發揮教學秘書在高校教學管理中的作用

鄔蓓蕾

【摘要】在現代化的教務信息管理中，教學秘書發揮著相當關鍵的作用，其業務技能及管理水平的高低，對學校的教學管理質量產生著直接的影響。筆者認為在目前高校教學管理不斷改革的環境下，教學秘書應當從提高自身業務水平入手，不斷完善自己以適應信息化教學管理的要求，本文通過分析教學秘書在教務管理中的作用，提出了如何加強高校教學管理的具體措施，供各位同行參考。

【關鍵詞】教學管理 教學秘書 職能 素質 作用

隨著信息技術的迅速發展，我國高校教學管理工作也邁上了一個新臺階，所有高校都建立了自己的教務信息管理系統，基本實現了網上辦公，既極大地方便了學生對考試信息的查詢，也方便了教師將學生考試成績信息上傳至數據庫，大大減輕了人工的勞動。教學秘書作為教務信息管理的中間環節，是教學主管領導的助手，同時又是教學工作的基層管理者，發揮著不可替代的作用。因此，科學認知教學秘書的工作職責，不斷推進教學管理工作的信息化是一項十分重要的工作，具有明顯的現實意義。筆者認為，教學秘書在基層的教學管理中，擔負以下職責：

一、教學秘書在高校教學管理中的作用

（一）教學運行管理

在日常的教學活動中，教學秘書要切實履行在較快的時間內搜集整理教務及教學信息的責任，在教務信息管理系統中，及時發布需要公開的信息。例如，在開學之初，制訂出本學期各個學科的教學計劃，對上學期學生的成績單進行整理，同時對其補考安排表進行制訂，還要對需要進行補考的同學及時通知，以能夠讓學生按時參加補考，并將補考成績記錄并入學生成績信息數據檔案。組織期中教學質量的檢測活動，對教學計劃的具體實施進行監督，認真總結其發現的問題，并提出合理的對策，同時還要對優秀教師的教學經驗積極進行推廣，協助教務處完成對教師工作表現的考核。在學期末，完成教學的整個過程總結，對以后的教學提出具有針對性的指導意見。這樣就使教學秘書在教學管理運行過程中的作用充分發揮出來，實現高效的教學管理。具體來說，可以將教學秘書需要完成的工作分為以下幾類：

1.教學實施細則的管理，這主要是指根據教務處教學大綱的要求，協助各位任課教師制訂出各個學科的教學實施細則，包括理論教學與實習實訓的具體計劃，完成對學生的培養達到學校要求的標準的教學任務。

2.教學任務的實施管理，這主要包括有：組織和指導學生進行選課，并對其選課結果進行統計，制訂出相應的課程表，還要把其上課學生以及任課教師的名單進行記錄存檔，對各門課程的教學時間以及地點科學合理的進行安排，不能發生沖突，一般來說，需要按照周教學計劃將學生要參與的教學活動做出合理規劃，比如學生在上完專業課之后，可以安排一些公共基礎課，最好不要將專業課連續排列，因為這樣會使學生的大腦過于疲勞，影響教學效果。

3.教材的預訂與管理，這項工作需要根據教務處的各個專業的培養目標的要求，組織系部有教學經驗的優秀教師，根據當前已經公開發行的教材的現狀，選擇各門課程的教學使用教材和參考教材，并將最終確定下來的結果經教學主管領導批準后報教務處教材科，通過教務處提報財務處購置相應學科的教學使用教材和參考教材。

4.學籍考務的管理，主要負責本系部學生學籍信息的注冊，統計，編制基層教學單位和學生的學號，配合教務處處理學生的休學、復學、退學等學籍異動情況，管理本教學單位內組織的各類資格考試，計算機等級考試及大學英語等級考試等，幫助教務處把畢業生的畢業資格審查工作做好，并將畢業生的各種統計報表進行填寫。

5.教學信息的管理，教學秘書還要在課堂、實驗室以及實訓場地進行深入調查，以能夠對教學活動的具體實施情況進行詳細的了解，對其教學過程運行進行監督，對各類教學工作座談會進行組織，對老師和學生的教學反饋信息仔細進行搜集，并及時作出相應的解釋和說明，對教學過程的實施情況做出符合實際的評估。

（二）教學檔案的管理

教學秘書還要對搜集和管理教學檔案工作進行重視，保證檔案的完整性和正確性。具體來說，教學檔案是指教學實施過程中所產生的一切需要保存的文件，包括教學計劃、考試試題、成績記錄等一系列的文件。它具有繁雜性、廣泛性和連續性。教學秘書要將搜集的文件分門別類，專柜專用，便于以后查找。對教學檔案管理工作進行完善，可以對這個學院（系）的教學成果進行體現，還可以對教師的教學成果進行鮮明的表現，從而為之后的教學工作提供一定的經驗。它同樣還可以使教學主管領導做出教學管理決策有據可依，是開展教研活動不可或缺的重要參考資料。顯然，對教學秘書來說，做好教學檔案的管理工作，是一項重要的工作職責。

二、教學秘書在教學管理中的作用的充分發揮

隨著我國高等教育的不斷發展，其教學管理是一項關系學校生機與活力的重要工作的認識不斷深化，教學秘書在高校教學管理發展中占有重要的地位。所以高校應該對其教學秘書在教學管理中的作用進行充分的發揮，其可以從外部環境創設以及秘書自身建設兩個方向著手。

（一）外部環境創設

1.為教學秘書創造良好的學習機會，不斷提高其業務技能。人才的成長離不開他所處的環境，沒有人能隨隨便便的成功，教學秘書的發展離不開學校的支持。在學校方面。可以聘請教學管理經驗豐富的的專家教授對教學秘書在工作中遇到的難題進行指導培訓，還可以組織教學秘書到知名高等院校參觀交流，以達到讓他們不斷拓寬視野，轉變思維觀念，提高業務能力的目的。

2.建立激勵性的管理制度，促進教學秘書隊伍的健康發展。例如，高校可以采用崗位責任聘任制，明確其工作職能，建立健全考評機制，實行目標績效管理，獎優罰劣，對工作特別突出者給予合理的職位晉升，當然另一方面，對無法勝任崗位的人員要及時通知人事部門，解除聘用。通過這些相關措施，促進教學秘書綜合素質的提高，進而最終提高教學質量。

3.提升教學秘書在教學管理中的地位，組建一支高素質的教學秘書隊伍。高校需要切實加強對教學秘書的關懷，把有較強教學管理實際經驗和教學理論的人員吸收到教學秘書隊伍中來，另外，還需要在職稱評定以及收入分配制度上予以合理的政策保障。

（二）自身素質建設

1.加強思想素質的培養，提高敬業精神。

因為教學秘書處于教學管理工作的基層，其工作比較繁雜，其一定要學會以包容的心態對待工作中的師生的抱怨，克服自身的不良情緒，樹立管理育人，服務育人的理念，不斷提高自身素質。

2.不斷優化知識結構，提高綜合能力。作為教學秘書，要不斷學習工作領域中的新知識，關注教學過程中出現的新問題，培養分析問題，解決問題的能力，切實提高管理水平，適應高校教學管理的新要求。

3.培養開拓創新意識，探索教學管理新思路。由于當今社會是一個知識爆炸的時代，教學秘書要不斷學習新的管理方法，創新管理模式，探索出一條適合高等教育教學管理發展的新思路，實現高校教學管理的新的跨越式發展。

綜上所述，教學秘書在高等院校的教學管理中起到了極為關鍵的作用，不斷加強教學秘書隊伍建設，是建立健全科學高效的教學管理體系的重要前提，而只有通過建立完善的教學管理體系，才能不斷提高學校的影響力，建設高水平國際化一流大學，為社會培養出更多更優秀的國際化專業人才。

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