信息時代下企業電子檔案管理探討

楊哲

【摘 要】隨著經濟全球化的發展，企業之間的競爭越來越激烈。在如此激烈的市場競爭環境下，企業如何保持并提高自己的競爭實力，是企業發展面臨的一大難題。檔案管理作為企業發展的基礎，其管理水平不僅影響著企業的經營，同時，也對企業人才的合理利用有著直接影響，是企業內部管理的重點工作?；诖?，論文主要對信息時代下企業電子檔案管理進行了分析，對其管理中存在的問題提出了相應的改進措施。

【Abstract】With the development of economic globalization， competition among enterprises is becoming more and more fierce. In such a fierce market competition environment， how to maintain and improve their competitive strength is a major problem faced by enterprises. As the foundation of enterprise development， the management level of archives management not only affects the operation of enterprises， but also has a direct impact on the rational utilization of enterprise talents， and it is the key work of enterprise internal management. Based on this， the paper mainly analyzes the management of enterprise electronic archives in the information era， and puts forward some corresponding measures for improvement in the management of enterprise electronic archives.

【關鍵詞】企業；電子檔案管理；問題；改進措施

【Keywords】enterprise； electronic archive management； problem； improvement measures

【中圖分類號】G271 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）06-0125-02

1 引言

在互聯網技術及數字化技術的影響下，我國企業逐漸朝著自動化、智能化和機械化的方向發展。電子檔案在企業內部管理中的應用對企業發展有著重要意義。隨著現代化企業的發展，電子檔案被廣泛應用到各個行業，企業的檔案信息化管理水平也得到了提升。但是，由于我國對電子檔案的管理還不完善，需要企業加大對電子檔案的研究力度，不斷完善電子檔案管理技術，保證電子檔案管理的高效性和安全性。

2 電子檔案概述

電子檔案又可以稱為虛擬檔案，其主要是利用計算機磁盤等信息化技術設備進行儲存的，將電子圖像等文件進行集合并以案卷為單位的一類檔案。目前，在電子檔案儲存過程中，利用磁盤或光盤的儲存方式較為常見，在云計算時代的發展過程中，一些信息化技術水平較高的企業則采用云端網絡空間進行儲存。

2.1 電子檔案的優勢

電子檔案的應用具有以下幾點優勢：

第一，電子檔案的信息具有非人工識讀性，這樣的功能優勢能夠降低人工篩選檔案所耗費的時間，即節約了人力，同時又提高了檔案篩選、整理的工作效率，降低了檔案分類管理的成本投入。

第二，電子檔案的信息儲存具有高密度性，隨著信息化技術和計算機網絡技術的不斷發展，云技術和數字化技術在企業中的應用越來越廣泛，計算機網絡有著較大的儲存空間，電子檔案對企業信息的儲存密度較高，能夠容納較多的信息，因此，電子檔案的信息儲存具有較高的密度性。

第三，信息與載體之間是互相獨立的，具有可分離性，企業在利用云技術和數字化技術對檔案信息進行儲存的過程中，信息與云平臺之間是相互獨立的，電子檔案的儲存只是暫時性的借用云空間而已，企業隨時隨地都可以將電子檔案進行轉移，方便企業對檔案進行統籌管理。

2.2 電子檔案管理工作的重要性

通過對電子檔案的優勢進行分析，可以清楚地發現，電子檔案在企業中具有較高的應用價值，可以實現資源利用的最大化，同時，也節約了企業在檔案管理中投入的人力和物力。此外，電子檔案與傳統紙質檔案相比，還有著其他應用優勢：首先，相對于紙質檔案保存來講，電子檔案省去了保存所占用的地理空間，不會出現檔案資料不全、模糊不清或丟失損壞等現象，給企業檔案管理工作的開展帶來了方便；其次，在信息化時代發展過程中，電子檔案管理的發展與應用，是企業與時俱進的標志，企業在查詢檔案時，利用電子檔案能夠節省人工查找的時間，且通過計算機備份技術，若電子檔案因設備故障而丟失，企業工作人員也可以通過備份進行找回，保證了檔案使用的安全性。

3 企業電子檔案管理存在的問題

3.1 電子檔案管理軟件通用性不足

我國企業在發展過程中，大都是采用傳統的紙質檔案管理方式對企業信息進行管理的。隨著信息化時代的發展，雖然一部分企業開始了檔案的信息化建設，但是對與電子檔案的應用管理還存在一些不足之處。如，由于對電子檔案的了解不全面，企業電子檔案管理軟件的通用性不足，使得電子檔案無法與企業內的其他型號電腦進行共享，無法實現檔案資源的共享，給信息化檔案管理工作地有序開展產生了不利影響[1]。

3.2 檔案管理的保密性與安全性不高

當前，在大數據時代的影響下，人們上網信息的安全性受到威脅，雖然我國大部分行業的信息化安保水平較高，但是，電子檔案作為企業內部管理的一項工作，很多企業在工作中都不重視電子檔案的保密工作，認為電子檔案不會被泄露出去，就降低了對電子檔案的安保力度，使得一些不法分子進入到系統中，惡意篡改與仿造原始檔案資料，降低了檔案資料使用的安全性，導致信息數據失真。此外，企業的電子檔案信息本身就有結構復雜、儲存信息多樣的特點，若計算機或電子檔案被攻擊、篡改，則可能會發生商業糾紛，使得企業遭受巨大經濟損失[2]。

3.3 缺乏專業的技術人才

在企業電子檔案建設過程中，人才是其電子檔案管理工作的基礎。但是，在當前社會環境下，越來越多的人加大了對計算機網絡、通信技術的研究力度，但是，對于電子檔案這些信息化系統的維護管理工作缺乏一定的興趣，使得企業電子檔案管理招不到優秀的技術人才，影響了電子檔案管理工作，降低了其管理水平。

4 信息化時代下企業電子檔案管理的完善措施

4.1 進行動態管理

企業每天都在發展，也在不斷產生各種各樣的交易信息，為了保證電子檔案信息的準確性和及時性，企業需要對電子檔案進行實時動態管理，保證電子檔案管理的完整性。因此，企業需劃定綜合檔案室、具體業務部門員工的崗位責任，制定相應的管理制度，明確管理責任，保證電子檔案管理工作的有序開展。為了保證電子檔案信息的完整性，企業在電子檔案搜集及整理過程中，要對不同類別的檔案進行分類管理，并及時歸檔，保證檔案信息的更新速度。此外，對于歸檔信息還應做好電子掃描處理，依照行業特征、檔案類別做好分類整理，確保原始檔案信息始終與電子檔案信息全面一致[3]。

4.2 劃分多級權限

為了保證企業電子檔案管理水平，提高電子檔案的安全性，企業在檔案管理過程中應做好安保工作，劃分多級權限，提高電子檔案信息的保密等級。如，檔案管理人員可以依據企業所屬行業的特征，檔案信息保密等級，設定必要的查閱權限；通過檔案信息管理軟件系統按憑證調整修改以及查詢應用權限。同時，企業在電子檔案查詢過程中，應嚴格界定瀏覽器應用權限，依照檔案信息保密程度確立可否進行查詢、資料下載以及打印，從而保證電子檔案信息的安全，此外，企業還需要對電子檔案管理系統進行高級別的加密處理，嚴禁外部人員瀏覽，進而保證企業檔案信息的安全、完整、高度機密以及方便瀏覽應用[4，5]。

4.3 提高管理人員技術水平

在企業電子檔案管理過程中，因人才技術水平低，管理意識薄弱，導致企業電子檔案管理水平低的現象時有發生。因此，為了保證企業電子檔案的管理水平，企業需要加強對電子檔案管理人員的培訓力度，不斷提高其管理技術水平，滿足檔案信息化發展的需求。此外，企業人資部門還需要不斷引進先進的技術人才，給電子檔案管理部門注入新鮮血液，提升企業電子檔案管理隊伍的整體素質和技術水平。

5 結語

總而言之，電子檔案在企業中的應用，能夠有效降低企業的檔案成本投入，提高檔案管理的效率和水平，促進企業的現代化發展。因此，在信息化社會發展過程中，企業需緊跟時代腳步，不斷引進先進的技術人才，提高電子檔案管理隊伍水平，劃分多級權限，做好檔案的安保工作，并進行實時動態管理，保證電子檔案管理的可靠性。

【參考文獻】

【1】張在奎，王豐霞.信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策[J].中國集體經濟，2017（12）：31-32.

【2】黃黎黎.企業檔案管理電子信息化及其重要性分析[J].企業改革與管理，2017（08）：15.

【3】莫麗華.企業人事檔案管理信息化建設探討[J].企業改革與管理，2017（08）：59.

【4】曾蘇.大數據時代的企業檔案工作初探[J].機電兵船檔案，2017（02）：17-20.

【5】王濤.事業單位檔案的數字化管理探討[J].辦公室業務，2017（07）：72-73.