企業檔案管理與利用工作探究

袁梅

摘 要：檔案管理是企業的重要工作內容，直接關系到日常運營工作的順利開展。新時期，因為互聯網的普及，企業檔案管理工作面臨新的機遇和挑戰。基于此，本次就檔案管理和利用進行分析。

關鍵詞：檔案管理;作用;現狀;管理形式;利用策略

1 引言

檔案管理工作是所有企業的重點工作，對于歷史經營活動的記錄以及未來經營活動的優化都有重要意義。檔案管理作為企業的日常管理工作內容之一，在企業發展中發揮著重要作用。但是分析當前的檔案管理現狀，發現在利用互聯網技術進行創新的同時也存在一些不足，因此我們對檔案管理模式和利用策略進行分析，探究企業如何有效開展檔案管理與利用工作。

2 企業檔案管理的重要作用

企業的檔案資料是企業開展各項工作和活動的真實記錄，所以對其進行管理對于企業正常運轉有積極意義。首先是見證企業的歷史，檔案資料真實記錄了企業各項活動的歷程，可以幫助人們理清企業開展的各項工作和活動，提供的社會服務情況，以及日常事務性工作的政策變動等，屬于探究企業歷史，追溯企業成長軌跡的關鍵資料。其次是進行理論研究的資源基礎，以我企業為例，主要業務項目是煤礦，因此檔案中容納著全面的礦區地質條件、開采和運輸、設備等的信息資料，以此為基礎進行總結，可以推動相關研究工作的進展，提供珍貴的工作資源。最后是提升業務能力的重要憑證，企業檔案資源中有詳細的礦業生產信息，對這些信息進行分析，可以尋找工作中存在的不足，并進行優化和改進，從而提升企業的業務能力。

3 企業檔案管理的現狀分析

3.1 檔案內容復雜，管理難度大

深入發展的市場經濟體制下，企業面臨的競爭壓力更大，尤其是能源領域，因為生態環境保護等政策的推動，企業需要節能減排，推動綠色發展，而這進一步增加了企業的運營壓力。為了應對這種壓力，企業需要進行管理創新，這就意味著檔案管理工作不僅要滿足企業的正常運行需求，還要滿足管理需求。但企業進行檔案管理工作，需要管理的檔案內容更加豐富，包括成本預算、采購、會議組織、礦產、能源行業發展等信息，都被納入檔案管理工作中，增加了管理難度。

3.2 更重視檔案保存，忽視檔案利用

企業更重視業務工作開展，將檔案管理工作列為日常管理的一部分。而對于檔案資料的采集，屬于檔案管理的重點內容。但礦業生產本身具有較高的探索性和風險性，尤其是針對擁有復雜環境條件的礦區，進行生產運營的難度更大，在進行決策時需要慎重考慮，存在較大的風險。而此時一旦出現問題，各類檔案資料就是進行證明的依據。而企業檔案管理人員更重視檔案保存，忽視了檔案利用，將檔案資料保存好就完成工作，沒有思考如何進行利用，發揮檔案資料的價值。

3.3 管理效率不高

隨著時代的發展，企業運營范圍擴大，規模不斷擴增，使得日常管理的范圍也不斷擴大，需要納入檔案管理的內容也越來越多，檔案種類不斷增加，當前的檔案管理模式已不能滿足新時期的檔案管理工作需求。尤其是互聯網普及之下，企業進行檔案管理很多都已變成電子化管理，與傳統紙質檔案管理存在一定沖突，需要進行處理。現代社會企業的檔案分類較多，包括行政工作、人事工作、設備和技術、財務管理等，有十分詳細的分類;檔案形式也出現很大變化，除了紙質檔案，還出現電子檔案，而且有圖片、音像等非文字的形式，給檔案資料的儲存工作增加了難度。

4 企業檔案管理的主要形式與有效利用策略

4.1 規范檔案管理機制

企業要開展檔案管理和利用工作，首先需要健全檔案管理機制，完善管理制度，細化檔案管理流程，推動檔案管理工作的規范化進展。企業要考慮本企業的檔案管理工作實際，建立三合一的檔案管理制度，嚴格按照規定對檔案資料進行分類、鑒定和整理;嚴格檔案資料收集、整理、編目和保存的流程，保證資料的全面和真實性;制定完善的制度，包括歸檔制度、保密制度、利用制度、鑒定與銷毀制度等;劃分清楚檔案管理各項工作的責任，嚴格按照規章制度辦事，提升工作的合法性和合規性;建立檔案管理信息化部門，明確各部門責任人，要求每個部門都有檔案員，明確各自的責任;建立檔案管理監督部門，對所有的工作和活動記錄進行監督和管理，借助信息技術實現動態和實時監督，打造一體化的檔案管理系統;將檔案資料的收集和歸檔工作列為績效考核的一部分，嚴格按照相應標準進行檢查和考核，與檔案管理人員的績效掛鉤，配合科學的獎懲機制，提高工作人員的積極性。

4.2 強化信息化建設水平

在互聯網日趨普及的基礎上，企業也要積極引進先進的信息技術，實現檔案的信息化管理，借助各類軟件和系統的應用，進行智能化管理，提高檔案管理工作效率。一方面，要加強信息化基礎設施建設，企業要注意配備先進的計算機系統，搭建高速的網絡，并注意信息化設備的保存，避免潮濕，防止雷電等。規劃好信息化管理平臺的建設，針對檔案管理建立專門的網站和數據庫，或者在企業網站中為檔案管理單獨開辟一個板塊，保證檔案管理的獨立性。結合企業工作實際引進先進的信息化軟件和硬件設施，做到信息化錄入、管理和查詢工作，提升檔案管理工作效率。同時借助信息系統的優勢，實現對檔案信息的實時跟蹤，及時收集各個部門的檔案資源，借助掃描儀等將紙質資料轉變換成電子文件，并使用數據庫進行處理，歸檔保存，同時做好所有檔案資料的電子備份。另一方面，因為企業檔案管理涉及多個部門和企業，所以要積極與這些部門和企業溝通，實現互動式交流和信息共享，提升檔案工作效率。利用信息技術科學設計檔案數據庫的收錄程序、目錄、查詢系統等，方便進行信息錄入和檢索工作。另外要借助信息技術加強對檔案資料的開發工作，合理分析不同資料的價值，擴大利用范圍，挖掘潛在的價值，充分進行利用。

4.3 強化人員培訓

當前針對企業的檔案管理和利用工作實際，要定期安排檔案管理人員進行培訓和學習，企業最好引進專職的檔案管理人員，專門負責各類檔案管理工作，避免兼職情況的出現。企業要重視提升檔案管理人員的綜合素質，打造高水平的人才隊伍，引進先進的檔案管理理念和模式，提升檔案管理水平。定期組織開展檔案管理相關知識培訓，提高理論知識豐富水平;組織開展思想意識教育，提升責任意識和法律意識，塑造良好的職業道德品質;積極學習信息技術的使用，提升信息化水平，可以熟練操作應用于檔案管理的各類軟件。定期召開工作會議，針對檔案資源進行匯總分析，強調這項工作的重要性;同時強化檔案的規范化書寫，并將之作為檔案管理人員考核的重要指標之一。另外要培養檔案管理人員的創新能力，可以對檔案管理模式進行創新，提出更加方便快捷先進的模式，提升檔案管理效率。

5 結語

新時期，企業發展面臨新的形勢，檔案管理工作也面臨新的機遇和挑戰。企業需要正視檔案管理的變化，進行創新，實行新的管理模式，并加強對檔案的利用工作，提升檔案管理與利用成效，借此推動企業的發展。

參考文獻

[1]邢麗敏.如何做好企業檔案管理與利用工作[J].檔案管理，2019，（03）：93-94.

[2]彭聰.如何做好企業檔案管理與利用工作[J].中外企業家，2019，（27）：107.