高職院校辦公室管理工作的現(xiàn)狀與對(duì)策

高職院校辦公室管理工作的現(xiàn)狀與對(duì)策

費(fèi)小平

摘要：高職院校的辦公室作為學(xué)院管理的中樞職能部門(mén)，其作用和管理效能直接影響到學(xué)院的整體工作。因此，必須客觀正確地分析辦公室管理工作的現(xiàn)狀及問(wèn)題，結(jié)合新形勢(shì)下高職院校辦公室工作的要求，轉(zhuǎn)變服務(wù)方式、完善管理機(jī)制、深化管理舉措，才能提升辦公室工作效能。

關(guān)鍵詞：高職院校；辦公室；管理；服務(wù)；提升

基金項(xiàng)目：常州大學(xué)高等職業(yè)教育研究院科研

作者簡(jiǎn)介：費(fèi)小平，女，常州信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院研究院級(jí)高級(jí)工程師/副教授，主要研究方向?yàn)楦呗毥逃芾怼?/p>

中圖分類(lèi)號(hào)：G717文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

隨著高等職業(yè)教育駛?cè)肟缭绞桨l(fā)展的快車(chē)道，高等職業(yè)院校的辦學(xué)環(huán)境和辦學(xué)體制正發(fā)生深刻變化，院校內(nèi)部亟需強(qiáng)化內(nèi)部治理，積極轉(zhuǎn)變管理模式，適應(yīng)高職院校發(fā)展的快速變化，高職院校辦公室管理能力的提升也就理所當(dāng)然地成為牽引高職管理改革的橋頭堡。[1]新形勢(shì)下，高職院校辦公室的作用和地位顯得越為突出，工作任務(wù)日趨繁重、工作內(nèi)容也日漸復(fù)雜。因此，必須準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)高職院校辦公室的工作性質(zhì)，聚焦辦公室工作的矛盾和問(wèn)題，把握辦公室工作的發(fā)展規(guī)律，探索辦公室管理工作的機(jī)制和方法，不斷提升辦公室管理水平，使其在高職院校改革、發(fā)展、建設(shè)中發(fā)揮更大的作用。

一、高職院校辦公室管理工作現(xiàn)狀與存在問(wèn)題

學(xué)院辦公室作為綜合管理部門(mén)，辦文、辦事、辦會(huì)是其主要三大職能，具有輔助、服務(wù)、中樞性的綜合功能，是打通“人與事、上與下、左與右、內(nèi)與外”之間協(xié)調(diào)、服務(wù)、督辦、信息傳遞等管理環(huán)節(jié)的重要載體，其管理水平直接關(guān)系到學(xué)院各項(xiàng)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。[2]其重要性不言而喻，但高職院校辦公室的管理水平還有待提高。從橫向來(lái)看，與本科普通高校相比，高職院校辦公室內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置相對(duì)精簡(jiǎn)、人員配備相對(duì)較少，但辦公日常事務(wù)絲毫不亞于本科院校，且隨著高職教育形勢(shì)發(fā)展，高職院校與社會(huì)聯(lián)系更為緊密，辦公室工作事項(xiàng)不再限于高校內(nèi)部各部門(mén)協(xié)調(diào)、文稿撰寫(xiě)、領(lǐng)導(dǎo)及師生服務(wù)、會(huì)議組織等常規(guī)性事務(wù)工作，其工作范圍和工作的復(fù)雜性大大超過(guò)了以往，使得高職院校辦公室疲于奔命，被動(dòng)應(yīng)付，工作主動(dòng)性大大降低。從縱向來(lái)看，我國(guó)獨(dú)立設(shè)置的高職院校，絕大多數(shù)是高校擴(kuò)招后，由中專(zhuān)校升格而來(lái)的，辦公室管理模式中還殘留著中專(zhuān)校管理模式痕跡，其創(chuàng)新意識(shí)不夠，工作標(biāo)準(zhǔn)不高，多憑經(jīng)驗(yàn)辦事，缺乏辦公室管理的系統(tǒng)性思考，難以適應(yīng)新時(shí)期高等職業(yè)院校發(fā)展與改革需要。其管理水平的局限性主要體現(xiàn)在以下四個(gè)方面。

(一)服務(wù)意識(shí)有待提升

服務(wù)是學(xué)院辦公室一項(xiàng)基本職責(zé)和經(jīng)常性工作，如何服務(wù)于學(xué)院發(fā)展大局，實(shí)現(xiàn)為教學(xué)科研、為領(lǐng)導(dǎo)師生服務(wù)，不斷提升服務(wù)品質(zhì)，是一個(gè)永恒的課題。然而，由于辦公室人員平時(shí)忙于處理各類(lèi)繁雜事務(wù)，工作上疲于應(yīng)付各類(lèi)問(wèn)題，有時(shí)就缺乏熱情耐心，導(dǎo)致服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)。領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng)也許能按照要求按時(shí)地保質(zhì)保量完成，但對(duì)基層和師生員工所反映的問(wèn)題，常出現(xiàn)被動(dòng)、推諉、卸責(zé)的現(xiàn)象，對(duì)學(xué)院工作大局產(chǎn)生不利影響，不能做到主動(dòng)服務(wù)、優(yōu)質(zhì)服務(wù)和超前服務(wù)。

(二)隊(duì)伍素質(zhì)有待提高

高職院校辦公室工作人員的素質(zhì)主要體現(xiàn)在政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力和工作作風(fēng)三個(gè)方面。政治素質(zhì)的提高主要通過(guò)加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)來(lái)實(shí)現(xiàn)，因平時(shí)辦公室人員多數(shù)時(shí)間忙于各類(lèi)事務(wù)，很少進(jìn)行系統(tǒng)的政治理論學(xué)習(xí)，難免影響到政治素質(zhì)的提高。業(yè)務(wù)能力的提升來(lái)源于觀念的更新與實(shí)踐能力的提升，由于辦公室工作涉及面廣，且辦公室人員多屬半路出家，從輔導(dǎo)員、教師隊(duì)伍選調(diào)居多，缺乏必要的專(zhuān)業(yè)訓(xùn)練，因此必須加強(qiáng)辦公室人員的培養(yǎng)與培訓(xùn)。工作作風(fēng)問(wèn)題主要體現(xiàn)在自居于學(xué)院中樞部門(mén)地位，為師生服務(wù)的意識(shí)不強(qiáng)，作風(fēng)中夾帶著官僚習(xí)性，影響到辦公室形象。

(三)工作品質(zhì)有待提升

“辦公室工作無(wú)小事，事事皆大事”，辦公室的日常工作不但量大而且瑣碎，但往往就會(huì)不經(jīng)意間因?yàn)橐患嵤绿幚聿划?dāng)就可能對(duì)院領(lǐng)導(dǎo)工作安排甚至學(xué)院局部工作產(chǎn)生直接影響。因此，辦公室工作要特別強(qiáng)調(diào)細(xì)致周密，做到滴水不漏，樹(shù)立質(zhì)量意識(shí)，對(duì)大事舉重若輕，對(duì)小事舉輕若重，認(rèn)認(rèn)真真地做好辦公室的大事小情。辦公室人員不能僅僅滿(mǎn)足于跑腿學(xué)舌、開(kāi)會(huì)發(fā)文，忙于應(yīng)付，失去創(chuàng)新性的拓展能力，失去高效運(yùn)轉(zhuǎn)能力。尤其是要做到急事急辦、特事特辦、說(shuō)辦就辦，不能任由拖拉，對(duì)交辦事項(xiàng)的進(jìn)行全程跟蹤，對(duì)各階段各環(huán)節(jié)應(yīng)及時(shí)反饋評(píng)價(jià)，履行好參謀與督辦職能。[3]

(四)職業(yè)倦怠現(xiàn)象有待解決

辦公室工作人員普遍感到工作壓力大、心理負(fù)擔(dān)中，不同程度地出現(xiàn)職業(yè)倦怠現(xiàn)象，導(dǎo)致工作效能低下。其原因從自身分析源自于對(duì)自身工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，只看到工作的瑣碎和繁雜。同時(shí)，也存在對(duì)工作的自我認(rèn)同感低，自信心不足，總認(rèn)為只有教學(xué)、科研能力弱的的人才去做辦公室工作，辦公室工作只是上傳下達(dá)、照章辦事，人人都會(huì)做，這種認(rèn)識(shí)上的偏差也容易產(chǎn)生懈怠的心理體驗(yàn)。其外在的原因在于辦公室寬服務(wù)、高時(shí)效、高責(zé)任的工作任務(wù)、性質(zhì)，要求辦公室工作人員需要有很強(qiáng)的政治意識(shí)、責(zé)任意識(shí)、服務(wù)意識(shí)以及應(yīng)對(duì)各類(lèi)問(wèn)題的敏捷思維和處理協(xié)調(diào)能力。面對(duì)工作要求，工作人員也會(huì)產(chǎn)生心理沖突，加重心理負(fù)擔(dān)，導(dǎo)致內(nèi)心矛盾和焦慮，產(chǎn)生職業(yè)倦怠感。并且，與教學(xué)科研人員相比，辦公室管理人員考核機(jī)制單一而籠統(tǒng)，考核機(jī)制不健全，不利于調(diào)動(dòng)行政人員的創(chuàng)造性和積極性，成就感缺失。

二、提升高職院校辦公室管理水平的對(duì)策思考

如何突破辦公室管理瓶頸，提升管理水平，提高工作效率，切實(shí)為學(xué)院發(fā)展與建設(shè)提供有力支撐，為高職院校內(nèi)涵式發(fā)展注入活力，充分發(fā)揮辦公室在學(xué)院管理上的作用是辦公室管理人員必須認(rèn)真思考的問(wèn)題。筆者就如何改進(jìn)辦公室工作提出三點(diǎn)對(duì)策建議。

(一)立足管理效能，轉(zhuǎn)變服務(wù)方式

1.從處理事務(wù)向參與政務(wù)的轉(zhuǎn)變。在高職教育逐步走向改革深水區(qū)的關(guān)鍵時(shí)刻，高職院校需要更高的決策管理推力和協(xié)調(diào)服務(wù)能力來(lái)保障學(xué)院工作的有序開(kāi)展，這就要求辦公室能從會(huì)務(wù)接待、協(xié)調(diào)管理、材料寫(xiě)作等具體事務(wù)轉(zhuǎn)為提供優(yōu)質(zhì)的政務(wù)管理服務(wù)，做到“人是多面手”，“能是多功能”的角色轉(zhuǎn)變。這需要一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)正的辦公室隊(duì)伍，能積極創(chuàng)建學(xué)習(xí)型辦公室、創(chuàng)新型辦公室，要既能協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)指揮服務(wù)，也能提供決策服務(wù)，要能謀事，也能辦事，要能領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，也能預(yù)設(shè)工作圖景，要能知悉校內(nèi)事務(wù)，也能洞察大事外事，要能伏筆成文，也能公關(guān)協(xié)調(diào)，要能專(zhuān)于一角色，又能多面處理。

2.從被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)的轉(zhuǎn)變。由于辦公室的日常工作多為承辦領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作，上級(jí)決策處理與協(xié)調(diào)事務(wù)工作占據(jù)主要位置，故而突發(fā)性、臨時(shí)性、不可預(yù)見(jiàn)性的工作，往往打亂了原來(lái)的工作節(jié)奏，奉命行事與被動(dòng)應(yīng)付成為辦公室工作的常態(tài)。因此，在工作中要加強(qiáng)主觀能動(dòng)性，化被動(dòng)為主動(dòng)，提高主動(dòng)服務(wù)的能力。這需要我們能超前思考，增強(qiáng)計(jì)劃性和預(yù)見(jiàn)性，圍繞學(xué)院中心工作，有重點(diǎn)、有計(jì)劃的安排各項(xiàng)事務(wù)；也要求我們能越位思考，從學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和管理者的角度出發(fā)，做好情況調(diào)研和信息收集工作，主動(dòng)為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)、出謀劃策，對(duì)不成熟的想法拾遺補(bǔ)缺，對(duì)成熟想法能提煉升華，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。

3.從務(wù)虛到務(wù)實(shí)的轉(zhuǎn)變。學(xué)院辦公室要秉承求真務(wù)實(shí)的精神，在做好為教學(xué)科研、領(lǐng)導(dǎo)師生服務(wù)的同時(shí)，要把落實(shí)工作要求的觸角深入任務(wù)實(shí)施的全過(guò)程，積極開(kāi)展督促檢查工作。這就要求我們對(duì)學(xué)院重點(diǎn)工作、中心工作是否貫徹落實(shí)作為檢查的重點(diǎn)。督促檢查應(yīng)以重點(diǎn)工作的突破帶動(dòng)全局工作的全面開(kāi)展，及時(shí)反饋和評(píng)價(jià)工作進(jìn)展情況，避免以文件落實(shí)文件，以會(huì)議落實(shí)會(huì)議的現(xiàn)象，及時(shí)總結(jié)推廣有益經(jīng)驗(yàn)，為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)決策提供可信可靠的決策信息。

4.從局部向全局的轉(zhuǎn)變。辦公室作為綜合性管理部門(mén)，必須牢固樹(shù)立全局觀念，想全局謀大局應(yīng)成為辦公室工作人員的思維指針，堅(jiān)持與學(xué)院總體部署和要求一致，從全局的角度去統(tǒng)籌安排各項(xiàng)事務(wù)和政務(wù)，從全局的立場(chǎng)去協(xié)調(diào)各部門(mén)，調(diào)動(dòng)大家的積極性，形成合力推動(dòng)學(xué)院各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展。只有全盤(pán)考慮，換位思考，才能在工作中做到心思縝密，謀劃周到，避免疏漏，使辦公室真正發(fā)揮牽一發(fā)而動(dòng)全身的引領(lǐng)作用。

(二)完善管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理

研究辦公室管理運(yùn)行機(jī)制，其中重要的一項(xiàng)就是制度建設(shè)，只有抓住辦公室管理制度建設(shè)這個(gè)核心，才能從繁雜忙亂的事務(wù)處理中解脫，真正規(guī)范好工作流程，提高工作效率。[4]

1.必須建章立制，制訂流程規(guī)范。學(xué)院辦公室工作瑣碎繁雜，臨時(shí)性事務(wù)多，時(shí)效性要求強(qiáng)，各種任務(wù)的執(zhí)行以及信息的傳達(dá)，可謂時(shí)間緊、任務(wù)重。如沒(méi)有規(guī)范健全的制度保障，辦公室工作將流于形式，無(wú)章可循，失誤失責(zé)現(xiàn)象就難免出現(xiàn)。因此，必須加強(qiáng)制度建設(shè)，使辦公室工作走向制度化、規(guī)范化。這需要我們?cè)谧⒅亟?jīng)驗(yàn)管理的同時(shí)，注入科學(xué)化的管理方式，規(guī)范各項(xiàng)工作程序、行為準(zhǔn)則，明確辦事的具體步驟和要求，讓工作按程序運(yùn)轉(zhuǎn)，既能有效避免慌亂無(wú)措、重復(fù)勞動(dòng)現(xiàn)象的產(chǎn)生，又能根據(jù)具體工作任務(wù)和情境作出科學(xué)合理的安排，靈活有效地完成工作任務(wù)。

2.必須定崗定責(zé)，強(qiáng)化崗位責(zé)任制。崗位責(zé)任制是明確職責(zé)、權(quán)限，可衡量標(biāo)準(zhǔn)和考核指標(biāo)的科學(xué)管理機(jī)制。辦公室的崗位設(shè)置必須遵循三大原則：(1)“科學(xué)定崗”，應(yīng)根據(jù)工作性質(zhì)、工作量來(lái)科學(xué)分類(lèi)，定量分解，量化指標(biāo)來(lái)保證權(quán)責(zé)分明、各司其職；(2)“擇優(yōu)任崗”，要根據(jù)辦公室人員的素質(zhì)、能力安排與之相適應(yīng)的崗位，杜絕因人設(shè)崗現(xiàn)象。在定職定崗的同時(shí)，能實(shí)行辦公室“AB角”的方式，以二人為組，彼此熟悉工作流程和職責(zé)，在人員請(qǐng)假或不到位的情況下，及時(shí)替補(bǔ)，避免推諉扯皮現(xiàn)象，帶動(dòng)內(nèi)部的團(tuán)結(jié)協(xié)作，發(fā)揮團(tuán)隊(duì)精神，提高整體效能；(3)“嚴(yán)格評(píng)崗”，建立有效的辦公室考評(píng)指標(biāo)和制度，細(xì)化考核點(diǎn)和賦分點(diǎn)，根據(jù)職責(zé)履行和任務(wù)完成情況，對(duì)主觀滿(mǎn)意度和客觀完成質(zhì)量進(jìn)行的考評(píng)和獎(jiǎng)懲。

(三)深化管理舉措，推進(jìn)高效辦公

辦公室人員作為領(lǐng)導(dǎo)“助手”和學(xué)院“管家”，牽涉面廣、工作量大，承受著巨大的工作壓力，如何利用有效的管理舉措和信息化手段，減負(fù)減壓，激發(fā)活力，也是一項(xiàng)值得研究的課題。從心理減壓來(lái)看，要樹(shù)立“管理也是一門(mén)科學(xué)”的信念，糾正院校行政管理人員比教學(xué)科研人員活更多、利更少的觀念，努力提高自我價(jià)值認(rèn)同感，以飽滿(mǎn)的精神投入工作狀態(tài)。這就需要我們不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，內(nèi)部之間領(lǐng)導(dǎo)多關(guān)心，同事間多溝通，平時(shí)多補(bǔ)充精神食糧，培養(yǎng)終身學(xué)習(xí)的理念。并通過(guò)改善工作環(huán)境，適時(shí)開(kāi)展各類(lèi)活動(dòng)來(lái)舒緩壓力。從制度上更要科學(xué)定崗，健全考核評(píng)價(jià)機(jī)制，通過(guò)激勵(lì)機(jī)制增強(qiáng)工作人員的榮譽(yù)感和責(zé)任感，形成自我激勵(lì)、自我管理和自我約束的內(nèi)心體驗(yàn)，促進(jìn)工作績(jī)效的全面提升。[5]

從物理減壓來(lái)看，要解放腦力和手腳，必須充分利用信息化手段來(lái)推進(jìn)科學(xué)辦公。通過(guò)建設(shè)綜合門(mén)戶(hù)，以信息化網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)云功效、集群化服務(wù)相融合的方式，為科學(xué)管理提供智能化、系統(tǒng)化和綜合化的管理服務(wù)。以常州信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院陽(yáng)光院務(wù)平臺(tái)建設(shè)為例，就是借助成熟的信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)院務(wù)公開(kāi)和院務(wù)網(wǎng)上辦理，通過(guò)“網(wǎng)上辦事大廳”，實(shí)現(xiàn)校務(wù)前臺(tái)受理、后臺(tái)處理的功能。在這個(gè)過(guò)程中，整合各個(gè)模塊和應(yīng)用，可實(shí)現(xiàn)信息發(fā)布、公文流轉(zhuǎn)、交流互動(dòng)等多項(xiàng)功能。還可以借助該平臺(tái)，規(guī)范辦公和審批流程，完善督查機(jī)制，及時(shí)把學(xué)校運(yùn)行的各項(xiàng)宏觀統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和微觀明細(xì)數(shù)據(jù)反饋給學(xué)院決策層，促進(jìn)科學(xué)決策。

參考文獻(xiàn)：

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[責(zé)任編輯李漪]