電子檔案和紙質檔案的整合利用與共存發展

鄒春妮

摘 要：信息時代的到來，檔案事業不斷進步，多元化的信息技術融入到檔案管理行業中，為推進現代社會發展形勢下檔案事業的可持續發展，應當加強電子檔案與紙質檔案的整合利用，促進二者共存發展。本文簡要分析檔案管理工作中電子檔案與紙質檔案的優勢與不足，并探討如何實現二者之間的整合利用與共存發展，僅供業內人士參考。

關鍵詞：電子檔案；紙質檔案；整合；利用；共存發展

檔案管理工作主要包含檔案的收集、整理、鑒定、檢索、編輯和開發利用等內容，在檔案管理工作中，電子檔案和紙質檔案都是檔案管理中的重要部分，各自具備一定優勢和不足，為推進檔案事業的現代化發展，應當尊重事物的兩面性，準確把握電子檔案與紙質檔案的實際特點，加強整合利用，實現優勢互補，真正實現電子檔案與紙質檔案的共存發展。

1 電子檔案與紙質檔案整合利用的必要性

現代社會經濟發展形勢下，科學技術不斷進步，電子檔案得以產生和應用，一定程度上拉動了紙質檔案的發展。可以說，電子檔案的產生和應用，打破了檔案管理工作中紙質檔案的傳統模式，通過對信息技術的有效運用，節約了人力物力資源，實現了檔案管理一體化，檔案管理工作效率明顯提升。因此在檔案事業發展過程中，若能夠準確把握電子檔案與紙質檔案的具體特點，加強整合利用，能夠實現電子檔案與紙質檔案之間的有序轉化，對紙質檔案進行妥善保存與管理，并確保電子檔案的信息化優勢得到有效發揮，通過雙向聯系，推進電子檔案與紙質檔案的協調發展，對于檔案事業建設與發展具有重要意義。

2 電子檔案與紙質檔案各自優勢與不足

2.1 電子檔案的優勢與不足

現代社會科學技術的發展，推進了檔案事業的進步，人類社會生活呈現出多元化特征，社會各項經濟活動的開展，離不開信息技術的支持。此種形勢下，檔案管理工作逐漸邁入新的時代，電子檔案逐漸產生并得到廣泛應用。

電子檔案具有良好的應用價值，其存儲量較大，不會占用實際空間，便于管理和應用。在檔案管理工作中，電子檔案模式能夠實現檔案之間的互相傳輸，具備資源共享的優勢。電子檔案在計算機系統內的保存時間較長，且檔案資源的查閱更具便捷性、高效性，有助于提升檔案管理工作效率。

電子檔案也存在一定不足，尤其是信息存儲方面，其安全性較低，部分不法分子利用技術手段獲取保密的檔案信息，導致檔案管理工作存在嚴重的安全隱患。電子檔案運行過程中主要依靠設備，缺乏獨立性，此種情況下，一旦設備出現故障，極易導致電子檔案信息資源丟失，此種情況下，電子檔案信息存在嚴重的安全隱患。

2.2 紙質檔案的優勢與不足

自古開始，中國人就習慣將國家大事和重要的人物記錄下來，供后世流傳。也有許多家族擁有屬于自己家族的族譜，這些都是最傳統的紙質檔案。隨著時間的推移保留下來許多珍貴的史實資源供后人發掘。進入21世紀，紙質檔案收到了極大地沖擊，電子檔案的優勢將大家的目光轉移。還有人預言紙質檔案將退出人類歷史的舞臺，之后將是電子檔案的世界。這些雖然只是一面之詞，但是卻也看出紙質檔案重要性的下降。

紙質檔案優勢大家顯而易見，和電子檔案相比，直觀性和簡明性十分突出，另外在書寫方面的簡單性、閱讀方面的便利性，還有對事情記錄方面的穩定性等等，這些都是電子檔案無法超越的優勢；印章和簽字，這是紙質檔案獨立于電子檔案的優勢，沒有當事人簽名的電子檔案不具備法律效率，這是為何還有大部分人倡導紙質檔案的原因之一。但是，紙質檔案的缺點也是顯而易見的，與電子檔案想法，紙質檔案在空間占用、環境保護、傳遞查閱方面的劣勢是不能避免的。

3 電子檔案與紙質檔案在利用方面的比較

紙質檔案的載體是文本實體，具有相對的穩定性，文字有個人字跡特征、有書寫墨跡的新舊之別，不易更改和偽造，對它的利用途徑是通過提供檔案原件、檔案副本或復制品、檔案信息加工品等滿足用戶的需要。電子信息技術的運用改變了傳統文件的利用方式.使檔案信息在利用上不受時間和空間的限制，可以隨時隨地利用進入網絡的開放檔案，網絡不僅可以提供原件閱覽，而且能夠根據利用者的需要對其中的信息進行分類、統計、匯總、打印、復制等，還可以形成檔案匯編或其它形式的編研成果以提供利用。

然而，由于信息的易更改性和共享性.在電腦應用上要具有限讀功能，即具有反刪改、反復制、反銷毀功能，才能防止泄密。通過電子檔案和紙質檔案整合和利用活動的比較，紙質檔案和電子檔案各自的特點表現得淋漓盡致。其區別也就顯而易見。盡管電子檔案和紙質檔案存在諸多不同。然而從檔案的開發利用方面講，二者卻具有異曲同工之妙。

4 電子檔案與紙質檔案的整合利用與共存發展的具體策略

4.1 堅持揚長避短

檔案事業建設與發展過程中，在準確把握電子檔案與紙質檔案各自優勢與不足的基礎上，應當堅持趨利避害，對電子檔案與紙質檔案的優勢進行合理整合利用，并采取有效措施去除檔案管理中的缺點，推進檔案管理工作的順利開展。在電子檔案方面，應當繼續發揮其科學化、信息化的檔案管理優勢，在紙質檔案方面，應當保持器印章和簽字生效憑證優勢不變，在此基礎上將二者優勢進行有機融合，全面提高檔案管理工作效率。

電子檔案與紙質檔案也不可避免的存在一定不足，為實現二者之間的整合利用與共存發展，應當以紙質檔案的優勢彌補電子檔案的缺點，并以電子檔案的優勢彌補紙質檔案的不足，轉變視角，堅持具體問題具體分析的原則，實現電子檔案與紙質檔案的協調共存發展，為檔案事業的穩定持續發展奠定可靠的基礎。

4.2 遵循“雙套制”原則

在檔案事業發展過程中，所謂“雙套制”原則，就是指將電子檔案與紙質檔案同時提交并保存歸檔，以保證檔案的準確性和可靠性。當前社會經濟發展形勢下，數字技術和網絡技術不斷完善，“雙套制”原則的有效應用，有助于推進檔案管理工作的順利開展，這就要求檔案管理工作人員在準確把握電子檔案與紙質檔案實際優勢與不足的基礎上，不斷學習新知識，掌握新技術，明確“雙套制”的適用范圍，依據檔案管理的具體情況選擇“雙套制”檔案，最大程度上實現資源的優化配置和利用，全面提高檔案管理效率。

結束語

電子檔案與紙質檔案的整合利用與共存發展，需要投入大量的人力、物力和財力資源，對檔案管理人員的綜合素質和崗位能力都有著嚴格的要求，為推進檔案事業的穩定持續發展，應當準確把握電子檔案與紙質檔案的優點與不足，遵循“雙套制”原則，揚長避短，實現科學化、信息化、高效化檔案管理，從而為社會群體提供更加優質高效的檔案服務。

參考文獻

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