面向智能檔案管理的企業數據治理路徑研究

李占榮

摘 要：在當前激烈的競爭市場中，企業要想有效提高自身競爭實力就必須要加強信息化的發展力度，而在企業發展中檔案管理有著非常重要的作用。但是現階段企業檔案管理智能化的發展還存在著一定的問題，本文就對現階段存在的問題進行分析，然后結合實際提出合理地解決措施。

關鍵詞：智能檔案管理;企業數據;方法研究

一、企業智能檔案管理工作的現狀

（一）檔案數據質量較差

檔案數據質量是當前檔案作為數據產品具有的特點，其中主要包括一致性、完整性以及準確性等多種特點。對現階段我國企業檔案系統中的數據進行分析和研究可以發現，檔案數據質量的情況并不盡人意，在實際的工作過程中還存在著比較多的問題。例如，企業系統之間的數據存在著較多的不一致、沒有明確數據定義、數據重復、完整性都比較差等多種問題。產生以上問題的主要是因為企業在實際的工作過程中并沒有提高對數據質量的重視，也沒有對其進行合理地控制。要想有效解決以上問題， 相關企業不僅僅需要對局部應用進行考慮，還需要對企業內部各個檔案數據工作流程進行分析和研究，然后結合實際情況對有關的解決方案進行合理地規劃[1]。在最近幾年發展起來的數據治理工作內容主要涵蓋了數據管理工作、相關的政策以及標準等多個工作內容，可以有效的解決數據質量問題。

（二）企業信息化發展現狀與檔案數據存在不匹配

隨著當前社會的不斷進步和發展，企業的信息化發展模式也在不斷地變化著，現階段企業的信息化發展模式已經在不斷地向著整體規劃的方向發展和進步。而當前新的發展背景對于檔案數據也有了更高的要求和標準，但是現階段企業中的檔案數據工作現狀并不能有效的滿足新的發展模式的實際需求。

在企業中原有的信息化發展模式下，部門信息化是其中主要的發展模式，在此種情況下雖然企業不同部門之間的數據才可以有效的進行集成，但是在實際的應用過程中，此種模式并不利于企業不同部門之間數據信息的共享，相關的經營者無法及時的對企業的資金流向以及經營情況等進行了解。

而在企業信息化的集中化管理中，整體規劃模式是其中重要的發展階段之一。在此種模式下，可以有效的整合企業中一些重要的工作業務， 同時還可以實現前臺工作和后臺數據信息管理工作的同時性。除此之外，此種整體化的發展模式也和我國企業檔案管理工作需求相一致。目前，我國一些規模比較大的企業，例如：國家電網、中國聯通等多個企業已經開始對此種模式進行應用，并建立了可以集中管理的檔案信息化平臺。

（三）檔案數據管理無法達到智能檔案服務需求

在企業的發展過程中，必須要由大量的數據基礎才能保證智能檔案管理工作的順利進行[2]。現階段企業檔案管理工作中，大部分檔案內容還主要是以紙質的形式進行保存的，要想將紙質形式的檔案管理數據轉化為數字化的形式進行儲存，需要進行大量的數據轉化工作。在傳統的檔案管理工作過程中，檔案數字化的程度非常低，相互之間的關聯也比較小，無法對檔案數據內容進行有效的發現，如此一來，企業中不同部門之間也就無法及時的進行共享和聯絡，嚴重阻礙著企業的進步和發展。因此，總的來說，現階段企業檔案數據管理還存在著嚴重的問題，無法對業務對象進行完善，同時這也是企業檔案管理工作存在的最大問題。

二、企業檔案數據治理的有效措施

（一）加強主題資源的建設力度

在智能檔案服務工作過程中主題建設檔案資源是其中重要的工作內容之一。企業中的檔案管理工作并不只是簡單的對資料數據進行整合和匯總，而是結合企業的實際發展現狀合理有序的整合數據資源信息。

第一，確定主數據。企業中的主數據就是各項經營業務的實體數據， 在智能分析中有著非常重要的作用。企業要想有效的強化自身的檔案資源建設工作必須要對自身主題范圍進行擴大，結合多個主題合理地組織各項資源。

第二，對元數據和參考數據進行設計。結合主題的實際情況，在建設主數據的過程中還需要進行有關的元數據設計工作[3]。對于規定的主題對象，在設計的過程中需要參考規定的元數據規范，然后結合企業的實際工作需求進行有關的設計工作;而對于沒有特定的主題對象，設計工作人員可以參考分析架構進行有關的設計工作。

（二）對檔案資源質量進行提高

在進行智能檔案管理工作的過程中要想有效的提高整體管理工作的質量和管理效率，還必須要具備一定的數據基礎，強化數據治理工作，從而對資源質量進行有效的提高。例如，在當前進行檔案管理工作的過程中可以使用 DAMA 數據模型，此種數據模型可以有效的維護和提高治理數據的質量。

第一，對數據架構進行確立。在實際的管理工作過程中，數據架構有著非常重要的作用，對數據架構進行完善，可以有效的對數據屬性以及屬性值等進行明確。除此之外，在當前企業的發展進程中對數據架構進行完善，還可以避免企業中的數據環境出現“孤島”現象，強化數據管理工作的統一性。

第二，強化數據質量管理工作[4]。當前要想提高企業檔案數據信息的質量，相關工作人員可以從準確性、一致性等多個方面入手。在對數據進行治理的過程中需要結合實際情況使用多元化的治理手段進行有關的工作。

（三）建立健全的數據管理制度

數據治理工作并不是一蹴而就的，在實際的工作過程中企業中的相關領導人員以及管理部門可以需要對數據生命周期以及數據安全等制度進行完善，對整體的管理框架進行明確，為后續檔案數據管理工作的順利進行提供保障。

第一，進行數據生命周期管理工作。在企業管理檔案數據工作的過程中，生命周期管理方法是一項應用范圍比較廣泛的技術。一方面，因為檔案數據自身具有的特點，因此在檔案數據信息屬于數據生產路程的下端， 具有一定的前饋特點;另一方面，檔案數據管理工作需要花費較長的時間，是一項周期比較長的工作內容。

第二，對數據安全計劃進行合理地規劃。在企業進行檔案數據管理工作的過程中安全對于整體工作的效果以及企業的發展都有著非常重要的作用，而安全工作貫穿于檔案信息管理工作的所有階段，在當前智能檔案管理工作過程中更是有著重要的意義[5]?，F階段數據安全工作主要包括安全策略的規劃、研究以及落實等多個內容，這樣一來，才能夠保證在使用檔案數據信息的過程中不會受到破壞。

（四）營造良好的數據治理氛圍

第一，合理地對人力資源進行分配。在企業進行數據治理的過程中， 首先需要對管理的主體進行明確，因此在此種情況下對于一些規模比較大的企業來說可以建立信息檔案委員會，對企業檔案數據等進行決策。除此之外，還需要結合實際情況對部分數據管理崗位進行合理地規劃，安排專業的工作人員進行有關工作。

第二，合理規劃政策規范。數據治理工作的順利進行離不開規則的約束，因此需要從政策、制度以及流程等多個方面對其進行約束。在企業進行檔案管理工作的過程中政策是數據治理的整體方針，也是引導數據治理工作進行的重要內容之一;而流程則是在操作的基礎上對企業實際的管理條例以及行為等進行指導。

總結：綜上所述，在現階段企業的發展進程中智能檔案管理是日后企業檔案信息化的必然發展趨勢。雖然現階段在實際的工作過程中還存在著一定的問題，但是只要相關工作人員和企業可以有效的加強對企業主題資源的建設力度、提高對檔案質量的重視、建立健全的管理制度等就可以有效的解決上述存在的問題，并為企業的發展提供保障。

參考文獻：

[1]??? 蘇聯燈. 面向檔案信息系統區塊鏈支撐平臺的構建[D].中國科學院大學（中國科學院深圳先進技術研究院），2020.

[2]??? 孫彥雷.如何將人工智能技術在新時期檔案管理中得以最有效的應用[J].科技創新導報，2019，16（25）：138+140.

[3]??? 陶健.企業檔案智能管理系統數據的分類及管理[J].機電兵船檔案，2018（04）：77-79.

[4]??? 錢毅，劉濤.面向智能檔案管理的企業數據治理路徑研究[J].山西檔案，2018（02）：5-8.

[5]??? 任力.大數據技術時代檔案信息管理思維與方式的變革[J].科技資訊，2018，14（32）：23-24.