提高勞動人事爭議仲裁檔案管理質量的思考

蔡玲玲

摘? 要：近年來，各行各業的發展迅速，勞動人事爭議仲裁檔案是仲裁活動的真實記錄，做好仲裁檔案管理，有利于人事仲裁及勞動糾紛問題的解決，也是做好人事仲裁工作的必要條件。本文從正卷、副卷兩個方面分析了仲裁文書檔案的內容，從內容、形式及利用三個方面分析了仲裁檔案的特點，結合高密市勞動人事爭議仲裁院檔案管理實踐，針對新形勢下仲裁檔案現狀，有針對性地提出了解決對策，為做好仲裁文書檔案管理進行了有益探索。

關鍵詞：提高;勞動人事爭議仲裁;檔案管理質量;思考

引言

隨著人們維權意識的不斷增強，在遇到勞動人事糾紛時，更多的人會選擇勞動人事爭議仲裁。所謂勞動人事爭議仲裁檔案，就是勞動人事爭議仲裁機構在案件處理過程中針對使用相關的各種文字、影像、人證物證以及其他證據載體，形成的客觀記錄，對于案件本身以及仲裁雙方都有非常重要的意義。一方面，有利于監督仲裁員依法辦案，又可以科學有效地管理仲裁檔案;另一方面，全面詳細的仲裁檔案是后續勞動人事爭議仲裁工作的有效借鑒。基于此，務必要在勞動人事爭議仲裁檔案管理工作中，不斷提高仲裁檔案管理的質量，以推動我國勞動人事爭議仲裁工作水平整體提升。

1仲裁文書檔案內容

仲裁檔案分正卷和副卷。其中，正卷包括案卷封面;案卷卷內目錄;仲裁申請書（撤回仲裁申請書）、申請方代理詞;答辯狀、答辯方代理詞;法定代表人身份證明書;授權委托書;當事人及代理人身份證明;勞動用人單位登記資料;當事人提供的證據材料;其他文書材料;調查取證材料;勘驗、鑒定材料;通知書存根;庭審筆錄、質證筆錄;調查筆錄;裁決書、調解書、決定書;仲裁建議書;送達回證;備考表;等等。副卷的文書材料一般包括：案卷封面;卷內目錄;立案組庭審批表;延期（中止）審批表;勘驗、鑒定審批表;閱卷筆錄;調查提綱;請示報告;批示;合議筆錄;其他會議記錄;結案審批表;裁決書、調解書、決定書等底稿和原件;備考表;等等。

2仲裁檔案管理現狀

盡管如今信息化技術和平臺得到了廣泛的應用，但由于我國各地區在經濟發展情況上依舊存在較大的差異，很多經濟發展比較落后的地區依舊沿用紙質檔案，對紙質檔案進行管理的過程中，會發現檔案保管難度大，管理效率低。還有一些經濟發展較好的地區，盡管已經能夠采用電子檔案，但由于相關的電子設備落后，經常在使用的過程中出現問題，造成管理效率遲遲難以提高。加上地區之間檔案管理水平存在差異，導致在檔案信息資源共享上存在困難，直接影響勞動爭議仲裁工作的檔案管理與發展，影響到勞動爭議仲裁工作的高效開展。除此之外，一些地區對勞動爭議仲裁工作檔案管理的重視度不高，沿用紙質檔案管理方式，檔案受損甚至遺失的情況頻繁發生，直接給仲裁人事帶來惡劣影響，甚至會給當事人帶來不必要的損失。檔案借閱程序不規范也是影響仲裁工作檔案管理質量的因素，如果程序不完善、不規范，在頻繁借閱的過程中很容易發生檔案遺失或損壞的情況，嚴重時會涉及到機密泄露等問題。與此同時也要注意，盡管電子檔案管理十分方便，但仍會有不法分子入侵到管理系統中，竊取重要的信息，要采取有效措施來提高電子檔案管理的安全性，才能預防個人乃至國家的信息泄露。

3提高勞動人事爭議仲裁檔案管理質量的思考

3.1持續提高管理人員專業能力

對于勞動人事爭議仲裁檔案管理工作來說，檔案管理人員的專業能力是保障管理質量的根本要求。然而，當前很多檔案管理人員沒有正確認識檔案管理意識，檔案管理的專業化知識匱乏，使得其工作質量難以得到保證。所以，要積極推動勞動人事爭議仲裁檔案管理人員專業能力的提升。一方面，要針對現有人員采取在職培訓、學校學習等方式，使他們對勞動人事爭議仲裁檔案管理的意義、方法和步驟有清晰的認識。必須要明確勞動人事爭議仲裁檔案的管理不僅僅是接收和存儲，更包括科學的整理、歸類、歸檔乃至分析和運用。勞動人事爭議仲裁檔案的科學管理，是更好發揮其價值的基礎，務必要保證勞動人事爭議仲裁檔案的真實性、完整性和可利用性;另一方面，要不斷引進高素質的法學專業人才參與勞動人事爭議仲裁檔案管理工作，特別是在今天信息化高速發達的背景下，更需要專業人才的介入和幫助。

3.2不斷健全勞動人事仲裁檔案管理制度

在勞動人事爭議仲裁檔案管理過程中，務必要建立科學的仲裁檔案管理制度，并對其持續實施完善，使之有助于勞動人事爭議仲裁檔案管理質量的提升。基于檔案的使用狀況，針對立卷、歸檔、分類、查閱和保密等不同環節，要建立明確的管理規范。在立卷的過程中，務必要求其包括案件詳細信息，如果信息不全則不予立卷，并要求對信息進行補充和完善。對于尚處于勞動爭議仲裁過程中的案件檔案，必須要依據勞動人事爭議仲裁的整個案件流程，從受理到審核到法庭審理調解，對于相關檔案和證據嚴格執行存放標準，為案件的審理和裁決提供有效的支持。在歸檔的過程中，檔案的歸檔要嚴格執行歸檔程序，并且要按照指定的分類實施歸檔，比如建立工傷保險待遇，追索勞動報酬，解除勞動關系，確認勞動關系這樣的幾大類，使不同的勞動人事爭議仲裁檔案進入相應的分類，以方便后續的查找和使用;另外，歸檔以后的檔案必須要同時進入勞動人事爭議仲裁檔案管理系統，以實現紙質檔案與電子檔案的同步歸檔。勞動人事爭議仲裁檔案的查閱同樣離不開制度的約束，查閱前必須先提出申請，并對查閱申請做好記錄;通過勞動人事爭議仲裁檔案管理系統查詢相應的申請內容是否存在，確定需要再行給予申請人，同時在系統中作好借閱記錄。檔案歸還時，必須要保證檔案的完整性，確定檔案齊全無誤，才能夠重新歸檔，并同步完成檔案狀態的改變。勞動人事爭議仲裁檔案的實體與系統中的狀態必須要保持一致，能更好保證檔案的安全性。

3.3盡快推動勞動人事爭議仲裁檔案信息化管理

隨著網絡技術和信息化技術的不斷發展，各行各業的信息化水平都有顯著提升。對于勞動人事爭議仲裁檔案管理工作來說，本身就是信息管理的具體實踐，因此提升信息化管理水平，對于提高管理質量有至關重要的意義。對于勞動人事爭議仲裁所產生的各種仲裁檔案，包括文字證據、圖片證據、音視頻證據等等，都可以轉化為數字化信息實施管理。提高信息化管理水平，一方面是要建立勞動人事爭議仲裁檔案管理系統，將所有的勞動人事爭議仲裁檔案轉化為數字資源存儲于檔案管理系統，這樣既能夠更加有效地保障檔案安全，而且還有利于檔案管理的便捷性，即使實體檔案丟失或損壞，還能夠通過電子檔案獲得復制檔案;另一方面，勞動人事爭議仲裁檔案管理系統具備檔案立卷、歸檔、分類、查閱和保密的多種環節和功能，讓檔案的管理和服務通過網絡來完成，這不僅有利于仲裁檔案管理的規范化，還能夠有效提供管理效率和質量，進而充分發揮勞動爭議仲裁檔案的價值。

結語

面臨勞動人事爭議案件的數量增長、矛盾激化、內容復雜以及群體上訪等現狀，對于仲裁工作有了更高的要求，這同時，仲裁工作檔案管理面臨著更大的挑戰。管理部門需要重視檔案管理工作，在此基礎上不斷加大投入力度，爭取實現檔案管理信息化，同時還要提高管理人員的工作能力，定期組織培訓，加強對互聯網技術的學習和探索，不斷提升管理水平。

參考文獻

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