新形勢下的會計檔案管理策略研究

【摘要】在信息時代的背景下，會計電算化逐漸開始實施，在一定程度上產(chǎn)生了很多文件與數(shù)據(jù)，這賦予了會計檔案管理很多新特點，但是也凸顯了會計檔案管理中存在的問題。因此，總結(jié)了新形勢下會計檔案管理的策略和特點，并對會計檔案管理中存在的問題進行了探究，使其能夠逐漸完善會計檔案管理制度。本文主要圍繞著新形勢下的會計檔案管理策略進行了探究。

【關(guān)鍵詞】新形勢? 會計檔案? 管理策略

在實際工作中會計檔案并不受重視，而且會計檔案整理工作也不是很規(guī)范，經(jīng)常會出現(xiàn)檔案丟失的現(xiàn)象。隨著經(jīng)濟快速發(fā)展和計算機技術(shù)的快速普及和應(yīng)用，可以說會計檔案管理也算是進入了一個全新的階段。新形勢的會計檔案管理工作給傳統(tǒng)的會計檔案管理工作、技術(shù)和方法帶來了很大的沖擊，尤其是在實行會計電算化之后，給會計檔案管理和信息開發(fā)帶來很大的機遇與挑戰(zhàn)。

一、會計檔案的概述

企業(yè)在進行會計計算或接收數(shù)據(jù)的過程中所形成的，而且能夠清楚的記錄企業(yè)各項經(jīng)濟活動的支出與收入，有著非常強的保存價值和意義，能夠借助計算機將所有的文字、圖表以及其他形式的會計資料進行儲存和傳輸。而且會計檔案是企業(yè)最重要的檔案，它在一定程度上反映著企業(yè)自身的經(jīng)營成果與經(jīng)濟實力，是企業(yè)各項活動的基礎(chǔ)。在新形勢的經(jīng)濟體系下，企業(yè)若是想要拓展疆土，促進企業(yè)的發(fā)展，那么就更離不開檔案信息的支持和幫助，尤其是會計檔案信息。

二、新形勢下會計檔案管理存在的問題

（一）缺少有效的會計檔案管理制度

大多數(shù)企業(yè)都缺少有效的會計檔案管理制度，在一定程度上限制了企業(yè)的發(fā)展。部分會計檔案管理制度的對象一般都是以會計報表、會計評審、會計賬簿等會計核算專業(yè)材料，在實施會計電算化后便會產(chǎn)生大量的程序文件、電子文檔、備份文件以及各項數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等新式會計檔案信息的載體，因沒有及時制定有效的管理方案，導(dǎo)致很多檔案應(yīng)及時歸檔，或因數(shù)據(jù)文件不齊或經(jīng)過多次輾轉(zhuǎn)，最終造成了各項會計檔案歸檔信息不完整。再者，會計檔案的移交制度和保管制度都沒有落實到實處，出現(xiàn)互相推卸責(zé)任的現(xiàn)象，在一定程度上限制了會計檔案的管理。還有很多會計檔案的存儲非常隨意、任何人都可以翻動，導(dǎo)致會計檔案出現(xiàn)了泄密和丟失的現(xiàn)象。另外，大部分企業(yè)的會計檔案資料，一般都是由誰負責(zé)的工作，那么會計檔案就由改名工作人員來訂裝，之后將其放在資料室中，若是想要使用資料或者是調(diào)走，那么會計檔案資料信息在一定程度上就會受到限制，而且一旦該名工作人員離開工作崗位，多數(shù)工作人員都不會對會計檔案資料進行詳細的說明，也不做詳細的交接工作，就直接離職，那么接任人員，對上一任的工作資料也會不清楚，不明白，出現(xiàn)責(zé)任不清的現(xiàn)象。

（二）會計檔案管理工作中各項管理工作落實不到位

大多數(shù)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)都會對企業(yè)會計檔案管理工作不夠重視，不會安排專業(yè)的工作人員進行檔案管理工作，也不對企業(yè)會計檔案管理人員進行相應(yīng)的培訓(xùn)工作，在一定程度上限制了企業(yè)的發(fā)展。還有企業(yè)還缺少計算機網(wǎng)絡(luò)維護人員，一般來說財務(wù)部門不會設(shè)置專門的會計檔案管理，大多數(shù)都是由負責(zé)賬務(wù)的工作人員代替，但是，電算化會計檔案管理工作在一定程度上還會計算機軟件系統(tǒng)的安全與維護有著一定的關(guān)系，而且多數(shù)企業(yè)會計人員一般只會計算機軟件的操作，并不會計算機系統(tǒng)操作與維護，這對于企業(yè)會計人員來說是非常陌生的。再者，有很多相關(guān)目標和表格填寫信息不夠完整，在一定程度上限制了會計信息資料的有效性，企業(yè)各項財務(wù)活動一旦發(fā)生之后就會立即生產(chǎn)檔案。因此，要將生產(chǎn)的檔案及時整理成立卷，并將其裝訂成冊，之后在借助計算機將各項賬目以及報表打印出來。但是在實際工作中經(jīng)常會出現(xiàn)各個月份的報表四處分散存放的現(xiàn)象，而且各項會計檔案資料轉(zhuǎn)交不及時等問題，再有，大多數(shù)都是將其直接憑證存入會計檔案。另外，對于過期文檔處理不到位，部分會計檔案管理人員對過期檔案不及時處理，導(dǎo)致無用檔案保存越來越多，造成了無用會計檔案資料堆積越來越多。

三、新形勢下會計檔案管理的有效策略

（一）完善各項會計檔案管理

可以根據(jù)《會計檔案管理辦法》的相關(guān)制度和規(guī)定，對會計檔案進行歸檔、收集和整理，對企業(yè)所產(chǎn)生的各項會計檔案管理嚴加規(guī)范，同時還要進一步完善電算化會計檔案歸檔的制度，進一步明確企業(yè)會計電算化系統(tǒng)的開發(fā)和使用。還要建立起嚴格的會計檔案管理制度以此來確保會計檔案管理的安全性。在配備會計檔案管理工作人員時，要選擇專業(yè)技術(shù)能力比較強、綜合素質(zhì)比較高的工作人員，并為其配備相應(yīng)的檔案庫以及其他基礎(chǔ)設(shè)備等，以此來確保會計檔案資料的安全性。若是在計算機中生產(chǎn)的電子會計檔案，那么就要制定相應(yīng)的管理檔案，還要注意磁盤損壞、丟失等問題，要針對紙質(zhì)會計檔案和電子會計檔案管理制定雙層保險的管理制度，使其能夠?qū)崿F(xiàn)會計檔案管理的標準化和規(guī)范化，能夠真正做到妥善保管，方便日后的使用。

（二）完善會計檔案的保密制度以及銷毀制度

逐漸完善企業(yè)的保密制度，進一步健全企業(yè)會計檔案的查閱制度和使用制度。企業(yè)會計檔案一般都是有最原始的檔案資料，數(shù)量都是有限的，而且有很多會計檔案資料有著一定的機密性，所以，要對其實行保密制度，沒有權(quán)限的人不可隨意翻閱會計檔案資料。若是想要翻閱會計檔案那么需要經(jīng)過上級的允許，之后才可以翻閱或使用，同時還要辦理使用登記手續(xù)。使用檔案或翻閱檔案的工作人員，切不可以在會計檔案上拆封或涂抹，以此來確保檔案信息的精準度。若是想要徹底做好會計檔案保密性，可以讓使用者盡量在檔案室使用，若是有特殊需求將會計檔案借出的話，需要有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準，還要明確借出使用的時間，同時還要確保出借的會計檔案能夠完整按時歸還。若是電子會計檔案被借閱，那么在歸還時要認真檢查磁盤或外借資料，防止檔案感染病毒，進一步確保會計檔案的安全有效性。

還要建立完整的會計檔案銷毀制度，可以說企業(yè)會計檔案的銷毀工作是一項非常嚴肅的事情，一定要認真對待。對其企業(yè)會計檔案保管期限已滿的各類檔案資料，需要辦理銷毀手續(xù)，尤其是企業(yè)賬目來往的賬目檔案的銷毀和保存一定要慎重。若是已經(jīng)失去保存價值的會計檔案需要銷毀，需要明確會計檔案銷毀的清冊、名稱、冊數(shù)、卷號、年度、檔案編號、以及銷毀時間等;還要經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)審批，負責(zé)銷毀人員簽字、監(jiān)督人員簽字等;在各項會計檔案銷毀之前還要對所有即將銷毀的會計檔案進行清點，在銷毀之后在銷毀清冊上蓋章，證明該檔案已經(jīng)銷毀，并及時將銷毀情況上報給上級領(lǐng)導(dǎo)，另外，還要將銷毀檔案單獨存檔保管。

（三）進一步加強會計檔案管理工作

首先，要明確會計檔案歸檔的各項要求，明確立卷規(guī)則。同時還要收集和了解企業(yè)會計賬簿、會計憑證以及會計報表等比較有價值的記錄信息保存起來，作為專業(yè)的會計核算材料。還要及時對企業(yè)財務(wù)系統(tǒng)所產(chǎn)生的各項數(shù)據(jù)報表、憑證等各項數(shù)據(jù)信息都用紙張打印出來，并將其裝訂成冊，及時保存，該會計檔案的管理方法與以往的管理方法一致。若是電子會計檔案，要建立電子化檔案收集制度，也就是將每天的電子會計檔案信息進行備份，將其存放在不同的地方，還可以按照月度或年度對會計檔案進行歸檔處理，確保電子會計檔案的安全性。再者，還要及時將會計檔案中的各項數(shù)據(jù)表格目錄填寫完整，并及時移交。會計檔案賬簿封面要仔細填寫單位名稱和賬簿名稱，詳細打印賬簿頁碼，積極認真做好每一項工作，確保會計檔案的歸檔數(shù)量，確保各項會計檔案的安全性和完整性。

（四）進一步提升企業(yè)會計檔案隊伍的綜合素質(zhì)能力

不僅要求企業(yè)檔案管理人員具有專業(yè)會計學(xué)知識，還有一定的檔案管理能力，能夠熟練應(yīng)用各種軟件。而且還要做到嚴格自律，無論處于怎樣的環(huán)境都能保持公平公正的立場;同時還要加強對相關(guān)工作人員的培訓(xùn)，使其能夠及時掌握最新的技能知識，了解企業(yè)會計檔案管理的知識，同時還能精通各種會計工程流程，為企業(yè)培養(yǎng)現(xiàn)代化綜合性人才。

四、綜上所述

在新形勢發(fā)展下，企業(yè)若是想要企業(yè)能夠長久的發(fā)展，那么一定要有會計檔案信息資料的支持。可以說會計檔案的利用率最多的部門就是企業(yè)歸檔部門，那么最終受益者也將是企業(yè)。而且會計檔案是企業(yè)非常重要的信息資源，在一定程度上能夠促進企業(yè)的發(fā)展，同時還能夠體現(xiàn)出企業(yè)自身的價值。所以說，一定要合理的使用會計檔案信息，做好各項檔案資料收集工作，將企業(yè)會計檔案信息資源轉(zhuǎn)換為實力生產(chǎn)力，使其能夠創(chuàng)造出更多的經(jīng)濟價值和社會效益，促進企業(yè)的發(fā)展。

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作者簡介：高慧芬，女，山東省煙臺市海陽人，學(xué)歷：本科，畢業(yè)學(xué)校：畢業(yè)于山東省委黨校煙臺開發(fā)區(qū)分校，現(xiàn)有職稱：中級經(jīng)濟師。