衛(wèi)生院檔案管理的現(xiàn)狀及改進(jìn)措施探析

張華

摘 要：本文從鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作的實(shí)際情況出發(fā)，簡(jiǎn)要分析了其目前所存在的主要問題，并結(jié)合工作經(jīng)驗(yàn)提出了相應(yīng)的改進(jìn)措施，希望能為廣大鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案管理人員帶來(lái)一定的工作參考。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生院;檔案管理;現(xiàn)狀;改進(jìn)措施

近年來(lái)，為了提高我國(guó)醫(yī)療體系的整體水平，國(guó)家針對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的投入和支持不斷擴(kuò)大，并推動(dòng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院在醫(yī)療水平、行政管理方面進(jìn)入了全新階段。檔案管理工作是鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院管理的基礎(chǔ)內(nèi)容，為了滿足鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的發(fā)展趨勢(shì)，檔案管理工作必須做到與時(shí)俱進(jìn)，與鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的發(fā)展實(shí)現(xiàn)同步。

1 現(xiàn)狀分析

檔案管理工作是鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院管理的基礎(chǔ)組成部分，檔案管理質(zhì)量將在一定程度上決定著整個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的具體運(yùn)轉(zhuǎn)情況。現(xiàn)階段，我國(guó)鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院在檔案管理方面存在著明顯的不足之處和缺陷，其主要體現(xiàn)在缺少管理意識(shí)、技術(shù)落后以及管理體系不完善等多個(gè)方面。從某種角度來(lái)看，檔案是鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的發(fā)展歷史，是其發(fā)展過(guò)程中的主要“記錄者”，完善的檔案資料不僅有利于提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的醫(yī)療衛(wèi)生水平，同時(shí)也能夠?yàn)楹罄m(xù)的發(fā)展方向提供建議。

1）管理意識(shí)問題。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平的不斷提高，人民群眾對(duì)于健康問題的關(guān)注度也隨之增加，無(wú)論是醫(yī)院還是鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院均需要面臨較大的工作壓力，從而導(dǎo)致鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案資料數(shù)量逐漸增多。鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院與醫(yī)院有著一定的差異性，其主要體現(xiàn)在醫(yī)療水平、服務(wù)對(duì)象和服務(wù)內(nèi)容等多個(gè)方面，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的日常管理重心主要集中在行政層面上，而對(duì)于檔案管理的重視程度相對(duì)較低，甚至個(gè)別鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院僅僅是實(shí)現(xiàn)檔案資料的收集和整理，并不懂得如何利用檔案，如何發(fā)揮檔案資料的最大價(jià)值。正是因?yàn)闄n案管理意識(shí)的匱乏，才最終造成了不重視檔案管理工作的現(xiàn)狀。[1]

2）技術(shù)落后問題。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷應(yīng)用和普及，檔案管理工作也迎來(lái)了全新的發(fā)展契機(jī)。在電子檔案誕生的初期階段，越來(lái)越多的醫(yī)院開始逐步優(yōu)化檔案管理方式和檔案管理體系，并配備了相應(yīng)的軟件和硬件設(shè)施。在全新的檔案管理形式下，檔案管理工作對(duì)于管理人員的技術(shù)要求不斷提高，尤其是需要檔案管理人員掌握一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，否則無(wú)法滿足現(xiàn)階段的檔案管理需求。但在實(shí)際當(dāng)中，由于人才的不足和匱乏，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案管理技術(shù)長(zhǎng)期處于落后的狀態(tài)當(dāng)中，甚至個(gè)別鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院存在著軟硬件設(shè)施不足，檔案管理房間不適用檔案管理需求的現(xiàn)狀。與發(fā)展較快的醫(yī)院不同，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案管理方式依然以傳統(tǒng)管理為主，檔案類型也以紙質(zhì)檔案為主，盡管鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院已經(jīng)配備了計(jì)算機(jī)設(shè)備，但傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)化依然需要較長(zhǎng)的時(shí)間。[2]

3）管理制度問題。鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院在檔案管理制度方面的弊端不容忽視。很多鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院并未根據(jù)檔案管理工作的開展趨勢(shì)而對(duì)管理制度進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整和優(yōu)化，依然在沿用傳統(tǒng)的檔案管理制度，從而導(dǎo)致檔案資料的儲(chǔ)存和開發(fā)受到了較大的限制和影響，檔案資料的價(jià)值無(wú)法得到真正的體現(xiàn)。此外，當(dāng)檔案管理制度存在問題時(shí)，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案資料隨時(shí)面臨著丟失和損壞的風(fēng)險(xiǎn)性，尤其是在新型農(nóng)村合作醫(yī)療開展的背景之下，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院需要處理的病例檔案數(shù)量越來(lái)越多，其在檔案管理制度方面的弊端也愈發(fā)明顯。若鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院沒有及時(shí)實(shí)現(xiàn)管理制度的更新和升級(jí)，檔案管理工作將失去基本的秩序性，最終造成檔案管理混亂的局面。

4）管理人員問題。從某種角度來(lái)看，導(dǎo)致鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作存在諸多問題的主要原因在于檔案管理人員自身，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)將影響到檔案管理工作的綜合質(zhì)量。要想從根本上創(chuàng)新檔案管理方式、改進(jìn)檔案管理體系，就必須具有專業(yè)的檔案管理人才，而人才匱乏則是鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院目前所存在的主要原因。從實(shí)際情況來(lái)看，多數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案管理人員并未經(jīng)過(guò)專業(yè)的技術(shù)培訓(xùn)，其一般為鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院行政人員，甚至個(gè)別鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院沒有設(shè)置專屬的工作崗位，由一般的行政人員或醫(yī)護(hù)人員兼職負(fù)責(zé)檔案管理工作。近年來(lái)，為了提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的醫(yī)護(hù)水平和綜合實(shí)力，全國(guó)各地的鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院均需要定期派遣人員前往上級(jí)單位進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，其一般為普通醫(yī)護(hù)人員，檔案管理人員則不會(huì)參與其中，且在鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院自身缺乏人才培養(yǎng)方式的基礎(chǔ)上，人才匱乏的局面將會(huì)保持較長(zhǎng)的

時(shí)間。

2 改進(jìn)措施

1）提高檔案管理人員的思想意識(shí)。個(gè)體的主觀思想意識(shí)將對(duì)工作狀態(tài)和工作質(zhì)量造成直接的影響。鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案管理人員需要明確認(rèn)識(shí)到思想意識(shí)的重要價(jià)值，不斷提高對(duì)于檔案管理工作的重視程度，將更多的精力和熱情投入到工作當(dāng)中，不斷追求工作創(chuàng)新，推動(dòng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理質(zhì)量的持續(xù)提高。檔案管理人員需要從鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的工作現(xiàn)狀出發(fā)，不僅要完成檔案收集、分類和整理等基本工作，更要為鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的醫(yī)護(hù)人員提供便捷化的檔案資料查詢體系，鼓勵(lì)醫(yī)護(hù)人員應(yīng)用檔案資料，為臨床醫(yī)療活動(dòng)的開展帶來(lái)一定的引導(dǎo)作用。同時(shí)，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的管理者需要給予檔案管理相應(yīng)的重視，不僅要將工作重點(diǎn)集中在行政管理和業(yè)務(wù)開展方面，不僅要給予檔案管理工作一定的支持，更要鼓勵(lì)全體工作人員配合檔案管理工作的開展，爭(zhēng)取實(shí)現(xiàn)檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)的同步規(guī)劃和進(jìn)步。[3]

2）完善檔案管理制度。檔案管理人員需要從鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的現(xiàn)狀出發(fā)，對(duì)現(xiàn)有的管理制度進(jìn)行分析和研究，及時(shí)發(fā)現(xiàn)其不足之處和短板，并通過(guò)調(diào)整檔案管理制度的方式來(lái)實(shí)現(xiàn)優(yōu)化。在這一過(guò)程當(dāng)中，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)針對(duì)不同的工作內(nèi)容而采取相應(yīng)的措施，完善留檔、建檔、歸檔、保管、借閱、移動(dòng)、保密和銷毀標(biāo)準(zhǔn)，確保每一項(xiàng)工作均能夠有所依據(jù)。在檔案管理?xiàng)l例的約束之下，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案管理工作質(zhì)量勢(shì)必進(jìn)入全新的發(fā)展階段。[4]

3）優(yōu)化技術(shù)條件。實(shí)踐證明，先進(jìn)、豐富的軟硬件條件是提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理水平的有效方式。鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院方面首先需要針對(duì)時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，為檔案管理部門配備相應(yīng)的硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)，同時(shí)要培養(yǎng)軟硬件設(shè)施的維護(hù)人員，提高自身的維護(hù)水平。此外，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院應(yīng)當(dāng)重視對(duì)于大數(shù)據(jù)技術(shù)、信息庫(kù)技術(shù)的應(yīng)用，同時(shí)要優(yōu)化檔案查閱模式，為醫(yī)護(hù)人員查閱檔案提供便捷。

4）提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院需要為檔案管理人員制定完善的培養(yǎng)策略，為其提供學(xué)習(xí)和提高的機(jī)會(huì)。首先，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院可以通過(guò)進(jìn)修學(xué)習(xí)的方式讓檔案管理人員前往上級(jí)單位進(jìn)行觀摩學(xué)習(xí)，不僅要學(xué)習(xí)工作方式，更要學(xué)習(xí)工作思維。其次，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院需要重視人才的引入，優(yōu)先選擇具有相關(guān)學(xué)習(xí)經(jīng)歷和從業(yè)經(jīng)驗(yàn)的人才，保證人才供給的充足性。最后，檔案管理人員需要樹立終身學(xué)習(xí)理念，主動(dòng)學(xué)習(xí)、主動(dòng)進(jìn)步，不斷在實(shí)踐過(guò)程中提高自己。[5]

3 結(jié)語(yǔ)

綜合來(lái)看，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院在檔案管理方面存在著明顯的不足之處，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院需要辯證看待這一客觀事實(shí)，結(jié)合自身的實(shí)際情況，找準(zhǔn)問題的原因，采取相應(yīng)的改進(jìn)措施，提高自身的檔案管理水平，打造一支專業(yè)化、高水平的檔案管理隊(duì)伍。

參考文獻(xiàn)

[1]王述寅，張良.鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作存在的問題與對(duì)策探析[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2015（22）：279.

[2]所敏.中心衛(wèi)生院檔案管理工作的現(xiàn)狀和與發(fā)展策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（15）：202.

[3]羅志勇.鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理現(xiàn)狀與發(fā)展對(duì)策[J].才智，2012

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[4]申明高.鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院人事檔案管理的現(xiàn)狀分析和未來(lái)設(shè)想[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（12）：158-159.

[5]表福龍.鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理的現(xiàn)狀及改進(jìn)措施研究[J].健康必讀，2019（4）：233-234.