新建地方本科院校教學(xué)秘書(shū)人員績(jī)效評(píng)估研究

摘要：績(jī)效評(píng)估也叫績(jī)效評(píng)價(jià)，是績(jī)效管理流程的重要環(huán)節(jié)。新建地方本科院校因辦學(xué)的時(shí)間較短，對(duì)教學(xué)秘書(shū)人員績(jī)效評(píng)估的實(shí)施還處于起步和探索階段。本文介紹了績(jī)效評(píng)估的方法和內(nèi)容，分析了新建地方本科院校教學(xué)秘書(shū)人員績(jī)效評(píng)估過(guò)程中存在的問(wèn)題并提出相應(yīng)的措施。

關(guān)鍵詞：新建地方本科院校；教學(xué)秘書(shū)；績(jī)效評(píng)估

中圖分類號(hào)：G451.2 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-9324（2014）45-0085-03

近年來(lái)，我國(guó)高等教育發(fā)展迅猛，截止2014年國(guó)內(nèi)現(xiàn)有本科院校約820所，其中新建地方本科院校約占三分之一，他們絕大多數(shù)是地級(jí)市唯一的一所本科院校，且多數(shù)是由原來(lái)的地方高等專科學(xué)校升格而來(lái)或由若干所專職院校合并、重組而成的綜合性的高等教育本科院校。新建地方本科院校已成為培養(yǎng)本科層次的高素質(zhì)應(yīng)用型人才的主體，既符合我國(guó)社會(huì)與經(jīng)濟(jì)發(fā)展的客觀要求，也是我國(guó)高等教育多元化發(fā)展的必然趨勢(shì)。與此同時(shí)，國(guó)內(nèi)各院校也逐漸認(rèn)識(shí)到績(jī)效評(píng)估制度對(duì)高校辦學(xué)水平、教學(xué)質(zhì)量的影響，相繼出臺(tái)各種教育績(jī)效評(píng)價(jià)制度和績(jī)效評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)績(jī)效評(píng)估來(lái)促進(jìn)辦學(xué)質(zhì)量的全面提升。本文主要探討如何建立具有新建地方本科院校特色的符合教學(xué)管理特點(diǎn)的教學(xué)秘書(shū)人員績(jī)效評(píng)估制度。

一、新建地方本科院校加強(qiáng)教學(xué)秘書(shū)人員績(jī)效評(píng)估的必要性

教學(xué)秘書(shū)是各教學(xué)單位中從事教學(xué)管理活動(dòng)的一個(gè)重要崗位，是高校教學(xué)管理活動(dòng)中最基層的實(shí)踐者、管理者、服務(wù)者和信息反饋者。他們的工作繁雜，直接在院長(zhǎng)和教學(xué)主管負(fù)責(zé)人的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下管理日常教學(xué)事務(wù)。雖然教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍建設(shè)的問(wèn)題是高校教學(xué)管理的重要內(nèi)容，但形勢(shì)不容樂(lè)觀：政治素質(zhì)偏低，缺乏科學(xué)的世界觀、人生觀和價(jià)值觀；教育管理理論素質(zhì)低，缺乏專業(yè)知識(shí)；能力素質(zhì)低，缺乏工作業(yè)務(wù)能力，效率低，質(zhì)量低；缺乏改革創(chuàng)新意識(shí)，知識(shí)結(jié)構(gòu)單一，學(xué)歷層次、技術(shù)職稱偏低，現(xiàn)代管理知識(shí)匱乏；等等。教學(xué)秘書(shū)人員作為校內(nèi)基層的教學(xué)管理者，其素質(zhì)直接影響到工作質(zhì)量的好壞，進(jìn)而影響到學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展。因此，加強(qiáng)高校教學(xué)秘書(shū)人員的績(jī)效評(píng)估，對(duì)于提高教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍的素質(zhì)，提高教學(xué)管理工作質(zhì)量與效益具有重要作用。

與研究型的高校相比，新建地方本科院校普遍存在管理制度建設(shè)不完善、缺乏創(chuàng)新性的辦學(xué)理念等問(wèn)題，以致無(wú)法調(diào)動(dòng)全體教職工的積極性，無(wú)法適應(yīng)本科教學(xué)的要求。現(xiàn)在很多新建地方本科院校雖然也在進(jìn)行績(jī)效評(píng)估，但由于績(jī)效評(píng)估體系還不完善，如忽視了量化過(guò)程，缺乏明確的責(zé)、權(quán)、利等指標(biāo)，因而缺乏科學(xué)性，難以做到公平合理，考核往往達(dá)不到鼓勵(lì)先進(jìn)、鞭策后進(jìn)的作用，無(wú)法調(diào)動(dòng)各類人員的積極性。因此，如何規(guī)范教學(xué)秘書(shū)的教學(xué)管理職位、完善對(duì)教學(xué)秘書(shū)的考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)、考評(píng)手段，創(chuàng)新其職業(yè)發(fā)展機(jī)制從而建立完善的績(jī)效評(píng)估體系，以科學(xué)合理的方法評(píng)估教學(xué)秘書(shū)人員的工作效率和質(zhì)量便顯得至關(guān)重要，這是學(xué)校教學(xué)順利進(jìn)行的需要，也是學(xué)校發(fā)展的需要。

總之，高校教學(xué)秘書(shū)職能的實(shí)現(xiàn)一方面離不開(kāi)秘書(shū)自身能力與素養(yǎng)的逐步提高與完善，另一方面在很大程度上取決于政策、制度和機(jī)制，這是教學(xué)管理的基本依據(jù)和準(zhǔn)繩。

二、新建地方本科院校教學(xué)秘書(shū)人員績(jī)效評(píng)估存在的問(wèn)題

近年來(lái)，新建地方本科院校非常重視教師績(jī)效評(píng)估制度的建設(shè)，在一定程度上忽略了教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍的建設(shè)，對(duì)教學(xué)秘書(shū)的考核模式仍存在較大問(wèn)題，具體如下。

（一）考核主體和客體績(jī)效考核意識(shí)淡薄

對(duì)于每年度的績(jī)效考核，只是籠統(tǒng)地分為優(yōu)秀、合格、基本合格、不合格，不論是從考核主體還是客體，都沒(méi)有從根本上認(rèn)識(shí)績(jī)效考核的內(nèi)涵。對(duì)于教學(xué)秘書(shū)人員的績(jī)效考核，考核結(jié)果如無(wú)告知?jiǎng)t均默認(rèn)為“合格”，顯然，考核未能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。首先，從考核主體來(lái)說(shuō)，目前對(duì)于教學(xué)秘書(shū)的考核主體責(zé)任不清，失職失誤職責(zé)根本無(wú)法追究，對(duì)于最后的考核結(jié)果，沒(méi)有和教學(xué)秘書(shū)本人進(jìn)行溝通，容易給人造成不公平感和不信任感。其次，從考核客體來(lái)說(shuō)，教學(xué)秘書(shū)人員工作瑣碎繁雜，再加上績(jī)效考核的結(jié)果與下一年度的職位晉升、工資等無(wú)關(guān)聯(lián)，因此，教學(xué)秘書(shū)人員自身也就很少甚至覺(jué)得沒(méi)必要去過(guò)問(wèn)績(jī)效考核的結(jié)果。

（二）考核的內(nèi)容、方法太籠統(tǒng)、單一

績(jī)效考核的重點(diǎn)應(yīng)是考核工作實(shí)績(jī)，但現(xiàn)有考核的內(nèi)容卻被籠統(tǒng)劃分為德、能、勤、績(jī)、廉五方面，沒(méi)有具體的量化指標(biāo)，只能憑考核者的主觀感覺(jué)，根本無(wú)法體現(xiàn)教學(xué)秘書(shū)崗位的性質(zhì)及特殊性，更不能體現(xiàn)教學(xué)秘書(shū)人員的績(jī)效狀況。在實(shí)際具體工作中，教學(xué)秘書(shū)服務(wù)的對(duì)象除了主管教學(xué)的上級(jí)外，還有老師、學(xué)生、教務(wù)部門(mén)的相關(guān)人員等，而這些人不參與評(píng)估過(guò)程，導(dǎo)致績(jī)效考核的結(jié)果不夠客觀、全面，弱化了績(jī)效評(píng)估的功能，績(jī)效評(píng)估的結(jié)果得不到教學(xué)秘書(shū)人員的認(rèn)同。

（三）評(píng)估指標(biāo)太少，標(biāo)準(zhǔn)模糊不清

常用的績(jī)效指標(biāo)有兩類，一類是關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)，簡(jiǎn)稱KPI；另一類是平衡記分法的績(jī)效指標(biāo)，簡(jiǎn)稱BSC。這兩類指標(biāo)中，KPI使用得比較廣泛。教學(xué)秘書(shū)崗位屬于高校二級(jí)院系教學(xué)管理部門(mén)，而高校二級(jí)院系教學(xué)管理部門(mén)則需要為實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)戰(zhàn)略目標(biāo)的使命做出支持。圍繞高校教學(xué)戰(zhàn)略目標(biāo)，對(duì)于高校二級(jí)院系的教學(xué)秘書(shū)來(lái)講，可從教學(xué)管理水平、能力及綜合素質(zhì)（包括科研、組織培訓(xùn)、學(xué)習(xí)與成長(zhǎng)等）等方面作為績(jī)效考核的關(guān)鍵性指標(biāo)，可從學(xué)生、院系教師群體、校級(jí)教學(xué)管理部門(mén)（教務(wù)處）、對(duì)外相關(guān)企業(yè)單位等角度作為衡量的具體指標(biāo)。

（四）缺乏績(jī)效反饋的流程

對(duì)于教學(xué)秘書(shū)的考核結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)反饋，以便秘書(shū)能夠了解自己在工作上的不足并予以改正。績(jī)效評(píng)估的目的在于發(fā)掘被考核者內(nèi)在的潛能和發(fā)展其工作技能，將教學(xué)秘書(shū)人員自身的工作與學(xué)校的發(fā)展目標(biāo)相聯(lián)系。在實(shí)際實(shí)施績(jī)效評(píng)估中，學(xué)校因各種原因，將績(jī)效反饋這一環(huán)節(jié)省略了，績(jī)效考評(píng)僅僅是教學(xué)主管領(lǐng)導(dǎo)給一個(gè)“合格”就結(jié)束了，使得考核與被考核者的主觀能動(dòng)性無(wú)法發(fā)揮，大大削弱了績(jī)效評(píng)估的完整性和有效性。

（五）績(jī)效評(píng)估的結(jié)果沒(méi)有發(fā)生作用

績(jī)效評(píng)估的成功與否，關(guān)鍵點(diǎn)就是評(píng)估的結(jié)果如何應(yīng)用。很多失敗的績(jī)效評(píng)估，其原因就在于沒(méi)有很好地運(yùn)用績(jī)效評(píng)估的結(jié)果。績(jī)效評(píng)估的結(jié)果可以為人員是否適合所在的職位、職位變動(dòng)、晉升、降級(jí)、獎(jiǎng)酬分配提供有效的依據(jù)。但在實(shí)際操作中，績(jī)效評(píng)估的結(jié)果與上述所提的并無(wú)直接關(guān)系。針對(duì)幾所新建地方本科院校進(jìn)行調(diào)查，教學(xué)秘書(shū)中認(rèn)為考核結(jié)果對(duì)自己的工作報(bào)酬“影響很大”、“影響較大”僅占8.4%和5.0%，認(rèn)為對(duì)自己職位晉升“影響很大”、“影響較大”、“影響一般”分別占9.4%、10%和30%，還有20.2%“不清楚”對(duì)自己影響有多大，這說(shuō)明績(jī)效評(píng)估的結(jié)果沒(méi)有發(fā)揮它應(yīng)有的作用，嚴(yán)重弱化了績(jī)效實(shí)施的有效性，無(wú)法調(diào)動(dòng)教學(xué)秘書(shū)人員的工作積極性，阻礙了學(xué)校的發(fā)展。

考核意識(shí)的淡薄、考核內(nèi)容、方法的籠統(tǒng)與單一、評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)的模糊、績(jī)效溝通的缺乏、評(píng)估結(jié)果的零作用嚴(yán)重制約著新建本科院校教學(xué)工作的順利進(jìn)行，影響了學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的提升。

三、加強(qiáng)教學(xué)秘書(shū)人員績(jī)效評(píng)估工作的建議

績(jī)效評(píng)估制度原本是運(yùn)用于評(píng)價(jià)企業(yè)經(jīng)營(yíng)效益和業(yè)績(jī)的理論，將其大膽借鑒運(yùn)用于高校的管理，必須慎之又慎。績(jī)效評(píng)估重在考核，在于改善其被考核者的行為，最終提升績(jī)效水平。

1.考核者首先必須思想上重視績(jī)效評(píng)估，增強(qiáng)績(jī)效意識(shí)，以帶動(dòng)被考核者。考核者作為考核的主體在績(jī)效評(píng)估過(guò)程中不但要了解被考核者方方面面的情況，在評(píng)估過(guò)程中還要注意：（1）評(píng)估考核的對(duì)象是行為，而不是行為者。所謂“對(duì)事不對(duì)人”也就是這個(gè)意思，這也是績(jī)效評(píng)估真諦。（2）考核者首先要善于聆聽(tīng)被考核者的看法、意見(jiàn)和要求，確實(shí)了解其崗位及責(zé)任的具體內(nèi)容和工作狀況。（3）考核時(shí)盡量做到公平與客觀。考核的結(jié)果除特殊情況外，在一定的期限內(nèi)不得泄漏。考核者通過(guò)自己的言行來(lái)傳遞績(jī)效評(píng)估的重要性，在整個(gè)學(xué)校形成績(jī)效評(píng)估的良好的氛圍，以此帶動(dòng)被考核者的落后的績(jī)效觀念。

2.執(zhí)行開(kāi)放式績(jī)效評(píng)估模式。開(kāi)放式績(jī)效評(píng)估也叫“全方位評(píng)估”，其工作步驟如下：（1）人事處制定績(jī)效評(píng)估辦法，發(fā)放績(jī)效評(píng)估表。（2）教學(xué)秘書(shū)人員先對(duì)本人逐項(xiàng)評(píng)分，自我評(píng)估。（3）主管教學(xué)的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)復(fù)核，再評(píng)分并寫(xiě)評(píng)語(yǔ)。（4）教師及相關(guān)人員的評(píng)估，綜合考慮其評(píng)估結(jié)果。（5）服務(wù)對(duì)象學(xué)生評(píng)估，作為評(píng)估的一個(gè)參考依據(jù)。上面的工作程序既保證了信息來(lái)源的多樣性，同時(shí)增加了教學(xué)秘書(shū)人員自我評(píng)價(jià)，在一定程度上提高了教學(xué)秘書(shū)人員的積極性與參與意識(shí)。

3.建立完善的考核機(jī)制與科學(xué)合理的評(píng)估指標(biāo)體系。（1）建立公平的考核機(jī)制。要想構(gòu)建公平的考核機(jī)制，首次必須“細(xì)化關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)”，即從哪些角度來(lái)衡量、考核教學(xué)秘書(shū)的業(yè)績(jī)，教學(xué)管理水平與能力、綜合素質(zhì)應(yīng)當(dāng)作為關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)，接下來(lái)是對(duì)關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)進(jìn)行進(jìn)一步的分解、細(xì)化，并賦予權(quán)重。其次，建立一種任務(wù)績(jī)效與情景績(jī)效相結(jié)合的考核制度。與任務(wù)績(jī)效完成的強(qiáng)制性不同，情景績(jī)效也叫情境績(jī)效，為了實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)，組織希望員工能夠從事多樣化的活動(dòng)，其中有些活動(dòng)與他們個(gè)人所承擔(dān)的工作任務(wù)沒(méi)有直接的關(guān)聯(lián)。（2）建立“以人為本”的合理科學(xué)的評(píng)估指標(biāo)體系。“以人為本”簡(jiǎn)單地說(shuō)就是一種尊重人、造就人、發(fā)展人的管理模式。教學(xué)管理工作是為學(xué)校教學(xué)發(fā)展服務(wù)的，教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍質(zhì)量的好壞直接影響教學(xué)管理工作質(zhì)量的好壞，我們將“以人為本”引入績(jī)效評(píng)估指標(biāo)體系，不僅是對(duì)教學(xué)秘書(shū)人員的人文關(guān)懷，確保隊(duì)伍的穩(wěn)定，更是符合高校發(fā)展的必然趨勢(shì)。教學(xué)管理工作以工作量大、高強(qiáng)度、責(zé)任無(wú)限為主要特點(diǎn)，對(duì)于提高教學(xué)秘書(shū)管理的質(zhì)量和效率，評(píng)估指標(biāo)的選擇非常關(guān)鍵。績(jī)效指標(biāo)可以是數(shù)量化的或者是行為化的，首先明確本校教學(xué)發(fā)展的目標(biāo)和需要，對(duì)教學(xué)管理中各個(gè)要素進(jìn)行分析，務(wù)必清楚各個(gè)部門(mén)和崗位的工作目標(biāo)、結(jié)果。再者，對(duì)教學(xué)秘書(shū)人員的工作職責(zé)、流程設(shè)置等內(nèi)容及對(duì)在職工作人員的具體信息（包括任職資格、職位、工作等進(jìn)行收集和分析），一方面可以確定工作流程的輸入端和輸出端，為量化關(guān)鍵指標(biāo)的設(shè)置做好準(zhǔn)備；另一方面可以確定崗位的職能特點(diǎn)，明確行為化指標(biāo)的內(nèi)容，建立科學(xué)的績(jī)效指標(biāo)評(píng)價(jià)體系及衡量工作結(jié)果的指標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)，各項(xiàng)工作所占的權(quán)重等內(nèi)容。要分別組織簽署績(jī)效協(xié)議書(shū)，績(jī)效協(xié)議書(shū)主要在于明確各個(gè)部門(mén)和崗位的績(jī)效責(zé)任。

4.績(jī)效管理過(guò)程中要注意績(jī)效溝通和反饋，這是績(jī)效管理的關(guān)鍵。在制定績(jī)效計(jì)劃后，教學(xué)秘書(shū)人員按照計(jì)劃開(kāi)展工作。在工作過(guò)程中，教學(xué)主管部門(mén)要指導(dǎo)和監(jiān)督教學(xué)管理人員的工作，針對(duì)秘書(shū)的有效業(yè)績(jī)和不佳業(yè)績(jī)進(jìn)行原因分析，明確指出秘書(shū)工作過(guò)程中需要改進(jìn)的地方，并要注意持續(xù)的績(jī)效溝通，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決各種問(wèn)題，適時(shí)調(diào)整計(jì)劃。通過(guò)溝通可以提升教學(xué)秘書(shū)人員的教學(xué)管理水平以及臨時(shí)處理突發(fā)事件的能力，可以有效激勵(lì)教學(xué)秘書(shū)人員的積極性和創(chuàng)造性，也有助于教學(xué)主管客觀、正確評(píng)價(jià)秘書(shū)個(gè)人的工作績(jī)效。

5.正確分析和應(yīng)用績(jī)效結(jié)果。績(jī)效結(jié)果是通過(guò)分析考核的文字材料和數(shù)據(jù)材料得出來(lái)的，在此基礎(chǔ)上再確定績(jī)效的效果并提出改進(jìn)的措施。很多院校僅僅是把績(jī)效結(jié)果與薪酬聯(lián)系在一起，這樣就弱化了績(jī)效結(jié)果的效用。績(jī)效的結(jié)果是與其他的管理環(huán)節(jié)相銜接的，例如職務(wù)的調(diào)整和晉級(jí)、個(gè)人發(fā)展計(jì)劃以及處理內(nèi)部員工關(guān)系等。

總之，一個(gè)健全的績(jī)效反饋機(jī)制應(yīng)該包括思想上高度重視的考評(píng)雙方、開(kāi)放式的考評(píng)方式、合理完善的考評(píng)指標(biāo)體系以及有溝通、反饋、應(yīng)用等一整套完整的程序，以利于考評(píng)雙方就考評(píng)結(jié)論達(dá)成共識(shí)，促進(jìn)工作，改善績(jī)效。

四、結(jié)語(yǔ)

由于高校教學(xué)管理工作的特殊性及教學(xué)秘書(shū)崗位在其中的重要性，對(duì)教學(xué)秘書(shū)人員的考評(píng)便愈發(fā)顯得重要，因此，有必要針對(duì)教學(xué)秘書(shū)人員構(gòu)建符合教學(xué)管理特點(diǎn)的績(jī)效管理體系。相信隨著新建地方本科院校管理體制改革的不斷深化和績(jī)效評(píng)估的不斷完善，教學(xué)秘書(shū)人員的績(jī)效管理工作也會(huì)不斷科學(xué)化、規(guī)范化，并在新建地方本科院校發(fā)展中發(fā)揮不可缺少的關(guān)鍵作用。

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作者簡(jiǎn)介：葉燕霞（1980-），女，福建莆田人，碩士，助理研究員，研究方向：教育管理研究。