高校教學評估與教學檔案的思考

張 燕

摘要:教學檔案是高校在教學管理、教學實踐和教育研究活動中形成歷史記錄,它反映了一所學校的發(fā)展歷程,是高校檔案的重要組成部分。文章就如何做出好高校教學檔案展開了討論,并提出了對策。

關(guān)鍵詞:高校教學評估;教學檔案;思考

高校教學評估工作是教育部對普通高等學校的辦學思想、辦學特色進行綜合評價的一項活動。目的是促進普通高等院校轉(zhuǎn)變教學觀念、明確辦學指導(dǎo)思想、改善辦學條件、加強教學基本建設(shè)、深化教學改革、嚴格教學管理、全面提高教學質(zhì)量和辦學效益,建立和完善自我發(fā)展、自我約束的機制。而教學檔案是學校教學管理、教學實踐和教育研究活動的真實記錄,它反映了學校發(fā)展的歷程,從各高校教學評估工作來看, 檔案作為最原始憑證,在評估過程中起到了舉足輕重的作用。檔案管理部門提供的檔案信息質(zhì)量的價值,直接關(guān)系到學校評估質(zhì)量的整體水平。因此,建立標準化、規(guī)范化和現(xiàn)代化的教學檔案管理體制是保證教學評估質(zhì)量必備的重要條件之一。

1切實抓好教學檔案工作,是高校教學評估的基礎(chǔ)和保證

高校教學檔案全面真實地記載著高校教學改革和教學管理的實際進程,是廣大教師、學生和教學管理人員在教學實踐、教學研究和以及管理活動中產(chǎn)生的具有參考、保存和利用價值的文件材料,是學校教學工作方針政策的真實寫照,是教學實踐、教學管理和教學研究的依據(jù)和參考文獻,是高校檔案重要的組成部分。

在高校教學評估活動的深入開展中,各高校管理者深切體會到教學檔案對教學評估的重要性,教學評估指標體系中涉及到大量有關(guān)教學方面的指標,評估中所需的信息和材料多來自評估學校的教學檔案。教學檔案把學校的教學理念、教學實踐和教學管理工作系統(tǒng)而準確地再現(xiàn)在教學評估材料中,有力地證明了學校教學工作的真實性和客觀性,沒有大量可靠而詳實的教學檔案,評估中的各種指標體系的數(shù)據(jù)資料就缺乏說服力,就無法客觀、公正、全面地評估學校的教學工作。因此,教學檔案管理對保證高校教學評估工作順利開展起著至關(guān)重要的作用。

教學評估和教學檔案的關(guān)系是一種相輔相成的辯證統(tǒng)一的關(guān)系,一方面教學評估依賴于高等學校的教學檔案,另一方面教學評估又可以促進高等學校教學檔案的建設(shè)。教學評估給高校檔案工作帶來了良好的發(fā)展契機,它不僅僅是教學評估前一個自查自評的過程, 更重要的是在評估過后,教學檔案工作應(yīng)形成一種周期的自查、自評、整改和自建的長效機制。這種周期性的自評機制能夠成為教學檔案工作自我驅(qū)動的動力,推動教學檔案工作在反思、總結(jié)、揚長避短的過程中,夯實基礎(chǔ),與時俱進,持續(xù)發(fā)展。

2目前教學檔案建設(shè)中存在的問題

教學檔案管理在學校工作中的地位和作用如此重要, 但在實際工作中卻有很多地方不盡如人意, 主要表現(xiàn)在:

2.1對教學檔案的重視不夠,各院系缺乏教學檔案管理的意識。隨著學校發(fā)展步伐的不斷加快,不少學校領(lǐng)導(dǎo)的重點在發(fā)展上,而對發(fā)展的基礎(chǔ)之一——教學檔案的管理,不論是管理系統(tǒng)的設(shè)計、機構(gòu)和專兼職人員的配置,還是現(xiàn)代化檔案管理條件的完善,人員的培訓,都較少列入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程,忽視了學校檔案工作。

2.2教學檔案的管理工作不標準、收集不系統(tǒng)。教學檔案管理是高校檔案管理的基礎(chǔ),要實現(xiàn)高校檔案管理工作的標準化,教學檔案管理必須首先實現(xiàn)標準化。可是從許多高校的實際情況看,由于教學管理人員大多沒有經(jīng)過專業(yè)檔案培訓,不懂檔案管理業(yè)務(wù)和要求,致使教學檔案管理雖有標準,卻不能很好地貫徹執(zhí)行,嚴重地影響了教學檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。同時教學檔案收集不系統(tǒng)不完整。人們往往只注重教學實際工作,忽視教學工作中形成的教學檔案的收集與整理,造成教學檔案不完整不系統(tǒng)。

2.3教學檔案缺少開放性。傳統(tǒng)的教學檔案管理方式往往是建檔入庫,注重保藏而忽視其應(yīng)用價值,利用率不高。由于對教學檔案信息的開發(fā)利用價值認識不足,教學檔案管理歸類工作常常在半封閉的系統(tǒng)中進行,形成了與高校其他部門相對隔絕的狀態(tài),其服務(wù)模式是一種以收集、保存、借閱為主的管理模式。通過案卷目錄、索引來反映檔案信息,需要人工查檔來傳遞信息,服務(wù)形式多呈現(xiàn)被動性,缺乏多渠道、多層次的綜合服務(wù)功能,沒有形成檔案管理者和信息需求者之間的良性互動。

2.4教學檔案管理工作隊伍不穩(wěn)定。要做好教學檔案管理工作,需要有一支比較穩(wěn)定且業(yè)務(wù)能力較強的專、兼職檔案工作隊伍。但目前許多高校都沒有給這些部門配備專職的檔案管理人員,其教學檔案的管理基本是由各部門的教務(wù)、教學管理人員兼任,而且人員更換非常頻繁。由于他們身兼多職,往往忽視檔案管理工作,到年度歸檔立卷時敷衍了事,給教學檔案的管理帶來很大不利。

3對現(xiàn)階段高校教學檔案建設(shè)的建議

3.1以高校評估為契機,優(yōu)化教學檔案管理水平。高校教學評估推動了高校檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和科學化、規(guī)范化管理。高校檔案作為高校教學評估的基礎(chǔ)和依據(jù),在高校教學評估中的重要性被越來越多的學校所認識。隨著全國教學評估工作的開展,原有不重視教學檔案的認識正在逐步被改變, 高校教學評估對高校檔案介入的深度與廣度使人們沒有理由不相信,高校檔案在高校各項管理活動中的價值和作用是實實在在的,看得見,摸得著的。因此,高校教學評估給提升高校檔案的價值帶來了重要的契機。增強了領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識,激發(fā)了廣大師生全員參與高校檔案建設(shè)的積極性。在高校管理群體和教學科研群體的檔案意識層面上, 無論從強度上還是廣度上來說, 教學評估產(chǎn)生的教育作用和激發(fā)作用都是積極、廣泛而強有力的。因為高校教學評估的結(jié)果直接關(guān)系到學校的前途和命運,關(guān)系到學校的社會聲譽和社會地位, 關(guān)系到學校未來的發(fā)展, 關(guān)系到廣大師生員工的切身利益, 而影響高校教學評估結(jié)果的直接因素是檔案, 高校檔案工作與評估工作一樣, 它涉及到學校工作的方方面面, 要求各方面的檔案材料應(yīng)當是齊全完備的,不發(fā)動全體師生員工參與,單靠少數(shù)檔案人員努力是非常有限的。正因為如此,接受評估的學校無不把檔案建設(shè)作為搞好評估工作的共同任務(wù),上自學校領(lǐng)導(dǎo),下至普通員工,齊心協(xié)力, 團結(jié)一致,心往一處想,勁往一處使,一切服從于評估, 充分反映了各級領(lǐng)導(dǎo)、職能部門、廣大師生員工日益增強的檔案意識和人人參與檔案建設(shè)、重視檔案工作的良好氛圍。

3.2本科教學工作水平評估要求高校建立一支具有較強檔案工作素質(zhì)的教學管理隊伍。不僅是本科教學水平評估對高校教學管理工作提出的基本要求,也是高校教學檔案建設(shè)的前提條件。提高廣大教職工的檔案意識,增強大家對檔案法規(guī)的認識以及對教學檔案管理重要性的認識,采取多種形式向兼職檔案員和全體教師宣傳《檔案法》、《普通高等學校檔案管理辦法》和其它檔案法規(guī),講解檔案知識。無論是檔案的收集、整理, 還是開發(fā)、利用, 都離不開一線教學和管理人員的參與。他們是否具有較強的檔案意識,能否在日常管理工作中注重檔案建設(shè), 將直接影響到教學檔案建設(shè)的質(zhì)量。做好教學檔案工作不僅僅是檔案人員和教學管理人員的責任,也與廣大教師有密切關(guān)系,需要廣大教師與檔案工作者、教學管理人員的通力合作、密切配合,這是做好教學檔案工作的極其重要的條件。

3.3建立健全教學檔案管理制度,實現(xiàn)教學檔案的信息資源共享。使教學檔案管理工作步入規(guī)范化、制度化。為適應(yīng)教學評估,提升檔案地位的突破口,許多學校根據(jù)《普通高等學校檔案管理辦法》和教學評估的要求,制定了一系列制度和管理規(guī)范,印發(fā)給廣大師生員工,確保檔案的收集、歸檔、保管工作有法可依,執(zhí)法必嚴。讓教師及教學管理人員清楚地認識到,在從事教學或科研活動中形成的應(yīng)歸檔的文件材料,既是個人的成果,也是學校的教學成果,任何人都不得占據(jù)和私自保存屬于學校所有的各種檔案資料,它是受檔案法保護的財富,必須完整無缺地按規(guī)定移交學校檔案部門,否則屬違法行為。使收集歸檔的教學檔案完整、系統(tǒng)、真實、準確、多樣。

3.4促進高校教學檔案的現(xiàn)代化管理。在迎評促建的同時,不少學校還在經(jīng)費緊缺的情況下籌措大量資金逐步完善檔案管理的軟、硬件設(shè)施。高校檔案工作者要抓住機遇,充分利用高校校園網(wǎng)日益完善,高校教學檔案的收集、整理工作有著得天獨厚的條件,數(shù)字化檔案的收集手段主要通過計算機網(wǎng)絡(luò)管理來完成,加強高校電子文件和電子檔案的管理,這樣做一是有利于教學檔案工作與高校教學實踐活動、教育教學改革快速接軌,既能使教學檔案工作卓有效地為高校教育教學提供服務(wù),又能抓住機遇推進檔案信息化的建設(shè)進程。二是有利于探索建立高校電子教學檔案信息化標準,加速高校教學檔案信息化建設(shè)。

參考文獻:

[1]李暉.從高校評估看高校檔案[J].臺州世界,2006,1.

[2]江瑜高校教學評估中系級檔案的建設(shè)與管[S].皖西學院學報,2005,2.