略論機(jī)關(guān)及事業(yè)單位檔案的價(jià)值與作用

楊茜

摘 要：對于機(jī)關(guān)及事業(yè)單位而言，其檔案的信息含量一般比較大，根據(jù)收集整理，一般以單位發(fā)展過程中的歷史資料為主，在機(jī)關(guān)及事業(yè)單位發(fā)展和工作過程中，很多的檔案資料可以作為信息基礎(chǔ)，起到標(biāo)準(zhǔn)化的校對作用，因此，按照年限進(jìn)行檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化管理，能夠?yàn)闄C(jī)關(guān)及事業(yè)單位的檔案信息庫的抽取調(diào)查有很大的幫助。根據(jù)機(jī)關(guān)及事業(yè)單位如今的檔案管理現(xiàn)狀問題，提出針對性解決策略，科技信息化手段和制度模式下的機(jī)關(guān)及事業(yè)單位檔案管理工作逐漸引起更多的相關(guān)單位重視。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)及事業(yè)單位;檔案管理;作用

檔案的價(jià)值指的就是檔案的利用價(jià)值，是檔案能夠滿足社會需求的表現(xiàn)。當(dāng)檔案的原始記錄性或知識信息性能夠滿足某個方面的社會需求時(shí)就形成了檔案的價(jià)值。檔案能夠發(fā)揮其作用，就充分體現(xiàn)出檔案的自身價(jià)值，也就是說檔案的作用就是檔案的價(jià)值。

1 淺析機(jī)關(guān)及事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀問題

1.1 檔案管理混亂，相關(guān)工作人員沒有工作經(jīng)驗(yàn)

就是集中于檔案管理的工作人員，對于檔案管理的工作職責(zé)不熟悉，造成了檔案管理混亂的現(xiàn)象。根據(jù)調(diào)查。很多的機(jī)關(guān)及事業(yè)單位對于檔案管理工作過于輕視，導(dǎo)致在信息收集和整理的時(shí)候非常凌亂，招聘的檔案管理人員一般沒有工作經(jīng)驗(yàn)，也沒有對崗位的工作有系統(tǒng)的培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)。對于機(jī)關(guān)及事業(yè)單位的檔案管理工作而言，不是僅僅的書籍文件的整理排放，在檔案整理過程中，也同樣需要建立包括保管，編制，歸檔，借檔等具體流程。在管理人員上崗之前，需要在檔案室對以上工作的職責(zé)內(nèi)容完全熟悉。另外，現(xiàn)如今，很多的機(jī)關(guān)及事業(yè)單位已經(jīng)開始形成電子的檔案信息管理模式，因此，在檔案管理人員選擇時(shí)，也需要多吸收新鮮血液，以年輕人為領(lǐng)頭的檔案管理團(tuán)隊(duì)的意識形成需要被更多人發(fā)現(xiàn)和重視。另外，因?yàn)閸徫坏墓芾韷毫Σ淮螅糠謾n案管理人員工作不認(rèn)真，相關(guān)活動內(nèi)容以病假，事假等理由推脫，也給機(jī)關(guān)及事業(yè)單位的工作推進(jìn)造成了一定的壓力。

1.2 檔案管理方式老舊，效率質(zhì)量低下

檔案管理方式老舊，導(dǎo)致檔案管理的效率和質(zhì)量低下。以傳統(tǒng)的檔案管理線下模式為主，以人力為主進(jìn)行檔案信息的篩查和選擇，在時(shí)間上，會大大加長工作時(shí)間，在質(zhì)量上，人工檢查，整理文字，圖表等信息很容易存在紕漏和問題。而且檔案管理人員年齡和資歷比較大，他們對于檔案管理的新鮮途徑會存在一定排斥，對于機(jī)關(guān)及事業(yè)單位而言，短期內(nèi)無法快速排查檔案管理人工問題。此外，檔案庫形式需要一定的空間進(jìn)行放置檔案，隨著機(jī)關(guān)及事業(yè)單位的發(fā)展，所需放置空間也逐漸增加，因此，老舊管理模式和途徑給機(jī)關(guān)及事業(yè)單位造成了滯留現(xiàn)狀的壓力。

1.3 檔案管理不符合機(jī)關(guān)及事業(yè)單位發(fā)展現(xiàn)狀，信息更新緩慢

對于機(jī)關(guān)及事業(yè)單位的市場化發(fā)展而言，隨著市場動向的不斷發(fā)展，機(jī)關(guān)及事業(yè)單位的發(fā)展目標(biāo)和相關(guān)策略也會隨之改變，相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)信息也會變化，但從機(jī)關(guān)及事業(yè)單位的發(fā)展現(xiàn)狀來看，很多的檔案信息尚未更新，檔案信息庫過于陳舊，相關(guān)的市場發(fā)展動態(tài)在檔案信息庫中沒有體現(xiàn)。很多的機(jī)關(guān)及事業(yè)單位并不重視檔案信息庫更新，導(dǎo)致在很多關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)沒有相關(guān)的對應(yīng)檔案信息進(jìn)行對照，包括檔案的借檔和歸檔信息都要在檔案信息庫中體現(xiàn)，信息更新止步不前對于機(jī)關(guān)及事業(yè)單位的發(fā)展有一定的阻礙作用。

2 根據(jù)現(xiàn)狀問題形成的機(jī)關(guān)及事業(yè)單位檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)

2.1 根據(jù)機(jī)關(guān)及事業(yè)單位的發(fā)展情況，對相關(guān)管理人員進(jìn)行崗位培訓(xùn)

就是對機(jī)關(guān)及事業(yè)單位檔案管理的工作人員進(jìn)行上崗前培訓(xùn)，對于沒有工作經(jīng)驗(yàn)的工作人員，對其進(jìn)行信息化的文件熟悉，后續(xù)再進(jìn)行機(jī)關(guān)及事業(yè)單位不同檔案管理內(nèi)容的分類管理，逐漸熟悉機(jī)關(guān)及事業(yè)單位檔案管理的全部工作內(nèi)容。對于有經(jīng)驗(yàn)的工作人員。以輪崗制，增加其對工作職能的敏感度，快速上崗。并且以培訓(xùn)和考核的形式督促其工作，以積極并向上的態(tài)度對待信息管理工作，并且機(jī)關(guān)及事業(yè)單位再引入新的科技化檔案管理手段后，進(jìn)行相關(guān)工作人員統(tǒng)一培訓(xùn)，包括設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)信息平臺的規(guī)范，需要管理人員對于信息數(shù)據(jù)庫的全面了解。機(jī)關(guān)及事業(yè)單位要定期吸收年輕的管理人才，尤其在檔案管理工作上網(wǎng)絡(luò)管理途徑熟悉的人才可以積極引入，并且快速上單位內(nèi)部全體工作人員熟悉網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)管理流程。

2.2 以科技信息收集整理手段形成新的檔案管理信息庫

就是信息網(wǎng)絡(luò)平臺和相應(yīng)的信息數(shù)據(jù)庫的新型管理手段的出現(xiàn)，增加其在機(jī)關(guān)及事業(yè)單位的利用率，機(jī)關(guān)及事業(yè)單位很多的檔案管理老員工不理解也沒有辦法快速學(xué)習(xí)新型網(wǎng)絡(luò)管理模式。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)優(yōu)秀的年輕檔案管理人員可以給老員工灌輸新型網(wǎng)絡(luò)管理思想，以效率和質(zhì)量的提升為保障，形成一體化全面建設(shè)數(shù)字化檔案信息管理數(shù)據(jù)庫。另外，新型科技技術(shù)，如云計(jì)算，大數(shù)據(jù)等管理方式的引入，逐漸代替人工化的管理途徑。數(shù)字化管理也是全面更新機(jī)關(guān)及事業(yè)單位檔案庫的有力方式，以市場為研究對象，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)及事業(yè)單位檔案管理的新模式。信息化時(shí)代提倡線上線下共同進(jìn)行的機(jī)關(guān)及事業(yè)單位檔案管理工作，能夠引起更多的機(jī)關(guān)及事業(yè)單位重視科技手段的檔案管理工作。另外，以遞進(jìn)式的檔案管理數(shù)據(jù)庫能夠從時(shí)間年限，檔案形式和資料類別進(jìn)行區(qū)分放置，也為后續(xù)的檔案查找和確定減少了很多的負(fù)擔(dān)和問題。

2.3 以規(guī)范統(tǒng)一的管理制度進(jìn)行檔案體系化管理

規(guī)范統(tǒng)一的管理制度是檔案體系化建設(shè)的重要一環(huán)。從檔案的收集到整理就要開始區(qū)分檔案類別，對于收集好的信息資料進(jìn)行組合，形成種類不同的編制文檔，后按照時(shí)間的順序逐一排列，形成管理秩序。對于查找率比較高的檔案可以進(jìn)行標(biāo)記，無論是線上的網(wǎng)絡(luò)管理平臺的標(biāo)注還是線下的重要檔案分別管理，都是可行的方法。此外，就是對已經(jīng)整理好的檔案的鑒定工作，一般對于機(jī)關(guān)及事業(yè)單位歷史年代比較強(qiáng)的檔案信息要重點(diǎn)檢測，根據(jù)不同檔案的歷史年限不同，其保留和檔案儲存放置方式也會有不同。對于保留時(shí)間超過年限的可以及時(shí)進(jìn)行銷毀，防止對于后續(xù)的檔案更新和線下檔案庫的整理造成阻礙。最后，就是檔案保管，對于重點(diǎn)管理的檔案需要結(jié)合科技手段，增加其保密性。

2.4 檔案管理服務(wù)能力拓展

機(jī)關(guān)及事業(yè)單位開展檔案管理工作的本質(zhì)是服務(wù)，而其實(shí)際價(jià)值的體現(xiàn)也同樣來源于服務(wù)。所以事業(yè)單位應(yīng)該提高自身的服務(wù)水平，從而有效的促進(jìn)檔案管理工作的信息化改革。而想要做到這一點(diǎn)，首先應(yīng)該擴(kuò)展服務(wù)功能，對于傳統(tǒng)的檔案管理模式中所涉及的服務(wù)職能，僅僅只是局限于檢索查閱等層面，而在信息化改革模式下，則可以通過對信息技術(shù)的運(yùn)用進(jìn)一步的擴(kuò)展其功能。通過開發(fā)先進(jìn)的功能模塊，從而有效的實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動規(guī)避、篩選和對比。其次應(yīng)該進(jìn)一步的擴(kuò)展服務(wù)內(nèi)容，在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，事業(yè)單位所提供的服務(wù)內(nèi)容十分被動，而管理者僅僅只是作為一個數(shù)據(jù)信息的管理倉庫，而在信息化改革模式下，則可以進(jìn)一步的擴(kuò)展服務(wù)內(nèi)容，使其完成由被動到主動的轉(zhuǎn)變，為需求者提供更有針對性和個性的服務(wù)。

3 結(jié)語

機(jī)關(guān)及事業(yè)單位檔案管理工作重要且必要，不僅影響機(jī)關(guān)及事業(yè)單位的發(fā)展，而且從社會的實(shí)際需要上，機(jī)關(guān)及事業(yè)單位的檔案建設(shè)也有實(shí)際意義。從傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行借鑒優(yōu)勢，刨除劣勢，以科技信息手段形成網(wǎng)絡(luò)檔案管理庫，形成線上線下同步更新的新時(shí)代機(jī)關(guān)及事業(yè)單位檔案管理模式，能夠?yàn)槲磥淼臋C(jī)關(guān)及事業(yè)單位發(fā)展提供關(guān)鍵性建議和意見。

參考文獻(xiàn)

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