創新理念求突破立足崗位提質效

王青青

摘要：在高職院校日常管理工作中，辦公室主任應當立足崗位發揮積極作用，為領導決策與管理提出建議對策，積極參與日常管理，以及服務各項臨時性工作與中心目標任務，主要應當從以下幾個方面入手開展工作：一是有效開展文件上傳下達，做好服務工作“傳令兵”；二是有效開展制度執行督查，做好秩序規范“守望者”；三是有效開展科學合理建議，做好學院領導“參謀長”；四是有效開展媒體宣傳介紹，做好品牌建設“設計師”；五是有效開展公有設施管理，做好學院資產“大管家”；六是有效開展院系招生服務，做好新生招錄“服務員”。

關鍵詞：高職院校；辦公室主任；職責；作用

近年來，隨著國家對職業教育的重視程度不斷提高，高職院校也迎來了歷史上最為寶貴的黃金發展期。建筑業的高速發展也為高職院校相關專業的發展營造了良好環境，提供了發展機遇。無錫南洋職業技術學院建筑工程與藝術設計學院（以下簡稱“建藝學院”）正是在這一背景下發展和成長起來的后起之秀。而在學院辦學工作中，行政工作者承擔著上傳下達、組織協調、日常管理以及服務突擊性任務等方面的職責，具有舉足輕重的地位，是整個學院正常運轉的重要樞紐。筆者近年來一直負責系科的行政工作，以下結合筆者多年的工作經驗以及辦公室主任的職能職責定位，就如何創新行政工作等方面進行具體闡述。

一、有效開展文件上傳下達，做好服務工作“傳令兵”行政在高職院校的管理體系中，屬于“關節”性質，上要聯系學院各個行政部門，下要對接系科的所有員工，發揮好上傳下達的作用。

筆者在從事辦公室主任崗位工作時，堅持參加系科的各種會議，安排專門人員詳細記錄會議內容，結束后整理出會議摘要，辦公室留存進檔案。會議結束后，筆者都會將整理好的會議紀要交分管領導以及主要領導簽閱，由領導提出具體意見，辦公室將領導的具體意見傳達到相應的層級、對象及范圍，確保在規定時間內落實到位。除了做好對下傳達之外，筆者還認真抓好院本部的各項指示精神的及時匯報工作，在接到院本部的電話、傳真、電子郵件等之后，及時做好記錄，并按照內容與要求及時向相關的領導匯報，絕不因為辦公室工作或其他的原因耽擱院本部各項工作的傳遞與落實。

二、有效開展制度執行督查，做好秩序規范“守望者”制度是保障運行的基礎，學院辦公室承擔著作息制度、常規管理制度、財務管理制度、考評制度等多項工作內容的執行與督查職責，作為辦公室主任，應當勇于挑起這一重擔，按照嚴格、嚴謹、科學、規范的原則執行相關制度以及開展督查工作，確保各項工作制度落到實處。筆者在工作中首先協助職校領導抓好教職員工的作息制度督查工作，采取簽到、抽查等方式，督促教職員工遵守學院各項作息時間制度，不遲到、不早退，工作期間堅守崗位。在財務工作制度執行方面，積極協助領導做好經費預算與編制工作，與財務處及時做好溝通交流，并履行好辦公室主任在報銷經費審核方面的職責，不符合規定的票據不予審核，對規范的票據也對照報銷標準進行核定，確保經費的節約與合理使用。在考評制度執行方面，協助學院做好學期以及年終等不同層次的考評工作，提供日常管理的詳細數據及文字資料，保證每一項考核的積分有據可循，公開、公平與公正，提高考核的誠信度。

三、有效開展科學合理建議，做好學院領導“參謀長”合格的辦公室主任不僅要成為領導開展日常管理工作的好助手，還要積極建言獻策，成為領導的智囊。筆者在做好日常工作的同時，堅持以敏銳的目光，深入分析建藝學院工作各個環節的成功之處以及薄弱環節，在進行可行性調研之后向領導提出可行性建議，主動體現自身的價值，幫助領導分憂解難，發揮好參謀長的作用。例如，針對學生管理工作效率低下的困境，筆者在深入研究本學院學生管理工作的各個環節與流程之后，向領導提出“量化考核、分級管理”的建議。建議對學生在校期間的學習與生活開展量化考核，讓學生的一言一行都有明確的規范可以參照，將學生管理工作納入規范化、科學化的軌道。同時依據學生常規量化考核的分值，確定相應的考核等級，在學生中營造良性的競爭氛圍，提高學生的管理水平。這樣的合理化建議得到了學院領導的采納，并在實際工作中取得了巨大成功，可見處于辦公室主任位置與角度，只要用心思考，完全能夠提出更多的合理化建議。

四、有效開展媒體宣傳介紹，做好品牌建設“設計師”“酒好也怕巷子深”，在信息爆炸的當今社會，輿論宣傳也是必不可少的工作手段。作為高職院校，應當更加重視宣傳工作，讓學院的辦學理念、辦學

措施以及辦學經驗更加廣為人知，提高學院知名度，為學院的招生以及推薦就業等方面奠定良好基礎。如筆者指導辦公室工作人員注重整合學院的宣傳媒介，合理利用資源進行宣傳，將學院網站、院刊作用充分發揮出來，首先組織信息技術精干力量開展學院網站維護工作，各個欄目的內容及時更新，不僅及時公布各類通知、信息，還開辟互動欄目，鼓勵教職員工以及學生踴躍投稿，及時對稿件內容進行審核發布，聯動做好網站宣傳工作。在院刊編輯工作中，動員教師與學生積極投稿，并針對每一個欄目提出針對性的要求，提高稿件的針對性。此外，筆者還與學生文學社團等組織建立正常的聯系，設置投稿綠色通道，及時審核優秀的稿件，提高辦刊質量，為廣大師生提供良好的精神食糧，進一步加強綜合宣傳作用。

五、有效開展公有設施管理，做好學院資產“大管家”做好新形勢下學院管理工作，不亞于管理一個中型以上企業。對于高職院校而言，公有設施以及各類資產的管理是非常重要的工作內容，辦公室主任在這一方面應當切實承擔起應有的責任。第一，該崗位應當逐步建立完善的資產管理臺賬，安排專門人員對我系科的固定資產，包括基礎設施以及可移動設備等，進行全面的登記，明確使用人，實行書面臺賬與電腦系統管理相結合，開展信息化管理。第二，應當推進資產管理動態化進程，不再局限于一年一次的資產登記和上報工作，要在日常工作中將這一點融入進去，新增哪些設備，損耗哪些物資，調走哪些物資，都要進行及時的登記調整，動態顯示全院的設施管理狀況，便于學院領導根據工作需要及時擬定采購計劃以及開展物資分配工作。第三，該崗位還要積極配合院本部對資產管理的各項要求，探究如何高效運用以及保持資產增值等，發揮辦公室主任在這一方面的職能作用。

六、有效開展院系招生服務，做好新生招錄“服務員”學院招生工作在整個日常管理中具有重要地位，雖然學院設有專門的招生辦，但是這是一個系統的工作，各系部都要密切配合，整合資源，參與到學院的招生服務工作之中。學院辦公室要在日常管理工作中將招生宣傳融入到各個環節，掌握的宣傳媒介要密切配合，還要組織教職員工以及在校學生利用各種時機宣傳學院的專業特色、辦學成果，吸引更多的學生來本院就讀。同時，在學院各院系聯合進行招生服務工作的過程中，仍要做好本院系科各專業的包裝工作。此外，直接面對前來考察的學院領導、家長以及學生代表，做好宣傳與接待工作也是提高招生效率的重要環節。行政者在這一方面的工作也需要進一步提升，全力服務于學院的招生整體工作。

綜上所述，作為一名高職院校的行政工作者，一定要注重工作理念的創新，優化工作措施，立足崗位提高效率，更好地服務于學院日常工作，發揮職能作用。endprint