淺析如何實現檔案綜合管理中的優化管理

李娜

摘 要：隨著我國科學技術水平的發展與進步，檔案管理工作在各行業企業運營期間發揮的作用越來越顯著，其在有效保障員工權益的同時，對于企業的進步也起到了推動性作用。所以必須提高檔案管理工作關注力度，加大檔案管理期間工作缺失的探索，同時制定改善措施，優化檔案管理工作模式，提高檔案綜合管理工作效率，進而提升企業經濟效益。

本文將對何實現檔案綜合管理中的優化管理進行深入探討，以供參考。

關鍵詞：檔案;綜合管理;優化管理

引言

企業單位的綜合檔案管理是對單位的有關檔案文件和信息進行全面管理，并利用各種檔案給予參考和服務支持的工作總稱。綜合檔案管理工作涉及諸多方面，包括檔案的收集、整理、保管、編輯、統計、分析等，綜合檔案管理將大量的檔案資料進行集中化和系統化的處理，以滿足企業單位對綜合檔案的使用和管理要求。

一、做好綜合檔案管理工作的意義

檔案是企業開展管理工作期間必不可少的資源，其以特殊方式對單位的人事、財務、行政、運營狀況以及公司制度進行管理，其作為各項工作開展的依據在一定程度上促進了企業的發展。各個行業公司在運營期間，都離不開綜合檔案管理的推動作用。有效的開展綜合檔案管理工作，有利于整合單位內部資源，提高各項工作效率。同時針對企業運營情況開展有效的數據整理工作，可作為單位內部各項工作計劃的依據，且能夠根據各項數據直觀的獲知企業的運營現狀，并在此基礎上開展各項工作。所以，單位管理者需要提高綜合檔案管理工作重視程度，及時轉變檔案管理觀念，積極優化檔案管理方式，創建科學有效的綜合檔案管理模式，提高檔案管理的實用性和效率性，進而推動企業的良好發展。

二、企業檔案綜合管理工作的發展現狀

（一）管理方式問題

之前，在開展檔案管理工作期間，未采用電子版進行各項數據的記錄，致使在后期需要查閱檔案時查找信息用時較長，且檔案管理工作較為繁瑣。此外，因保存方式和經常查閱等原因造成保存時間較長的檔案出現字跡模糊、資料損壞等現象，造成初始信息缺失，進而影響后續工作的開展。致使此類現象發生的主要原因是檔案管理員責任意識較低，對檔案管理工作重視程度不高，缺乏先進的科學技術能力。同時，單位對運營成本管控較嚴，未增加成本輸出采購電子裝備，致使無法開展電子檔案管理工作，進而降低了檔案管理工作效果。

（二）管理制度混亂

目前，大多數企業管理者對綜合檔案管理工作關注程度較低，所以未針對其制定有效的管理措施。雖然個別企業擁有綜合檔案管理制度，可其開展檔案管理工作期間制度未落實到位，致使管理制度執行效果不佳。公司規模逐漸擴大，需整理檔案也隨之增加，大量待整理的檔案直接降低了檔案管理員的工作積極性，使其責任意識以及細心程度逐漸降低。同時，對于借出的資料未進行登記與歸檔，致使部分資料借出后便丟失，此外還有部分人員隨意篡改檔案記錄內容，致使記錄數據準確性降低。

三、有效優化企業檔案管理工作的措施

（一）思想教育及工作能力提升

檔案管理員是檔案管理工作實施的主體，其綜合素質的高低直接影響著檔案管理工作效率。針對檔案管理員開展科學培訓，提高其責任意識與工作積極性。在培訓教育期間，公司應該指引員工自行設置學習任務，以此來提高員工的專業技能，進而保障公司的進步。此外，培訓工作的良好落實能夠提高員工的自信心和工作熱情，進而提高檔案管理工作的效率。通常條件下，公司在實施思想引導工作期間能夠采用動員會或者主題宣講等形式來開展，在活動期間要注重公司歷史與文化底蘊的熏陶，提升員工的自信心、優越感以及責任意識。同時，隨著檔案管理工作的加重要逐步提高員工的工作標準，隨著公司的發展不斷優化檔案管理制度，確保檔案管理工作能夠滿足公司發展步伐。此工作的開展需要以公司加大資金投入為基礎，需要引進先進的人才或聘請專業人員進行培訓，確保員工能夠不斷的提高自身素養，同時公司要建立績效考評制度，進行責任劃分，確保檔案管理工作的高效開展。

（二）不斷提高檔案管理人員的綜合素質

為了有效提高檔案管理者的綜合素質應從以下兩方面開展工作：（1）提高入職標準。在招聘新員工期間，主要以應聘人的專業能力以及道德素養兩方面為考核標準，保證應聘員工的綜合素質能夠勝任檔案管理工作。（2）公司內部定期組織員工對專業理論和道德觀念進行學習，后對學習效果進行檢驗，若是員工不能通過檢驗則需重新學習，以此來保證檔案管理人員的綜合素質能夠滿足公司需求。此外，要建立獎懲措施，對于工作業績較好的員工要進行嘉獎，進而提高內部員工工作熱情。

（三）建立信息化管理結構體系

近幾年，隨著我國科學技術的發展與進步，檔案管理方式已經由傳統的紙質版轉變為電子版。借助計算機創建電子檔案，使檔案管理工作更加簡便，同時利用計算機搜索功能，可以快速的找到檔案資料，提升了檔案管理工作效果。并且，在日漸復雜的檔案管理工作中，合理的采用現代化技術能夠創建新型管理系統，可以有效的落實檔案管理歸納工作。在開展檔案管理工作期間，公司應該增加對檔案管理資金支持，采購先進的電子裝備。例如，計算機、打印機、傳真和掃描儀等，確保能夠將已有的紙質檔案整理為電子檔案。并且，正在完成紙質版檔案統計工作后，公司內部需要根據單位的具體檔案管理工作制定嚴格的檔案管理制度，以確保檔案管理工作的有效開展。同時借助檔案管理制度提高檔案的準確性和實用性，防止后期因各種因素造成的信息缺失，妨礙后期工作的順利開展，進而阻礙公司的發展進步。

結束語

綜上所述，做好綜合檔案管理工作及其創新，對企業單位的發展是非常重要的。無論是企業單位還是企業單位，檔案資料都是信息的重要來源和記憶備份，作為企業單位，必須加強對綜合檔案管理的管理，從管理工作的規范化、現代化、制度化著手，進一步增強管理人員的檔案意識，完善和創新管理方式和模式，加強監督管控，更好地推動企業單位綜合檔案管理的科學化和標準化發展。

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