提升辦公室文書檔案管理工作的思考

屈榕輝

【摘要】立足辦公室工作，文書檔案管理是不可或缺的組成部分，成為影響辦公室工作質量的重要因素。在新的發展階段，辦公室文書檔案管理處于全新的發展環境，信息技術產生巨大作用，文書檔案管理處于機遇與調整并存的背景中。基于此，要結合新形勢，以辦公室管理工作實踐為基礎，增強重視度，妥善落實文書檔案管理工作，正視文書檔案管理工作的現實意義，分析存在的問題，從多角度出發，制定科學有效的發展策略，全面提升文書檔案管理水平，為辦公室工作的開展以及整個單位的發展創造有利的條件。

【關鍵詞】辦公室;文書檔案管理;思考

從表面上看，辦公室文書檔案管理主要是進行資料的收集與歸檔，但是，其實質上與辦公室各個工作細節息息相關，既關乎大局，又強調細節落實。在社會不斷進步中，辦公室文書檔案管理工作向著系統化與精細化過度，其涉及的內容更加復雜。為此，要全面落實文書檔案管理工作，充分發揮其在整體管理中的作用，實現有效對接，發揮文書檔案的價值，創設更加優質的發展氛圍。

一、深刻認識辦公室文書檔案管理工作的現實價值

對于文書檔案，其在辦公室工作中處于重要地位。文書檔案以價值為前提，追求文件資料向檔案資源的轉換。只有加快文書檔案開發利用，才能更好地服務于辦公室各個部門信息需求，支持信息有效檢索，提供法律憑證，強化對檔案資源的豐富，為整個辦公室工作的開展提供保障。

（一）強化辦公室文件梳理，提供信息檢索服務。結合管理對象可以發現，辦公室文書檔案管理工作以各種文件性資料為主體，如宣傳文件等，借助收集、整理以及分析，實現對文件內容與價值的梳理。另外，對各個部門的業務情況進行記錄，以便進行信息的挖掘、開發以及利用，強化對辦公室工作的巨大支持，滿足信息檢索需求，強化文書檔案管理效率與質量的大力提升。

（二）全面記錄單位運行信息，法律憑證性作用突出。縱觀文書檔案，很多都涉及單位的注冊、變更等方面的信息，對流程與環節進行詳細記載，全面反映了單位整體運行狀態，涵蓋多方面內容，極具真實性與有效性，憑借其較強的事實性特征，成為管理部門對其進行考察的依據，凸顯法律憑證效力，對指導整個單位工作開展具有重要指導作用。

（三）國家檔案重要構成，強化檔案的深化與延伸。對于檔案部門收集的信息資源，其凸顯全面性與系統性，涉及社會發展方方面面，強化對單位發展各類資料的全面整合，成為國家檔案不可或缺的內容。依托辦公室文書檔案管理工作，能夠為整個單位的發展提供更加全面與客觀的資料，是國家檔案延伸的體現，直接決定辦公室工作質量，成為國家檔案事業發展中不可忽視的因素。

二、辦公室文書檔案管理工作中存在的問題

（一）文書檔案管理工作尚未在全員范圍內引起足夠重視。對于文書檔案管理工作而言，很多單位對其缺乏足夠的重視，尤其是很多管理者將其視為簡單的辦公室工作，尚未有效納入管理工作范疇。另外，在一些管理人員看來，文書檔案管理工作就是進行文件資料的收集與保存，不顧文件信息的價值。也就是說，文書檔案管理工作存在認識不足、重視不夠的問題。

（二）缺乏完善與健全的文書檔案管理制度。鑒于對辦公室文書檔案管理工作的忽視，其管理流程缺乏科學性，環節設置不合理，盲目進行文件類型的歸類，不利于文書檔案的完整性與準確性，引發檔案資源流失現象。另外，辦公室文書檔案管理體系缺乏完善性與健全性，尤其是管理責任尚未得到妥善落實，存在互相推諉現象。除此之外，在文書檔案管理實踐中，分工存在模糊性，明確性不強，檔案收集整理缺乏行之有效的依據，阻礙文書檔案管理工作的高效開展。

（三）文書檔案管理模式滯后，制約管理效率的提升。基于當前辦公室文書檔案管理工作，深受落后觀念的制約，加之整個專業素質的落后，檔案管理模式仍以手工方式為主，忽視業務類型的差異，尚未認識到歸檔時間與文書類型在篩選組卷中的影響。社會的不斷進步加快文書檔案管理工作的現代化進程，尤其是依托先進的信息技術，電子化檔案管理成為趨勢。在這種情況下，如果文書檔案管理模式仍停滯不前，采取落實的傳統模式，管理效率無法提升，文書檔案管理質量很難得到保障，勢必影響信息資源的可靠性，阻礙檔案利用效率的提升，制約檔案價值的實現，很難有效服務于辦公室以及單位的發展。

（四）辦公室文書檔案管理人員專業能力有限，綜合素養亟待提升。當前，面對辦公室繁雜與多樣的工作，管理人員面臨更高要求。但是在實際工作中，辦公室文書檔案管理人員綜合素質有限，專業技能匱乏，尤其是知識體系存在滯后性，新知識儲備不足，基本素養有待提升，這在根本上與時代發展節奏相背離，無法滿足新時期辦公室文書檔案管理的新要求。基于此，辦公室文書檔案資源歸檔質量不盡如人意，文件管理缺乏集中性，很難保障查閱與使用的高效性。另外，檔案管理者責任意識不強，精細化管理尚未落實，檔案可靠性受到威脅，影響整個文書檔案管理的長遠發展。

三、不斷提升辦公室文書檔案管理水平的策略

（一）將文書檔案工作納入整體管理工作范疇，強化重視度的提升。為了有效落實辦公室文書檔案管理工作，要增強重視度，將其作為辦公室管理的重要內容，納入規劃范疇，尤其關注其全局性發展，積極改變思路，對文書檔案工作進行有效的規劃與部署。在工作開展過程中，要重視落實監督工作，及時發現管理中的問題，有針對性地進行指出與調整，推廣先進工作模式與工作方法，提升文書檔案管理工作在全員范圍內的重視度。

（二）積極構建健全的文書檔案管理制度，加快規范化與科學化發展。在管理工作中，制度發揮不可替代的保障性作用。在辦公室文書檔案管理中，要重視制定完善的文書檔案管理機制，加快制度建設，營造有效的發展環境，保證各項工作有據可依。具體講，要依據相關檔案管理規定，構建與單位實際情況相適應的檔案管理規定，保證管理流程與環節的科學性。另外，要落實文書檔案管理責任機制，強化責任劃分與分工的明確，落實對管理環節的量化考核，促使文書檔案管理工作按部就班地開展，更顯規范化、流程化與科學化。

（三）創新文書檔案管理模式，加快檔案信息化建設。在新的發展時期，辦公室文書檔案管理工作要與時代同步，堅持與時俱進，積極創新文書檔案管理模式，開拓管理手段。鑒于傳統檔案管理模式的局限性，收集方式單一，多以手工方式為主，紙質檔案是主要模式，檔案資料安全性與可靠性倍受威脅，長期保存深受挑戰，影響檔案價值的延伸。基于此，要以時代發展為指引，正視傳統紙質檔案管理方式的不足，創新管理手段與方法，以便為檔案應用的高效性與系統性奠定基礎。加快檔案管理信息化建設，發揮先進技術與智能化設備的功能，構建現代化檔案管理系統，組建數字檔案管理中心，大力推廣電子檢索工具，以便更好地服務于辦公室管理工作，為單位的長久發展奠定堅實的基礎。

（四）全面提升檔案管理人員專業能力與綜合素養。文書檔案管理工作的有序推進離不開高素質的檔案管理人員。因此，要加強人員建設。具體講，要重視開展培訓，尤其是落實崗前培訓，保證考核通過之后才能上崗。另外，要定期舉行專業管理培訓，傳達最新的管理思維，傳授先進的檔案管理方法，強化管理人員知識體系的完善與更新。除此之外，要為管理人員創設行業交流的機會，以便吸取更多先進的管理經驗，掌握現代性信息技術，切實提升管理水平。除此之外，要重視思想建設，轉變管理思維，遵守檔案管理相關法律法規，在掌握先進理論知識的同時，將規范化管理貫徹在工作實踐之中，保障工作流程的科學性與高效性，以便更好地開展文書檔案管理工作。

四、結束語

綜上，在辦公室工作中，文書檔案管理占據舉足輕重的地位，其管理水平與辦公室工作狀況息息相關。因此，要重視對辦公室文書檔案管理工作相關問題進行系統分析，探討價值所在，管理問題，構建科學有效的發展策略，依托先進的管理體系，發揮高素質管理人員的能力，落實文書檔案管理新模式，有效發揮信息技術優勢，全面提升辦公室文書檔案管理的規范性與科學性，為辦公室以及單位可持續發展提供堅實的保障。

【參考文獻】

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