檔案開放與檔案利用關系探析

李浩

摘? 要：通過對全國綜合檔案館檔案開放與檔案利用、歷史檔案開放與利用和現行文件利用的情況統計分析，得出檔案利用率并沒有隨著檔案開放率的增加而增加，檔案開放與檔案利用的關系并不成正相關關系的結論。據此，對影響檔案開放與檔案利用的關系的外在因素、檔案自身的因素、開放檔案的利用者歷史工作者因素和檔案利用率因素進行分析思考，認為最主要的因素是檔案自身的因素，檔案開放與檔案利用的內在關系還需繼續討論。

關鍵詞：檔案開放;檔案利用;影響因素;利用者;利用率;檔案編研

Abstract： Through the statistical analysis of the openness and utilization of archives， the openness and utilization of historical archives and the utilization of current documents in the national comprehensive archives， it is concluded that the utilization rate of archives does not increase with the increase of the open rate of archives. Not a positive correlation conclusion. Based on this， this paper analyzes and thinks about the external factors that affect the relationship between the opening of archives and the utilization of archives， the factors of the archives itself， the factors of the users of the open archives， the factors of the historians， and the factors of the utilization rate of the archives. It is believed that the most important factor is the factor of the archives itself. ， the internal relationship between archives opening and archives utilization needs to continue to be discussed.

Keywords： Archives opening; Archives utilization; Influencing factors; User; Utilization rate; Archives compilation and research

對于檔案開放與檔案利用關系，學界大都認為：“檔案開放的目的就是降低檔案使用的門檻，放松對檔案信息的控制，方便利用者的使用。”[1]“檔案的開放，擴大了檔案的利用范圍，同時也提高了檔案的使用頻率。”[2]“開放檔案使檔案信息服務利用面更廣，利用率更高”，[3]而“做好開放工作是提高綜合檔案館利用率，擴大利用范圍的最有效的方法”。[4]總之，檔案開放得越多檔案利用得就越多。

新《檔案法》最大亮點之一就是縮短了檔案開放期限，由原來的30年縮短為25年。其理論基礎正是基于這種對檔案開放與檔案利用關系的認識。長期以來，我國檔案館的檔案利用率持續走低，檔案開放期限的設置就被認為是其原因之一。對此，甚至有學者建議“不設置30年的開放期，而是從檔案形成之日起就對社會、公民開放”。[5]因而，對于縮短檔案開放期限，學界大都認為，“為了擴大檔案開放和利用，提高檔案開放效率，新《檔案法》將檔案開放期限由原來的30年縮短為25年”，[6]“掃清了檔案開放利用工作中的部分阻礙，一定程度上可為開放利用工作提效增速”。[7]

很顯然，從上述中可以看出，檔案開放對于檔案利用有著積極的促進的作用，檔案開放與檔案利用是正相關關系。然而，我國的檔案利用卻是長期在低谷中徘徊，這是檔案開放的力度和數量不夠造成的，還是設置檔案開放期限的法律制度造成的呢？檔案開放對檔案利用的促進作用究竟有多大呢？這里就結合統計數據來探討檔案開放與檔案利用的關系。

1 從檔案開放與檔案利用統計情況中看其關系

理論上認為檔案開放與檔案利用的關系是檔案開放得越多檔案利用得就越多，這里從檔案開放與檔案利用統計情況入手進行分析。

這里將統計情況分為三類：一是全國綜合檔案館的檔案開放與檔案利用情況;二是歷史檔案開放與利用的情況;三是現行文件（已公開政府信息）利用的情況。

1.1 全國綜合檔案館的檔案開放與檔案利用情況分析。對于全國綜合檔案館的檔案開放與檔案利用情況，這里的統計數據是來自國家統計局國家數據網站的統計數據，[8]具體情況見全國綜合檔案館1991—2020年館藏檔案開放與利用統計表。

從表1可以看出，全國綜合檔案館的檔案利用率并沒有隨著檔案開放率的提高而提高，而從1993年至2000年檔案利用率不僅沒有隨著檔案開放率的提高而上升，反而在下降，2016年至2020年同樣的情況又出現了。這說明檔案開放率與檔案利用率并不成正相關關系，而且，檔案利用率從1991年以來基本上一直呈持續下降態勢。如果說，檔案開放率與檔案利用率受到檔案館館藏量的影響，不能完全反映真實的檔案開放與檔案利用的關系，那么，檔案開放與檔案利用的絕對數應該能真實地反映兩者之間關系的。表2是全國綜合檔案館1991—2020年館藏檔案開放與檔案利用數量情況統計。數據同樣來源于國家統計局國家數據網站[9]。

從表2可以看出，全國綜合檔案館館藏檔案開放數量從1991年至2020年一路增加不斷升高，檔案開放的絕對數量越來越多，顯然是不斷加大的檔案開放力度促成的。而檔案利用數量則沒有隨著檔案開放數量的增加而增加，而是基本處在一個變化很小的水平直線中。檔案利用數量與檔案開放數量增加的幅度拉開距離，漸行漸遠，甚至越來越大。

從檔案開放與利用的絕對數量上來看，從1991年至2020年檔案開放數量增加了5.96倍，雖然檔案利用的數量也增加了1.2倍，但是，如果將時間拉長，在一個更大的時間范圍尺度來看，就不一定是增加了。據統計，1987年全國綜合檔案館館藏檔案的利用數量是2250.94萬卷件次，[10]這比2017年2077.95萬卷件次最高值還多。而1988年正是《檔案法》實施的起始年，也是將檔案開放列入《檔案法》的法律規定的起始年，經過30多年的持續檔案開放，開放檔案的數量大幅度地上升，但檔案利用的數量可以說在這30年內基本沒有變化。這說明從檔案開放與檔案利用絕對數量上來看，它們之間也不成正相關關系。

1.2 歷史檔案開放與利用的統計。從全國綜合檔案館1991—2020年館藏檔案開放與利用情況來看，檔案開放與檔案利用關系并不是正相關關系。

這里可能有各種各樣的原因，檔案開放率低是不是一個原因呢？畢竟全國綜合檔案館1991—2020年館藏檔案開放率平均只有23.02%，最高也不過是30.58%。有不少學者就指出：“如此低的檔案開放率直接影響著我國檔案利用率的提高。”[11]“檔案開放率不高導致檔案利用率偏低。”[12]“在檔案開放上，相較于西方國家70%～90%的開放率，我國還有很大差距。受制于檔案開放率，檔案利用率近年來也持續萎靡。”[13]

檔案館的館藏檔案如果大部分都開放了，也就是達到西方國家70%～90%的開放率，是不是就可以提高檔案利用率呢？雖然我國綜合檔案館的館藏檔案開放率平均只有23.02%，但是，還真有個別的檔案館開放率達到西方國家70%～90%的開放率。如我國第一歷史檔案館1996—2013年的檔案開放率，就達到這個標準了，其檔案開放率最高為87.80%，最低為78.01%，平均為86.72%。具體統計見表3第一歷史檔案館1996—2013年館藏檔案開放與利用統計表。數據來源于1997年至2014年的《中國檔案年鑒》[14]。

從表3中可以看出，第一歷史檔案館1996—2013年檔案開放率最高為87.80%，最低為78.01%，平均為86.72%，這已經與西方國家70%～90%的檔案開放率基本相等。而其檔案利用率最高為3.49%，最低為0.02%，平均為0.40%，卻是大大地低于1991—2020年全國綜合檔案館館藏檔案利用率最高為9.72%、最低為2.56%，平均為4.49%的數值，綜合檔案館檔案利用率平均值幾乎是第一歷史檔案館10倍還多。

第一歷史檔案館的館藏檔案利用率并沒有隨著檔案開放率的提高而提高，也沒有因為高達86.72%的檔案開放率而提高檔案利用率，反而檔案開放率與檔案利用率差距更大，檔案開放率是檔案利用率的215倍。在這18年中，雖然檔案開放率曾一次增加近10%（實際檔案開放數量并沒有增加），但是，其檔案利用率并沒有隨之增加，反而有所下降。而且，其檔案利用率除2004年略有增加外，其他時間基本沒有變化，其趨勢基本是在一條直線上。這說明檔案開放與檔案利用之間，館藏檔案就是大部分都開放了，也不能提高檔案的利用率，其不成正相關關系。

1.3 對現行文件利用的統計。對于歷史檔案開放與利用的情況，也許會有人說，第一歷史檔案館的館藏檔案離現實太遠，所以，利用的人不是很多的。因為，“檔案價值的變化大體上有兩種情況：一種是隨著時間的推移檔案價值呈上升趨勢;另一種是隨著時間的推移，檔案價值呈下降趨勢。在現實生活中，絕大多數檔案的價值變化是按后一種模式進行的。換言之，絕大多數檔案的價值量的大小與其保管時間長短成反比關系”“事實上，絕大多數檔案的價值是隨時間的推移而遞減的”。[15]這也是呼吁縮短或者不設置檔案開放期限的原因之一。

檔案館開展的現行文件（已公開政府信息）利用，既是響應政府信息公開，也是檔案提前開放工作的一部分。現行文件（已公開政府信息）都是開放，對其利用的統計可以直接反映貼近現實的檔案價值最高階段的利用情況。

表4是全國綜合檔案館2006—2020年現行文件利用統計情況，數據來源于國家檔案局網站[16]。可以看出，全國綜合檔案館2006—2020年的現行文件利用情況，雖然有幾次小幅上升，但是總體呈下降趨勢，尤其是近幾年下降的幅度更大。

由于沒有全國綜合檔案館館藏現行文件的具體數量，無法確定現行文件的利用率以及其開放與利用之間的關系。這里將館藏檔案與現行文件利用進行比較，從中間接地看看現行文件開放與利用的情況。表5是全國綜合檔案館2006—2020年館藏檔案與現行文件利用統計比較。

從表5中可以看出，全國綜合檔案館2006—2020年館藏利用現行文件占利用檔案的比例，最高是10.21%，最低是1.10%，平均是5.48%。利用檔案是利用現行文件的倍數，最高是90.54倍，最低是9.79倍，平均是27.72倍。按理論說越是近期的，其價值越大，利用者越多，反之價值越小，利用者越少。應該是現行文件的利用數量越來越多才對。因為，不僅現行文件離現實最近，而且，雖然沒有館藏現行文件的具體數量，但是，隨著館藏現行文件不斷地積累得越來越多。這些積累得越來越多的現行文件，本身在檔案室已經是現行檔案了。即便是已經接近10年的現行檔案也比檔案館的館藏檔案離現實近（因為，檔案館的館藏檔案至少都是10年前的檔案），其價值應該更大，利用者應該更多，并且應該是越來越多。應該是現行文件利用得越來越多，館藏檔案利用得相對越來越少才對。而從表5中卻看出，檔案利用有略微增長的趨勢，現行文件利用卻是呈下降趨勢，兩者之間并不是在縮小距離，更不是現行文件利用超越檔案利用。很顯然，檔案開放（現行文件）與檔案利用并不成正相關關系。

2 對影響檔案開放與檔案利用關系的思考

2.1 外在因素的影響。檔案利用率低的因素主要分為兩類：一類是檔案館的因素，一類是檔案利用者的因素。對于檔案館的因素有檔案開發、檔案利用服務、檔案管理等。檔案利用的方式不斷出現新的形式，越來越多樣化。在檔案管理方面，檔案信息化建設取得了巨大的進步，不僅采用了現代信息技術管理檔案，還出現了一大批數字檔案館，使檔案管理水平得到了極大的提高。同樣經過幾十年努力，公民社會檔案意識得到了增強，高等教育也得到了大面積的普及與提高。應該說檔案利用率不說有大幅度的提升，也應當有所提升。顯然，外在因素對檔案利用的影響并不大，并不是關鍵的因素。當然，這不是說這些方面做得就很好了。應當認識到在這兩方面還有許多不足的地方，仍然有很大的提升空間。

2.2 檔案自身因素的影響。影響檔案利用率最主要的因素是檔案的憑證價值。檔案的憑證價值有兩大特點：

一是檔案憑證價值的專指性特點。檔案憑證價值在一般情況下只與其有關聯的當事人或社會組織產生利用和被利用的關系，而與其他沒有關聯的人在一般情況下是不會產生利用和被利用關系的。因為，檔案的憑證價值只有與其有關聯的當事人或社會組織能起到憑證作用，與其沒有關聯的人是起不到憑證作用的。

二是大多數情況只有有關聯的當事人或社會組織出現了問題才會利用檔案的憑證價值解決問題，而一般情況下卻不會去利用檔案的憑證價值。檔案的憑證價值一般情況下被利用者利用是有條件的，“檔案館館藏的大量有憑證作用的檔案，只有在國家、社會組織或個人的權益受到影響、侵害、損失或發生權益糾紛時，有關社會組織或個人才會對它們產生利用需求”，[17]這時檔案利用者才會去利用檔案的憑證價值解決或處理有關問題。正是檔案憑證價值這兩大特點，使得檔案的利用率不高。由于“專指性是利用檔案中最基本的和普遍的屬性”，而“絕大部分利用者到檔案館來查閱檔案時，都有明確的目標和專門的要求。

在此類情況下，利用者只需要利用極少量能解決他的問題的檔案，而檔案館中其余數以萬計的案卷對他來說是無關緊要的”，[18]且“國家、社會組織、個人的權益受到了影響、侵害、損失或發生了權益糾紛，雖然可以憑借檔案館保存的檔案使問題得到解決或處理，但所造成的不良影響一般難以完全消除，損失一般難以完全挽回，因而任何社會組織和個人都不希望此類問題發生”，[19]所以，利用檔案最基本價值——憑證價值者并不會很多，即便是這些檔案成為開放的檔案，也不會有更多的與其沒有關聯的利用者去利用這些檔案。

當然，檔案并不是只有憑證價值，檔案還有參考價值、歷史價值、文化價值等。特別是檔案的文化價值一直是檔案人注重的檔案開放價值，通過幾十年的開放開發，也取得了一定的效果。但是，與理想中的狀態還相差甚遠。

2.3 開放檔案的利用者歷史工作者的影響。對于檔案開放，《檔案法實施辦法釋解》的解釋是：“檔案開放是指由將原來處于封閉狀態的檔案依法向社會公開，供社會各方面利用，將過去控制在一定范圍內使用的檔案轉變為供社會利用。”[20]也就是說，開放檔案的利用者是社會各方面的人士。究竟哪些社會各方面的人士利用開放檔案呢？最多的是歷史工作者。可以說檔案開放與歷史工作者淵源最深。

其一，最初開放檔案是為歷史工作者開放歷史檔案。我國檔案開放源于1980年。1980年3月17日，國家檔案局印發《關于開放歷史檔案的幾點意見》（國檔發﹝1980﹞088號），此意見經黨中央、國務院領導同志批準。意見提出：“一是一九四九年以前的歷史檔案，即國民黨統治潰滅以前的舊政權檔案，除了極少數部分必須加以限制外，擬向全國史學界和有關部門開放;二是一九四九年以前的黨的革命歷史檔案，除某些特定部分須限制利用外，擬向搞黨史研究的部門開放。”[21]從中可以看出，開放檔案首先開放的是歷史檔案，而且是為歷史工作者開放歷史檔案的。

其二，呼吁檔案開放最早者和最多者是歷史工作者。呼吁檔案開放最早者是歷史工作者。早在“1979年10月，國家檔案局、中國社會科學院聯合召開歷史檔案工作座談會，就歷史檔案的利用和開放問題進行熱烈的討論，歷史研究人員強烈呼吁開放檔案”。[22]而呼吁檔案開放最多，并要求加大檔案開放力度開放更多的檔案的也是歷史工作者。有檔案學者做了利用需求調研，在“調研中72%的歷史學者認為他們利用檔案最大的障礙是檔案館以保密或以所利用的檔案不屬開放檔案范圍為由不提供利用”。[23]

其三，開放檔案利用者最多的是歷史工作者。對于檔案利用一般分為工作查考、經濟建設、編史修志、學術研究等。工作查考、經濟建設大都是與之相關的內部人員利用檔案，利用的檔案既有未開放的檔案也有開放的檔案，但一般以未開放的檔案為主。因為離現實越近的檔案其價值越大。編史修志、學術研究利用的檔案多數都是已開放的檔案，尤其是以歷史研究為主的學術研究利用基本都是利用的開放檔案。近些年來興起的民生檔案利用，雖然占了利用檔案的絕大多數，但其利用的基本都是未開放的檔案，因為，涉及民生的檔案大都具有隱私性，不在開放之列。

利用開放檔案最多的是歷史工作者也與檔案館的工作定位相吻合。對于檔案館的工作定位大都為利用檔案的史料中心。如李培清的《檔案館學》認為：“從工作內容看，檔案館是進行科學研究的檔案史料中心。”[24]盛彥的《檔案館業務建設與管理》認為：“從工作內容看，檔案館是科學研究和各方面工作利用檔案史料的中心。”[25]

當然，隨著時代的發展，檔案館的定位為“五位一體”，大大擴展了檔案館的功能定位，但是，不得不承認，歷史工作者為主的利用與檔案史料的中心影響還是很深的，歷史工作者依然是利用開放檔案的主力軍。檔案開放為歷史工作者服務并沒有錯，問題在于歷史工作者人數有限，利用的檔案數量也有限，這也是隨著檔案開放數量的增加而檔案利用并沒有隨之增加的原因之一。如何擴大開放檔案的利用者，檔案人也進行了積極的探索，20世紀末興起的社會公民檔案休閑利用就是其中最主要的方式之一。檔案館也做了大量的努力，但效果并不明顯。問題是檔案利用者的問題呢，還是檔案自身的問題呢？這個問題不弄清楚，恐怕開放檔案利用低下的問題仍然是難以解決的。

2.4 檔案利用率的影響。對于檔案利用率，一般的計算方法是：檔案利用率=被提供利用檔案的數量÷館藏檔案總量。這里只是對直接利用檔案原件的計算，并不包括利用檔案原件加工后的成果。而檔案館為了主動服務擴大檔案的利用范圍和利用者，對檔案原件進行加工編寫了大量的檔案編研材料出版發行。

對檔案編研材料的利用實際上間接地利用了檔案，代替檔案利用者親自到檔案館利用檔案原件。這一部分利用者不算少數。例如《去依附：中國化解第一次經濟危機的真實經驗》[26]一書就大量引用了《1949-1952中華人民共和國經濟檔案資料選編·金融卷》《1949-1952中華人民共和國經濟檔案資料選編·商業卷》等10余部檔案編研資料的內容。但是，這些利用并沒有將其統計計算在檔案利用率之內。有學者就提出，“在計算檔案利用率的時候，也必須包括利用檔案加工產品或者檔案編研產品這一部分”，并給出計算方法：檔案利用率=被提供利用檔案（原件+檔案編研產品）的數量÷館藏檔案總量。[27]由于這些對檔案編研材料的利用，就使得大量應當到檔案館實地利用檔案的利用者沒有到檔案館利用檔案原件，這就無形中降低了檔案的利用率。如果將這部分檔案利用者利用的檔案數量加入到檔案利用率計算中，一定會提高檔案利用率的。

當然，利用檔案編研材料如果算檔案利用，那么，還有其他的一些形式也可以計算在檔案利用中，如檔案展覽等。這樣檔案利用率就會高許多。不過，利用檔案編研材料算不算檔案利用仍然有商榷的余地，再就是其檔案利用如何計算數量也是一個難題。至于其他一些形式的檔案利用，如檔案展覽等，其算不算檔案利用就更有商榷的余地了。

還有一個值得思考的問題是，盡管檔案館編寫了大量的檔案編研材料以及舉辦了大量的各類檔案展覽等，但是，這些檔案編研材料以及各類檔案展覽等，其所占館藏開放檔案的比例仍然是很低的，大量的館藏開放檔案仍未被編研過、展覽過或利用過。如何開發這些沒有被利用過的館藏開放檔案，如何發揮它們的價值，如何吸引利用者利用它們，則是需要深入研究探討的問題。也需要反思為什么那么多的館藏開放檔案就是沒有人利用呢？這背后又有什么更深層次的原因呢？

*本文為2021年度河南省檔案科技項目《新<檔案法>背景下的檔案開放研究》（項目編號：2021-R-18）的階段成果。

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（作者單位：漯河市自然資源和規劃檔案館 來稿日期：2022-04-10）