新時代職業院校檔案利用工作存在的問題與對策

摘 要：當前，職業院校發展邁入了高質量發展階段，教育教學、教研科研以及管理活動中產生了大量具有保存價值的信息資料，做好這些信息資源的開發利用，有利于進一步提升職業教育事業高質量發展。本文以《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）、《中華人民共和國檔案法實施條例》（以下簡稱《實施條例》）的實施為背景，簡要分析了新時代職業院校檔案利用要求方面的新變化以及檔案利用領域的價值特征，進一步討論了檔案利用存在的現實問題，并有針對性地提出具體對策，為做好新時代職業院校檔案利用工作提供有益的參考和指導，不斷提升職業院校檔案工作整體質量和水平，助力新時代職業教育事業高質量發展。

關鍵詞：檔案利用；檔案管理；新時代；職業院校

概述

黨的十九大報告提出中國特色社會主義進入了新時代。新時代，職業教育吸引力、影響力、競爭力持續增強，職業教育面貌也發生了歷史性與格局性的變化。2021年，全國職業教育大會召開，為新時代職業教育發展擘畫了宏偉藍圖。根據教育部發展規劃司發布的《2023年全國教育事業發展基本情況》公布的數據顯示，2023年，我國中職學校共7085所，在校生1298.46萬人，專任教師73.48萬人，校舍面積3.02億平方米，生均儀器設備值9471.91元，均較2022年有了一定增長。無論是辦學規模、在校師生人數，還是辦學條件均呈現出較大發展。檔案，作為職業院校教育教學、教研科研以及管理活動中形成具有保存價值的信息資源，做好這些信息資源的開發利用，助力職業院校教育教學、教研科研及管理工作高質量發展，也有利于推動職業教育事業的可持續發展。

1 新時代職業院校檔案利用要求變化

1.1 檔案利用法律確權

《檔案法》《實施條例》以及《高等學校檔案管理辦法》均就檔案利用的權利保障做出了相應的規定。其中《檔案法》第五條明確規定“一切國家機關、武裝力量、政黨、團體、企業事業單位和公民都有保護檔案的義務，享有依法利用檔案的權利”。這是從法律上確定了機關及個人享有利用檔案的權利。《實施條例》第四章專門規定檔案利用的方式、內容及要求。《高等學校檔案管理辦法》第八條第六款把“開展檔案的開放和利用”作為高校檔案機構九項管理職責內容之一。從這些法律法規及部門規章的規定和要求來看，做好檔案利用工作是保障公民檔案利用權利的具體舉措，使檔案利用權的保障更具法律約束力。職業院校檔案管理部門應主動采取措施，拓寬檔案利用渠道、創新檔案利用方式，不斷滿足廣大師生日益增長的檔案利用需求。

1.2 明晰檔案開放義務

《檔案法》《實施條例》以及《高等學校檔案管理辦法》也就檔案利用的義務履行做出了具體的要求。《檔案法》第十條規定，各類檔案館負責“提供利用各自分管范圍內的檔案”，第二十條就其密級變更和解密做出了具體辦理規定。第二十八條明確提出“積極為檔案利用創造條件，簡化手續，提供便利”，而且還突出強調無論是單位還是個人，只要“持有合法證明”，即可“利用已經開放的檔案”。《實施條例》提出檔案館要“建立健全科學的查閱利用規范”“要明確檔案利用的條件、范圍、程序等”。《高等學校檔案管理辦法》也規定了高校檔案應“設立專門的閱覽室”“編制必要檢索工具”“為社會利用檔案創造便利條件”。作為新時代職業院校檔案管理部門，要切實履行檔案利用中應盡的義務，為廣大師生利用檔案創造更加便利的環境和條件。

1.3 歸檔檔案利用救濟

新時代，公民權益保障和維護更加規范。新修訂的《檔案法》《實施條例》在賦予了機關、企事業單位等組織和公民享有檔案利用權利的同時，也規定了阻礙權利實現的具體救濟途徑。《檔案法》第二十八條規定，檔案館不按規定開放利用的，可向檔案主管部門投訴。這也是檔案管理領域中首次明確以法律的形式規定了檔案利用權利救濟途徑[1]。新時代的職業院校檔案管理部門要有強烈的責任感和使命感，主動作為，以實際行動維護廣大師生檔案利用的權利。

2 新時代職業院校檔案利用價值特性[2]

2.1 歷史性與現實性

職業院校檔案是學校招生、教師教學和科研等過程中產生的，從其產生及利用價值角度分析，有其歷史性和現實性。所謂歷史性，就是指這些檔案真實記錄了職業院校教學管理，具有“存史”功能。通過查閱、檢索檔案，可以還原職業院校不同時期教育教學、科研的本來面貌。所謂現實性，就是指通過對職業院校檔案內容的編研分析，總結成功做法，分析經驗教訓，為新時代職業院校教育教學管理提供憑證、參考等現實價值，發揮其“資政”功能。

2.2 原始性與開發性

職業院校檔案與職業院校教育教學活動密切相關。一方面，職業院校教育教學活動的開展進一步豐富了檔案內容；另一方面，職業院校檔案真實記錄、全程見證了職業院校教育教學發展、壯大，具有客觀性與原始性，可直接作為評先評優、教學評估的重要依據。如將科研類、教學類、出版物類檔案資料匯編，能夠直接展現職業院校教學成效。此外，根據館藏檔案資源，按照一定的主題，進行二次或三次檔案編研開發，形成新的編研成果，能夠進一步發揮職業院校檔案的利用價值。

2.3 專有性與公共性

從檔案價值權屬特征來看，高職院校檔案具有專有性和公共性。從專有性角度來看，高職院校檔案屬于其院校所有，是高職院校廣大師生及行政管理者集體智慧的結晶，不會無條件地被其他組織或個人利用，具有一定的排他性。尤其是在一定的保管期限內，不對外公布。公共性則是指隨著時間的推移，滿足解密公開條件，需要對社會公布，這時高職院校檔案具有了公共屬性，為更大范圍內的組織或個人提供檔案利用服務。

3 新時代職業院校檔案利用現實問題

3.1 利用對象：內容不夠豐富

職業院校檔案利用的對象，即檔案。就檔案本身而言，重管理、輕利用以及重教育教學輕檔案工作思維認識的影響，導致職業院校檔案存在著門類不全，教學類、學生類、財會類和科研類檔案數量和規模收集較為全面，而黨群類、行政類、儀器設備類、出版類收集數量和質量相對薄弱。從歸檔的檔案內容來看，行政管理的文書類檔案居多，而教育教學的業務類檔案相對較少，反映就業、科研等文件資料較少，且文件材料收集不夠全面、完整。綜上，從整體來看，由于受思想認識、專業能力及經費投入等因素影響，職業院校檔案館館藏檔案的門類及載體形式結構單一，檔案信息化、數字化管理進程緩慢。

3.2 利用主體：利用目的單一

高校檔案信息資源開發利用的途徑和方法主要為接待查詢、編研利用和網絡服務[3]。從職業院校檔案利用情況的實際調查統計分析，走進檔案館查詢、檢索和利用檔案的多為職業院校的行政管理部門及人員，檔案利用的主體面較窄。而且檔案利用的內容多為基建檔案、人事檔案、文書檔案和財會檔案，主要用于職業院校基建工程的核算決算、人員交流或任職提拔，行政管理方面的決議決定、制度或會議紀要以及財務審計等，而職業院校的教師、科研人員及學生的檔案利用數量和規模相對較少，主動查找檔案用以學術研究的更少。

3.3 利用機構：基礎條件薄弱

新時代，隨著職業院校的改革發展，檔案在教育教學管理、學生就業服務、自我宣傳中的作用日益突出。大數據、云計算、區塊鏈、時間戳等現代信息技術在檔案管理中的運用，加速改變著檔案利用的途徑和方式，使檔案利用更加的便利化和安全性。但職業院校檔案利用基礎條件相對薄弱，主要表現在自我宣傳不夠，外界不了解檔案利用的內容、途徑的現象較為突出。重管理、輕利用的現象依然存在，重視收集、整理等檔案管理業務，編研、利用檔案較少。新時代職業院校檔案利用的手段和方式滯后于信息技術的發展進步，傳統管理思維依然影響并制約著檔案利用重要性的認識，檔案開發利用方面的人財物投入，滯后于檔案收集、整理。

4 新時代職業院校檔案利用路徑策略

新修訂實施的《檔案法》《實施條例》《高等學校檔案管理辦法》均設有“檔案的利用和公布”專門章節，以法律條例和部門規章的形式規范了檔案利用的內容、范圍和要求，這些都為新時代職業院校檔案利用提供了根本保證。針對新時代職業院校檔案利用存在的現實問題，要有針對性地采取措施，不斷豐富檔案利用內容、拓寬檔案利用路徑、提升檔案利用效果，助力新時代職業院校教育教學的繁榮發展。

4.1 優化檔案資源結構，支撐檔案利用數量與質量

從職業院校檔案利用的短板弱項來看，影響其利用工作的關鍵在于館藏檔案資源結構單一，數量和質量有待提升。因此，新時代職業院校檔案利用工作的突破口在于優化檔案資源結構，切實解決館藏的檔案資源無法滿足廣大師生及管理者的現實需求問題。因此，優化檔案資源結構是支撐檔案利用數量和質量的關鍵。首先，廣泛收集。作為提供檔案信息公共服務的機構，應積極探索供給側結構性改革[4]，優化檔案資源供給結構和內容，按照《高等學校檔案管理辦法》的相關規定和要求，全面做好黨群、行政、學生、教學、科研、基建、設備、產品生產、出版物、外事、財會等各個類型的檔案資料的收集整理。既要收集整理紙質類檔案，也要收集電子、照（膠）片、錄音錄像等特殊載體形式的檔案，豐富職業院校檔案內容和形態。其次，強化指導。作為職業院校檔案管理的專業機構，檔案館要主動與各學科之間聯系，深入到教育教學一線，強化檔案收集整理、歸檔的業務指導。重點關注職業院校改革發展中的重大問題、重要舉措，跟蹤教學、科研、管理等領域的發展方向，切實做到院校工作進展到哪里，檔案工作就延伸到哪里[5]。最后，注重宣傳。吸引廣大師生走進檔案館，前提是要讓檔案利用者知曉館藏的檔案資源情況。可通過舉辦檔案展、制作宣傳海報、舉行檔案知識競答，“國際檔案日”“檔案宣傳周”等特殊時間節點，邀請師生代表走進檔案館，親身了解、感受檔案的魅力。還可以在校園網等局域網平臺，設立檔案編研成果展示等，激發人們利用檔案的愿望和熱情[6]。

4.2 深化檔案價值認識，拓寬檔案利用廣度、深度

職業院校檔案在教育教學、科研、行政管理中發揮著十分重要的作用，針對當前檔案利用目的單一、利用價值認識趨同等問題。首先要樹立正確價值觀。要有針對性地加強檔案應用領域的價值宣傳，引導檔案利用者全面認識檔案價值，拓寬檔案利用的廣度。其次要構建檔案價值認識體系[7]。具體來說就是要從主體、客體及中介三個方面構建檔案價值認識系統。一方面，要提升高職院校檔案收集、整理、保存、利用等管理水平，建立良好的檔案利用制度，提高檔案在利用者心中的分量。另一方面，內外部環境的影響。高職院校內部要加強檔案利用工作的宣傳引導，包括檔案利用的途徑、方式以及重要性。外部則主要針對高職院校自身之外的機關、企事業單位、群團組織的宣傳，在全社會培育濃厚的檔案利用氛圍，加強檔案法律法規、檔案利用方針政策的宣傳，增強全社會的檔案意識。讓檔案利用者進一步深化檔案價值認識，促進其自覺走進檔案館，在利用檔案過程中實現其預期目的，這是激發職業院校檔案利用的內生動力。

4.3 實化檔案利用條件，夯實檔案利用硬件、軟件

職業院校要加強檔案室的軟件及硬件建設[8]，從硬件方面來看，要圍繞檔案利用的便捷度、安全性和高效率，改善檔案館硬件設施和條件。例如，從便捷度看，采用RFID管理檔案館，實現自助檔案借閱、歸還，提高檔案利用自主水平。從安全性來看，按照“八防”的標準做好檔案庫房建設，添置必要的除濕機、恒溫機、掃描儀、刻錄儀、計算機等儀器設備，確保檔案利用全過程的安全。從高效率看，要加快推進“存量數字化、增量電子化”進程，開通網上一鍵通辦平臺，為檔案利用提供全過程、無障礙服務。從軟件方面來看，要重點圍繞優化檔案利用服務體驗著力。例如，簡化檔案借閱、歸還業務流程，開通網上檢索、查詢自助服務，完善職業院校檔案利用各項規章制度，建立線上線下一體服務機制。例如，創新工作機制，實行雙軌制身份審查，建立線上線下檔案利用同步審核，提高檔案利用效率；完善利用效果追蹤機制，通過郵件咨詢、電話回訪、利用效果評價等形式，持續關注檔案利用效果體驗，并將其作為優化和改善檔案利用重要信息參考。此外，職業院校檔案工作者要樹立服務意識，常態化開展問卷調查，做到問需于民、問計于民，針對師生關注的熱點、難點問題，主動開展送檔服務。

結語

檔案利用是發揮檔案價值的具體舉措。新時代職業院校改革發展過程中會面臨諸多新情況與新問題，要善于在檔案中尋找答案，持續優化館藏檔案資源結構，深化檔案價值極端重要性認識，夯實檔案管理基礎條件，切實充分發揮職業院校檔案“存史資政育人”的價值功能，為職業教育高質量發展做出蘭臺人應有的貢獻。

參考文獻

[1]王改嬌.從檔案利用權視角考量新修訂《檔案法》[J]中國檔案，2020（9）：22-24.

[2]周青云.論高校科技檔案的價值與開發利用[J]中共鄭州市委黨校學報，2005（4）：111-112.

[3]彭韶霜.論高校檔案信息資源的開發利用[J]湖南人文科技學院學報，2008（4）：148-150.

[4]侯英杰.基于供給側結構性改革的高校檔案工作發展思路探析[J]中國檔案，2018（2）：44-45.

[5]姜萍.高校檔案資源建設的思考[J]中國檔案，2010（10）：50-51.

[6]姚青.淺談高校檔案的利用[J]濟寧師范專科學校學報，2006（6）：91-92.

[7]王英，舒潔，張睿嬋.基于扎根理論的用戶檔案價值判斷影響因素研究—以綜合檔案館的檔案利用者為例[J]山西檔案，2021（2）：144-154.

[8]張志鷹.新時代職業學校檔案開發利用問題探析[J]城市情報，2023（7）：107-109.

（作者單位：煙臺市蓬萊區職業中等專業學校）