事業單位檔案數字化管理的現狀及對策

王昺韡

摘 要：在事業單位管理中，檔案管理是一項十分重要的工作，其他工作的開展都需要事業單位檔案的支持，以檔案為依據。改革開放以來，隨著計算機技術和信息技術的發展，在檔案管理方面出現了一系列新的管理技術，檔案數字化管理技術的應用大大提高了事業單位檔案管理的效率。然而由于各種因素的影響，現在事業單位中檔案數字化管理還存在很多問題。本文主要探討了當前事業單位檔案數字化管理的現狀和一些應對策略。

關鍵詞：事業單位;檔案數字化;現狀;對策

隨著社會經濟的發展和科學技術的進步，一些舊有的觀念和技術跟不上時代的潮流，正在被時代慢慢拋棄。新技術、新理念為社會生活注入了活力，為人們生活、辦公創造了便利。計算機技術和信息網絡技術被應用在社會生活的各個角落，檔案數字化管理技術是其在檔案管理方面的應用。

1 事業單位檔案數字化管理的意義

傳統的檔案管理是人工進行管理，檔案的記錄、整理、搬運、維護、查閱等各種操作都由人工來進行處理，需要耗費大量的人力物力，隨著檔案的爆發式增長，這種管理方式已被淘汰。事業單位檔案數字化管理技術的應用，打破了傳統的管理方式，極大地提高了檔案管理的效率。它摒棄了傳統的用筆記錄檔案的方式，極大地方便了檔案的收集、歸檔工作。工作人員查閱檔案資料只需要操作電腦就能完成，節約了人力物力，減少了檔案管理工作的成本，使工作效率大大提升。

2 事業單位檔案數字化管理的現狀

科學技術的發展應用意味著某一領域技術的變革，事業單位檔案數字化管理技術的應用伴隨著很多問題。這些問題的存在是檔案數字化管理技術推廣應用的阻礙，也是下一步檔案數字化管理技術在事業單位應用中應該解決的問題。

2.1 檔案管理的技術和設備落后

技術和設備是檔案數字化管理的基礎。在當前社會環境下，由于檔案數字化技術發展還不夠成熟，導致需要的設備比較昂貴，再加上事業單位投入有限，造成設備落后的情況。檔案數字化管理技術更新換代比較快，這就導致了事業單位對于新技術的學習跟不上發展的節奏，管理技術落后于檔案管理的需求。在實際應用過程中，很多事業單位對于檔案數字化管理技術和設備的投入是一次性的，設備老舊，技術落后，影響了檔案管理工作的效率和準確性。

2.2 缺乏有效的工作標準

在當前政府事業單位等推進數字化建設的形勢下，很多單位對檔案數字化管理技術日益重視，但并沒有真正仔細討論過檔案數字化管理做到哪種程度，也沒有對數字化管理工作進行量化管理。沒有一個明確的要求和管理規范讓相關管理人員十分被動，部分工作人員在進行檔案數字化管理過程中，存在人浮于事的現象，工作效率低下，錯漏百出。

2.3 檔案數字化管理安全意識不到位

在事業單位的檔案管理過程中，檔案文件有保密等級，分秘密、絕密等，有許多文件是需要保密的。然而在實際管理過程中，部分工作人員安全意識不到位，將許多需要保密的檔案文件上傳到計算機。檔案數字化管理雖然能夠極大地提高檔案管理工作的效率，但將檔案進行數字化處理上傳于網絡，會產生網絡安全問題。大部分事業單位電腦連接的是局域網，仍有一部分連接的是公共網絡，這些上傳到網絡上的保密檔案一旦被泄露，會導致嚴重的后果。除此之外，網絡病毒和網絡黑客的入侵也將威脅到檔案文件的安全。

2.4 檔案數字化管理人員素質有待提高

事業單位檔案數字化管理工作是由管理人員參與建設和完善的，高素質的管理人才對檔案管理工作來說必不可少。隨著檔案數字化管理技術的發展應用，事業單位對管理人才的需求缺口更大。但當前形勢下，由于事業單位編制等影響，從事檔案數字化管理的人員專業素質不能夠適應職位的要求，檔案管理人員的素質有待提高。

3 事業單位檔案數字化管理對策

3.1 加大資金投入，更新技術設備

“巧婦難為無米之炊”。事業單位檔案數字化管理體系的建設需要技術、設備的支持。檔案數字化建設前期需要大量的人員、設備對檔案進行錄入、整理等操作，需要單位的資金支持。事業單位應根據自身實際情況，完善檔案數字化建設計劃，科學合理的計算出需要的資金，制定真實可行的方案。技術設備的引進分為兩部分，硬件設備的引進應選擇性價比更高的設備，同時對原有設備進行保養維護，節約資金，最大程度利用資源。對于軟件技術的引進，應全面考慮技術的更新換代和維修問題，在引進技術的同時加大對相應技術的開發，促進檔案數字化管理技術的發展。

3.2 建立健全檔案數字化管理制度

科學合理的檔案數字化管理制度能夠規范檔案管理操作，提高檔案管理效率。事業單位在建立健全檔案數字化管理制度的過程中，應該結合自身實際情況，積極引入新技術、新觀念，順應時代發展的潮流。檔案數字化管理制度的建設應強化錄入、整理、歸檔等各個操作的流程細節，嚴格按照規范進行操作，保證管理工作有序進行。在進行檔案查閱過程中，應嚴格按照保密條例，走相應的辦公程序，不得私自調閱，以防泄密。事業單位應明確相關管理人員的職責，落實責任制度，規范管理。

3.3 完善檔案管理保密制度

事業單位的檔案文件設有保密等級，分普通、秘密、絕密等級別，沒有相應的權限無法查閱相關資料。完善檔案保密制度，有利于保證相關資料不外泄。檔案數字化主要是依靠計算機網絡設備來進行存儲的，事業單位應加強對檔案管理保密問題的重視。檔案資料應進行備份，防止數據丟失或者出錯等問題。計算機系統應加強網絡安全，使用有效的殺毒軟件，更新病毒庫，設置防火墻或者訪問權限等，防止網絡病毒或者網絡黑客破壞。檔案管理人員在日常使用維護中，應提高安全意識，防止人為偷竊破壞資料等。除此之外，還應加強對傳統檔案的管理等，防止檔案數字化網絡崩潰產生的問題。

3.4 提高檔案管理人員的素質

檔案數字化管理技術的提高，對檔案管理人員的素質提出了更高的要求。事業單位檔案管理人員應接受新技術、新觀念的熏陶，改變傳統的管理理念，積極學習新技能，提高檔案數字化專業知識和操作能力。在實際管理過程中，事業單位應定期對檔案管理人員進行綜合素質和專業能力的教育培訓，提高檔案管理人員的專業素質。在進行招聘時，引進專業素質高的檔案管理人才，建設高素質的檔案管理人才隊伍。建立健全考核機制和獎懲機制，對檔案管理人員進行定期的考核，對考核成績高的人員進行獎勵，考核成績低的人員進行懲罰，調動管理人員的積極性，提高檔案管理工作效率。

4 結束語

隨著我國社會經濟的發展，新的技術正在快速出現，每一種新技術的應用發展都伴隨著老的技術的落伍。檔案數字化管理技術代替了傳統檔案管理技術，使檔案管理工作效率提升了一大步，大大減少了檔案管理過程中人力物力的支出。然而任何一項事物都有兩面性，檔案數字化管理技術在當前實際生活中的應用還存在很多問題，技術和設備落后、檔案管理安全意識不到位、檔案管理人員素質不夠等，這些問題嚴重阻礙了檔案數字化管理技術的應用和發展，給一些事業單位帶來困擾。現代事業單位應加強對檔案數字化管理技術的重視，結合自身實際解決檔案數字化管理過程中出現的問題，切實推進檔案數字化管理技術的應用和創新，推動辦公自動化、數字化的進程。

參考文獻

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