PDCA循環法在檔案數字化加工工作中的應用

王愛華

摘?要：社會發展、時代進步的今天，檔案數字化已經普遍存在，在其加工過程中涌現出一系列問題，若是未能及時進行解決，必然會產生不利的影響。新形勢下，PDCA循環法脫穎而出，將其充分應用至數字化加工當中是勢在必行的。本文將簡要分析PDCA循環法的特點，重點從多個方面討論了其具體應用，以供參考。

關鍵詞：PDCA循環法?檔案數字化?特點?應用

中圖分類號：G27??文獻標識碼：A????文章編號：1003-9082（2020）09-00-01

一、PDCA循環法的特點

1.持續上升

PDCA循環法各個環節不處在同一水平線之上，各環節的主要任務不同，都可針對性地處理相關問題，推動著工作進程，也有效提升工作質量。完成一個循環之后，應及時總結并歸納，在此基礎上確定新目標，再次循環，持續上升。

2.層層循環

各個環節密切關聯，PDCA循環法適用性較強，在實際應用過程中逐漸形成“一環套一環”的模式，層層循環，大環起到提供依據的作用，小環起到提供切實保障的作用，朝著同一方前進，互相影響，協同推進。

二、PDCA循環法在檔案數字化加工工作中的應用

1.在展開新項目中的應用

1.1 P（計劃）

P階段是第一環節，這一環節的主要任務則是“計劃”。在建立新的數字化檔案時，最為基本的工作為完成計劃方案。具體做法如下所示：①從本質上分析，檔案數字化屬于一個循序漸進的過程，且具有長期性的特點，當展開相關工作時，必須要從整體的角度出發，對加工方式、經驗等等進行細致的分析，并預測工作中可能會遇到的問題，及時制定針對性的措施。作為檔案工作者，必須具備足夠的質量意識，在工作之前做好問卷調查，明確實際需求。②完成基本工作后，檔案工作者需全面了解所有檔案，確定本次數字化加工的目的，在此基礎上明確范圍以及標準規范，接下來規劃數據存儲、數據備份等一系列工作，進而完成方案制定。③因數字化軟硬件會持續更新，因此必須考慮其可擴展性，同時重視特殊檔案，提高分辨率，避免發生失真問題。④數字化檔案極易出現風險問題，造成這些風險問題的因素有很多，要想全面保障檔案安全，還應當設置風險防控機制，明確工作流程，完善管理制度，充分發揮制度的約束。

1.2 D（執行）

D階段的主要任務為執行，檔案工作者必須嚴格根據計劃方案展開加工工作，這樣才能達到預期標準。同時，為了有效提升執行的效率與質量，還應及時展開測量。在此過程中，也可增設崗位責任制，督促所有相關人員端正態度，明確崗位責任，在規定時間內有序完成本職工作。除此以外，還應將所有原始數據整理并分類，建立與之相應的文件檔案，為后續的工作提供切實保障。

1.3 C（檢查）

C階段的核心任務為檢查，檢查的主要作用是判斷計劃方案的實施效果，學校應當結合自身實際情況來確定適宜的檢查周期。在檢查計劃方案的同時，還需要對加工工作流程、實施手段等等進行檢測。若是最終達到預先設定的標準，則將本次檔案數字化加工工作經驗收集并總結，及時完成工作報告，若是最終未能達到預先設定的標準，工作人員必須立足于根本，準確定位出錯環節，分析實際加工工作中受到的種種影響，將這些因素記錄下來，避免以后再次出現。

1.4 A（處理）

A階段需要完成一系列處理工作，對方案的最終實施情況加以分析。首先，定期評估檔案數字化加工工作中風險，重點分析造成風險的主要因素;其次，針對性地提出解決與優化措施，并結合工作實際再次對計劃方案加以完善;最后，對本次加工工作展開綜合性的評估，從整體的角度出發持續改進，并有效推動下一循環的有效展開，防止重蹈覆轍。

二、在檔案目錄錄入中的應用

在數字化檔案庫中，目錄的全面性以及準確性決定著使用者能夠在最短的時間內定位所需文件，同時也關系著數據的檢準率。若是目錄錄入存在問題，如不規范、不完整等等，都會造成直接的負面影響，也會限制數字化檔案的遠程共享。因此，如今可將目錄錄入這一重要工作視為一個循環，做好各階段的基本工作。

1. P（計劃）

首先，應將上一循環當中存在的問題整理出來，并展開一定的分析。經過分析，可發現目錄錄入工作頻繁出現的問題包括錄入名稱不完整、格式不規范、存在大量錯別字、文字錄入效率較低等等。其次，針對以上問題，分析主要原因，同時整理并分類，這些原因有欠缺標準制度、欠缺激勵機制、相關人員專業知識不足、態度不端正、工作經驗較少等。最后，將問題與原因明確之后，一一對應，針對性地制定有效措施，完善本次循環的計劃方案。

2. D（執行）

執行階段主要工作為結合問題與發生原因，及時施行有效措施。第一，展開技術培訓，外聘專家定期開展培訓式的講座，要求相關人員積極參加，在培訓中積累更多知識與經驗;第二，增設績效獎懲制度，以此來提高人員的積極性以及責任性，端正他們的工作態度;第三，添加工作驗收，避免發生目錄錄入錯別字較多、格式不規范等基本問題;第四，建立健全制度體系，明確崗位職責，要求相關人員做好工作記錄，并展開有效分析。

3. C（檢查）

施行以上措施之后，定期檢查執行效果，可明顯地發現目錄錄入工作中錯誤率大大降低，同時整個數字化目錄的全面性、規范性有效提升，工作效率也在一定程度上突飛猛進。但部分人員對績效獎懲制度存在異議，認為其很難真正地調動積極性，甚至會流于形式，因此應當聽取他們的建議，對這一制度進行合理調整與優化。

4. A（處理）

將目錄錄入中PDCA循環相關經驗進行總結與歸納，同時展開更為細致且準確的剖析，深度探究其中存在的新問題，若是發現問題，再持續推進，轉入下一循環當中，經過循環處理，加以解決。

結語

綜上所述，新形勢下如何將PDCA循環充分落實檔案數字化加工工作當中，已然成為新時期檔案工作者必須重點關注的問題。現階段，應充分把握PDCA循環的特點，并了解其實際應用過程與方法，及時發現工作中存在的問題，針對性地提出措施，確保工作效率，從而進一步提高檔案數字化整體質量。

參考文獻

[1]周炯輝.PDCA循環在醫院科技檔案管理中的有效利用[J].辦公室業務，2018（02）：186.