規范政府采購項目檔案管理的思考

戴曉蕓

摘 要：政府采購的科學性、規范性，需要以采購項目檔案管理為基本依據，通過對政府采購的全過程和最終結果的明確記錄，保障采購過程的合理、合法、公平、公開。面對政府采購范圍、內容、規模的逐步擴展這一基本趨勢，有關人員應當加強對優化政府采購項目檔案管理的方案設置，增強日常工作的查考力度，切實保障采購涉及的各個主體，包括供應商、采購人員和相關機構的基本權益。

關鍵詞：政府采購;項目檔案管理;思考

為了確保政府采購行為的合法、公平、清廉，最大程度的發揮財政資金的有效利用，實施與之相配套的規范支持是當前政府采購行為的必然要求。而采購項目檔案的有效設置、管理，為政府采購行為的科學性、公平性、合法性的提高提供了有力的支持。通過完整、清晰、細致的記錄采購項目的各個細節，既能夠規范相關機構和有關人員的行為，還能夠成為采購人提供反駁質疑和擺脫誣陷的有力證據。落實規范化采購項目檔案管理，有助于工作人員廉潔自律意識的有效形成，有利于政府采購項目的完善、規范、合理合法。進一步發揮采購項目檔案管理的積極效用，落實采購的各個環節、各個細節的規范記錄，是目前采購檔案工作者的關鍵性內容。

1 進一步完善檔案管理內容細則，推動項目內容的科學整合

政府采購活動涉及的相關部門和與之相關的工作人員數量較多，通過財務部門、采購部門等多個部門的良好配合、協同并進，以及各工作人員之間的高效協調、合作互動，實現某一采購項目內容的完整歸檔。在采購過程中產生的一些資料和數據，需要有關人員嚴格落實，堅決不能用復印件代替，要以原始文件為最根本的檔案資料形式，確保文件資料的真實性和準確性。且文件上必須要有相關負責人的簽字，確保各個環節、各個項目都有專門負責人審批考核。一些帶有資金流向內容的票據的管理，所涉及的各個款項的明確日期，開支內容，以及具體的數量金額都要精確到位，有關人員要負責對這些票據的反復核對和確認，確保票據的真實可靠。除此之外，在整個采購過程中出現的內容上的修改、調整，都需要有專門的人員負責記錄和及時歸檔，落實各項細則，確保檔案內容的完善、明確。還需要強化落實供應商誠信檔案的整理，從而為后續政府采購工作的順利展開創造良好的基礎。

為了進一步提升政府采購行為的科學性和合法性，需要相關人員強化落實采購項目檔案管理的具體內容。開展檔案管理工作，需要依據相關的規范標準和程序原則，加強對收集內容的鑒別，保障內容的完善性和準確性，對于存在漏洞、錯誤的內容一律要及時糾責，由具體項目負責人進行錯誤的糾察和漏洞的彌補。

2 建立科學、高效的政府采購項目檔案管理體制機制

由于在實際的采購過程中，所產生的數據、資料內容繁雜，數量龐大。部分采購人并不能及時、有效地按照文件類型對采購合同、招標文件等相關內容進行明確、科學的分類;文件資料更是繁雜、瑣碎，在進行相關資料的檢索和查詢時障礙也較多，程序較復雜。甚至于有些人員和部門對于檔案資料的保存并不規范，一些文件資料由于使用后沒有及時的歸檔而造成資料的缺失和破壞;對一些有關采購項目的后續補充的資料也不能做到高效的歸檔記錄。上述問題產生的重要原因在于，采購單位尚未建立起完整、科學的檔案管理體制機制。

采購項目與采購行為體制機制的規范性建設，主要包括以下三部分內容：

2.1 嚴格按照法律法規發揮完善檔案管理規章制度

采購工作人員需要加強對《政府采購法》等相關法律法規和律屬文件內容的學習。明確采購項目檔案管理的法律標準，以法律法規為基本依據，合理、有序的展開具體資料和文件的收集，科學整合，細致分類。保證資料在收集、整理、分類、歸檔各個步驟中文件內容的完整和準確性。對于項目資料的分類，需要相關人員依據文件內容的具體性質和基本特點進行科學歸檔。涉及中途內容的調整和補充，需要盡快歸入檔案，保證檔案內容的妥善、細致。建立完整、有力的政府采購項目檔案監督管理機制。集采機構業務監督部門應當將工作落到實處，盡快與國家檔案部門進行有效合作，制定出明確、完善的政府采購項目檔案管理工作方法，進一步提升政府采購項目管理的有序性。要確定政府采購項目檔案歸檔范圍、分類標準和具體整理方法，做好檔案保管期限的設置，致力于促進政府采購項目檔案管理的制度性、科學性的增強。

2.2 有力推進檔案管理辦公現代化

政府采購項目檔案管理的科學性和系統化發展，需要從革新辦公手段的角度展開調整。采購相較于傳統的檔案管理手段而言，現代化辦公能夠促進采購項目檔案管理工作的高效化、系統化。其具備的強大的信息檢索功能能夠很好的適應當前日益繁雜的政府采購項目工作需求，更好的滿足政府采購事業現代化的發展需要。促進政府采購項目檔案管理辦公的現代化，更新相關工作設備，建立高效、科學的檔案信息線上平臺。從而有效推動檔案查準率的提升，第一時間為采購單位、集采機構、監管部門等提供檔案依據，維護相關合法權益。

2.3 規范檔案查閱行為

采購項目檔案的管理包括加密檔案和一般檔案。任何檔案的查詢，都需要有專門的領導和管理人員簽字確認，以領導批準為憑據進行查閱。查閱時，要明確記錄借閱人的身份、職位、所屬單位、用途等相關信息，同時做好查閱時間、查閱內容的記錄，嚴格按照歸還時間將文件資料歸還。妥善保存和使用信息資料，避免出現資料破損、丟失等問題，并嚴厲糾責。

3 結束語

除了完善采購項目檔案內容，科學整合內容資料，以及建立起完整、科學的檔案管理體制機制之外，檔案管理人員素質的強化，也是目前政府采購項目檔案管理規范化的重要步驟。 檔案管理人員素質的高低，直接影響采購項目檔案管理的實際效率和效果。有關人員需要明確自身的工作內容，端正工作態度，秉承著為社會、大眾服務的原則，認真、細致、準確、科學的完成自身負責的項目內容，盡量避免出現工作失誤，嚴格按照工作規范標準規范自身的行為。

參考文獻

[1]趙東.新時期的政府采購檔案信息化管理[J].辦公室業務，2017（12）.

[2]宋寶元.優化政府采購檔案管理工作的分析[J].科技風，2019（36）：200.

[3]周香怡.對當前政府采購檔案管理工作的思考[J].管理觀察，2019（20）：51-52.