基層醫療衛生系統信息化的人事檔案管理

摘 要：人事檔案是基層醫療衛生系統人事安排、薪資調整和職稱評定等相關工作開展的主要依據，也是職工政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作業績、個人經歷等內容的文字材料，是考察了解和正確選拔使用干部的重要依據。隨著我國醫療水平的提高、人事制度改革的不斷深入及醫務人員的流動性持續加大，基層醫療衛生系統人事檔案管理工作應與時俱進，實施檔案的信息化管理，使基層醫療衛生系統檔案工作適應時代發展的需要。

關鍵詞：新時代;醫療單位;人事檔案;信息化管理

檔案的發展在人類文明進程中已經延續了幾千。檔案的建立具有重要意義，一方面，檔案客觀地反映了一個國家、民族在發展過程中各個方面的興衰榮辱，另一方面，檔案也客觀地展現了重要人物的事跡及地區風俗習慣的發展。從黨的十八大召開以來，為了建設成小康社會，我國的經濟、政治、文化、社會、生態文明建設等各方面都在進行全面深化改革。隨著國家經濟不斷快速發展，人才隊伍建設成為當今社會各機關事業企業單位事務當中重中之重，配套的嚴謹、規范人事檔案理新制度、新策略呼之欲出。

1 人事檔案應該嚴謹管理

1）人事檔案的概念和性質。人事檔案是我國人事管理制度一項特有的制度，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資福利待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。大多數檔案材料是各主管部門依法依規履行部門職能而形成的，記載和反映一個人成長經歷、政治面貌、品德作風等個人自然情況的文件材料，起著憑證、依據和參考的作用。在個人轉正定級、職稱申報、干部選撥、提升重用、辦理養老保險等關鍵節點時，都需要用檔案材料來證明。由于它的完全性、真實性、現實性、動態性、流動性、機密性等六大性質，在每個干部人生轉折點上起著至關重要的作用，這就決定了人事檔案管理必須嚴謹。

2）怎樣嚴謹管理人事檔案。要想嚴謹管理人事檔案，首先從人事檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、編研和價值利用的8個環節談起。人事檔案材料是干部在從事社會活動中直接形成的最原始最真實的第一手材料，由于它的重要性和不可復制性，從報考學習、畢業培訓、考核考察、學歷學位、職稱評定、轉正定級、入團入黨、獎勵懲罰、工資福利、招聘任免、辭職退休等每一個環節，所收集材料時一定在認真對待，仔細甄別真偽，及時整理，及時歸檔存檔，編研標目，裝訂成冊。不能囫圇吞棗，漫不經心，以免造成材料不實、丟失、缺損的嚴重后果。

2 基層醫療衛生系統人事檔案管理信息化的作用

1）節約成本，提高效率。實施人事檔案管理信息化，既可以消除人工查閱、搬運的不便，又可以避免人工抄寫可能出現的錯誤，即使出現錯誤亦方便改正，把人事檔案管理人員從繁重的勞動中解脫出來，同時保證了檔案材料的格式統一，整齊一致。

2）利于保存，安全有保障。實施人事檔案管理信息化非常有利于完整保存原始資料。除在創立原始數據庫之初需要利用檔案原件外，不需要或極少再查閱原件，這樣就不會造成檔案的缺損，利于檔案庫內環境的穩定，延長了檔案材料的使用壽命，極大地保障了檔案的安全。

3）有效利用檔案信息。人事檔案是個人的書面反映。個人檔案的信息化有助于本人更好地了解自己的不足和發展方向，同時方便基層醫療衛生系統管理者對基層醫療衛生系統人員的情況有一個全面了解，有助于個人的進一步發展。在考核評價中用真實信息說話，所有人的情況都能一目了然，使考評工作公開、公正、公平進行。

4）促進檔案管理人員提高業務水平。檔案利用是檔案管理的最終目的，檔案管理信息化對人事檔案管理人員的業務水平提出了較高的要求。基層醫療衛生系統人事科應定期舉辦培訓講座，提高管理人員的責任感，培養管理人員的電子計算機和網絡的操作能力、檔案的管理能力以及對新技術的探求和學習能力。

3 基層醫療衛生系統人事檔案信息化的實施

1）逐步完善醫院檔案信息化系統。為了實現醫院的穩定發展，需要結合醫院的運營管理情況，對醫院檔案信息化管理系統進行完善。首先，加強對醫院各個部門之間的協調配合，確保各個部門都能夠靈活使用醫院檔案信息化系統來完成本部門的業務工作，使檔案信息的高速傳輸和實時共享成為可能。其次，遵循系統化、標準化、規范化的原則，進行醫院檔案信息化系統的統一規劃和建設，并且采用雙軌制進行嚴格的限制，確保歸檔材料的完整性和有效性。最后，因為醫院檔案信息化系統在運行期間需要定期開展硬件設備的檢查和軟件系統的更新，還要對系統軟件進行殺毒，保證系統運行環境的安全性，這些都需要專業人才來完成，在選擇相關工作人員時要格外慎重，確保人才素質和能力能夠滿足上述崗位的實際要求。

2）加強對檔案管理人員的培養。醫院檔案信息化建設對于傳統醫院檔案管理人員是一大挑戰，信息化建設過程中需要工作人員具備更高的素質和專業技能，需要醫院檔案管理部門組織培訓和學習來提高檔案管理人員的知識水平和管理能力。檔案管理人員需要學習檔案管理信息化理論知識，學習檔案管理信息化專業技能，并且醫院還應通過合適的激勵政策提高檔案管理人員的工作積極性，使之積極主動地加入到醫院檔案管理工作中，促進檔案管理信息化系統穩定運行。醫院在建設檔案信息化人才隊伍的過程中可以重點選拔那些具備檔案管理知識和信息化操作技能的復合型人才，也可以加強對現有檔案管理人員的培訓來提高他們的專業素質，培養更多優秀的檔案管理人才。

3）加強對醫院檔案信息化系統的建設和維護。人事檔案信息化建設包括系統設置、數據維護、信息查詢、統計報表等組成。實現基層醫療衛生系統人事檔案管理的微機化、網絡化。應做好以下工作：（1）建立基層醫療衛生系統人事檔案基本信息數據庫。包括基層醫療衛生系統職工姓名、性別、出生年月、學歷、畢業學校、入黨團時間、參加工作時間、職務與任命時間、職稱評定與聘任時間、工資、年度考核、公積金、養老保險等各項信息。（2）建立基層醫療衛生系統人事檔案材料接收數據庫。建立聯系、送交、催要、登記制度，將接收來的材料名稱、時間、姓名、送交人、接收人等項錄入數據庫。使人事檔案材料接收管理工作規范、有序。（3）建立基層醫療衛生系統職工工資數據庫。可以把職工的績效考核成績與工資互相關聯。（4）建立職務任免數據庫。包括職能科室主任、科長職務任免審批表和科主任、護士長聘任表等。

4 結束語

綜上所述，人事檔案工作是一項具有機密性、專業性、服務性、原則性很強的管理工作。要做好這個工作，必須遵循實事求是原則，規范人事檔案專項審核行為，嚴格把好每一本人事檔案審核關，立足發展，正確認識，深入挖掘人事檔案管理工作中存在的弊端和誘因，制定有效的管理措施，加大造假制假懲處力度，堅決做到“凡提必審、凡轉必審、凡進必審”，落實干部人事檔案任前審核制度，為做好新時代醫療事業單位人事檔案管理工作而保駕護航。

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作者簡介

陳雪嬌（1990-），女，漢族，人事科，檔案專業，科員，助理館員，費縣衛生健康局，研究生。