信息化技術在人事檔案開發利用中的應用方式探討

摘 要：隨著信息化技術的迅猛發展，其在人事檔案管理中的應用日益廣泛，為檔案的開發利用帶來新的可能性。具體應用方式包括電子化存檔、數據庫管理系統的使用、云存儲與云計算技術的引入，可以優化檔案管理流程，提高訪問和處理信息的效率。實踐應用過程中卻存在數據安全隱患、系統兼容性、技術維護成本高等問題。因此，必須強化數據加密措施、加強系統兼容性測試、降低技術維護成本，以便有效提升人事檔案信息化管理的安全性，從而實現技術的可持續應用。

關鍵詞：信息化技術；人事檔案；開發利用；應用方式

引言

在信息時代背景下，傳統的人事檔案管理模式已難以滿足現代學校的需求，信息化技術的引入不僅極大地提升了檔案管理的效率和安全性，還為檔案的多元化開發和深層次利用提供了強有力的技術支撐。對這些技術應用中出現的問題進行深入分析，并提出實際可行的解決措施，是當前研究的重要方向。因此，本文的研究不僅有助于推動人事檔案管理的信息化進程，也為相關領域提供了理論與實踐參考，具有重要的學術價值和實際應用意義。

1 信息化技術在人事檔案開發利用中的應用方式

1.1 電子化存檔

電子化存檔是將傳統的紙質檔案通過掃描、OCR技術轉換為電子形式，并存儲在計算機系統中。這種轉換涉及文檔的預處理，包括清理、矯正、分類，用來保證文檔的質量和掃描的準確性，隨后通過高精度掃描設備將紙質文件轉換為數字圖像，再利用OCR技術轉譯圖像中的文字內容，形成可編輯和搜索的文本格式。此外，電子化存檔還包括元數據的創建，即為電子文件添加關鍵的描述信息，如檔案編號、創建日期、關鍵詞等。這有助于未來的信息檢索和檔案管理，完成這些步驟后電子檔案將被保存在數據庫或專用的檔案管理系統中。電子化存檔的核心優勢是可以提高檔案的易訪問性和安全性。電子化存檔讓檔案從物理形態轉變為數字形態，可以大大減少物理空間的需求，同時可以提高信息的共享性。

2.2 數據庫管理系統

數據庫管理系統（DBMS）為人事檔案的存儲、檢索、管理提供結構化的技術框架。允許學校構建一個中心化的檔案庫，其中檔案數據以表格形式存儲，每個表格可以設計不同的字段來存儲教職工的各種信息，如個人資料、工作歷史、教育背景等。一方面，數據庫管理系統的一個關鍵功能是支持SQL（結構化查詢語言），這是一種強大的查詢語言，用于管理數據庫中的數據，它允許用戶執行復雜的查詢，如數據篩選、排序、匯總，這對生成報告和數據分析非常重要 [1] 。另一方面，數據庫管理系統在實際應用中通常與其他信息系統集成，如人力資源管理系統，以便實現數據的自動更新和實時訪問。因而當人力資源管理系統中的教職工信息更新時，這些信息可以自動同步到數據庫，從而可以保證檔案數據的時效性。此外，數據庫管理系統在人事檔案管理中的應用可以提升數據處理的效率，但同時也要求維護高水平的數據安全和隱私保護措施，以便防數據被泄露或未授權的訪問。

2.3 云存儲與云計算

云存儲與云計算在人事檔案開發利用中提供了一種高效、可擴展且成本效益高的數據管理方案。這種技術允許學校將大量的人事檔案存儲在遠端服務器上，而不是本地服務器或個人計算機上，不僅可以在全球任何地方訪問，還可以保證數據備份的自動化。首先，云存儲系統通常通過網絡連接提供數據存儲和訪問服務。用戶可以通過互聯網，使用任何支持網絡的設備，隨時隨地訪問存儲在云中的檔案，這種方式可以極大地提高訪問效率，減少學校對物理存儲設備的依賴，同時也可以降低數據管理的總體成本。其次，云計算技術可以進一步增強檔案管理的功能。云計算平臺除了基本的存儲服務外，還可以提供數據處理和分析的能力，學校可以利用云平臺的先進工具和算法進行數據挖掘和分析，以發現教職工數據中的模式和趨勢，這種數據洞察能力對于人力資源管理、教職工發展規劃、職稱評審等方面具有重要價值。再次，云計算平臺在操作模式上通常提供按需服務，學校可以根據實際使用的計算資源和存儲空間來支付費用。這種靈活的付費模式進一步降低技術成本，其中云服務提供商通常負責系統的維護、升級和安全防護，從而有利于降低學校自身在信息化技術支持方面的負擔。最后，盡管云存儲和云計算帶來了諸多便利，但也引入了新的挑戰，如數據安全和隱私保護問題。數據在傳輸過程中容易面臨被攔截和篡改的風險，而存儲在云端的數據則容易遭受非法訪問，所以選擇合適的云服務提供商，并采取有效的安全措施，對于保證人事檔案的安全和隱私至關重要。

3 信息化技術在人事檔案開發利用中的應用問題

3.1 數據安全隱患

第一，非授權訪問是數據安全的一大隱患。由于人事檔案包含大量敏感的個人信息，如教職工的個人基本信息、工作經歷、薪酬數據等，這些信息若被未經授權的人員訪問，將直接威脅到個人隱私和學校安全。第二，信息被泄露。信息被泄露發生在多個環節，包括數據傳輸過程中的被攔截、數據存儲環境的物理或網絡安全漏洞以及數據處理過程中的不當操作，都極易導致信息被泄露，會給學校發展帶來巨大的威脅。[2]第三，技術缺陷。軟件和硬件的漏洞容易被黑客利用來攻擊系統，獲取未經授權的數據訪問權，即使是小的配置錯誤或軟件缺陷，也會導致嚴重的安全漏洞，其中常見的技術缺陷包括不安全的編碼實踐、軟件更新、補丁管理不當使用已知存在漏洞的第三方組件。第四，社會工程攻擊是針對人事檔案數據安全的另一大威脅，攻擊者通過欺騙手段誘使教職工泄露密碼、安全令牌和其他敏感信息，這類攻擊通常通過偽裝成合法的請求或通過直接的人際交往來實施。例如，假冒上級主管部門發送急需響應的電子郵件或通過電話聯系教職工并偽裝成技術支持人員。第五，缺少足夠的安全意識培訓。由于安全意識培訓不到位，教職工會因不熟悉相關的安全政策或缺少相關知識，而進行不安全的操作，如使用簡單密碼、在公共場所訪問敏感數據、通過不安全的網絡連接訪問系統。

3.2 系統兼容性問題

第一，學校會使用多種不同版本的操作系統（如Windows、macOS、Linux等），而特定的人事檔案管理軟件只在某些特定版本的操作系統上運行最優化或者完全不支持其他操作系統，導致軟件在某些計算機上無法安裝或運行或者運行效果不佳，界面顯示異常，功能受限等。第二，軟件版本差異。隨著信息化技術的快速發展，軟件更新換代速度加快，新版本的人事檔案管理系統引入了改進的功能或更高的安全性，但老版本的數據不易遷移到新系統中或新舊系統在數據格式和處理邏輯上存在不兼容，導致數據同步困難或者數據丟失 [3] 。第三，硬件兼容性問題不容忽視。隨著技術進步，新型硬件的引入頻繁發生，但老舊硬件設備會不支持運行更新或更復雜的人事檔案管理軟件，導致新舊硬件之間的接口類型和數據傳輸速率不匹配，從而影響整個系統的性能和穩定性。第四，存在第三方插件和工具的兼容性問題。人事檔案管理系統需要與電子郵件系統、辦公軟件、其他業務管理軟件集成，以實現數據共享和業務流程的自動化，但不同供應商生產的軟件之間的兼容性問題會導致集成困難，從而使數據交換格式不一致、API接口不兼容等。第五，不同國家和地區會有不同的數據標準和語言要求，人事檔案管理系統需要適應這些差異以保證全球范圍內的無縫操作。部分學校的人事檔案系統不能有效支持多語言或符合各地的法規要求，從而限制其在國際市場的應用。

3.3 技術維護成本高

第一，硬件設備的維護和更新成本高。信息化技術依賴于計算機硬件，如服務器、存儲設備、網絡設施的穩定運行，但隨著技術的進步，舊的硬件設備需要定期更換或升級以支持更高效或更安全的軟件應用。這不僅涉及新設備的購買成本，還包括安裝和配置的費用，從而造成成本壓力。第二，人事檔案管理系統和相關的數據庫軟件通常需要購買許可證，并支付定期的更新和支持費用。但由于軟件供應商每年都會發布新的版本，包含安全修復、功能改進、新功能添加，導致學校為了保持系統的功能性和安全性，必須投入資金進行更新，從而使自身的成本壓力劇增。第三，數據安全和備份也是導致高昂維護成本的因素之一。保護存儲在系統中的敏感人事數據不受攻擊、丟失、損壞，需要投入昂貴的安全技術和工具，加之定期的數據備份和災難恢復計劃的實施也需要專業的技術和設備支持，從而導致學校的財務支出居高不下。第四，學校需要定期對技術支持團隊和用戶進行技術培訓，以保證他們能夠有效使用更新的系統和軟件。日常的技術支持和問題解決也需要專業人員的持續參與，這不僅包括內部教職工的薪資成本，還涉及外部顧問的費用。第五，系統的定制和集成導致高額的技術維護成本。人事檔案管理系統往往需要與其他應用（如財務系統、辦公自動化軟件等）集成，但這種集成需要定制開發以適應特定的業務需求和技術環境，從而會產生高額的開發和測試費用。

4 信息化技術在人事檔案開發利用中的應用對策

4.1 強化數據加密措施

首先，學校要采用AES（高級加密標準）和RSA公鑰加密等行業認可的強加密標準對存儲和傳輸中的數據進行加密，這些技術能提供可靠的數據保護，保證敏感信息的機密性。其次，學校采用端到端加密技術是加強數據保護的另一有效策略，端到端加密保證數據從發送方到接收方的整個傳輸過程都是加密的，使數據在傳輸途中經過任何中介點都無法解密[4]。再次，隨著計算技術的發展，舊的加密方法容易被破解，因而學校要定期審查和升級其使用的加密技術，以對抗先進的威脅，加密密鑰的管理也要遵循嚴格的策略，定期更換密鑰，并保證舊密鑰的安全銷毀，以便防止舊密鑰被濫用。最后，提高教職工對數據加密重要性的認識也是加強數據加密措施的一部分。為此，學校可以通過定期的安全培訓和教育，讓每位教職工理解其在保護敏感數據中的角色和責任以及如何正確實施數據加密措施，從而提升整個學校的安全防護水平。

4.2 加強系統兼容性測試

學校為了解決系統兼容性問題，加強系統兼容性測試是一項必要的措施，以便保證新引入的技術能夠與現有的系統環境無縫集成。首先，學校要建立一個多元化的測試環境。這些環境要模擬實際運營中容易遇到的各種情況。其次，在這個基礎上，學校要實施自動化測試腳本來檢查不同系統和應用之間的交互。自動化測試可以有效地覆蓋廣泛的測試場景，減少人工測試的負擔，同時快速識別潛在的兼容性問題。再次，學校要及時驗證不同系統間的API（應用程序編程接口）調用是否正常以及數據格式和交換協議是否能夠在各個系統之間正確無誤地傳輸數據。強化這一環節的測試可以避免數據丟失或錯誤，從而保證數據的一致性。最后，版本管理是加強系統兼容性測試的一個重要方面。為此，學校要保證每次軟件更新或硬件升級后，都能進行回歸測試，以驗證新版本是否與現有系統兼容，這樣可以在軟件正式部署前識別并解決版本升級引起的兼容性問題。

4.3 降低技術維護成本

首先，學校在選擇人事檔案管理系統和相關硬件時，要優先考慮提供長期支持和低維護需求的產品。開源軟件可以是一個成本較低的選擇，它省去了昂貴的許可費用，并且通常有一個活躍的社區支持其持續更新和安全補丁的發布 [5] 。其次，優化資源的使用也是減少維護成本的關鍵。學校可以通過虛擬化技術有效地利用其服務器和存儲資源，從而減少物理硬件的需求，降低能源消耗和空間成本。最后，學校要及時實施預防性維護計劃。學校要通過定期檢查和更新系統來避免成本高昂的緊急修復情況。為實現這一目標，要定期更新軟件，檢查硬件的運行狀況以及定期訓練技術人員以識別和解決潛在的問題。

結束語

綜上所述，在探討信息化技術在人事檔案管理中的應用過程中，盡管存在數據安全、系統兼容性、維護成本高等問題，但通過實施加密措施、強化兼容性測試、優化成本管理，這些挑戰可以得到有效控制，從而有利于學校在保障數據安全和降低成本的同時，充分發揮信息化技術的優勢。

參考文獻

[1]楊寶明.數字化時代人事檔案資源開發與利用分析[J].網絡安全和信息化，2024（03）： 26-28.

[2]韓煒.數字化在人事檔案管理中的應用[J].黑龍江檔案，2023（05）： 223-225.

[3]趙蒙蒙.信息化技術在人事檔案開發利用中的應用方式探討[J].蘭臺內外，2023（27）： 32-33+36.

[4]許銘洋.關于加強人事檔案利用促進人力資源開發的思考[J].辦公室業務，2022（16）： 157-158+164.

[5]李恩潔.淺析新時代人事檔案的開發與利用[J].蘭臺內外，2021（28）： 79-81.

作者簡介：薛元霞，大學學歷，山東省煙臺農業學校（中國農業大學煙臺研究院）館員，研究方向：檔案信息化。