔案管理中去，但其技術(shù)的應(yīng)用層面較淺，只是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，人事檔案管理的工作性質(zhì)仍為發(fā)生本質(zhì)上的改變，工作效率沒有得到較大的提升。并且，部分技術(shù)及先進(jìn)設(shè)備雖被引入人事檔案管理內(nèi)，但其設(shè)備利用率較低，造成一定程度上的資源浪費(fèi)。

2.4 缺乏有效的人事檔案管理體制 人事檔案管理體制不健全，也是影響我國人事檔案管理規(guī)范化發(fā)展的重要因素。

2.5 人事檔案管理人員整體素質(zhì)有待提升 當(dāng)前，大部分事業(yè)單位的人事檔案管理人員為內(nèi)部調(diào)配，缺乏專業(yè)的人事檔案管理知識(shí)與技能，在其工作中大多只會(huì)應(yīng)用一些較為簡單的管理技術(shù)及方法，一旦其人事檔案管理中出現(xiàn)任何狀況，都較難在第一時(shí)間內(nèi)采取有效的應(yīng)對(duì)措施。同時(shí)，一些事業(yè)單位由于崗位調(diào)動(dòng)頻繁，讓一些經(jīng)驗(yàn)尚淺的人員負(fù)責(zé)人事檔案管理事項(xiàng)，而這些人員由于對(duì)工作內(nèi)容掌握不全、經(jīng)驗(yàn)不足，使得人事檔案管理各項(xiàng)事務(wù)無法正常有序開展。

3、解決人事檔案管理存在問題的有效策略

3.1 轉(zhuǎn)變觀念，提高思想認(rèn)知 轉(zhuǎn)變事業(yè)單位管理層的傳統(tǒng)觀念，讓其認(rèn)識(shí)到人事檔案管理對(duì)事業(yè)單位發(fā)展的重要作用，進(jìn)而給予其高度重視。在這個(gè)過程中，事業(yè)單位可通過宣傳講座、組織交流活動(dòng)、優(yōu)秀員工評(píng)選等活動(dòng)，讓管理人員在實(shí)際參與中，深刻感受到人事檔案管理是反映員工綜合素質(zhì)、事業(yè)單位內(nèi)部崗位調(diào)配的重要參考依據(jù)，進(jìn)而在人事檔案管理中投入更多精力。

3.2 制定科學(xué)、完善的管理制度 健全的管理制度是人事檔案管理工作得以有序開展的前提。事業(yè)單位在制定人事檔案管理制度的過程中，需根據(jù)自身實(shí)際情況，在科學(xué)的人力資源管理理論指導(dǎo)下，制定合理、完善的人事檔案管理制度。其中，明確各級(jí)別檔案管理人員的職責(zé)以及具體管理范圍，規(guī)范人事檔案管理的各個(gè)流程，要求檔案材料搜集、鑒別、整理、存儲(chǔ)、應(yīng)用等必須按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，確保各項(xiàng)管理工作有據(jù)可循。

3.3 合理引進(jìn)現(xiàn)代化管理技術(shù)及方法 隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，事業(yè)單位發(fā)展所面臨的環(huán)境越來越復(fù)雜，對(duì)各類人才的需求、選用標(biāo)準(zhǔn)、績效考核等都不盡相同，這就使得人事檔案管理難度日趨加大。在此情況下，只有及時(shí)轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理方法與手段，積極引進(jìn)現(xiàn)代化管理技術(shù)，如機(jī)讀技術(shù)、電子掃描技術(shù)、聲像技術(shù)等，在提高人事檔案管理效率的同時(shí)，為利用者提供更為便捷的資料查閱服務(wù)。通過配備齊全人事檔案管理硬件設(shè)備，構(gòu)建人事檔案信息存儲(chǔ)及檢索系統(tǒng)，合理應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)，來提高人事檔案管理的效率，為事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展提供助力。

3.4 促進(jìn)管理信息資源共享 互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的普及，為人事檔案資源的社會(huì)共享提供了有利條件。在人事檔案管理中，相關(guān)管理人員應(yīng)該認(rèn)識(shí)到資源共享是人事檔案管理今后的必然發(fā)展趨勢(shì)，在實(shí)際人事檔案管理工作中，主動(dòng)采用檔案管理信息化軟件，并通過網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化技術(shù)手段構(gòu)建完整的人事檔案管理庫，并按照一定標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置其信息資源的共享級(jí)別，以在確保檔案資料安全的基礎(chǔ)上，最大限度提升人事檔案管理的使用價(jià)值，為事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。

3.5 提高人事檔案管理人員綜合素養(yǎng) 在當(dāng)前科技迅猛發(fā)展背景下，人事檔案管理水平的提升，還需建立一支綜合素養(yǎng)較高的現(xiàn)代化人事檔案管理隊(duì)伍。在這個(gè)過程中，既要提升人員的現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力，也要培養(yǎng)檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)與探索精神，鼓勵(lì)其緊跟時(shí)代步伐，不要改進(jìn)自身工作方法與工作理念，以更好地勝任新時(shí)期的人事檔案管理工作崗位。同時(shí)，事業(yè)單位也需制定合理的激勵(lì)機(jī)制，調(diào)動(dòng)人事檔案管理人員的積極性，驅(qū)使其日常工作中不斷充實(shí)自身，更好地完成自身職責(zé)，并根據(jù)檔案管理需求，定期開展人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)，不斷更新其管理人員的知識(shí)層次，培養(yǎng)出一批綜合素養(yǎng)較高的人事檔案管理團(tuán)隊(duì)。

參考文獻(xiàn)

[1]劉麗峰.淺析事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題及對(duì)策[J].檔案天地，2014（S1）.

作者簡介

王靜（1979.4-）女，云南省大理市，館員，本科，研究方向：人事檔案.