大數據時代電子檔案管理現狀與發展對策分析

馮承曦

摘 要：隨著科技不斷的快速發展，大數據時代正在改變著我們生活的點點滴滴，而且已經逐漸改變了我們的生活方式。大數據已經涉及我們吃、穿、住、行的每一個方面，我們的生活也越來越離不開大數據的存在。我們曾經的紙質檔案也逐漸被大數據所取代，電子檔案的出現給整個檔案部門帶來了很大的改變。學校的檔案管理部門承擔著非常重要的職責，為了能夠確保學校的檔案管理有更好的發展和保障，學校應該合理的運用大數據幫助整理學校檔案。本文主要說明在大數據時代，如何進行對學校的電子檔案進行管理和分析，為所有學校的電子檔案的管理問題提供一些解決辦法和現狀的分析。

關鍵詞：大數據時代;電子檔案;分析與管理

1 引言

大數據時代的到來為許多行業都帶來了幫助，同時在檔案方面也有所發展，從原來的紙質檔案逐漸演變成現在的電子檔案。電子檔最有效的就是能夠更好的保存檔案，在平時的使用，保存和修改過程中都有了更加便利的方法。為了減少人員接觸，檔案的使用和建立同步轉為線上，大量紙質檔案沒有辦法實地查閱，電子檔案卻可以非常方便的解決了這一問題。運用電子檔案，可以保證檔案的隨時調用和隨時存儲，電子檔案相對于紙質檔案來說，電子檔案的存儲更節省空間，節約更多的資源，同時也為了環保做出了更大的貢獻。

2 大數據時代給檔案管理帶來的挑戰

2.1 思想觀念不夠全面

很多檔案管理人員特別是年齡較大的檔案管理人員，對新的檔案管理觀念沒有足夠的認識，對檔案的收集、整理、保存、利用都固守傳統的管理方式。運用電子檔案的管理方法不僅可以解決傳統檔案中的許多問題，而且還可以更加有利于檔案的傳承與發展。傳統檔案的保存方式一般應用紙質方法，紙質檔案保存中常會出現破損、折皺、蟲蛀等情況，造成檔案記錄確實和不準確等問題。運用大數據的優勢將原來的紙質檔案改為電子檔案，不僅可以保證檔案的存儲年限，還可以更加方便的對檔案進行整理和使用。

2.2 技術的挑戰

傳統的檔案管理方式是運用人工整理的方法進行對檔案管理，這一管理的方式需要消耗大量的紙制品和人力。在對檔案進行整理過程中如果檔案數量過多，就會導致需要更長的時間進行將檔案歸類整理。電子檔案運用相關的技術，可以更加有序的，快速的將所有檔案進行整理分類。在整理分類的同時也可以降低人工的使用，但是由于現在的電子檔案技術并沒有非常的成熟，有很多相關問題都沒有得到解決，將紙質檔案進行電子化，數字化是需要一些技術的支持，才能夠保證更新的更加完整。為了能夠使電子檔案的優勢更加凸顯出來，就需要有更高的技術和優化更好的軟件進行對檔案的整理，這樣才能夠保證電子檔案比一般檔案有更好的作用。在日常的使用過程中能夠幫助我們的日常工作。

2.3 安全的挑戰

任何事件都有兩面性，大數據的時代電子檔案的到來同時也有一部分副作用的出現，安全是整個電子檔案面臨的最大挑戰。雖然現在的網絡安全性在逐漸提高，但是還是存在著許多漏洞，很多非法分子就利用這些網絡漏洞進行盜取電子檔案，獲取他人的個人信息。大數據主要依托的就是網絡，大數據上面的所有信息都是運用數字化的方式進行保存和整理，這些保存和整理的方式方法直接關系著整個電子檔案的安全。同時電子檔案的儲存是需要依靠電子原件，電子元件就會出現老化的情況，雖然電子元件的老化不像紙質檔案老化的那么快速，但是電子原件也會有出現問題的時候。面對以上的這些問題，就需要進行更加嚴密的保護，才能夠使電子檔案的安全得到保證。面對網絡安全問題電子檔案您及時進行保存到內部網絡信息中，這樣才能更加有效地為電子檔案做好安全屏障。同時在電子檔案的保存過程中，也要對電子檔案的相應文件進行加設密碼，通過這種方法就可以提高檔案的安全性。在硬件方面也需要進行不斷提高，應及時進行將已收集好的電子檔案進行儲存和備份，這樣才能夠確保某些電子元件老化而導致電子檔案丟失的問題不會被影響。

3 電子檔案的改革建議

3.1 加大電子檔案宣傳

隨著科技時代的不斷發展，傳統的電子檔案終將被電子檔案所代替，為了能夠確保電子檔案能夠快速發展，就需要進行對電子檔案的宣傳。通過對電子檔案的宣傳使更多的檔案管理人員了解到電子檔案的優勢。只有讓更多的人了解到電子檔案的優勢，才能夠保證電子檔案能夠正常發展。提高領導對電子檔案的認識讓學校領導了解到電子檔案的優點，這樣才能夠保證學校領導對電子檔案的發展予以支持。為電子檔案和學校的發展都能夠做出更好的保障。

3.2 加強技術的研究

由于現在電子檔案的發展比較短，所以對電子檔案的研究也比較薄弱。由于這些問題的出現，而對檔案的使用最多的事業就是學校，學校就應該加強使用電子檔案，只有學校的電子檔案實施才能夠促進電子檔案的研究人員加快研究，提出更好的電子檔案相關技術，這樣才能夠促進整個國家的電子檔案行業發展。除了在電子檔案的技術方面，電子檔案的相關軟件也應該得到足夠的優化。檔案對于一個人來說是非常重要的，無論是學校還是企業在進行對某個人了解時最重要的就是通過檔案進行了解。只有電子檔案的相關軟件進行更好的優化，才能夠保證電子檔案的正常運行。

3.3 提高電子檔案的安全性

電子檔案的安全是需要得到足夠的保障，如果電子檔案的安全不能夠滿足所學校的需求，那么這樣電子檔案在學校方面就不會得到有利發展。檔案的保存是整個檔案管理部門最重要的一項任務，如果檔案沒有能夠得到更好的保存就會直接導致許多信息的丟失。為了能夠提高檔案的安全性可以進行運用學校內部局域網進行儲存檔案，這種方法更加好的提高整個檔案的安全性。

4 結束語

隨著大數據時代的到來和發展，在各方面都積極的應用大數據，這樣才能夠為相關行業的發展帶來更好的作用。加強電子檔案的管理就更能夠提高整個電子檔行業的發展，為我們的日常生活提供更大的便利。電子檔案可以使我們在任何地方隨時對自己的相關信息進行查詢。將傳統的紙質檔案改為現在的電子檔案已經解決了許多檔案方面的問題，為整個檔案行業的發展提供了有力的幫助。

參考文獻

[1]楊桂明，許鳳姣.大數據時代電子檔案管理現狀與發展對策分析[J].檔案管理，2020（02）：84-85.

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