新形勢下如何做好企業會議管理工作

魏秋雨

摘 要：通過加強會議管理，提高會議質量，可以提高企業的整體工作效率，快速高效地實現企業目標。然而，在現實中，往往由于不適當的管理機構，許多會議開會前由于準備不充分，會議管理缺乏規范和科學，最終影響整個企業的質量會議，不僅沒有很好解決的問題，也減少了企業管理和工作效率，影響正常的工作和業務的發展。

關鍵詞：新時期;企業會議管理;措施

1 會議管理的重要意義

1）聯系企業內外部，使得各部門得到溝通。企業內部需要加強與企業外部的聯系，企業內部各部門之間的信息也需要及時溝通，信息能夠公開化共享。這樣管理的人才能綜合各部分信息做出最正確的判斷。提高效率，促進企業的穩步運行。

2）規范企業，規劃進度，統籌全局。當問題出現時，要解決這個問題就需要集眾人之所長，這就需要會議去綜合各個方面，得到最有效的方法。一個企業正常的運行需要各個部門有條不紊地進行工作，不能耽誤工作的進度，會議管理工作很好地解決了這個問題，將保證工作合理得到安排。

2 企業會議管理工作中的常見問題

1）會前準備不充分。現代企業會議管理效率不高的一個重要原因就是會前準備不充分，主要表現在：第一，會議目標不明確。很多企業的會議組織者往往在對會議目標不明確的情況下就貿然開會，或者會議目標空洞抽象，甚至與會者只是被通知開會而不知曉開會內容和目的，這就會嚴重浪費時間，達不到應有的效果。第二，會議時間安排不恰當。對于企業來說，可能會出現領導臨時決定開會，會議管理者就要馬上組織會議，對整個會議的流程、時間安排等都沒有很好的規劃，然而這時候與會人員可能工作繁忙，這樣就很難將心思全部投入到會議當中，影響會議效果;還有部分企業為了節約時間，把會議安排在人們即將就餐、下班或者周末的時間，這時候與會人員更是無心會議，再加上會議主持人如果缺乏時間觀念，更是會大大降低會議效率。第三，會議議題不適當。有些會議組織者為了節省時間，往往會將多個問題放在同一個會議上來讓大家討論，會議議題過多導致開會時間過長，與會者精力不足同樣會降低開會效率;還有的會議組織者在安排會議議題順序時不合理，沒有按照先“緊急、重要、普遍性”，后“不緊急、次要、個別性”的先后順序安排議題，導致整個會議流程混亂，不但沒有達到節約時間的目的，反而降低了議題討論的質量，最終影響整個會議的效果。

2）會議管理缺乏科學性和規范性。首先，由于企業組織結構較為復雜，業務條線也比較繁多，這就給不同條線之間的會議安排帶來障礙，一旦管理缺乏規范性和科學性，就可能由于會議安排不合理很可能造成不同條線之間的會議沖突。其次，目前企業在會議管理方面欠缺規范的另一個主要表現就是各類會議陪會現象較為嚴重，企業有些會議要求相關部門必須派人參加，但有些部門派出的參會者又與會議不相關，影響會議的質量和會后的信息傳達。另外，會議時間過長。部分企業會議參與者在發言時不能很好的控制時間，發言內容則也多是理論套話，占據了大部分會議時間，造成會議整體時間過長，甚至一些大中型會議可能會開一天，不僅浪費了時間和大量企業成本，還起不到應有的效果。

3 做好企業會議管理工作的措施

1）提高整體會議的質量和品質。企業之所以存在會議這項工作，就是希望通過會議來提升整個企業的進步，那么，現在的企業想要制作出更加有價值的會議，就需要從會議整體的質量和品質進行改善。除了要在前期不斷的完善和充足會議的準備工作外，還需要配備相關的會議記錄人員，因為如果單純只依靠會議內容的文件是無法將所有因素都涵蓋進去的。在整個會議中，經常會有領導或者員工提出建設性的建議，那么這個時候，就需要記錄人員將這些都記錄整理出來。參會的人員無法及時的將整個會議的內容都記錄在案，因此，每個企業都需要安排專門記錄的人員來完整這項工作。會議的過程非常重要，但是會議的后期工作也是很重要的，企業可以在會議結束之后，針對會議過程中的討論內容，再制作出一份詳細的會議內容，分發給每個參加會議的人，讓員工們進行消化和鞏固。另外，在每次會議結束之后，相關的管理人員應該給每個參會人員發一份調查表，讓參會人員在調查表上寫出參會的感受，以及會議中的不足和問題，以及希望下次會議可以做到哪些改進。這樣一來，會議的質量和品質就可以保證一次比一次進步，一次比一次有效果。

2）加強會議過程的交流和溝通。每個企業中都有專門用來溝通工作的社交軟件，有些是QQ。有些是微信，但是因為人們長期習慣這種線上溝通，使得大家的線下溝通能力開始日益下降。最為明顯的表現，就是一些企業在開會的過程中，已經很少有人會發表意見和建議了。整個會議下來，只有領導在滔滔不絕的說，但是卻沒有做到領導和員工，以及員工和員工之間的溝通。因此，在這樣的情況下，就需要存在這方面問題的企業，通過加強會議過程的交流和溝通來提高會議的管理工作，企業中的會議分很多種，參會人數不同加上參會人員不同，就會使得溝通和交流的信息不同。而對于企業來講，會議應該是大家暢所欲言相互交流相互學習的過程中，因為，企業在將來進行會議管理的時候，需要多多鼓勵員工在會議過程中發言，領導應該起到帶頭作用，在整個會議中活躍氣氛，將員工的積極性和主動性都調動起來。通過這樣的方式，將整個會議營造出一種向上的感覺。另外，還可以借助現在的多媒體工具，向員工們展示和企業相關的先進的內容，讓員工們在學習的過程中，不斷的學習和交流。不斷的提升自身的想法和能力。

3）提高行政人員素質培養，提升行政人員辦會技能。一是行政人員要從思想上重視會議管理工作。會議管理工作是一項被動型較強的工作，從會議議題的選擇、參會人員范圍的確定、會議時間的安排等等，行政人員都必須按照領導的指示開展工作。行政人員如果不真正從思想上重視會議管理工作，認為凡事聽從領導安排即可，必將無法做好會議的管理。只有真正從思想上認識到會議管理工作的重要性，認識到行政人員在會議管理工作中能發揮的巨大能動性，才能進一步在行動中提升技能。二是行政人員要加強對會議管理相關知識和最新政治要求的學習。會議管理工作是一項綜合性的工作，要想做好它，行政人員必須具備良好的溝通協調能力、團隊合作能力、隨機應變能力、公文寫作能力，因此，加強相關知識的學習尤為重要。另外，新形勢下，中央對會議工作提出了很多新的政治要求，行政人員必須及時學習并掌握，在會議管理過程中嚴守規矩，避免在會議管理工作中“踩紅線”。三是行政人員要重視積累辦會經驗。“紙上學來終覺淺，要知此事需躬行”。在辦會過程中，行政人員要做“有心人”，既要注意提煉對提高會議質量行之有效的方法，固化經驗;又要總結不足和可以改進的地方，避免同類錯誤的再次發生。另外，行政人員也應多向上級領導和經驗豐富的同行加強交流，用他人的經驗和教訓來指導自身工作。

總之，會議管理作為企業管理的重要組成部分，在幫助企業管理者制定發展規劃、提高企業整體工作效率中發揮著重要作用。因此，企業會議組織管理人員必須改進當前會議管理中存在的準備不充分、會議管理不科學等問題，并采取積極有效的措施增強企業會議管理工作的規范性和科學性，加強會議信息溝通，進而提高企業會議的質量和效率，使會議管理更好地促進企業的發展。

參考文獻

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