企業采購行為誤區及改進措施探析

摘? 要：采購成本的控制是企業管理的關鍵環節，如何在企業采購活動中確保企業資金能夠得到合理運用從而降低現金損失，在很大程度上決定了企業管理能否成功。盡管許多企業在降低直接成本方面做得很成功，但由于傳統觀念和對供應鏈的狹隘認知使得降低間接費用成為更大的挑戰。筆者結合目前企業采購管理的創新理念，列舉了企業在采購行為中的常見誤區，并針對性地提出了企業在采購成本控制中的改進措施，為相關企業在采購環節樹立新思路并提供參考，達到企業的降本增效和保持企業競爭活力的目的。

關鍵詞：采購成本控制;采購行為誤區;改進措施

一、采購成本管理現狀

（一）采購成本管理的障礙

供應商的動機是盡可能保持業務量并維持高利潤率，這就意味著他們通常不會主動根據現有客戶的需求來優化產品和服務。而企業未能有效對其供應商和所有供應環節具備深入的了解，是采購成本管理的主要障礙。在傳統的采購成本管理觀念影響下，企業的采購行為將出現一些誤區。

（二）采購行為誤區

英國ERA公司（Expense Reduction Analysts）是一家致力于研究企業成本并提出解決方案的專業咨詢公司，在其統計中列舉了常見的企業傳統采購理念和習慣誤區：

1、供應商會對類似客戶提供類似價格。但事實是新的產品和服務不斷更替，公司采購的產品或許需要定期更新。

2、獲取團購價就是最優交易。但事實是你可以直接向供應商提供你的總支出預算，解釋你需要購買的商品并讓他們做針對性報價，從而獲得更好的價格機會。

3、供應商會給熟客提供最好的價格和服務。但是事實在沒有探索其他選擇前，都不能確保公司達成最優的交易。

4、更大的采購量帶來更低的價格。但事實是即使你沒有花很多錢，你仍然可以通過多做功課來達成一筆好的交易。

5、貨比三家會有更低的價格和更好的服務。但事實是你是否做了更多的工作來獲得最好的價格，包括爭取所有的附加服務，詢問重要的問題，詢問折扣或獎勵金等。

6、低價意味著低質量。但事實是供應商的配送方或服務方并不知道誰拿到了最低價。

7、低價采購代表低價成本。但事實是因價格低而超需求量采購帶來的損失。

8、某類產品的采購策略適用于他類產品。但事實是沒有哪一種采購策略和經驗能保證所有成本項目都最經濟。

9、在招標（詢價）文件中提出所有問題。但是事實缺乏與供應商的定期溝通就不能提出正確的問題。

10、同一供應商全國統一定價優于本地或區域定價。但事實是很有可能有其他方案能更好地滿足你目前的需求。

二、改進措施

（一）采購前期

1、回顧歷史數據。ERA分析發現不少客戶的供應商數量和非合約采購的數量可能比他們想象的更多，他們不知道誰在執行采購，甚至還在為已經交付或從未安裝的產品和服務付錢，這些都會造成企業實際費用支出經常與預期有差異。所以，在采購前期通過梳理歷史合同和數據進行比較十分有必要。比如：發現在原供應商采購的價格大大高于市場價，或原有運輸合同并沒有覆蓋現行區域而執行高費率等。

2、深入了解供應商及其所在行業。加深了解并利用供應商的專業知識，對行業發展趨勢、替代品、專業術語、行業慣例以及行業內其他公司的合同條款加以分析，找出采購成本和價格的動因。比如，特定的專業術語：諸如 “再加工”、“翻新”之類的術語很可能具有不同的含義而造成采購成本的差異。

3、糾正采購的假設前提。在回顧歷史和深入了解供應商的基礎上，企業需要系統地重新審視采購的假設前提，做出必要的糾正，以確保這些前提保持必要、適當和有效性。比如必須為每項采購提供保險、保險費率不可更改、低價時大量采購等。這些習慣性的假設或理念如果能被審視和糾正，可以顯著地節約成本。

（二）采購中期

1、明確定性要求。視招投標流程為維持或改善供應關系或拓展新業務的機會，可以明確任何一個降低采購成本的定性要求，包括最小訂貨量、定制包裝、減免運費、質保條款等等。

2、站在供應商的角度進行談判。換位思考可以使談判更加有效。談判時除了保證隔離利益相關方，還應盡可能考慮到所有有利于供應商的合同方案——幫助供應商節約成本，最終被節約的成本就可能轉移給自身。

3、決定最優方案并立即實施。在確定了合同各項條款后就應盡快選定最終決策方案并且立即實施，因為未收回的現金流入等同于現金流出。同時注意在執行新的合同時，確保正確應用新的折扣、返利及信用政策，避免錯誤。

（三）采購后期

1、重新評估與供應商的關系。回顧合同的執行過程，并通過持續再評價流程將新的意見或建議應用于當前的供應商關系。在此基礎上，梳理現有合同，在合同期即將到期前，要積極主動與供應商就新合同進行談判，避免現有合同中的自動條款被觸發。

2、重新審視采購流程。根據已執行合同和企業自身的實際情況審視現有采購流程，糾正或制定更加科學的流程規范采購活動，并通過嚴格的監督和持續改進減少不必要的損失。

3、革新企業文化。可持續的成本降低需要由企業文化中的成本管理理念來驅動。讓控制成本的思想融入企業文化變革的方法有很多，比如：加強相關知識培訓、管理層確立成本節約基調、引入審計和監控手段、重新制定薪酬考核機制等，以此樹立全員參與的成本意識。

結語：

雖然許多公司在降低銷售成本方面投入了不少資源，但在降低制造成本的方面卻未能有效突破，導致了不必要的現金流出。本文針對錯誤的采購理念和習慣進行了列舉分析，并針對采購成本管理的障礙以及采購環節常見誤區，按照采購行為的發生順序，提出一些正確做法供企業參考，以期在不降低供應商的產品質量和服務水平的基礎上科學節約采購成本，并釋放現金流用于更有效益的項目，促進企業可持續性發展。

參考文獻：

[1] 王永剛.企業采購成本控制措施研究[J].中外企業家，2019（25）：36-37.

[2] 李敏.企業采購管理成本的控制與分析[J].現代商貿工業，2019（32）：106-107.

作者簡介：

盧浩然（1984.1-），男;學歷：本科;研究方向：經濟與管理。