信息化視閾下高校學生檔案的利用與開發

摘 要：近年來，檔案價值的實現成為行業研究的重點，本文擬從信息化建設角度出發，探討促進檔案信息開發的有效措施，淺析信息化建設的意義，以期改變高校紙質學生檔案管理“重藏輕用”的現狀，挖掘檔案利用價值。

關鍵詞：高校學生檔案;信息化建設;檔案信息資源開發

我國著名的檔案學家吳寶康教授曾說過：“檔案必須利用，通過利用來充分發揮其作用，實現檔案的自身價值”。高校學生檔案作為一種特殊的信息資源，蘊藏著豐富的信息價值，如何開發利用好學生檔案信息資源、挖掘檔案利用價值是檔案工作的當務之急。

1 高校學生檔案信息資源開發現狀分析

檔案信息利用價值的開發，是體現檔案工作的意義所在。然而由于缺乏普遍的價值認同、檔案意識不強以及檔案的“保密”、“機要”特性，檔案信息資源開發工作始終停滯不前。

1.1 “重藏輕用”，檔案信息資源開發嚴重不足

無論是檔案管理者還是基層檔案員普遍缺乏為檔案用戶提供的“利用需求”服務的意識，“重管理輕服務”的現象普遍存在。

目前，高校學生檔案管理部門仍側重實體工作，對建檔、歸檔等基礎業務工作較為重視，學生檔案工作的出發點在于確保按期歸檔、確保一人一檔、確保檔案妥投，對檔案信息資源的開發缺乏明顯的認知。檔案員的服務工作多停留被動地提供檔案服務，如提供檔案原件的查借閱、檔案去向和檔案目錄查詢;簡單地依據檔案原件提供復制件和出具證明等，缺乏主動了解信息需求的動力，提供檔案編研服務能力和進行檔案信息分析和價值挖掘的能力欠缺。

1.2 隊伍建設滯后，檔案員信息素養偏低

長久以來，學生檔案工作始終處于邊緣地帶，檔案工作隊伍建設嚴重滯后。主要表現有以下單方面：首先，專職學生檔案員配備不夠，人員嚴重不足。其次，人員流動嚴重，導致檔案工作缺乏積累，對于檔案信息化建設工作無法實現深度參與。再次，專職學生檔案員能夠“走出去”參加檔案信息化的培訓和學習機會不多，導致他們對“檔案信息化建設”缺乏明確的了解與認知、信息服務的能力不強、信息化處理水平不高。

1.3 重視不夠，檔案信息資源開發手段落后

2019年全國兩會，“檔案事業”寫入政府工作報告。年內即將頒布的新修訂的《檔案法》中，增加“信息化建設”專章，對運用信息網絡技術促進檔案資源的共享共用、檔案工作的數字化轉型發展等提供法律支撐[1]，部分高校領導能夠重視檔案工作，能夠有計劃地、系統地組織檔案信息資源的開發與利用。但大多數高校檔案管理部門仍拘泥于傳統思路與做法，對信息化建設的重視程度不夠，信息化建設缺乏必要的制度保障和資金支持，軟硬件設施的配置不高，檔案庫房現代化建設程度較低，檔案信息資源地開發缺乏生機與活力。

2 以信息化建設為途徑開發高校學生檔案資源

2.1 高校學生檔案信息化建設的內容

在當前檔案工作電子化、數據化、智能化、精細化和多元化的信息生態環境中[2]，高校學生檔案信息化建設主要指依托信息人才和檔案專家、以信息網絡為基礎，通過建立學生檔案數據庫、開發和使用學生檔案信息管理系統，實現檔案信息的全面數字化、檔案信息服務的智能化，促使檔案工作由管理檔案實體向管理檔案信息資源的轉變。

高校學生檔案信息化建設是個過程性事務，當前信息化工作的重點在以下四個方面：

一是管理智能化：將學生檔案管理辦法和學生管理辦法等細則嵌入到學生檔案管理平臺中，通過前端控制理論，實現建檔提醒、歸檔提醒、歸檔材料鑒別、數據統計、信息檢索等檔案業務的自動化處理，具備學生成績預警、違紀處分預警等學生管理的自動提醒功能。

二是工作網絡化：借助網絡信息技術，形成以高校檔案管理部門為核心，檔案形成部門為支撐的信息傳輸網絡，打破各部門各自為政的局限性，優化資源配置，實現檔案信息資源的共建、共享、共用，通過“數據整合”，形成“齊抓共管”的檔案工作網絡，實現檔案工作部門的整體升級。

三是業務提質增效：通過前端控制，將學生檔案管理辦法、歸檔要求等細則內置到學生檔案管理平臺中，通過精細化的任務分解與歸檔材料要求的規范設置，從源頭控制檔案材料的生成質量，實現建檔、歸檔工作的標準化與量化管理，實行線上采集學生檔案信息，線下打印歸檔材料的“雙軌制”，保質高效地完成檔案業務工作[3]。

四是服務能力全面提升。全面數字化的學生檔案工作將以數據化、可視化的方式集中呈現學生信息，通過“一站式”提供學生的個人信息、家庭信息、學籍信息、學業信息、獎懲情況、心理與身體健康情況、助學情況等，分析問題產生的根源、發現“背后的故事”，為針對性地開展工作、提高教育教學的質量和學生工作水平提供憑證和決策依據。

2.2 高校學生檔案信息化建設的目標與方向

現階段，高校學生檔案信息化建設的目標應是全面深化學生檔案工作與信息化的融合發展，將學生檔案數據庫或學生檔案信息管理系統打造成學生綜合信息資源庫，使之成為一站式了解學生情況的窗口，為學院的各項工作的開展提供第一手的憑證資料和決策依據。

通過學生綜合信息資源庫，創新檔案工作模式：實現檔案實體工作到檔案信息資源管理工作的轉變;實現收集紙質材料到采集學生數據的轉變;實現封閉式保管文檔到檔案信息資源共享共建的轉變。

通過學生綜合信息資源庫，創新學生工作的方式與手段：通過將學生在校期間的表現與學生檔案信息的生成緊密結合的工作模式，在豐富檔案內容、使其學生檔案更具個性化的同時，又能實現學生地自我約束與自我管理;最重要的是學生管理和教育教學部門可以綜合各項數據分析特殊學生群體（如心理困惑型、學習困難型、經濟困難型、單親或孤兒、違紀學生、生理缺陷、網絡成癮、逃課、戀愛等）產生的根源、預估發展方向，為工作開展提供憑證與決策依據，并建立應對學生突發事件的防御機制。

綜上所述，筆者分析認為高校學生檔案信息化建設應牢牢把握“服務”方向，努力改變“重管理輕服務”的現狀，將檔案工作的出發點與重心落在為檔案用戶提供“利用需求”服務這一層面。比如通過信息技術手段和大數據分析工具，實現學生信息查詢的“一站式”服務，提供了解學生的窗口;挖掘學生檔案信息的利用價值;利用網絡服務的快捷與便利，提供異地檔案查詢業務;通過開展檔案編研，將檔案資源轉化為文化教育資源，并通過開展多種形式的檔案主題宣講發揮檔案的育人價值等。

2.3 高校學生檔案信息化建設的意義

通過信息化建設，不僅僅實現了學生檔案工作的數據化與現代化，更重要的是建設過程中，提升了綜合管理水平，促進學生檔案工作與學生管理工作的良性循環發展。

首先，檔案信息化建設為高校管理工作的開展提供第一手的憑證材料與決策依據。在檔案管理系統中，學生檔案信息資源既是學生在校期間綜合表現的直觀呈現，又是學生檔案的基礎數據，還是學生工作的結果與憑證。通過信息化建設，學生各項信息得以直觀的展現在我們面前，通過綜合分析學生信息資源庫中的各項數據，高校管理部門可以“有的放矢”地開展工作，剖析問題產生的根源，尋求決策依據，建立應對學生突發事件的防御機制。再者，各歸檔單位都能生成最直接的學生檔案信息，從而達到最直觀的學生工作效果。以“獎懲信息”為例，它既是學生在校生活的如實記錄、又是依據校紀校規處理的結果，更是高校各部門開展后續工作的依據。

3 促進高校學生檔案信息化建設的建議

3.1 增強檔案意識，提高檔案信息化的認識

在信息化的檔案工作網絡中，做好學生檔案工作不是一個部門的事，更不能憑一己之力，必須提高全員的檔案意識，時刻提醒他們重檔、歸檔和用檔。首先，高校檔案管理部門應更新觀念意識，重視學生檔案信息化建設的需求，擺脫傳統思路與做法，充分利用現代資源、技術等有利條件，抓住信息化發展機遇，推動高校學生檔案事業發展。其次，提升全員的檔案意識，使他們從思想上重視檔案工作，堅決執行檔案管理制度，在學生檔案管理系統中如實地記錄學生在校期間的個人經歷、德才能績、學習和工作表現等，杜絕檔案信息不嚴謹、不規范等問題。再次，通過新生入學、畢業生離校季和國際檔案日展開多種形式的檔案宣傳，使學生了解到檔案的重要性，提高檔案歸檔工作的規范性。

3.2 高屋建瓴，制定檔案信息化建設的總體規劃

現階段高校學生檔案信息化建設仍處于基礎建設階段，檔案信息化建設的側重點在于制度建設、檔案信息安全問題、數據庫和管理系統的標準化程度、前端控制理論下檔案工作的規范化程度、檔案實體工作如何開展等問題。然后應逐步將工作重點轉向檔案制度的執行力度、如何通過檔案工作網絡實現檔案信息的共建共享共用、如何實現學生檔案與學生工作的同步管理、如何通過檔案編研與宣傳體現檔案的功效、如何通過檔案利用價值的挖掘提升檔案地位等問題上來。

3.3 加強制度建設，促進檔案信息化建設的規范化

截止目前，我國尚沒有專門的法律法規來指導學生檔案管理工作的開展，2008年頒布的《普通高等學校檔案管理辦法》提及學生檔案工作的僅有兩條：一是將學生類檔案納入高校檔案管理部門的工作范疇;二是確定了學生檔案的歸檔范圍。因此，當前高校學生檔案工作信息化建設的當務之急是要解決信息化建設的標準化問題：如通過制定符合校情的學生檔案管理制度和檔案人員培訓制度、建立完善的檔案管理評估考核指標體系和檔案工作保障機制等， 以制度的形式來實現學生檔案數據的采集、保存、利用等工作環節的規范化。

3.4 加強隊伍建設，為信息化建設提供人才保障

檔案員的業務素質水平是做好實體檔案管理和保證信息服務質量的決定性因素，是實現信息化建設的規范化和標準化的關鍵。

首先，高校檔案管理部門應加強對專職檔案人員的培養，通過完善檔案專業人員的職稱評定體系，穩定人才隊伍，激發檔案人員的工作積極性。與此同時，還應積極地創造條件，給予檔案員參加業務培訓和檔案信息化建設的學習機會與時間，提高檔案員的信息化水平;其次，依托高校的人才優勢，從高校信息部門和檔案部門抽調技術骨干和專業人才組成專門的信息化建設工作隊伍，專司檔案信息化建設的各項工作[4]。

此外，高校學生檔案信息化建設的還需要強大的資金支持作為其發展后盾，信息化建設需要配備專門的軟硬件設施，包括采購學生檔案信息管理系統、建成現代化檔案庫房等。

4 高校學生檔案信息化建設的設想

目前我國高校檔案信息化建設工作亟需制定統一的管理標準，通過開發普遍適用的高校學生檔案信息管理系統，建成區域性的高校學生檔案信息資源網絡，然后逐步融合建成全國性的高校學生檔案信息資源網，實現全國范圍內的學生檔案信息資源的共建、共享、共用，帶來學生檔案工作的新局面;實現真正意義上的學生電子檔案工作的開展、實現畢業生電子檔案網上轉遞工作的自動化等。然而，高校學生檔案信息化建設起步較晚，加之高校學生檔案信息化建設缺乏統一地規劃與指導，高校學生檔案信息化建設工作任重而道遠。

參考文獻

[1]http：//tv.cctv.com/2019/03/30/VIDEDbrC8M4LKF3bTKrLDAF8190330.shtml？spm=C45404.PS2uUdzI8xau.S28560.177? 央視網報道

[2]薛四新，袁繼軍，楊艷.新技術環境下檔案員技能探析[J].檔案學通訊，2018（06）.

[3]任越.再論我國檔案信息化建設的三個問題[J].山西檔案，2017（01）.

[4]宋世葉.高校學生檔案信息資源開發的新構架[J].蘭臺世界，2007（02）.

作者簡介

沈玲，女，館員，研究方向：檔案信息化、檔案管理。