淺析新時期如何做好事業單位檔案管理工作

摘 要：事業單位在我國的經濟建設發展過程中承擔著重要的作用和任務。隨著時代的發展，社會單位內部的管理效率要求越來越高，對此事業單位的必須對現有內部的問題進行充分的分析和思考，探索新的改革和管理方法，促進單位內部管理和效率的提升，使事業單位在社會服務過程中貢獻出更多的作用和力量。本文就將對新時期事業單位中的檔案管理工作進行充分的分析和研究，促進相關檔案管理規范性和效率的提升，使事業單位的檔案管理工作適應時代發展的需要。

關鍵詞：新時期;事業單位;檔案管理;分析研究

事業單位的檔案管理具有操作和管理層面的多言行的特征。一方面檔案管理在平時的工作中表現出的作用和價值相對較小，給人一種無足輕重的感覺。另一方面的檔案管理工作需要對事業單位的重要事件和文件等重要內容進行科學的分類和保存，是事業單位不可或缺的一個重要職位。基于以上的作用分析，檔案管理工作在事業單位中發揮著重要作用，需要相關的工作人員注重日常的規范和科學化管理，使檔案管理有效的發揮其價值和作用，為事業單位的長期發展奠定堅實基礎。

1 新時期對事業單位的管理和發展提出了新的要求

事業單位是我國計劃經濟制度下沿革下的組織，在輔助政府行政過程中發揮著重要的作用。隨著我國經濟社會的發展，事業單位的管理模式也在不斷發生著改革和變化，目的是提升自身的工作服務效率，促進自身的工作內容能夠適應社會發展的需要。對此，事業單位必須從整體方面保持自身的管理制度和服務方式能夠和社會接軌，促進自身的社會適應性，對自身的內部管理制度和方式進行不斷的優化和調整，減少在工作中的誤區和漏洞，促使其在經濟社會中發揮積極的建設性作用。

2 事業單位在檔案管理上存在的問題

1）內部管理人員對檔案管理工作不重視。在事業單位中，檔案管理工作雖然在平時凸顯的意義和價值不大，但是在事物監督以及長期決策方面貢獻著重要的作用。但是如果單位的管理者對相關的管理工作不重視，對相關的檔案管理工作認識不清晰，對檔案管理存在僥幸心理，就會導致相關的管理制度在執行過程中不徹底，工作人員在工作中滋生敷衍了事的態度，最終會給事單位的長期發展造成隱患和危機。1此外管理人員的不重視，也會導致檔案管理的效率有所降低，從長遠發展來看會拖累單位的整體運行管理效率。事業單位對信息技術的應用重視不夠，也導致相關工作中失誤因素的增多，檔案管理效率得不到有效的發展。

2）事業單位的檔案管理制度在執行過程中存在問題。在科學的檔案管理框架下，相關檔案資料應該被統一的管理和分類保存，使檔案的存儲和調閱更加方便，促進檔案管理效率的長期保持。然而在檔案管理實際踐行過程中，各個部門對自身的檔案材料進行各自存放，使檔案統一管理的好處蕩然無存。不同的部門和個人在檔案調閱完成后，沒有及時有序的歸還，也導致相關的檔案管理工作存在的問題和漏洞，使得檔案管理工作進一步的混亂。最后混亂的檔案管理制度，會打擊和降低相關管理者的責任心和職業態度，最后也養成不了了之的工作方式，導致檔案管理作用顯著下降。

3）事業單位檔案管理人員的平均素質存在問題。在事業單位檔案管理的過程中，相關的管理人員必須對文件的類型和價值做到有效的區分，以保證重要檔案得到妥善保存，促進檔案管理工作效率的提升。然而在實際的工作過程中，很多檔案管理人員對檔案管理工作缺乏常識和認識，導致檔案管理工作相對混亂，給檔案存儲和查閱帶來問題。2對此一方面事業單位缺乏對專業人員的有效聘任和培養，另一方面大量的其他專業職員和兼職人員也就職于檔案管理工作中，導致相關的人才素質得不到有效提升。隨著信息技術的進步，部分職員對計算機信息檔案管理技術的使用存在困難，也導致檔案管理中，人為不確定因素的上升。

4）事業單位中的檔案管理工作和其他工作形成了效率上的差距。在事業單位中，隨著個各部門辦事和服務效率的提升，相關的檔案收集和整理工作無法有效適應工作需要，導致檔案管理工作出現延誤。對此需要從檔案管理的制度、人才、技術等方面尋找綜合性的原因，以促進檔案管理效率的有效提升，促進事業單位的綜合管理效率得到整體的發展。

3 促進事業單位檔案管理工作進步的策略和措施

1）事業單位充分重視檔案管理工作。事業單位的權力管理結構相對簡單和高效，只要相關的決策層重視檔案管理工作，并通過上層對基層所有員工的宣傳，便可以有效的提升答案管理的效率和質量，促進相關工作的有效開展。對此，事業單位的決策層應該對相關的檔案管理工作保持清晰的認知，對檔案工作的重要性進行重新學習和發掘，促使單位內部其他職工和管理人員對檔案管理也強化認識，使檔案管理工作得以順利有效的開展。

2）對檔案管理制度進行重新審視和確立，消除管理過程中的漏洞，建立檔案管理責任機制。事業單位的檔案管理制度要做到任何關于檔案管理的行為都有章可循，無論是檔案的收錄和調閱都必須規定相應的時間，逾期的管理內容需要進行特別的標注，以促進檔案管理制度的有效踐行。此外應該對檔案的管理人員建立一定的責任監督機制，確保檔案管理人員能夠對自身管理的文檔做到認真負責，以減少檔案管理中的疏忽和遺漏。最后決策層可以對檔案管理建立抽查監督機制，對檔案管理工作進行不定期的隨機檢查，促使相關的工作人員在檔案管理過程中保持較高的質量和效率。

3）從檔案管理結構上，建立多部門的檔案管理共享機制，促進檔案管理動態化的發展，提升檔案管理的質量和效率。隨著信息化管理技術的進步，動態化的信息管理成為現今信息管理的重要手段。在事業單位中進行檔案管理的動態化推廣，能夠有效的適應事業單位相對復雜的檔案管理環境，提升檔案存儲和調取的效率，使任何檔案調用行為都生成信息痕跡，促使檔案管理在效率和質量上得到進一步的提升和保證。對此，事業單位應該對相關的檔案管理部門進行有效的信息共享架構，建立統一的檔案管理平臺對單位檔案進行信息化的共享和使用，以促進企業內部關于檔案管理工作有效配合，增加檔案管理的效率。

4）促進檔案管理人員職業素質和能力的提升。檔案管理是事業單位管理和發展過程中增的最重要工作，相關工作的人才支持，對檔案管理質量和效率的提升具有重要的價值和意義。因此，單位的領導層應該對相關的人才培養給予足夠的重視，給檔案管理工作中增加更多的專業性人才，使檔案管理工作更具科學性和條理性，促使檔案管理工作效率得到有效的提升。此外在人才培養的過程中，需要重視對工作人員職業道德的培養和分析，使管理人員在工作中堅持認真的工作態度和責任感，使檔案管理的工作氛圍得以矯正。再業單位可以組織專業的人員對非專業人員展開的培訓和宣傳，以提升檔案管理人員的整體工作能力。

5）重視信息化技術在檔案管理過程中的應用。檔案管理工作的信息化發展需要具備以下幾方面的條件。首先是保持硬件設施的齊全和供應，使檔案的信息化收錄和存儲得到切實的配套發展。其次是促進所有檔案管理人員對信息化技術的有效掌握，使工作人員能夠按照流程正確的完成管理工作，促進檔案管理信息化管理水平的有效提升。最后是動態化的內部平臺搭建，使信息化管理趨于成熟。

4 結束語

事業單位檔案管理工作是事業單位管理現狀的一個縮影，對此相關的決策者應該對單位的管理方式和模式給予更多的關注，促進更多的管理體系得到創新改革和發展，使事業單位的綜合服務效率得到有效的提升。

參考文獻

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作者簡介

胡潔東（1986-），女，漢，河南省南陽人，助理館員，從事檔案管理工作。