醫院檔案管理工作現狀及改進策略分析

摘 要：檔案工作是醫院工作的重要組成部分，對醫院的發展來說是極為寶貴的財富。本文對醫院檔案管理工作的時代背景進行分析闡述，認為醫院檔案管理工作與新時代要求還有不小差距，主要表現在規范化建設有待提升、信息化層次不高、人員素質亟須提高、檔案服務水平較低、開發利用瓶頸突出。對標數字社會要求，醫院需要在規范化建設上筑牢根基、信息化建設上提檔升級、服務能力建設上高點定位、開發利用上彰顯擔當，推動醫院檔案管理走深走實。

關鍵詞：醫院檔案；現狀；改進策略

檔案工作存史資政育人，在醫院治理體系和治理能力建設上發揮著基礎性作用。隨著新一代信息技術的深度融合，檔案管理的技術環境和社會環境發生深刻變化，醫院檔案治理難度增加。為適應新形勢需要，醫院管理者要高點定位，整合優化治理要素，提升治理手段，把醫院發展的宏大歷程記錄好、留存好，為醫院高質量發展提供堅實保障。

1 新時代醫院檔案管理工作的背景透視

1.1 檔案管理環境深刻調整

醫院檔案管理的制度環境、技術環境發生了深刻變化，檔案治理面臨新的課題。一是新醫改制度環境。新醫改推動以治病為中心轉向以人民健康為中心，努力讓群眾少得病、晚得病、不得大病，著力解決人民群眾看病就醫的“急難愁盼”，構建有序的就醫和診療新格局，醫院管理向現代化轉型。這一過程人民群眾對檔案的需求與日俱增，迫切需要建立以人們健康為中心的檔案治理體系，滿足人民群眾就醫和健康需要。同時，在醫院管理轉型中，檔案作為資政參考和為民服務的載體，在推動決策科學化、提升群眾幸福感、獲得感上發揮著重要作用。二是信息技術環境。新一代信息技術的飛速發展，深刻改變了檔案管理的技術手段，推動檔案信息化向數據化轉型，醫院檔案面臨著更為復雜和緊迫的任務。比如檔案數據的保管和流通問題，如何在確保安全的前提下，實現患者數據的共享，提升醫院診療效率。在數字中國戰略指引下，居民健康管理要求提高，如何利用好上級政策推動健康檔案數據提檔升級等，這些都是醫院檔案需要解決的問題。

1.2 檔案數量顯著增長

當前，醫院服務項目越來越多，就醫體量不斷擴大，檔案數量快速增長。以居民健康檔案為例，過去受經濟條件和觀念影響，健康體檢人群較為有限，隨著經濟發展和認識的提升，體檢人數呈幾何倍數增長，檔案數量和管理任務相應增加。急劇增長的檔案數量催動理論與實踐的變革，不斷擴大的檔案增量存量規模勢必會給檔案治理帶來新的機遇和挑戰。同時，電子檔案不僅數量逐年增長，利用率也越來越高，對技術、平臺和全風險防控都有著更高要求，需要醫院對檔案信息資源更加敏感和靈活，加快數字化轉型步伐。

1.3 檔案質量要求更加嚴格

醫院檔案具有內容專業、知識復雜、主體多元等特點，加之檔案內容大多涉及患者的個人信息，對檔案質量和安全保管提出更高要求。比如近年來患者個人信息、診療資料被泄露的問題屢見不鮮，泄露普通患者醫療信息多是為了牟利，敲響了個人信息安全和隱私保護的警鐘，需要醫院從制度制定、流程設計、人員管理、技術保障等多個方面對檔案質量查漏補缺，杜絕此類事件的發生，也啟示醫院采取更具時代性和系統性的檔案治理之道。

1.4 檔案利用服務層次提升

數字社會建設的深入，“數據跑路”理念成為人們的行為習慣。利用者對醫院檔案服務提出新要求。比如通過“互聯網醫院”公眾號，群眾就可實現個人診療檔案查詢利用，打通檔案網上服務最后一公里，實現檔案的精準服務與利用。大數據時代的發展趨勢和利用者的實際需求，促使醫院將利用服務作為展示形象的重要窗口，加強檔案數據庫與平臺建設，協調整合檔案資源，多種途徑服務利用者。

2 新時代醫院檔案管理工作現狀

2.1 規范化建設有待提升

一是檔案管理意識不強。一些醫院對檔案管理工作重視不夠，將檔案管理與業務工作分割開來，形成“兩張皮”現象，認為檔案可有可無，不想抓、不愿抓的思想突出，從而導致檔案管理工作被動滯后。二是管理制度不健全。檔案管理的責任分配不合理，時常發生檔案信息登記錯亂、管理操作不規范、檔案收集不齊全不完整等情況，嚴重影響檔案管理效果。三是檔案管理力量薄弱。專職檔案管理人員缺失或是檔案人員身兼數職，對檔案工作投入精力不足，檔案沒有及時整理歸檔，影響利用的準確性和完整性。

2.2 檔案信息化層次不高

一是科技支撐作用不充分。硬件較為落后，系統不穩定現象突出，影響檔案的利用質效。比如雖然有些醫院將檔案系統服務器遷入云平臺，但實際運行網絡速度仍然較慢，且后臺存儲不夠和安全問題較為突出，在利用高峰期運行緩慢，整體不穩定。二是資金保障力度不夠，成為影響信息化建設的重要因素。目前，醫院自籌資金無法保障，造成智能化改造工作滯后，給檔案管理提檔升級造成不利影響。三是信息系統防范風險能力弱。作為信息化基礎的機房、運維監控、系統備份、系統應急、日常運行維護等保障能力薄弱，缺乏必要的人力、物力和財力保障，導致支持信息化建設運維的保障能力不足。

2.3 人員素質亟需提高

一是檔案法規和制度規范學習不及時。伴隨著檔案事業改革的不斷深入，指導檔案工作的相關規范調整頻次增多，但相關培訓工作整體滯后，檔案人員由于工作繁忙等原因，未能系統全面地進行深入學習和掌握。二是培訓針對性、實用性不強。上級部門組織的培訓與一線檔案工作急需的指導和專業知識仍有偏差，往往培訓內容較為宏觀，偏于理論指導，而醫院檔案人員不僅需要基礎理論更需要實戰具體應用的指導，供需雙方難達一致，致使培訓效果欠佳。

2.4 檔案服務水平較低

檔案服務轉型不夠及時，以利用者為中心的檔案工作理念尚未真正樹立起來。比如在資源建設上，局限于“三合一”制度的有關內容，對利用率較高的資源關注不夠，謀劃不深刻，造成供給能力與利用需求之間的矛盾較為明顯；檔案服務手段滯后，有的醫院基于患者信息安全的考量，仍采用傳統的服務方式，無法滿足利用者對高效快速的要求。同時，檔案服務技術水平較低，人工智能、大數據技術未與檔案服務有機融合，無法實現個性化、精準化服務，影響檔案工作的整體效能。

2.5 開發利用瓶頸突出

一是編研能力較弱。對于檔案如何服務醫院高質量發展認識不足，服務中心工作力度不夠，沒有從檔案中提煉出醫院發展的好經驗與好做法。二是賦能文化建設力度較弱。檔案中蘊含著豐富的人文精神，有助于提升醫院的知名度，但是檔案與文化建設結合不夠緊密，檔案元素開發效果較低，未能發揮檔案助力醫院文化軟實力建設中的作用。

3 新時代醫院檔案管理改進策略分析

3.1 在規范化建設上筑牢根基

檔案基礎業務建設是醫院檔案工作的基礎，要打牢基礎、夯基壘臺，提升標準化建設水平。一是優化管理制度。順應新醫改要求，建立完整、準確、科學的檔案管理制度，制定好貫穿檔案資源體系、利用體系、安全體系建設的全流程規則，以強有力的頂層設計推動檔案管理的標準化和規范化，確保檔案工作上下貫通、步調一致，切實提高檔案管理效率。二是扎實做好檔案分級分類。按照《檔案法》《機關檔案管理規定》和編制“三合一”制度的要求，細化檔案分類標準，對病案檔案、科研檔案、工程檔案等進行準確識別，制定合理檔案整理規則。對于病案檔案可以參照病種、診療方法、效果影響進行分類收集歸檔，同時做好有關檔案分級劃分，對屬于醫院核心競爭力的檔案資源給予重點保護，明晰查詢利用條件。要明確有關檔案的標識方法，比如編號類型、標簽樣式等，便于后期的查找和利用。三是優化檔案保管環境。檔案室建設關系檔案工作的長治久安，是維護檔案齊全完整的必要條件。醫院要加強檔案存儲環境建設，按照“八防”要求，做好檔案室或庫房的溫濕度條件，定期做好清理除塵工作，持續加強實體檔案防護能力建設，防止發生失泄密事件。

3.2 在信息化建設上提檔升級

智慧化、智能化是醫院檔案信息化建設發展的方向。一是發揮智能化管理優勢。人工智能、大數據技術在提升檔案管理中具有重要支撐作用。其中，人工智能技術在檔案分類管理和自動標識方面具有顯著優勢，能夠通過深度檔案學習，準確識別各類檔案資源，并做好相應的標簽管理，突破模糊查詢帶來的資源利用不充分問題，極大地提升檔案檢索的準確性；大數據技術在檔案數據挖掘和分析方面效果顯著，能夠發現醫院檔案蘊含的規律和經驗，研判未來的發展趨勢，為醫院科學決策提供支撐。比如對患者就醫檔案的數據可以分析某一時間段高發疾病和人群，有利于醫院及時進行科普宣傳、醫療物質籌備，為醫院應急管理提供經驗參考。大數據技術也提升了檔案的利用效果，大量的關聯資料呈現在利用者面前，科研人員可以方便地獲取大量的數據進行研究，教學人員可以利用真實的醫療案例進行教學，提高教學效果。二是推動資源跨部門、跨機構共享。在現代診療過程中，數據和資源共享顯得尤其關鍵，為準確判斷病情和方便患者提供強有力的保障。醫院要著力打破部門和機構壁壘，提升檔案數據共享和流通能力建設，實現檔案資源跨部門、跨領域共享。比如醫院內部學科精細化程度較高，傳統模式下這些檔案資源相互獨立，缺乏必須的數據整合和共享機制，難以形成多學科聯合會診，患者往往需要往返于多個部門。跨機構數據共享是醫療事業發展的大勢所趨，醫療機構、社會團體之間的科研、教學、診療日益密切，迫切需要更為全面、系統的檔案數據資源。醫院可與相關機構共同建設檔案數據共享平臺，根據工作需要上傳有關數據資源，為合作項目提供便捷的數據支撐，促進合作項目的更好發展。

3.3 在服務能力建設上高點定位

在借閱、復印、檔案查詢等傳統的檔案服務模式基礎上，醫院要逐步探索個性化、精細化的檔案服務新樣式，滿足醫護、科研人員、患者多樣化需求。一方面，醫院在大數據精準判斷用戶需求的基礎上，為用戶提供定制化檔案推送、查詢服務，比如管理人員可以根據用戶的興趣和愛好推送相關健康檔案知識，提供有關健康指導服務；針對某個科研項目，為相關人員提供醫療檔案病例、實驗數據等。另一方面，加強技術創新與應用。要將“互聯網+”、人工智能技術融入檔案服務機制建設中，精準研判社會環境、技術環境、需求環境、風險因素，借助知識圖譜等技術，建立以內容為主體、技術為支撐、管理為保障的檔案服務利用體系。比如在醫院就醫的App中嵌入人工智能技術，提供智能化、便利化服務，增強利用者的獲得感和幸福感。

3.4 在開發利用上彰顯擔當

檔案的獨特價值在于利用，醫院要深刻認識開發利用工作的重要性，發揮檔案在推動醫院高質量發展方面的作用。一是著力提升檔案開發意識。定期開展培訓活動，舉辦檔案利用宣傳講座、檔案歷史與價值解讀、檔案利用案例剖析等，提高有關人員的開發利用意識。加強對檔案人員編研能力的訓練，借助上級培訓、專家講座、檔案分析會等形式，提高檔案分析能力和水平。二是提高檔案資政水平。醫院檔案長期以來處于“沉睡”狀態，不利于檔案功能和價值的展現。檔案管理部門要圍繞醫院高質量發展要求，用活檔案資源，在患者服務、學科建設、科研項目上提供經驗支持。比如對于優化學科和人才建設，檔案管理部門可提煉檔案中蘊含治理經驗，為醫院決策部門提供有益參考。三是助力醫院軟實力建設。醫院文化建設已成為醫院競爭的重要因素，歷史傳統、人文精神、職業品格都凝結在檔案之中，是醫院軟實力提升的寶貴財富，將對醫療技術和服務提升起到帶動和整合作用。要加強院史的研究，定期修訂編纂，還原與傳承醫院真實發展脈絡，全方位、多角度地向社會各界傳播醫院的歷史和文化積淀。把檔案資源與文化建設有機結合，深入闡釋檔案中蘊含的厚重文化。比如有的醫院依托檔案資源建成院史館，打造文化建設新場域，用一件件檔案去觸動人心、溫暖人心、凝聚人心，為醫院高質量發展奠定思想基石。

結語

面對新形勢與新要求，醫院要切實增強檔案工作的責任感和使命感，提升管理規范化、制度化水平，扎實做好檔案數字化轉型發展，為利用者提供優質的檔案服務，切實服務好醫院的中心工作。不斷抓好人才培養和新技術應用，為檔案管理提質增效提供人才保障。持續深化檔案文化建設，挖掘更多具有時代價值的醫院人文情懷，不斷豐富醫院文化內涵，為醫護服務、向時代發聲。

參考文獻

[1]高大偉等.建設項目檔案治理研究：背景、裂隙與彌合[J].檔案管理，2023（09）：15.

[2]董媛媛.淺談醫院檔案管理存在問題與解決對策[J].黑龍江檔案，2023（12）：30.

[3]董媛媛.淺談醫院檔案管理存在問題與解決對策[J].黑龍江檔案，2023（12）：30.

作者簡介：胡濤（1982—），大學學歷，陜西省勉縣醫院館員，研究方向：醫療衛生檔案信息化管理。許江濤（1974—），大學學歷，陜西省勉縣醫療保險業務經辦中心副研究館員，研究方向：醫保檔案的信息化管理。晏娟（1984—），大學學歷，陜西省勉縣職業教育中心講師，研究方向：學校檔案信息化建設、管理。