淺談人事檔案管理的現(xiàn)狀及發(fā)展管理策略

文/長江水利委員會網(wǎng)絡與信息中心 熊沈凡

?

淺談人事檔案管理的現(xiàn)狀及發(fā)展管理策略

文/長江水利委員會網(wǎng)絡與信息中心 熊沈凡

【摘要】本文首先闡述人事檔案的定義，然后分析當前人事檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題，最后根據(jù)實際情況分析人事檔案管理的發(fā)展策略。

【關鍵詞】人事檔案；管理策略；現(xiàn)狀

人事檔案管理是現(xiàn)代人力資源工作中非常重要的組成部分，如何做好人事檔案管理，對更好地應對當前國內外的新環(huán)境具有非常重要的作用。但是，在我國當前人事檔案管理中出現(xiàn)了一系列的問題，已經(jīng)無法滿足現(xiàn)階段社會發(fā)展的需求，亟須采取相應的措施解決。筆者從當前人事檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題出發(fā)，并分析人事檔案管理的發(fā)展策略，以便為今后企事業(yè)單位的人力資源管理提供重要的依據(jù)。

一、人事檔案管理的現(xiàn)狀

所謂人事檔案就是將一個人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風等多種情況記錄下來的文件資料，發(fā)揮著憑證、依據(jù)和參考的作用。

目前，人事檔案管理的現(xiàn)狀具體體現(xiàn)在以下幾個方面：一是以人為本的理念不斷深入。人事檔案涉及的內容多，涉及的面較廣，所以加強人事檔案管理是一項非常艱巨的任務。人事檔案管理既包括宏觀方面，也涉及到微觀方面。因此，在人事檔案管理過程中，必須堅持以人為本的理念原則。二是工作隊伍整體素質不斷提升。隨著人事檔案管理工作的不斷深入，人事檔案管理隊伍不斷壯大，綜合素質不斷提高，管理人員的整體素質和整體穩(wěn)定性較強。三是人事檔案管理逐漸步入現(xiàn)代化。所謂人事檔案管理現(xiàn)代化，主要是將現(xiàn)代信息技術手段應用到人事檔案管理工作中，能夠在一定程度上提升人事檔案管理工作效率。目前，在現(xiàn)代信息化時代，信息網(wǎng)絡技術的應用具有不可比擬的優(yōu)勢，在較大程度上擴大了人事檔案資料的利用范圍和服務水平。四是人事檔案管理制度基本社會化。當前各個單位與個人根據(jù)國家制定的相關法律法規(guī)，在堅持平等自愿和協(xié)商一致的基礎上，簽訂了聘用合同，確定了單位和個人的聘用關系，能夠充分調動起工作人員的積極性和創(chuàng)造性。同時，通過大力開展人事檔案管理代理制，在較大程度上實現(xiàn)了人才資源的優(yōu)化配置。

二、目前人事檔案管理存在的問題

（一）領導對人事檔案管理的重要性認識不夠。目前，在人事檔案管理工作中，部分領導對其重要性認識不夠，簡單地認為人事檔案管理只要不泄露秘密，不丟失文件，能夠合理應對查檔和工作人員外調工作即可。因此，在當前人事檔案管理過程中，領導者的關注度較低，經(jīng)費投入較少，人事檔案管理室建設不規(guī)范，從而嚴重影響了人事檔案管理工作的開展。

（二）人事檔案管理人員工作素質較低。在當前各個單位人事檔案管理過程中，由于管理人員的入職門檻較低，很多管理人員的管理水平較低，管理手段較為落后，無法較好地應對當前人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問題。同時，一些單位人事檔案管理人員更換較為頻繁，部分新人尚未接受工作培訓就參與到人事檔案管理中，對人事檔案管理工作的重要性、主要要求內容和業(yè)務都不了解，嚴重影響了人事檔案管理工作的開展。除此之外，由于部分人事檔案管理工作人員的專業(yè)業(yè)務素質較低，無法較好地推進檔案管理工作的開展，人事檔案管理內容不完整，整合不規(guī)范，在較大程度上影響了人事檔案管理的利用效率。

（三）人事檔案管理內容單一、手段陳舊。目前，在一些單位人事檔案管理過程中，管理內容較為單一，管理手段陳舊。同時，在當前各個單位的人事檔案管理過程中，一般政治性材料多，而反映檔案管理工作人員工作業(yè)績的材料較少，部分檔案資料信息不真實，在一定程度上增加了人事檔案管理的難度。除此之外，部分單位人事檔案資料在歸檔和整理的過程中不規(guī)范，存在資料檔案褪色、字跡擴散等問題，這對人事檔案長時間保存較為不利。

（四）人事檔案管理的信息化技術含量低。在現(xiàn)代信息技術快速發(fā)展的背景下，信息技術逐漸滲透到人事檔案管理中，人事檔案管理系統(tǒng)應用范圍不斷擴大，而部分單位人事檔案管理的信息化技術含量較低，無法充分發(fā)揮信息技術的作用。這樣的現(xiàn)象影響了人事檔案管理的效率，部分資源浪費較為嚴重。

三、人事檔案管理的發(fā)展趨勢

（一）人事檔案管理現(xiàn)代化。在單位人事檔案管理事業(yè)快速發(fā)展的背景下，人事檔案管理的內容越來越多，數(shù)量急劇增長，增加了檔案資料保管和利用的難度。但是，人事檔案管理現(xiàn)代化，主要是通過利用現(xiàn)代計算機設備處理人事檔案資料，傳遞人事檔案信息，在一定程度上節(jié)省了人事檔案管理的時間。同時，通過引進現(xiàn)代信息技術硬件設備，依托電子信息技術管理個人資料，構建起準確完善的人事資料信息數(shù)據(jù)庫，合理地將紙質檔案和電子檔案管理結合起來，較好地解決了當前人事檔案管理中存在的問題，為提升人事檔案資料利用效率創(chuàng)造了良好的條件。

（二）人事檔案信息化、標準化。目前，人事檔案社會化管理的目標之一就是整合人才信息資源。其中，人事檔案信息既包括本地的人才信息和資源，也包括其他地區(qū)的人才信息，所以依托信息技術，快速整合人事檔案資源，能夠較好地實現(xiàn)人事檔案資源信息整合的目的。其中，除了應用信息技術設備之外，還需要制定一套完善的管理制度，逐漸形成一套適合現(xiàn)代市場經(jīng)濟發(fā)展的制度化、標準化管理方法，從而保障人事檔案管理制度更加嚴謹完善，最大限度發(fā)揮人事檔案管理工作在人

力資源管理工作中的作用。

（三）人事檔案信息網(wǎng)絡化。所謂人事檔案信息網(wǎng)絡化就是在人事檔案管理電子信息化技術應用的基礎上，嚴格遵守人事檔案管理的內容，充分利用人事檔案信息網(wǎng)絡化的優(yōu)勢條件，較好地實現(xiàn)人事檔案信息資源共享。因此，在人事檔案信息網(wǎng)絡化管理中，應該統(tǒng)籌思考，賦予具備人事檔案保管權利的部門相應的權限，以此規(guī)范人事檔案資料查閱。同時，由于現(xiàn)代社會管理的科學化，所以更需要構建起一支高素質的人事檔案管理隊伍，強化人事檔案管理人員培訓，以便更好地適應當前人事檔案管理工作的需求。

四、結論

在人力資源管理工作中，人事檔案管理是非常重要的一項工作，也是一項較為復雜的工作。由于當前人事檔案管理存在的問題，難以滿足現(xiàn)代社會的需求。因此，本文筆者根據(jù)存在的問題，提出人事檔案管理以后的發(fā)展趨勢，詳細分析了當前人事檔案管理的目標和改革方向，為之后人事檔案管理工作提供了重要的理論依據(jù)。因此，只有不斷探究，清晰地認識到所存在的問題，才能夠促進人事檔案管理更好地為社會服務。

參考文獻：

[1] 崔娜.新時期人事檔案管理信息化建設研究[J].價值工程.2011(24)：322~323.

[2] 高德朋，呂萍.改革醫(yī)院人事檔案管理,促進人才資源利用[J].中國醫(yī)藥導報.2010(11)：113~114.

[3] 鄧穎.淺談干部人事檔案管理的問題與對策[J].南方論刊.2011(6)：84~85.