電子檔案和紙質(zhì)檔案的整合利用與共存發(fā)展

鄒春妮

摘 要：信息時代的到來，檔案事業(yè)不斷進步，多元化的信息技術融入到檔案管理行業(yè)中，為推進現(xiàn)代社會發(fā)展形勢下檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，應當加強電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合利用，促進二者共存發(fā)展。本文簡要分析檔案管理工作中電子檔案與紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢與不足，并探討如何實現(xiàn)二者之間的整合利用與共存發(fā)展，僅供業(yè)內(nèi)人士參考。

關鍵詞：電子檔案；紙質(zhì)檔案；整合；利用；共存發(fā)展

檔案管理工作主要包含檔案的收集、整理、鑒定、檢索、編輯和開發(fā)利用等內(nèi)容，在檔案管理工作中，電子檔案和紙質(zhì)檔案都是檔案管理中的重要部分，各自具備一定優(yōu)勢和不足，為推進檔案事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展，應當尊重事物的兩面性，準確把握電子檔案與紙質(zhì)檔案的實際特點，加強整合利用，實現(xiàn)優(yōu)勢互補，真正實現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的共存發(fā)展。

1 電子檔案與紙質(zhì)檔案整合利用的必要性

現(xiàn)代社會經(jīng)濟發(fā)展形勢下，科學技術不斷進步，電子檔案得以產(chǎn)生和應用，一定程度上拉動了紙質(zhì)檔案的發(fā)展。可以說，電子檔案的產(chǎn)生和應用，打破了檔案管理工作中紙質(zhì)檔案的傳統(tǒng)模式，通過對信息技術的有效運用，節(jié)約了人力物力資源，實現(xiàn)了檔案管理一體化，檔案管理工作效率明顯提升。因此在檔案事業(yè)發(fā)展過程中，若能夠準確把握電子檔案與紙質(zhì)檔案的具體特點，加強整合利用，能夠?qū)崿F(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案之間的有序轉(zhuǎn)化，對紙質(zhì)檔案進行妥善保存與管理，并確保電子檔案的信息化優(yōu)勢得到有效發(fā)揮，通過雙向聯(lián)系，推進電子檔案與紙質(zhì)檔案的協(xié)調(diào)發(fā)展，對于檔案事業(yè)建設與發(fā)展具有重要意義。

2 電子檔案與紙質(zhì)檔案各自優(yōu)勢與不足

2.1 電子檔案的優(yōu)勢與不足

現(xiàn)代社會科學技術的發(fā)展，推進了檔案事業(yè)的進步，人類社會生活呈現(xiàn)出多元化特征，社會各項經(jīng)濟活動的開展，離不開信息技術的支持。此種形勢下，檔案管理工作逐漸邁入新的時代，電子檔案逐漸產(chǎn)生并得到廣泛應用。

電子檔案具有良好的應用價值，其存儲量較大，不會占用實際空間，便于管理和應用。在檔案管理工作中，電子檔案模式能夠?qū)崿F(xiàn)檔案之間的互相傳輸，具備資源共享的優(yōu)勢。電子檔案在計算機系統(tǒng)內(nèi)的保存時間較長，且檔案資源的查閱更具便捷性、高效性，有助于提升檔案管理工作效率。

電子檔案也存在一定不足，尤其是信息存儲方面，其安全性較低，部分不法分子利用技術手段獲取保密的檔案信息，導致檔案管理工作存在嚴重的安全隱患。電子檔案運行過程中主要依靠設備，缺乏獨立性，此種情況下，一旦設備出現(xiàn)故障，極易導致電子檔案信息資源丟失，此種情況下，電子檔案信息存在嚴重的安全隱患。

2.2 紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢與不足

自古開始，中國人就習慣將國家大事和重要的人物記錄下來，供后世流傳。也有許多家族擁有屬于自己家族的族譜，這些都是最傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。隨著時間的推移保留下來許多珍貴的史實資源供后人發(fā)掘。進入21世紀，紙質(zhì)檔案收到了極大地沖擊，電子檔案的優(yōu)勢將大家的目光轉(zhuǎn)移。還有人預言紙質(zhì)檔案將退出人類歷史的舞臺，之后將是電子檔案的世界。這些雖然只是一面之詞，但是卻也看出紙質(zhì)檔案重要性的下降。

紙質(zhì)檔案優(yōu)勢大家顯而易見，和電子檔案相比，直觀性和簡明性十分突出，另外在書寫方面的簡單性、閱讀方面的便利性，還有對事情記錄方面的穩(wěn)定性等等，這些都是電子檔案無法超越的優(yōu)勢；印章和簽字，這是紙質(zhì)檔案獨立于電子檔案的優(yōu)勢，沒有當事人簽名的電子檔案不具備法律效率，這是為何還有大部分人倡導紙質(zhì)檔案的原因之一。但是，紙質(zhì)檔案的缺點也是顯而易見的，與電子檔案想法，紙質(zhì)檔案在空間占用、環(huán)境保護、傳遞查閱方面的劣勢是不能避免的。

3 電子檔案與紙質(zhì)檔案在利用方面的比較

紙質(zhì)檔案的載體是文本實體，具有相對的穩(wěn)定性，文字有個人字跡特征、有書寫墨跡的新舊之別，不易更改和偽造，對它的利用途徑是通過提供檔案原件、檔案副本或復制品、檔案信息加工品等滿足用戶的需要。電子信息技術的運用改變了傳統(tǒng)文件的利用方式.使檔案信息在利用上不受時間和空間的限制，可以隨時隨地利用進入網(wǎng)絡的開放檔案，網(wǎng)絡不僅可以提供原件閱覽，而且能夠根據(jù)利用者的需要對其中的信息進行分類、統(tǒng)計、匯總、打印、復制等，還可以形成檔案匯編或其它形式的編研成果以提供利用。

然而，由于信息的易更改性和共享性.在電腦應用上要具有限讀功能，即具有反刪改、反復制、反銷毀功能，才能防止泄密。通過電子檔案和紙質(zhì)檔案整合和利用活動的比較，紙質(zhì)檔案和電子檔案各自的特點表現(xiàn)得淋漓盡致。其區(qū)別也就顯而易見。盡管電子檔案和紙質(zhì)檔案存在諸多不同。然而從檔案的開發(fā)利用方面講，二者卻具有異曲同工之妙。

4 電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合利用與共存發(fā)展的具體策略

4.1 堅持揚長避短

檔案事業(yè)建設與發(fā)展過程中，在準確把握電子檔案與紙質(zhì)檔案各自優(yōu)勢與不足的基礎上，應當堅持趨利避害，對電子檔案與紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢進行合理整合利用，并采取有效措施去除檔案管理中的缺點，推進檔案管理工作的順利開展。在電子檔案方面，應當繼續(xù)發(fā)揮其科學化、信息化的檔案管理優(yōu)勢，在紙質(zhì)檔案方面，應當保持器印章和簽字生效憑證優(yōu)勢不變，在此基礎上將二者優(yōu)勢進行有機融合，全面提高檔案管理工作效率。

電子檔案與紙質(zhì)檔案也不可避免的存在一定不足，為實現(xiàn)二者之間的整合利用與共存發(fā)展，應當以紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢彌補電子檔案的缺點，并以電子檔案的優(yōu)勢彌補紙質(zhì)檔案的不足，轉(zhuǎn)變視角，堅持具體問題具體分析的原則，實現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的協(xié)調(diào)共存發(fā)展，為檔案事業(yè)的穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展奠定可靠的基礎。

4.2 遵循“雙套制”原則

在檔案事業(yè)發(fā)展過程中，所謂“雙套制”原則，就是指將電子檔案與紙質(zhì)檔案同時提交并保存歸檔，以保證檔案的準確性和可靠性。當前社會經(jīng)濟發(fā)展形勢下，數(shù)字技術和網(wǎng)絡技術不斷完善，“雙套制”原則的有效應用，有助于推進檔案管理工作的順利開展，這就要求檔案管理工作人員在準確把握電子檔案與紙質(zhì)檔案實際優(yōu)勢與不足的基礎上，不斷學習新知識，掌握新技術，明確“雙套制”的適用范圍，依據(jù)檔案管理的具體情況選擇“雙套制”檔案，最大程度上實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置和利用，全面提高檔案管理效率。

結束語

電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合利用與共存發(fā)展，需要投入大量的人力、物力和財力資源，對檔案管理人員的綜合素質(zhì)和崗位能力都有著嚴格的要求，為推進檔案事業(yè)的穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展，應當準確把握電子檔案與紙質(zhì)檔案的優(yōu)點與不足，遵循“雙套制”原則，揚長避短，實現(xiàn)科學化、信息化、高效化檔案管理，從而為社會群體提供更加優(yōu)質(zhì)高效的檔案服務。

參考文獻

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