淺談新時期如何做好文書檔案管理工作

鄧希亞

摘要：近年來，我國社會經濟的發展取得了良好的成績，從而為各個領域的發展帶來了諸多的機遇，人們的思想意識也發生了巨大的變化，人們對于文書檔案工作給予了更多的關注。文書檔案在各個單位的作用都是非常重要的，所以需要在實踐工作中加以側重關注。在科學技術飛速發展的帶動下，信息技術水平得到了顯著的提升，從而為文書檔案管理工作帶來了技術支持，并且也對管理工作提出了更高的要求。要想保證文書檔案管理工作的不斷發展，那么還需要對文書檔案管理工作的內容進行適當的延伸，對于各類資料進行統一的收集和保存，并且還需要將信息技術和互聯網技術加以合理的運用，提升管理工作的整體水平，促進檔案資源和信息的利用效率的提升，為社會發展創造良好的基礎。

關鍵詞：新時期;文書檔案管理工作;優化策略

引言：

在新時期的社會發展中，文書檔案管理工作人員的作用通過了大量的專業評估，并且已經成為了判斷部門只管決策效果的重要標準。這就充分的說明了，工作程序的效果以及技術水平都會對文書檔案管理工作的效率和效果造成巨大的影響，并且這些也是文書檔案管理工作中的重要內容，其在推動文書檔案管理工作的有序高效的實施起到了重要的作用。

1新時期文書檔案管理工作面臨的問題

（1）企業上層領導對于文書檔案管理工作的重視需要不斷的提升。單位內部上層管理工作人員，需要對企業各方實際情況來全面的掌握，明確企業未來發展趨勢，針對性的制定有效的企業發展規劃。當下，一些部門的管理人員對于業務工作給予了更多的關注，而對于文書檔案管理工作缺少基本的重視，從而導致人力、物力以及財政資源方面投入了更多的精力。所以文書檔案管理工作人員工作積極性較差，這樣對于文書管理工作的有序開展是非常不利的。

（2）沒有制定針對性的合理的管理制度，文書檔案中涉及到的內容在不斷的擴展，所以記錄的信息量也在逐漸的增加，以往文書檔案管理工作已經無法在滿足當前工作的實際需要了。首先，以往文書檔案記錄工作通常都是由工作人員手工進行記錄的，這樣必然會導致大量的人力物力的消耗，并且也會造成工作人員的工作量的逐漸增加，手寫輸入的方法無法對記錄內容進行更新和完善。其次，之前的文書檔案管理工作往往會出現違規記錄的情況，檔案資料不全面，無法為實踐工作與幫助。

（3）文書工作和檔案工作二者的銜接不順暢。文書檔案管理工作一般都是由文檔、檔案兩個部分組合而成，二者之間存在密切的關聯關系。所以在實施文書檔案管理工作的時候，需要將二者充分的整合。文檔與檔案之間相互配合，這樣就可以形成完整的檔案管理體系。但是在當前新的歷史時期中，在落實實際管理工作的時候，管理分支模塊所采用的方法就是分開工作，往往無法形成完整的系統，并且會出現分化的問題。這種管理模式也會導致文書和檔案管理工作之間出現一定的距離，從某種層面上也會造成二者出現偏差的問題，這樣必然會對文書檔案管理工作的整體效果造成一定的損害。

2新時期優化文書檔案管理的方法

2.1提高從業人員的專業能力

為了從根本上對文書的檔案管理工作的效率和效果加以保證，還需要工作人員擁有良好的專業能力以及較強的綜合素養[2]。在科學技術飛速發展的帶動下，應當積極的將先進的科學技術引用到文書檔案管理工作之中，這樣才可以為文書檔案管理工作的良好發展起到積極的促進作用。各個企業和單位應當積極的落實工作人員的培訓過工作，從整體上提升文書檔案管理工作人員整體水平和綜合能力，創建高水平的工作團隊，將檔案管理工作人員的職責切實的發揮出來。對于文書檔案管理工作應當加以側重關注，從各個細節入手來提升管理工作的效率和效果。

2.2加強檔案管理工作信息化水平

合理的運用現代信息管理技術是保證文書檔案管理工作良好發展的關鍵，將先進的計算機技術運用到文書檔案管理工作之中，將文檔的創建、存儲、轉換與自動化辦公室連接，這樣就可以實現提升文書檔案管理工作信息水平的目標[3]。工作人員在組織實施文書檔案管理工作的時候，需要對計算機技術的運用加以全面的了解，為了緊跟社會發揮在那趨勢，文書檔案管理信息化和信息化的發展是必然趨勢，文書檔案管理工作人員應當充分結合各方面實際情況來從各個方面提升自身的專業水平和綜合實踐能力，從而保證文書檔案管理工作整體水平的不斷提升。

2.3搭建信息建設平臺，不斷開發新型管理軟件

要想保證電子信息的準確性和實時性，那么還需要強大的信息平臺的輔助，這一平臺具有較強的優越性，并且在社會發展中起到了重要的作用。首先，應當秉承高技術的原則，在文件文書檔案管理系統中將先進的科學技術加以實踐運用，盡可能的保證信息傳遞的效率和效果，促進文書檔案管理工作整體水平的提升。對于文書檔案管理需要按照種類進行合理的劃分和存放。對于文書檔案的說明文字需要保證良好的間接性和準確性。尤其是那些在實踐中作用巨大的電子文件和文檔的整合，務必要保證同步存檔，促進文書檔案的質量和數字化管理工作效率的提升。其次，我們還需要持續秉承標準化和專業化的原則，將各項管理工作進行合理的規劃安排，確保各項工作都能夠得以有序高效的開展。計算機系統的實踐運用對于工作人員的專業能力要求相對較高，還需要利用有效的方法提升工作人員的專業水平和實踐能力。標準化的計算機操作，軟件和硬件以及多媒體應用程序提供可靠的技術支持并保證文書檔案的質量提高[4]。

結語

文書檔案在促進企業發展、對工作進行指導等方面都發揮著重要的作用。因其具有一定的政策性，對專業能力也有較高要求。在信息技術逐漸成熟的新時期背景下，文書檔案管理的自動化成為必然的趨勢。這要求在進行文書檔案的管理工作時，從程序的規范、人員素質的培養等多個方面著手，才能實現文書檔案管理的優化。

參考文獻

[1]袁玉霞.適應新時期發展需要做好文書檔案管理工作[J].辦公室業務，2018（21）：69.

[2]徐源.探究新時期如何做好文書檔案管理工作[J].時代金融，2018（09）：292+297.

[3]張杰.淺談新時期如何做好文書檔案管理工作[J].辦公室業務，2015（15）：55.

[4]陳薇.淺談新時期如何做好文書檔案管理工作[J].辦公室業務，2012（05）：132-133.