提高企業(yè)科技檔案利用服務(wù)水平的幾點(diǎn)思考

周亞萍

摘 要：在企業(yè)發(fā)展進(jìn)程中，科技檔案的作用不容忽視，成為企業(yè)無(wú)形資產(chǎn)的重要構(gòu)成。因此，企業(yè)科技檔案的開(kāi)發(fā)利用至關(guān)重要，事關(guān)切競(jìng)爭(zhēng)力實(shí)力的獲取，為更大經(jīng)濟(jì)效益的獲取提供支持，也是社會(huì)向前推進(jìn)的重要力量。在科技的引領(lǐng)下，企業(yè)科技檔案發(fā)展面臨諸多挑戰(zhàn)，需要正視科技檔案管理中存在的問(wèn)題，多角度進(jìn)行應(yīng)對(duì)，全面提高利用服務(wù)水平。為企業(yè)科技檔案價(jià)值的發(fā)揮創(chuàng)造有利條件。

關(guān)鍵詞：企業(yè)科技檔案;利用服務(wù);思考

企業(yè)科技檔案主要形成于企業(yè)諸多行為與活動(dòng)之中，是科研、生產(chǎn)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)以及設(shè)備引進(jìn)使用的重要資料，保存價(jià)值突出，融文字、圖表、數(shù)據(jù)以及聲像資料形式于一體。企業(yè)科技檔案能夠?yàn)槠髽I(yè)發(fā)展提供借鑒性信息，是企業(yè)重要知識(shí)與財(cái)富，因此，要全面做好企業(yè)科技檔案利用工作，以信息時(shí)代為背景，對(duì)新環(huán)境下的科技檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化，為企業(yè)的穩(wěn)定與可持續(xù)發(fā)展提供信息支持，更好發(fā)揮服務(wù)社會(huì)的價(jià)值。

1 企業(yè)科技檔案利用服務(wù)中存在的問(wèn)題

1.1 科技檔案收集缺乏完整性與系統(tǒng)性

對(duì)于企業(yè)而言，其關(guān)注的焦點(diǎn)是效益，對(duì)科技檔案管理缺乏深刻的認(rèn)識(shí)，在注重科技成果信息收集的同時(shí)，忽視科技文件的整理歸檔。從內(nèi)容上分析，更多體現(xiàn)為成果性、總結(jié)性以及結(jié)果性的文件，缺少過(guò)程性以及依據(jù)性文件，尤其是實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)以及相關(guān)圖紙更是嚴(yán)重不足。盡管過(guò)程性文件利用率較高，但是，收錄歸檔工作卻是不到位;鑒于科技檔案多源于科技人員與團(tuán)隊(duì)，其對(duì)檔案管理機(jī)構(gòu)的管理能力存在質(zhì)疑，尤其在保護(hù)力度、保密性方面存在疑慮，使得核心成果無(wú)法實(shí)現(xiàn)歸檔，科技檔案資料存在不完整性;部分檔案文件存在保存要素不齊全的問(wèn)題，簽章不全，時(shí)間不詳細(xì)等問(wèn)題十分常見(jiàn)。

1.2 部門之間溝通不暢，聯(lián)動(dòng)性薄弱

在企業(yè)發(fā)展中，科研開(kāi)發(fā)與項(xiàng)目建設(shè)是重要內(nèi)容，大量材料需要申報(bào)，驗(yàn)收與申報(bào)時(shí)間緊迫，工作繁重，對(duì)科技檔案需求量較大，利用與服務(wù)方式也多樣。但是，企業(yè)檔案管理部門對(duì)項(xiàng)目實(shí)際情況了解不多，而科技部門也對(duì)檔案庫(kù)藏不清楚，檔案利用需求缺乏明確性。也就是說(shuō)，檔案的使用者與檔案的管理者信息存在不對(duì)稱情況，降低檔案的檢索與查詢速度，威脅利用效果，整體服務(wù)效率不高，科技檔案利用盡顯低效性。

1.3 企業(yè)科技檔案信息化與數(shù)字化建設(shè)亟待增強(qiáng)

面對(duì)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，在企業(yè)內(nèi)部，信息化不斷引入，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)更多體現(xiàn)為科技的競(jìng)爭(zhēng)。目前，企業(yè)科技檔案也與時(shí)俱進(jìn)，加快信息化與數(shù)字化發(fā)展，但是，鑒于薄弱的檔案利用觀念，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案利用模式仍占據(jù)主要地位，即便擁有了電子化與數(shù)字化檔案，由于相關(guān)審批手續(xù)、管理歸檔的不健全，很難提供更加及時(shí)與有效的服務(wù)，科技檔案整體利用水平亟待提升。

1.4 科技檔案開(kāi)發(fā)利用尚未得到足夠的重視

對(duì)于科技檔案，與其它類型檔案相比較，具有較強(qiáng)的技術(shù)價(jià)值，極具研究意義，能夠?qū)崿F(xiàn)新價(jià)值的創(chuàng)造，對(duì)企業(yè)的創(chuàng)新與發(fā)展具有支持作用。因此，科技檔案的科學(xué)開(kāi)發(fā)利用意義重大。目前，很多企業(yè)管理者對(duì)檔案價(jià)值認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為其很難直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價(jià)值，忽視科技檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用。另外，很多企業(yè)檔案管理人員并非專業(yè)，專業(yè)能力有限，缺乏有效的培訓(xùn)，在很大程度上成為阻礙企業(yè)科技檔案信息資源開(kāi)發(fā)與利用的阻力。

2 如何提高企業(yè)科技檔案利用服務(wù)水平

2.1 積極構(gòu)建健全的科技檔案管理制度，保證與科技項(xiàng)目的同步性

依托有效的管理機(jī)制，增強(qiáng)檔案管理觀念，全面落實(shí)檔案管理職責(zé)，將前端控制落實(shí)到位，促使文件材料的歸檔工作能夠與項(xiàng)目同步，實(shí)現(xiàn)對(duì)科技文件形成、積累、整理以及歸檔的階段性控制，達(dá)到實(shí)時(shí)性與跟蹤性管理，做好科技項(xiàng)目過(guò)程檔案收集工作，實(shí)現(xiàn)對(duì)材料質(zhì)量的深度審核與評(píng)估，最終滿足全過(guò)程與全流程控制目標(biāo)。另外，檔案工作的開(kāi)展離不開(kāi)相關(guān)部門的配合，因此，需要在檔案工作中融入財(cái)務(wù)內(nèi)容，如財(cái)務(wù)付款、財(cái)務(wù)報(bào)銷，在根本上構(gòu)建科技工作、財(cái)務(wù)工作以及檔案工作的聯(lián)動(dòng)機(jī)制?？萍柬?xiàng)目完成之后，需要保證所有相關(guān)文件資料都得到高效歸檔，維護(hù)完整性，促使其能夠保質(zhì)保量地存檔?；诖耍拍苓M(jìn)入確認(rèn)、財(cái)務(wù)報(bào)銷以及付款環(huán)節(jié)。這種模式的應(yīng)用有力地維護(hù)了檔案管理與科技項(xiàng)目的同步性，為科技檔案利用奠定基礎(chǔ)。

2.2 樹(shù)立主動(dòng)服務(wù)思想，發(fā)揮部門之間的聯(lián)動(dòng)效應(yīng)

針對(duì)科技檔案的管理與利用，檔案管理部門要勇于突破傳統(tǒng)，打破固有的被動(dòng)型與消極型的服務(wù)思想，樹(shù)立主動(dòng)服務(wù)理念，尤其是突破邊緣化工作地位，積極關(guān)注企業(yè)的核心工作內(nèi)容，避免科技檔案資源出現(xiàn)信息孤島現(xiàn)象。具體講，檔案管理部門要以主動(dòng)姿態(tài)加入企業(yè)科技項(xiàng)目，促使檔案工作能夠與科技項(xiàng)目有機(jī)融合，以便更好地提供服務(wù)。檔案管理人員在承擔(dān)檔案利用服務(wù)的同時(shí)，也成為科技項(xiàng)目的參與者，能夠?yàn)轫?xiàng)目開(kāi)展提供更加及時(shí)、全面與系統(tǒng)的信息服務(wù)，如申報(bào)信息的收集、材料的匯編以及歸檔等，更顯全方位性，能夠有效應(yīng)對(duì)檔案利用中出現(xiàn)的信息不對(duì)稱問(wèn)題。

2.3 重視科技檔案信息化發(fā)展，切實(shí)提升檔案利用效率

為了切實(shí)提升科技檔案管理質(zhì)量與效率，檔案管理部門要發(fā)揮現(xiàn)代化信息管理手段的優(yōu)勢(shì)，以更好滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展需求。具體講，結(jié)合科技檔案內(nèi)容，重視資源整合，結(jié)合保密級(jí)別，設(shè)置使用權(quán)限，對(duì)管理流程進(jìn)行優(yōu)化，力求簡(jiǎn)化與高效。另外，在保證檔案安全的基礎(chǔ)上，擴(kuò)大科技檔案內(nèi)部開(kāi)放度，為更多使用者提供檢索、查詢與利用服務(wù)，增強(qiáng)科技信息共享水平，更好滿足用戶的使用需求。依托互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢(shì)，構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)，發(fā)揮移動(dòng)科技檔案的優(yōu)勢(shì)，突破檔案利用的時(shí)空限制，切實(shí)提升檔案利用率，最大化發(fā)揮科技檔案價(jià)值。

2.4 提升檔案管理人員綜合能力，擴(kuò)大企業(yè)科技檔案宣傳力度

為了更好服務(wù)于科技檔案的利用，檔案管理人員要重視自身建設(shè)，主動(dòng)進(jìn)行知識(shí)的學(xué)習(xí)，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，重視提升自身科技檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用能力。一方面，積極參與專業(yè)性業(yè)務(wù)培訓(xùn)。另外，要充分利用信息資源，自主進(jìn)行學(xué)習(xí)，以在線學(xué)習(xí)為手段，充分發(fā)揮多種教育平臺(tái)的作用，對(duì)自身的整體素質(zhì)進(jìn)行隨時(shí)隨地提升。除此之外，科技檔案管理者要重視行業(yè)內(nèi)的交流與溝通，善于學(xué)習(xí)先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn);面對(duì)企業(yè)科技檔案影響力的不斷擴(kuò)大，檔案工作者要重視對(duì)科技檔案工作成果的展示，積極參與更多類型的評(píng)選。也就是說(shuō)，企業(yè)檔案管理人員在完成基礎(chǔ)性工作的前提下，重視對(duì)科技檔案服務(wù)企業(yè)的案例進(jìn)行整合，加快由信息服務(wù)向知識(shí)服務(wù)轉(zhuǎn)變。另外，做好科技檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的宣傳，以企業(yè)關(guān)注的內(nèi)容為方向，以便獲取企業(yè)管理者更大程度的重視，豐富科技檔案資源，構(gòu)建開(kāi)發(fā)利用氛圍，擴(kuò)大成效的目的。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上，面對(duì)激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，企業(yè)為了尋求可持續(xù)發(fā)展，信息資源是根本，尤其是先進(jìn)的科技信息支持更是關(guān)鍵。因此，企業(yè)要重視做好科技檔案的利用服務(wù)工作，樹(shù)立主動(dòng)的檔案服務(wù)理念，優(yōu)化檔案服務(wù)模式，積極探索與實(shí)踐，真正發(fā)揮科技檔案服務(wù)企業(yè)與社會(huì)的價(jià)值。

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