大數據信息技術在檔案管理中的運用

劉玉梅

摘 要：現如今，隨著社會科學技術的不斷發展和進步，大數據也在快速發展。但想要保證大數據的快速發展，就需要相關部門和工作人員提高對可持續發展的重視程度，還需要將檔案管理工作與大數據信息技術進行結合，通過這樣的方式，不僅能夠提高檔案管理工作的水平，還能夠加強檔案管理工作的質量，這就需要提高對其的重視程度，并對其進行分析和研究，確保大數據信息技術能夠充分發揮其自身的作用和價值，從而保障能夠為檔案管理工作的開展奠定一個堅實的基礎。

關鍵詞：大數據;信息技術;檔案管理;運用

對于檔案管理工作來說，網絡技術的快速發展為檔案管理工作的開展帶來了極大的變革。同時，隨著我國社會逐步邁入大數據信息時代，也為檔案管理信息化的發展創造出了良好的環境。通常來講，在大數據時代下，檔案信息化管理工作變得更具科學性與時效性。因此，將大數據信息技術融入到檔案管理工作過程之中，對促進檔案管理工作水平的提高有著積極的意義。

1 大數據時代檔案管理工作的優勢

1.1 加強檔案信息數據的完整性

我國當前社會經濟的發展速度較快，而檔案管理工作自身具備復雜性的特點，但傳統時期在開展檔案管理工作的過程中，會持續不斷的具有數據，但數據存儲容量具備限制，這就需要對相關數據進行刪除，在這樣的情況下，就會導致數據出現丟失的問題和現象。但在現階段大數據檔案管理工作的情況下，就能夠對相關問題進行控制，不僅能夠存儲大量的數據，還能夠對相關數據進行備份，從而保證能夠加強檔案數據信息的完整性。

1.2 加強信息運用的方便性

傳統檔案管理工作開展的過程中，普遍會采取紙質檔案的管理形式，這樣就會導致在查找過程中出現不方便的問題，如果出現一點損失，就會消耗大量的時間，并提高工作人員自身的工作量。但在大數據環境下開展檔案管理工作的過程中，就能夠對相關問題進行控制，還能夠方便對相關數據進行查找，避免數據出現丟失的問題和現象，從而保障能夠滿足各個方面的需求和標準。

2 大數據信息技術在檔案管理中的運用原則

2.1 實事求是原則

隨著當前我國大數據信息技術的發展，以及互聯網技術的發展，大數據信息技術逐漸的同其他的高新技術進行融合，如同互聯網技術、人工智能技術等高新技術的融合，這在一定程度上推動了大數據信息技術的發展，加強了大數據信息技術的信息處理的能力。所以，檔案管理人員在使用大數據信息技術進行檔案管理時，應該使用動態眼觀來看待大數據信息技術，同時應該根據自己實際的工作情況來進行有選擇的大數據信息技術應用。同時在引進大數據信息技術，在檔案管理上的應用之后，相關單位應該加大對于檔案管理工作的支持力度，同時還要做好檔案管理人員有關大數據信息技術的知識的宣傳，積極培養大數據信息技術的專業性人才，引進比較先進的大數據信息技術相關的設備，提高單位的大數據信息技術應用水平。

2.2 系統性原則

運用大數據信息技術進行檔案管理本就是一項復雜性的系統工程，單位只有站在系統、整體和宏觀的角度去審視檔案管理工作，才能真正提高檔案服務能力。因此，單位要從績效考核、崗位安排、工作流程、培訓管理等各個方面予以加強，分析檔案管理各個要素與要素之間的聯系，構建宏觀的檔案管理體系。除此之外，檔案管理部門也要協調好與其他部門的關系，做好信息資源匯總歸類工作的同時，也要提高檔案服務質量。

3 大數據信息技術在檔案管理中的運用

3.1 構建云端儲存

大數據信息技術中最基礎的環節就是要有足夠大的空間來儲存大量的數據信息以及各種檔案，如果空間不能夠滿足最基本的數據信息的儲存，就容易引起信息的缺失。所以應用大數據信息技術首先就是要建立一個空間足夠大的云端儲存終端。由于云儲存的方式，將數據信息以網絡語言的形式儲存在終端系統里。而這種儲存方式，不僅可以加強檔案數據的安全，還可以根據用戶的需求進行一定的分析，從而提高服務的質量。

3.2 挖掘檔案用戶的信息數據

在大數據信息技術的幫助下，可以幫助檔案管理部門建立起更為現代化的檔案大數據系統平臺，并在平臺中來實現數據的采集、處理、數據挖掘以及檢索等功能。另外，通過建立檔案資源共享平臺，其可對來訪用戶的身份進行登記、核實，并可對用戶的實際需求予以分析、處理，從而更好地將用戶的隱形訴求挖掘出來。

3.3 挖掘檔案信息中的服務資源

隨著大數據信息技術在檔案管理工作中的融合，其可以使檔案管理部門的工作朝著更加智能化、個性化以及精品化的方向發展。另外，在大數據信息技術的幫助下，檔案信息智能化檢索服務、檔案信息定制服務、檔案信息決策服務、檔案信息跟蹤與推送服務等可以予以全方位的實現，為用戶利用檔案資源提供即時通訊的在線幫助和智能數字檔案館等交互功能，使檔案知識交流中心的功能得到加強，為用戶提供現代化的服務體驗。

3.4 加強數據檢索能力

在過去的檔案管理過程中，由于紙質檔案的檢索太過于復雜，雖然經過了一系列的發展，但仍改變不了自身所存在的弊端，大數據信息技術在檔案管理上的應用，能夠提高用戶檢索體驗。大數據信息技術通過將信息進行系統的分類然后在進行統一集中的管理，而用戶則可以在統一的數據庫里通過大數據信息技術進行搜索，然后找到自己所需要的信息，這在一定程度上提高了信息檢索的速度。

3.5 推進數字檔案建設

紙質檔案管理耗費資源較重，不利于節省單位各項開支。因此，單位要有區分的對紙質檔案進行數字化錄入，推進數字檔案建設。數字檔案建設能夠突破檔案利用限制，實現資源利用的規?；Ｒ环矫妫ヒ恍┚哂袣v史價值和收藏價值的檔案之外，應當將紙質檔案轉化為相應的電子檔案，實現檔案在計算機上的統一管理，減輕工作人員負擔，實現單位檔案一體化管理和一體化利用。同時，檔案被數字化之后，單位其他工作部門在檢索和借閱檔案時也會較為便利，只需要在檔案管理系統上進行相應的操作，就能實現檔案檢索和檔案查詢。另一方面，數字檔案還能夠與其他新型技術手段相聯系。例如，可以通過開發微信公眾號的形式，將公眾號與檔案管理系統相連，拓寬檔案服務范圍，實現公眾號查詢檔案服務，提高檔案信息化水平。

4 結束語

綜上所述，我國當前科學技術的發展速度較快，促進大數據也在快速發展，也在各個行業中得到了廣泛推廣和運用，但現階段我國當前一些部門在開展檔案管理工作的過程中，還是依然在運用傳統檔案管理的方式和理念，這樣就會導致不能夠對相關數據進行科學合理的分析，但隨大數據信息技術的快速發展，就需要相關部門和工作人員提高對其的重視程度，并將傳統檔案管理形式進行優化和創新，確保檔案管理工作能夠充分發揮其自身的作用和價值，并滿足時代發展的需求和標準，最終保障社會經濟能夠逐漸實現可持續發展的目標。

參考文獻

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