信息化時代檔案開發利用路徑研究

摘 要：本文從信息時代檔案開發利用工作的價值出發，認為在實踐中存在著技術、體制、思想、人才方面的藩籬。在數字中國規劃引領下，要充分發揮新技術在開發利用中的獨特優勢，需要從匯聚開發技術的強大動能、拓展檔案開發的廣闊空間、激活檔案利用的多元主體、強化開發利用的服務支撐等方面努力。

關鍵詞：信息化；檔案；開發利用

作為治理現代化的一種技術路徑，大數據時代的到來為解決檔案開發利用的難題提供了很好的契機。當前，技術革命方興未艾，檔案開發利用要加強與新技術的融合，拓展檔案服務的廣度、深度、溫度，展示檔案價值，為檔案工作服務國家中心大局提供源源不斷的智力支持。

1 信息時代檔案開發利用的價值取向

1.1 釋放檔案育人價值

信息化檔案資源實現了多方位、多渠道的聚合，實現了跨部門、跨領域、闊層級的數據資源共享和集成，為滿足個體需要和社會發展需求提供了資源基礎。例如，檔案作為重要的愛國主義教育素材，通過新媒體和數字技術形式深度開發、宣傳，能夠弘揚檔案中蘊含社會主義核心價值觀基因，激發受眾的愛國主義情況。再比如，依托數字技術的發展，拓展線上線下宣傳渠道，打造立體化、多元素的教育矩陣，提升檔案資源的關注度和有效性。

1.2 釋放檔案服務價值

信息化極大地提升了檔案的利用效率，檔案部門積極探索跨區域檔案利用服務渠道，多家綜合檔案館簽訂異地跨館利用服務協議。聚焦群眾查檔和檔案利用熱點需求，優化服務流程，簡化查檔手續，開通電話、網絡、某信公眾號等多種綠色查檔服務形式和通道，滿足機關單位、社會組織、廣大群眾的查檔需求，讓數據跑路、群眾不跑腿成為現實，人民群眾在檔案服務中的幸福感和滿意度得到提升。目前，檔案部門在數字中國戰略引領下，以民生檔案利用為切入點，全力打造民生檔案利用服務體系，實行一證查閱、延時服務、預約查檔、全程代辦、免費查檔、函電查詢等便民措施，并積極介入全國檔案查詢利用服務平臺，進一步豐富民生檔案異地查檔服務方式，檔案服務效能得到強化，檔案服務價值更加彰顯。

1.3 釋放檔案資政價值

檔案中蘊含著前人的治理經驗和智慧，汲取豐富的治理經驗，對于創新國家治理理論、厘清國家治理機制、完善國家治理體系無疑具有獨特的檔案價值和重要的現實啟示。當前，我國正處于改革攻堅的關鍵時期，迫切需要從檔案中汲取智慧和營養，在學深、悟透黨的百年歷史過程中，更好地借鑒過去、洞察現實、遠觀未來。在信息化條件下，檔案資政能力建設的路徑和工具得以拓展。在突發事件時，檔案部門借助大數據系統和人工智能優勢，可以第一時間為上級提供相關素材和資政服務，發揮好檔案在圍繞中心大局中的重要作用。

1.4 釋放檔案文化價值

人民群眾對優質檔案文化的向往與檔案開發利用不充分不協調的問題成為檔案工作面臨的新形勢。長期以來，檔案文化價值的闡發主要依靠圖書出版、展覽展示等傳統形式，難以滿足人們群眾新的文化獲取方式。信息化為檔案文化挖掘、闡釋與傳播提供了有力支撐，檔案逐步從“后臺”走向“前臺”，成為新的文化增長點。利用新一代信息技術，檔案開發方式逐步多樣化，文化動能釋放更加立體化與層次性。蘇州檔案館利用VR技術，開辟《吳門珍檔》固定展線上展廳，只需在屏幕上移動，畫面就會跟隨視角變動，突破時空界限，讓市民足不出戶也能感受身臨其境的文化之旅。有的檔案部門開辟線上文化服務通道，依托網絡新媒體，推出文化產品和視頻，滿足了群眾的文化知識需求。

2 信息時代檔案開發利用的藩籬

2.1 技術藩籬

新一代信息技術在檔案開發利用中的覆蓋面較為狹窄，對于大數據的應用觀念比較陳舊，涉及的范圍較窄，在開發利用領域大數據技術應用較少。由于缺乏大數據意識，尚未將檔案資源進行有效整合，難以形成海量檔案數據庫，無法提供高質量的數據“底座”。同時，檔案部門自主開發力量薄弱，大部分都是應用第三方軟件或技術，技術依賴性較強，一旦市場主體發生變動，數據管理網絡就需要重新構建，造成了資源的極大浪費。

2.2 思想藩籬

檔案部門傳統思想觀念轉型不夠的問題較為突出，歸根究底主要是大數據等技術思維缺乏。主要表現在：一是前沿技術關注不夠。對最新的檔案管理技術缺乏必要認識，對數字中國引領下的數據新常態關注不夠，無法認識到新技術在檔案管理中的巨大優勢，造成開發利用的思路不夠寬闊。二是技術焦慮問題。在大數據技術下，檔案信息的流通性不斷增強，應用的價值和意義不斷增大，所涉及的利益也不斷增加。信息被泄露的事情時有發生，在網絡的虛擬環境中，監管變得困難，信息安全無法保證，有的檔案工作者對數據安全的擔憂造成了不愿意應用新技術。

2.3 體制藩籬

檔案數據管理體制不夠健全，助力新技術發揮作用的機制較為落后。一是開發利用投入不足。檔案工作投入機制薄弱的問題依然存在，大多數資金管理部門對開發利用工作認識不到位，未能給予充分的資金保障，專項資金未能發揮獨特作用，使得開發利用推動力不足。二是體制不順暢。檔案開發利用力量較為薄弱，部門和社會組織之間未能建立有效鏈接，檔案價值的效能無法充分發揮。檔案資源集聚化程度不高，資源富集效應難以轉化為利用效果。檔案組織架構顆粒度不夠，分工不夠科學，造成檔案利用結構性障礙較多，特別是檔案資源多頭管理問題，資源利用需要層層審批，工作效率和質量難以保證。

2.4 人才藩籬

高層次領軍人才和高技能人才短缺，難以形成頭雁效應；檔案開發利用技能培訓與崗位匹配度不高，繼續教育培訓實效性不高。檔案人才管理體制較為落后，精準配套制度缺乏，檔案管理人才建設面臨引不進來、留不住、難培養的困境；檔案人員職業榮譽度不高，在職稱晉升、薪資提升等方面不具備明顯優勢，難以獲得應有的社會地位和榮譽，也使得檔案人才在工作中動力不足。

3 信息時代檔案開發利用的優化路徑

要充分挖掘好新技術潛能，優化開發利用路徑，發揮數字賦能作用，助力檔案治理能力提升。

3.1 匯聚開發技術的強大動能

在新技術革命下，人工智能、物聯網和大數據等新技術為檔案開發利用帶來新的發展機遇。人工智能可以更好地處理海量檔案數據，實現更高效和準確的決策；物聯網可以連接物理世界和數字世界，實現更智能化的檔案管理和控制；大數據可以挖掘檔案數據背后的規律和價值，提供更深入的分析和預測能力。實現檔案資源的高效開發利用，需要激發這些新技術潛能、發揮好優勢作用，實現更好質量的利用效果。

3.1.1在數據質量上下功夫。加強標準引領，加強數據清洗，識別并處理數據中的異常值、缺失值、重復值等問題，確保數據的一致性和準確性，提升檔案數據質量，解決數據數量相對匱乏、質量難以保證、采集標注成本高及合規使用等問題。

3.1.2在技術融合上下功夫。要以單套制歸檔為抓手，業務協同為牽引，將云計算、大數據、區塊鏈、人工智能等技術融合在一起，在云平臺+大數據的有力支撐下，持續開展數據治理和數據挖掘，應對海量電子檔案數據的涌入和高效開發利用需求。

3.1.3打破“數據孤島”。大數據的知識圖譜、人工智能等技術方法可以迅速將海量數據進行智能關聯和分析挖掘，可以有效應用于數據編研、遠程利用、個性化分析等領域，從而彌補傳統分析方法在處理海量數據方面的諸多不足，讓數據更“實”。

3.2 拓展檔案開發的廣闊空間

3.2.1著力打造檔案記憶場景。檔案中蘊含著傳統的文化基因和集體記憶。隨著經濟發展和社會進步，眾多的集體敘事退出人們的視野，這些承載歷史的檔案文本是進行集體意識喚醒的關鍵素材。打造這些檔案記憶空間，有利于重塑身份認同，增強向心力。數字人文技術為檔案開發提供新空間，能夠在公眾需求的基礎上，使檔案從固態文本向動態影像轉變。通過可視化的工具和平臺，將檔案中分散的元素重新組合和串聯起來，借助新媒體等平臺，激發群眾的情感認同。上海檔案館打造的“檔案觀上海”平臺，利用人工智能、人機交互、知識圖譜、數據庫等技術，將檔案元素、知識圖譜和地理信息系統有機融合，受眾通過點擊即可生成每個建筑點位的檔案關聯可視化圖譜，從檔案中感知歷史變遷。

3.2.2發揮人工智能自主編研優勢。人工智能的語言理解、圖像識別、自然語言生成、機器學習、數據挖掘等技術可根據檔案結構、用戶個性化需求、目標等，提供定制化的檔案編研服務。檔案管理者要在數據化管理的基礎上，將人工智能分析嵌入數據平臺，使訓練好的模型集成到檔案管理系統中，發現數據背后的規律和趨勢，優化空間利用。比如，人工智能借助自助的分類、識別，為編撰大事記、專題匯編提供幫助，在節省人力的基礎上，實現資源優化配置。

3.3 激活檔案利用的多元主體

3.3.1精準畫像。隨著人工智能時代的到來，檔案利用的場景、方式、目標都在改變，檔案管理者的角色定位也發生變化，人工智能+檔案相結合能夠破解檔案利用精準化問題。在人工智能算法的基礎上，通過數據分析和挖掘，在用戶查詢利用的過程中對其進行精準畫像，從而了解用戶的偏好、需求、特征等，可以不斷橫向擴展服務范圍，形成“一模型、多應用”的服務體系，同時可以進行更多檔案業務場景建設的拓展，為用戶提供更加個性化、精準的服務和支持。比如在檔案掌上查詢利用中，后臺可對用戶檔案資料需求進行綜合分析，日常可為用戶推送相關檔案知識和史料，提升服務有效性。

3.3.2知識化服務。知識組織是在信息組織的基礎上，研究知識的獲取、描述、整理、表達、控制、共享等整個知識組織過程的理論和方法，包括知識獲取、知識表達、知識處理和知識共享四部分重要內容。檔案部門作為重要的知識組織，要以公眾需求為導向，細化檔案數據顆粒，借助自然語言處理（NLP）技術對檔案數據進行語義分析，通過定義人物、時間、地點、事件等多個描述維度，為檔案打上“標簽”，建立檔案數據標簽庫。通過將檔案原文內容的純文本集成處理和提煉總結，將其隱含性知識轉換為顯性單元，為公眾提供知識化產品，為上級決策、個人發展和理論研究提供知識增值、再生產服務。

3.3.3共享交換云平臺。該平臺是在打破數據孤島基礎上，通過提供共享平臺和云存儲技術，拓展信息的流通范圍和速度。傳統的信息傳遞方式受限于時間和空間的限制，而云共享則打破了這種限制，信息可以隨時隨地地進行傳遞和獲取。云平臺通過檔案資源共享、信息交流、智能應用和發展前景等方面的特點和優勢來滿足用戶的需求。在檔案利用領域，共享云具有巨大的潛力，可以為用戶提供更多的選擇和機會，促進社會的協同和共贏，已成為檔案利用領域新的增長點。

3.4 強化開發利用的服務支撐

3.4.1優化開發利用治理機制。建立以數據為核心的檔案治理結構，探索檔案信息化提升路徑，完善統籌協調工作機制，協調大數據等部門支持，從收集方式、安全防控、高效管理等方面系統推進，破解管理手段滯后、信息化程度不高等難題。加強電子檔案管理，對檔案標識符、門類代碼、主題、權限等基礎信息進行采集，建設與業務相互銜接的信息系統，細化“三合一”制度，實行動態管理，形成“臺賬式”“鏈條化”業務閉環，推進檔案工作融入單位業務全流程。

3.4.2構筑現代化人才支撐體系。實施人才強檔戰略，以協同化、系統化、一體化的理念完善檔案人才工作體系，創新檔案人才運行機制和組織模式，構建開發利用人才培養高地。要著力破解好引才難、留人難的問題，建立更加開放靈活的引才機制，突出以用為本的人才培養導向，完善人才激勵保障體系，更好釋放“人才第一資源”活力。要著力構建現代化人才保障體系，在職稱晉升、生活待遇等方面給予充分保障，解決后顧之憂。

3.4.3夯實資金保障體系。加大資金投入，嚴格落實《“十四五”全國檔案事業發展規劃》要求，為推動檔案事業治理體系和治理能力現代化提供堅實的資金保障。要明確重點，在數據賦能、數字檔案館建設、新技術應用等給予重點支持，提升信息技術利用能力。要將檔案利用作為重點投入方向，在基礎設置、人員培訓上給予扶持，保障資金的使用效率。

結語

新時代，檔案開發利用工作要廣泛運用數字化、智能化、標準化技術，健全高效精準的執行機制，夯實檔案數據資源基礎，推進檔案公共服務數字化，用數字化理念、技術和手段破解群眾“急難愁盼”問題，努力打造線上線下一體化的檔案服務體系，提升人民群眾的獲得感、幸福感。

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作者簡介：黃蔚（1981—），大學學歷，廣西廣播電視臺就職，研究方向：檔案研究利用等相關業務。