淺談機關檔案管理信息化建設問題和利用率

董珊珊

摘 要：在現代信息技術的廣泛應用和國家的大力推動下，我國機關檔案信息化建設的發展已經開啟了新的進程，相比較傳統的紙質檔案管理，檔案信息化管理擁有全面的優勢，但機關檔案管理信息化建設仍然存在一些問題，導致信息化管理的利用率需要進一步提高，本文即分析了機關檔案管理信息化建設問題，并提出了五點提高利用率的策略。

關鍵詞：機關檔案管理;信息化建設;利用率

1 引言

當前，隨著大數據、云計算等現代信息技術的發展，國家對機關檔案信息化建設日趨重視。2019年1月1日起施行的《機關檔案管理規定》對檔案信息化建設提出明確要求，機關應當加強檔案信息化工作，將機關檔案信息化工作納入機關電子政務和信息化總體規劃，以此促進檔案信息化為機關工作正常有序開展和公共服務提供強有力的支撐。

2 機關檔案管理分析

1）機關檔案管理信息化現狀。機關檔案包含著文書檔案、會計檔案、人事檔案、專業檔案以及其他檔案等等，機關檔案工作的科學、規范、有效開展，是機關其他業務工作順利開展的必不可少的條件。目前，大多數機關單位已經開啟了檔案信息化的工作，并且一些單位已經取得了良好的成效，但是整體來看，與信息化技術發展和社會服務需求相比，檔案信息化的實施進展依然較慢，大大影響了檔案工作的科學化、規范化、數字化進程，不利于促進檔案事業的發展和國家治理能力的現代化。

2）機關檔案實施信息化管理的優勢。信息化對于機關檔案管理有著較多幫助，可以提高工作效率，促進利用開發，更好提供服務。第一，減輕了工作強度，在傳統檔案管理工作中，信息化管理能夠大大減輕這些工作量;第二，有利于查漏補缺，在紙質文檔管理過程中，一旦文件收集不全，就要進行拆卷、檢閱、整理、重新封卷、編排檔案、修訂目錄等工作，而信息化管理后，可以通過計算機平臺的操作，輕松完成查漏補缺的過程;第三，有利于節約空間，紙質檔案經過長期的累積，需要很大的物理空間進行存儲，甚至還需要專門進行維護和看管，而信息化管理以數字化形式存在，不僅占據空間較小，查閱還十分方便;第四，便于備份存儲，為防止檔案損壞和突發事件，一般需要將檔案進行異地備份，紙質檔案的備份需要復制文本，搬運，重新整理，過程比較復雜，而電子檔案基于其易傳遞、易存儲、已復制的特點，便于異地備份的操作;第五，擺脫了傳統檔案時間和空間的限制，可以使檔案信息通過網絡快速傳遞、隨時隨地進行多方查詢，實現即時傳輸，共享使用，極大的滿足了單位管理和公眾需求。

3）機關檔案管理信息化建設存在的問題。機關檔案管理信息化是檔案事業發展的必然趨勢，但目前在信息化建設過程中仍然存在一些問題：一是單位重視程度不夠，存在弱化檔案工作的問題，多數機關單位沒有專門的檔案管理部門和專門的檔案管理人員，對檔案服務單位、服務公眾的重要性認識不足，一些檔案管理者也存在自我輕視的趨向，檔案工作在單位中被邊緣化。二是檔案管理理念落后，一些單位領導和檔案管理者固守紙質檔案管理的思維模式，對電子檔案的效力持懷疑態度，對檔案信息化建設的優勢認識不足，認為檔案信息化建設弊大于利，不利于紙質檔案的保存利用和信息的安全保護。三是檔案管理信息化專業型人才欠缺，單位檔案管理人員缺少相應的信息技術。四是檔案信息化建設周期長，一些單位歷史資料較多，將紙質檔案轉為電子檔案需要耗費大量的人力、物力，需要很長一段時間才能完成，出力多，見效慢，檔案管理信息化的積極性不高。這些問題進一步導致了機關檔案信息化管理的利用率不高。

3 機關檔案管理信息化建設利用率的提高策略

1）提高機關檔案信息化開發利用意識。機關單位要充分認識檔案信息化建設的重要性和必然性，轉變管理理念，增強檔案管理和服務現代化意識，尤其是機關單位領導和檔案管理人員要順應時代發展潮流，擺脫封閉陳舊的檔案管理思維模式，將被動的檔案管理信息化建設轉變為主動服務，使檔案信息化更好的適應服務經濟社會發展的需要。

2）完善機關檔案信息化標準體系。建立規范、科學、實用的檔案管理信息化標準，使檔案信息化有規可依，是提高檔案管理信息化利用率的前提，直接影響著檔案工作信息化的步伐。一是要注重規范性標準，檔案在收集、整理、歸檔、保管、利用過程中都要建立一整套的標準和制度，并嚴格貫徹執行。二是要注重實用性標準，檔案信息化的工作開展，必須要立足單位職能和實際情況，優先將重要的、利用價值高的文件完成數字化處理。三是要注重一體化標準，要將檔案信息化與機關單位自動化辦公、無紙化辦公的發展結合起來，完成一體化建設，從而加速檔案信息化的開發利用。

3）提高機關檔案的信息化管理水平。首先，需要實施科學化、現代化的管理機制，堅持“三納入”、“三同步”，將機關檔案管理信息化建設納入機關的整體規劃、年度工作計劃和考核體系，堅持將機關檔案管理信息化建設工作與業務工作同部署、同實施、同發展。其次，開發應用專業性的檔案管理系統軟件，進一步完善機關檔案管理的數字化平臺，促使檔案信息化工作的各個環節都能更加流暢便捷，在文件分類、整理、歸檔、鑒定、查找時，操作更加簡潔，以達到科學、高效利用電子檔案的目的。最后，需要提升機關檔案信息化管理的硬件水平，保證該硬件服務能夠支撐數字平臺的運行和擴展，還需要加強管理人員的綜合素養，能夠掌握檔案信息化管理的技術手段。

4）加強機關檔案信息化管理安全保護。安全是檔案信息化建設的前提條件，也是當前阻礙機關檔案信息化建設快速發展的隱形問題。解決好機關檔案管理信息化建設的安全保護問題，一是要加強組織領導和制度建設。機關單位領導要主動做出表率，樹立良好的安全意識和理念;要制定檔案安全管理制度和行為規范，并嚴格貫徹執行;要將檔案安全管理納入單位考核，將檔案安全保護任務和責任具體到個人。二是要加強檔案管理人員素質提升和培訓。管理人員的素質也是關乎機關檔案信息化管理安全的重要因素，因此在檔案管理人員的培訓過程中，不僅要強化他們的業務能力，更要培養嚴格的安全保護意識，在所有的操作過程中，都應當依照安全規范進行執行。三是加強檔案信息化管理的安全防范。要增強信息系統的安全管理保障功能，加強對身份、信息資源、網絡配置、密鑰等方面的管理，促進系統對動態變化中的安全需求做出快速響應，最小化減少對用戶和系統管理員的依賴;要增強檔案信息網絡安全保障功能，確保網絡在任何狀態下能夠實現自我檢測、自我驗證和自我修復，實現網絡監察和動態防御功能;要加強數據備份和容災能力建設，所有的數據都應建立備份庫，要具備相應的容災能力，既要防范網絡安全問題，又要規避火災、地震等安全風險，還要一旦發生損害事故，即可采取特定的方法手段還原數據，全面確保機關檔案信息化管理的安全性。

4 結語

綜上所述，機關檔案的信息化建設是時代發展的必然，也是其提升管理水平和服務質量的必要手段。在檔案管理信息化建設過程中，必須要注重有效利用率的提高，才能讓檔案發揮出應有的價值與意義，為機關檔案事業發展、整體工作開展和服務效能發揮奠定規范化、信息化、科學化、現代化的基礎。

參考文獻

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