公司實物檔案管理方式探究

朱津橋

摘 要：本文闡述了公司實物檔案的范圍，對其具有的特點及目前管理存在的問題進行了說明，并有針對性提出對實物檔案進行收集、整理、保管、利用的具體辦法。

關鍵詞：實物檔案;特點;問題;管理辦法

實物檔案是公司檔案全宗的一個重要且特殊的組成部分。范圍包括公司在運行、建設、經營、管理、科研等各項工作中做出優異成績和突出貢獻所獲得的榮譽證明。如證書、獎狀、錦旗、獎杯、獎章、獎牌、匾等榮譽檔案;公司經營管理資質證書、專利證書、認證證書等資質檔案;公司在市場、社會活動中或其他企業贈送的有保存價值的紀念品等紀念品（禮品）檔案;作廢的印章、印模、徽標等印信檔案。重要且特殊是因為這些物品能夠反映公司經營歷程、歷史沿革、技術進步、社會聲譽，作為憑證性載體，具有種類多樣性，屬于公司無形資產，故應充分開發利用實物檔案資源，為公司發展創造經濟和社會價值。

1 實物檔案特點

1.1 紙質檔案少，其他載體檔案多

榮譽檔案、資質檔案、紀念品（禮品）檔案、印信檔案在載體類型、表現形式和幅面大小等方面存在諸多不同。總體說，實物檔案除紙質外，還包含更多其他載體。可分為紙質、布質、木質、鐵質、玻璃、石質、瓷質、角質等，如紙質榮譽資質證書、錦旗、木質獎牌、鐵質牌匾、玻璃獎杯、玉石、瓷瓶、印章等。在實體排架時存在較多困難，無法按照文書檔案管理方式上架保管，必須依具體情況分別對待。

1.2 不同類別實物檔案，時效性不同

資質檔案一般具有固定的時效性，即有效期，在有效期內發揮價值，超過有效期后價值變化很大，甚至為零。資質檔案的種類、性質不同，其有效期不同，辦理、年審、年檢要求也不同。有的資質證有效期是一年，有的是三年或五年（需要年檢或審核）。

榮譽檔案的時效性表現在，在一定時間范圍內才能有價值。通常情況下，榮譽檔案沒有有效期，但表現出價值遞減規律，越新獲得的榮譽其價值越大。

紀念品（禮品）檔案、印信檔案的時效性隨種類不同而不同。如有些紀念品（禮品），沒有有效期，隨時間延長，有的價值要遞增;如舊印章，隨時間延長，使用價值會遞減。

2 實物檔案管理存在的問題

2.1 無明確規定

2004年我國發布的《國有企業文件材料歸檔辦法》第二章第九條規定：歸檔的文件材料主要包括紙質、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。但目前我國除了頒布執行DA/T40-2008《印章檔案整理規則》外，尚沒有關于其他實物檔案的具體管理規范，所以只能具體情況具體分析。其價值鑒定，部門及個人因素影響較大。

2.2 收集范圍廣

榮譽實物一般直接頒發給個人、部門、單位;資質實物一般交給部門留存;紀念品（禮品）有的先交給個人，再移交給單位;印信實物有的始終在使用部門留存，有的交給管理印章部門，故各類載體實物的收集與紙質文件材料相比收集難度大、存放點分散。

2.3 保管難度大

由于實物檔案無具體的執行標準，采用平時歸檔得不到有關部門的理解和支持，故其保管產生問題。表現在歸檔前部門或個人檔案保護意識不強，如錦旗類榮譽實物存在不同程度的破壞，給受損榮譽實物檔案的保護修復技術提出了更新的要求。

3 實物檔案的收集、整理、保管、利用

3.1 實物檔案的收集

根據本公司實際情況制定實物檔案管理制度，明確收藏范圍。以創業環保為例，原則上由公司內部各業務主管部門負責收集，其中技術管理部門（總工辦）負責收集科研技術成果、技改技革項目等方面的實物;運行管理部門（運營管理中心）負責收集集團所屬污水廠運營項目的實物;黨群部、總經理辦公室、董事會秘書辦公室、后勤保障部、財務管理部負責收集管理和精神文明方面的實物。

3.2 實物檔案整理

實物歸檔的整理就是將歸檔實物以件為單位進行鑒定、分類、排列、編號、著錄、上架，使之有序化的過程。歸檔實物的整理單位一般以每件實物為一件。實物檔案的整理應遵循保持實物檔案的有機聯系、便于保管和利用的原則。

3.2.1 整理要求

一是歸檔實物應齊全完整，凡是公司在公務活動中形成、獲得、接受、贈送或者征集的各種實物檔案均應收集齊全、完整無損，整理歸檔;二是每件歸檔實物均應轉拍照片進行相應歸檔。

3.2.2 整理方法

1）鑒定。一是根據公司的歸檔范圍，對每一件實物進行鑒定，判斷其是否應當歸檔;二是對存有真偽疑義的實物應采取必要措施進行鑒定;三是歸檔實物的保管期限一般劃為永久保存，其它無永久保存價值的實物由立檔單位造冊保管若干年后自行處理。

2）分類。歸檔實物應在其全宗—實物類別內，可按照年度或類別-年度進行分類。歸檔實物數量較少（每年少于30件）的立檔單位可不進行分類。同一全宗只能選擇一種分類方案并保持分類方案的穩定。（1）按年度分類。將歸檔實物按形成或獲得年度分類。采用公元紀年標識，如“2006”。（2）按類別分類。將歸檔實物按問題進行分類。歸檔實物按問題一般分為榮譽檔案、資質檔案、紀念品（禮品）檔案、印信檔案。榮譽類包括：證書、獎狀、錦旗、獎杯、獎章、獎牌、匾等;紀念品（禮品）類包括：紀念杯、紀念章、紀念冊、紀念票證、字畫、題詞、雕塑、花瓶等;印信類包括：本公司已宣布停止使用的舊印章、印模、徽標。

3）編號原則（以按類別分類為例）。（1）編號類目設置。實物檔案，按實物種類共設四個二級類目。（2）編號結構形式。實物檔案編號的結構形式采用六段制，編號由左至右排列，均采用阿拉伯數字表示。第一段為全宗號，暫用“01”表示。第二段為一級類目，實物檔案代號，用“7”表示（以創業環保為例）。第三段為二級類目，共設4個二級類目，即榮譽、資質、紀念品（禮品）、印信。第四段為年度代號。第五段三級類目代號。第六段為案卷號，按三級類目，自然流水編號。編號結構形式示例（見表1）：

3.3 實物檔案保管

實物檔案應專柜保管。對貴重的實物檔案，要采取相應措施確保安全，移出檔案室必須要履行簽字手續。存放實物檔案的檔案室和框架應保持整潔，定期除塵，避免實物檔案褪色，確保實物檔案完好無損。易蟲蛀、易銹蝕的實物檔案要做好防蟲、防銹蝕的技術保護工作。有條件的單位應建立實物檔案室，作為專門保管實物檔案的場所。

針對各類實物檔案，應設計不同類型的移交清單（以榮譽檔案、資質檔案中專利證書為例）。歸檔人員應遵照實物檔案信息，如實填寫相應的移交清單，清單一式二份，待實物檔案移交到檔案室時，檔案室管理人員與歸檔人員辦理移交手續，雙方依據清單，清點核實，確認簽字。

榮譽檔案移交清單內容包含獲獎時間、獲獎單位、獲獎名稱、項目名稱、頒獎單位、實物類型（證書、獎杯、獎牌、獎狀等）、來源、移交部門、移交人、接收人、日期。

資質檔案（專利證書）移交清單內容包含：專利名稱、專利類型、證書編號、設計發明人、專利號、申請日、授權公告日、專利權人、授權單位、授權人、移交部門、移交人、接收人、日期。

3.4 實物檔案利用

由于實物檔案載體形式的多樣性和特殊性，相對于傳統的紙質檔案，管理和利用則不太方便。通過開發建立公司檔案信息管理系統，將實物檔案分為榮譽檔案、證照類資質檔案、貫標類資質檔案、專利類資質檔案、軟件著作權類資質檔案等模塊，完成檔案的著錄標引、編目檢索、借閱登記、統計匯總等管理工作。利用數碼相機，對實物檔案進行拍攝，將每件實物檔案經數字化處理成電子文件，經過圖像存儲和處理，清晰完整地將電子文件嵌入到管理系統相應實物檔案文件框中，形成與實物完全一致的數字檔案資料。本公司員工通過局域網登陸管理系統，查詢檢索，待通過審批環節后，確保檔案信息安全的前提下，下載電子版文件，為項目投標、公司宣傳、文化建設、檔案編研等工作開展更為便利的檔案信息深層次加工利用。

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