淺析事業(yè)單位電子檔案管理存在的問題及改進措施

閔天媛

摘 要：信息化時代的來臨要求事業(yè)單位的電子檔案管理工作必須進行優(yōu)化，通過建立電子檔案提升事業(yè)單位的檔案管理水平及工作效率。現(xiàn)實情況是部分事業(yè)單位對檔案管理的信息化建設并不重視，缺乏專業(yè)的電子檔案管理人才，電子檔案管理制度也并不完善，因此事業(yè)單位的電子檔案管理工作落實效果并不理想。本文針對事業(yè)單位檔案管理過程中出現(xiàn)的問題進行簡要分析，針對性地提出具有可行性的改進對策，以促進事業(yè)單位電子檔案管理工作的順利開展。

關鍵詞：事業(yè)單位;電子檔案管理;改進措施

中圖分類號：D630 文獻標識碼：A 文章編號：1671-2064（2020）12-0234-02

信息技術(shù)的快速發(fā)展推動了各個行業(yè)的信息化管理水平，事業(yè)單位的檔案管理必須要進行改革，積極引入信息技術(shù)手段，緊跟時代的步伐，推進電子檔案管理的建設進程。電子檔案管理是提升檔案管理效率的有效途徑，有利于提高檔案信息的查閱速度，也使電子檔案的存儲更加便捷，數(shù)據(jù)信息安全性更高，是提升事業(yè)單位檔案管理能力的有效途徑[1]。

1電子檔案管理建設的重要性

1.1提高檔案管理效率

事業(yè)單位的檔案管理并不全面，形式化過于嚴重，檔案管理效率低下。實現(xiàn)電子檔案管理以后，采用先進的信息技術(shù)手段可以實現(xiàn)檔案的合理分類與總結(jié)，檔案管理效率得以大幅提高，避免出現(xiàn)人為操作失誤的情況，有利于提升事業(yè)單位檔案管理的精準程度。

1.2節(jié)約查閱時間

電子檔案具有整理快速、便捷的特點，檔案信息錄入后，可以自動生成目錄并進行文獻檢索，同時，科學合理的檔案分類有利于閱讀者的檔案查找，只需輸入關鍵詞就可以快速獲取需要的檔案信息，大大節(jié)約了檔案信息查找時間。

1.3提高存儲安全性

電子檔案受到外界的干擾較少，安全性能更高，有效避免了檔案丟失或損毀的情況。電子檔案的存儲容量大，一旦出現(xiàn)檔案信息的缺失，也可以及時進行信息補錄。計算機防火墻的設置以及安全登錄設置都可以提高信息存儲的安全性。

1.4有利于提升檔案利用率

在網(wǎng)絡技術(shù)與信息技術(shù)的應用下，電子檔案信息數(shù)據(jù)可在網(wǎng)絡上共享，可對用戶的查閱與使用權(quán)限進行設置，用戶可在網(wǎng)絡上選擇任意時間及地點進行檔案資料的查閱及使用，檔案調(diào)取與使用過程更加便捷。同時，在電子檔案使用過程中可及時進行缺失信息內(nèi)容的增補，以使檔案信息的完整性更高[2]。

2事業(yè)單位檔案管理中電子檔案管理現(xiàn)狀

2.1檔案管理重視程度不足

事業(yè)單位的檔案管理意識不足，專業(yè)的檔案管理人才缺失，存儲的檔案資源并不完整，且分類極為混亂。由于資金投入不足，電子檔案的建設缺乏充足的軟件與硬件條件，電子檔案管理設備極度缺失，電子檔案管理工作的有效開展受到了阻礙。

2.2檔案管理制度不完善，管理方式不合理

電子檔案管理方式較為科學，然而由于其具有易篡改性以及易復制性的特點，在管理過程中存在較高的安全風險。檔案管理制度的缺失會導致出現(xiàn)檔案信息泄露以及被隨意修改等問題，電子檔案的發(fā)展勢必會受到影響[3]。

2.3電子檔案管理專業(yè)能力不足

電子檔案的收集與整理都要求檔案管理人員具有過硬的計算機操作技術(shù)能力。然而，事業(yè)單位的檔案管理人員年齡結(jié)構(gòu)偏于老齡化，計算機操作技術(shù)能力不足，阻礙了電子檔案管理工作的正常開展。

3事業(yè)單位電子檔案管理的優(yōu)化措施

3.1 提高對電子檔案管理的重視程度，配置軟件與硬件設施

事業(yè)單位要提高對電子檔案管理工作的重視程度，使電子檔案管理成為事業(yè)單位的常態(tài)工作之一。安裝電子檔案管理所需的軟件與硬件設施，提高對檔案管理過程的有效監(jiān)管，保障電子檔案管理工作的順利開展。由于檔案管理工作具有延續(xù)性，因此要從人力資源管理層面保障檔案管理人員的穩(wěn)定，避免出現(xiàn)電子檔案管理人才流失而導致檔案管理中斷、檔案信息整理不完整的情況。

3.2 制定與完善電子檔案管理制度

電子檔案管理有利于提高檔案管理效率，為了使電子檔案管理走出無序管理的狀態(tài)，事業(yè)單位要制定明確的電子檔案管理制度，明確電子檔案管理的制作、審核、收集、分類、存儲以及補錄等各個環(huán)節(jié)的流程，并對整個管理過程予以嚴格的監(jiān)督，約束檔案管理人員的操作，實現(xiàn)電子檔案的規(guī)范化管理，提高電子檔案的完整性，保證檔案信息內(nèi)容真實準確。事業(yè)單位還要根據(jù)單位職能和單位檔案的特點及時進行檔案信息的完善與補充。

3.3提供充足的資金支持

在電子檔案管理過程中需使用現(xiàn)代化設備及計算機系統(tǒng)，還要引入先進的科學技術(shù)，因此，事業(yè)單位應提供充足的資金用于檔案管理部門進行基礎設施建設與管理工作的開展，對檔案管理環(huán)境進行優(yōu)化，確保檔案管理運行資金充足進而推動管理效率的有效提升。同時，事業(yè)單位還要對資金的使用過程及用途進行嚴格監(jiān)管，確保專款專用，進而保障事業(yè)單位的檔案管理部門可滿足社會發(fā)展下事業(yè)單位的檔案管理需求[4]。

3.4提高電子檔案管理人員的綜合素質(zhì)

電子檔案管理人員的素質(zhì)與能力是檔案管理工作能否順利開展的重要影響因素。事業(yè)單位可以在人力資源部門的配合下，聘請檔案管理知識全面、計算機操作技術(shù)熟練的專業(yè)電子檔案管理人員負責本單位的電子檔案管理工作，也可以在本單位內(nèi)定期開展電子檔案管理相關知識與能力的提升培訓課程，強化電子檔案管理人員的技術(shù)能力。同時，電子檔案管理人員要嚴格按照事業(yè)單位的電子檔案管理制度開展檔案管理工作，及時進行電子檔案管理軟件的升級與優(yōu)化，加強計算機硬件的防火墻設置，設定安全登錄密碼，防止他人非法侵入事業(yè)單位的檔案管理電腦，盜取或篡改檔案信息，保障檔案信息數(shù)據(jù)的安全。此外，還要重視電子檔案管理人員道德素質(zhì)能力的提升，提高其職業(yè)素養(yǎng)，避免出現(xiàn)隨意修改檔案信息的情況。

3.5加強信息化檔案建設的安全存儲工作

在社會高速發(fā)展、經(jīng)濟快速增長的當下，事業(yè)單位的信息數(shù)據(jù)量日益龐大，因此，事業(yè)單位應加強信息化檔案建設，將先進的技術(shù)手段應用于檔案管理工作當中。事業(yè)單位應在計算機信息管理系統(tǒng)的基礎上實現(xiàn)人事檔案信息庫的建立，使用多種存儲管理方式，并對系統(tǒng)的安全性進行有效強化，對信息內(nèi)容進行補充與完善。同時，為了減少檔案資料丟失或損毀等問題的出現(xiàn)，相關部門應重視信息化檔案建設中的安全存儲工作，盡可能降低檔案泄露問題的出現(xiàn)。檔案管理人員首先應根據(jù)檔案資料的重要性而對電子檔案進行安全等級劃分，對其網(wǎng)絡數(shù)據(jù)信息進行分類存儲，并采取等級不一的加密方式，確保檔案資料的安全性。同時，還要對計算機系統(tǒng)的運行狀態(tài)進行實時監(jiān)控，檢測到異常狀態(tài)要及時進行原因分析與處理，以確保信息數(shù)據(jù)可以在安全的環(huán)境下進行存儲與傳輸。

3.6 制定與推行電子檔案備份制度

為了保障電子檔案信息的安全，事業(yè)單位應制定電子檔案備份制度，將原有的紙質(zhì)檔案通過掃描制作成電子文件，并分別進行紙質(zhì)檔案與電子檔案的保存，將紙質(zhì)檔案作為保存原件，以電子檔案作為副本進行歸檔與管理。同時，如發(fā)現(xiàn)電子檔案的生成與傳送后無法判定檔案的可靠性時，應參照原件檔案進行電子檔案的整理與歸檔[5]。

3.7 實現(xiàn)大數(shù)據(jù)檔案管理模式

大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理部門應建立檔案信息資源網(wǎng)絡平臺，以實現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)的有效共享。應立足于檢查服務的基礎上建立檢索中心，以此將大數(shù)據(jù)的作用充分展現(xiàn)出來，高效、快捷地對數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進行檢索與使用，提高檢索效率。同時檢索中心的建立可有效降低人力、物資及資金成本，降低了檔案數(shù)據(jù)信息資源的重復建構(gòu)成本。各級檔案管理部門可對大數(shù)據(jù)庫檢索中心加以利用，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的高效審批、借閱以及使用，進而使檔案信息的歸檔與存儲更加規(guī)范。大數(shù)據(jù)時代，檔案管理工作應對平臺的優(yōu)勢充分發(fā)揮，事業(yè)單位應強化自身的信息化建設，確保建立起大數(shù)據(jù)操作平臺，同時實現(xiàn)檔案管理業(yè)務與大數(shù)據(jù)平臺的有效整合，提高檔案管理工作流程的精細性與科學性。此外，還要對加強內(nèi)部制度建立，以保障檔案信息資源的安全性。

4結(jié)語

事業(yè)單位的檔案管理工作要與時代的發(fā)展相適應，積極引入信息化技術(shù)手段，促進電子檔案管理的建設。現(xiàn)階段，事業(yè)單位的電子檔案管理問題較多，因此，必須制定合理的電子檔案管理制度，優(yōu)化電子檔案管理流程，建立專業(yè)化、高素質(zhì)的電子檔案管理團隊，提高檔案信息的安全性及完整性，同時還要對電子檔案管理工作人員的工作效果進行及時評價，保障事業(yè)單位電子檔案工作的正常開展。

參考文獻

[1] 趙晶.事業(yè)單位檔案管理中電子檔案管理分析[J].經(jīng)貿(mào)實踐，2017（24）：176.

[2] 賀蘭瑛.探討事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理[C].“決策論壇——地方公共決策鏡鑒學術(shù)研討會”論文集（上），2016.

[3] 黃鴻輝.事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理探討[J].文化創(chuàng)新比較研究，2017（24）：127-128.

[4] 劉欣欣.淺談事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理[J].科技視界，2015（5）：199.

[5] 李昊城.淺析事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理[J].人才資源開發(fā)，2017（16）：10-11.