辦公室現代化科學管理淺談

文/大唐南京環保科技有限責任公司 劉麗麗

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辦公室現代化科學管理淺談

文/大唐南京環?？萍加邢挢熑喂?劉麗麗

【摘要】辦公室是一個單位、一個系統、一個機構的關鍵部門，是溝通上下、協調左右、聯絡內外，保證各項管理工作正常運轉的樞紐。在全球全行業現代化管理的當下，辦公室管理是否科學以及科學化程度如何，直接關系到所在企業的形象和管理效能的高低。

【關鍵詞】辦公室；管理；科學化

辦公室是輔助上層領導管理工作開展的窗口部門，承擔著為領導層收集信息、傳遞信息和提供咨詢意見的重要任務?？茖W管理辦公室工作，有助于保障上層領導與各部門的溝通順暢，確保所收集、傳遞信息的準確性、及時性和全面性，有助于領導層科學制定公司決策。

辦公室關系到管理系統的協調運轉。任何管理系統都是一個復雜的聯系網絡。在這個網絡中，辦公室處于中樞的地位，它不僅是領導的綜合辦事機構、信息參謀部門，而且是溝通、聯系和協調領導與部門之間、部門與部門之間、機關與基層之間的橋梁和紐帶。全局工作能否順利進行、各方面的溝通和聯系是否順暢，取決于辦公室這個“樞紐”作用的發揮程度。因此，科學管理辦公室，將會更好地發揮辦公室的樞紐作用，理順各方面的關系，溝通領導與部門之間、部門與部門之間的聯系，促進整個管理系統的協調運轉。

辦公室影響著組織的辦事效率和服務質量。辦公室承擔著公文處理、會議管理、信息處理、印章管理、信訪工作、機要保密工作、公關接待工作以及領導臨時交辦的工作等大量的日常性工作。這些工作林林總總，繁雜瑣碎，如管理不善，極易造成混亂，導致效率低下、服務質量差。而科學管理辦公室，能夠分清輕重緩急，忙而不亂、有條不紊、先后有序地處理日常行政事務，較好地消除馬拉松會議、文牘主義等弊端；能夠協助領導者迅速找出行政執行過程中的種種障礙，避免部門與部門之間互相推諉、扯皮現象的發生，從而大大提高辦事效率和服務質量。

一、辦公室現代化科學管理的主要內容

隨著現代公司經營管理模式的演變，辦公室的職責也逐漸發生了變化，目前來看，可主要概括到管理的制度化、程序化和自動化三個方面。

（一）制度化。辦公室管理的制度化，是指辦公室的管理有一套健全而又切實可行的規章制度，將辦公室的辦事規程、行為準則以條文的形式確定下來，把辦公室人員的行為納入管理規范之中，提高工作效率和質量，做到凡事有章可循，有據可依，確保公司決策與管理制度化、標準化、規范化，為公司近期目標實現和長遠發展提供制度保障。制度化工作應著重抓好如下幾項制度：一是會議制度。會議是傳達指示、研究問題、形成決策、部署工作、總結經驗的一種重要形式和管理手段。研究會議管理規律、提高會議效率已成為當今一門新興的專門學問，是科學管理辦公室的重要內容。搞好會議管理必須著重解決如下兩個問題：1.嚴格控制會議數量。如果無論大小事情都要通過開會決定，會議將會泛濫成災，領導者的許多精力和時間也將消磨在茫茫“會海”之中。因此，建立嚴格的會議審批制度，可開可不開的會議一律不要開；能小會解決問題的就不要開大會；能短會解決問題的就不要開長會。2.提高會議質量和效率，充分做好會前準備，并嚴控會議時間，做到議而有決，決而有行，防止拖泥帶水、會議結論模糊不清。二是公文處理制度。公文的處理是一項政策性強且細致復雜的工作，如沒有一定的章法很容易出差錯或造成公文旅行、公文積壓，導致效率低下。為此，必須建立健全公文制度，通過現代化公文管理軟件和工具，提高辦文質量，加速公文運轉。1.規范公文種類，通過辦公OA等現代化途徑發布公文分類。2.統一公文格式和固定行文關系，通過辦公OA系統設置，統一規范各類公文的行文要求和行文關系；3.準確、及時、安全、保密地完成各道公文處理程序，保證和提高公文運轉的效率。三是接待制度。迎來送往是辦公室日常管理的基本內容。其工作的好壞，直接影響到機關或企業的形象和聲譽。因此，辦公室必須重視接待工作，建立健全各項接待制度，對接待的禮儀、規格、費用標準等作出明確合理的規定，形成相對固定的接待標準圖，并加以流程化管理，以便按章接待。四是安全管理制度。印章管理和保密工作關系到機關和企業的安全和各方面工作的順利開展。因此，必須制定嚴格的印章管理制度、文件保密制度等有關的安全保密制度，并指定專人負責和定期檢查。

（二）程序化。程序化的管理可使各項管理活動按照一定的秩序有準備、有步驟、有條不紊、循序漸進地進行，促進和實現辦公室管理的正?；?。它主要包括公文處理程序、會議安排程序、接待工作程序、印章使用程序等。

實現辦公室管理程序化的關鍵在于程序的優化。為此，制訂程序時必須注意程序的可行性、有序性、系統性和簡捷性?？尚行约闯绦虮仨毦唧w明確，必須以實際上能做到為前提。系統性即程序本身就是一個有機系統，它必須考慮到各方面的因素和主客觀條件，盡量預見到可能發生的情況，力求全面周到，統籌兼顧，不能顧此失彼。有序性即程序的各環節、各步驟之間必須按一定的次序前后銜接，不可顛倒、重復或錯亂。簡捷性即程序必須盡量簡化，確定關鍵路線，去除可有可無的程序，減少重復。

（三）信息化。隨著互聯網信息時代的到來，信息化辦公應運而生。辦公自動化為辦公室信息的收集和傳遞，公文的處理以及其他管理工作創造了良好的條件，大大地提高了辦事效率，促使辦公室管理由傳統的、經驗的管理轉向現代的、

科學的管理。這是辦公室管理的重大變革。因此，辦公室人員必須高度重視辦公自動化在實現辦公室管理科學化中的重要地位和作用，努力創造條件，積極地促進辦公室自動化的進程。如可以在辦公OA里綜合建立系統，覆蓋公文、公告、制度、日程等模塊，大幅提高公文處理效能，建成效率高、反應快的辦公決策服務系統。

二、辦公室現代化科學管理的基本要求

辦公室管理的科學化有多方面的要求。就最基本的要求看，主要是辦公室自身的隊伍建設和領導的重視與支持。

（一）合理配置辦公室內部機構。合理配置辦公室內部機構是實現辦公室管理科學化的重要前提和基礎。如前所述，辦公室處于行政管理的中樞地位，它不僅是綜合辦事機構，而且是領導的參謀部，具有辦事、咨詢、信息、服務等基本職能，工作任務十分繁重。如果辦公室內部機構不健全，人員配備不齊全、不合理或者素質低下，勢必影響辦公室管理功能的發揮。因此，為了實現辦公室管理的科學化，首先必須合理地設置辦公室的內部機構和配備工作人員，使辦公室有一支較高理論水平、政策水平和較好的文字寫作能力、公關協調能力的精干隊伍，以確保辦公室各項工作的順利開展。

（二）增強辦公室工作人員的職業感。辦公室工作人員必須具備良好的職業道德和職業精神，養成良好的職業禮儀和行為規范，克己奉公、不卑不亢。為人處事做到方圓相濟，時刻以大局為重。

（三）要注重業務素質的提高，使辦公室人員具有較寬的知識面和較強的工作能力。辦公室的工作頭緒多、內容雜、聯系廣、綜合性強，這必然要求辦公室人員具有較寬的知識面，能夠掌握辦公室管理的專業知識和辦公自動化技術，努力做學識淵博、視野開闊的“通才”。同時，辦公室人員要具有較強的綜合分析能力、組織協調能力、文字表達能力、社交能力和干練的辦事能力等，以適應辦公室管理科學化的需要。 因此，對辦公室人員而言，業務素質的提升是持續性的，需要不斷地通過內部鍛煉、外部培訓等方式提升辦公管理綜合能力，從而提升整個辦公室系統的服務支持能力。

（四）領導的支持和指導。因為辦公室及其人員是在領導的直接指導下開展工作的，其管理的好壞對領導的工作和形象影響極大。因此，領導必須首先在思想上對辦公室管理的科學化問題予以足夠的重視，對辦公室的地位作用有充分的認識，既發揮辦公室處理事務、搞好服務的作用，也重視其參與政務的參謀助手作用，并為其作用的發揮創造條件。其次，對于辦公室管理的制度化、程序化、自動化建設及辦公室隊伍的建設給予具體的支持和領導，切實加強對辦公室人員的教育和培養。特別是對于秘書人員，領導對他們既要嚴格要求，又要大膽放手，并給予具體的幫助、指導，使其在實踐中得到鍛煉和提高。

三、結語

現代科技的快速發展帶來了現代辦公的便利，辦公室管理應緊跟時代步伐，秉承現代化科學管理理念，在辦公管理具體工作中充分使用現代化管理方法和工具，從而將辦公室傳統意義上“重、苦、雜、難”的各類工作系統地規范化并“簡化”，更好地做好辦公室各項基本工作的同時為現代組織提供更優的辦公室服務。