新形勢下加強高校資產(chǎn)檔案管理的思路探析

宋濤

[關(guān)鍵詞]新形勢;積極改革;順應(yīng)潮流;管理文化;思路與方法

一、新挑戰(zhàn)，新路徑

我國是人口大國，高等教育資源相對匱乏，隨著人們?nèi)找姘l(fā)展的經(jīng)濟(jì)水平和思想水平，重視教育也使我國的高等教育進(jìn)入大眾化階段，截至2018年5月30日，全國高等學(xué)校共計2879所，其中：普通高等學(xué)校2595所（含獨立學(xué)院266所），成人高等學(xué)校284所。我國國內(nèi)也積極配合校內(nèi)組建，陸續(xù)出臺了許多強有力的政策，促使校內(nèi)資源快速發(fā)展，長期以來，高校資源都被定義為資產(chǎn)進(jìn)行私有管制，缺乏校際傳播流通，如何有效的加強對高校資產(chǎn)檔案的有序管理，促進(jìn)資產(chǎn)檔案的資源最大化，是高等教育改革探索的重要課題。

二、高校加強資產(chǎn)檔案管理的重要性

（一）資產(chǎn)檔案是學(xué)校發(fā)展的歷史見證

檔案，是直接形成的歷史紀(jì)錄，檔案是由官方機構(gòu)、半官方機構(gòu)、非官方機構(gòu)以及一定的個人、家庭和家族形成的，是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來的，具有歷史再現(xiàn)性、知識性、信息性、政治性、文化性、社會性、教育性、價值性等特點。而高校的資產(chǎn)檔案是學(xué)校歷史發(fā)展以來直接形成的歷史記錄，具有原始性的特征，它是見證學(xué)校發(fā)展歷史的證據(jù)，意義極其豐富重大，它凝聚了自學(xué)校開創(chuàng)以來各位貢獻(xiàn)先驅(qū)的經(jīng)驗和教訓(xùn)，是各代教育者的辛勤努力，是有豐富的借鑒價值和歷史價值的。

（二）資產(chǎn)檔案管理存在些許漏洞

歷史高校資產(chǎn)檔案管理的過程中，存在著些許漏洞，在大體趨勢不變的情況下，有個別地方需要調(diào)整，使檔案管理更趨合理化，促進(jìn)資產(chǎn)檔案的資源的資源最大化，使得資產(chǎn)檔案管理更趨合理化和系統(tǒng)化。

（三）促進(jìn)資源最大化，提高安全性

資產(chǎn)檔案作為高校重要的精神物質(zhì)財富，有效的管理不僅在日常教學(xué)活動中具有指導(dǎo)性，能夠有效促進(jìn)資源最大化，并且能夠方式減少資產(chǎn)的流失，提高其安全性，讓資源能物盡其用。所以做好資產(chǎn)檔案管理是必不可少的一項非常重要的工作。

三、高校資產(chǎn)檔案管理存在的漏洞

（一）有待完善的管理制度

很多高校資產(chǎn)檔案管理存在著信息滯后的問題，沒有能及時地補充完善，檔案具體管理人員分工不明。并且存在沒有將資產(chǎn)檔案管理與人事檔案管理制度相結(jié)合，導(dǎo)致一些無形資產(chǎn)的相應(yīng)流失。在分工方面，管理也應(yīng)該更加細(xì)致化，面對龐大的數(shù)據(jù)庫，教務(wù)檔案、人力資源檔案、財政收入與支出檔案都應(yīng)交給相應(yīng)的部門負(fù)責(zé)，各司其職方能不斷完善彌補。

（二）無形資產(chǎn)的忽視，資產(chǎn)利用率較低

在高校資產(chǎn)檔案中，分為有形資產(chǎn)和無形資產(chǎn)，教學(xué)設(shè)備等相應(yīng)的能看得見的資產(chǎn)，學(xué)校總體對于它們的保護(hù)是更加完善，而對于類似于教學(xué)經(jīng)驗、管理經(jīng)驗等無形資產(chǎn)，卻沒有一個很好的歸納總結(jié)過程，并沒有形成獨具學(xué)校特色風(fēng)格的經(jīng)驗秘籍。這樣必然導(dǎo)致一些珍貴的無形資產(chǎn)造成丟失。

然而在學(xué)校日常開展活動的課程中，學(xué)校有時候會因為管理不便關(guān)閉一些學(xué)生的課外活動的課室，并沒有飽和的運用起來，而且擴(kuò)建時期投資建成產(chǎn)生的高成本教學(xué)器具，也存在購買重復(fù)和設(shè)備閑置的情況，需要在平時的使用期間，提高精準(zhǔn)度和活力，提高資產(chǎn)的普遍利用率。

（三）從業(yè)人員綜合素質(zhì)較低

在高校資產(chǎn)檔案管理的實際情況當(dāng)中，缺乏專業(yè)管理型人才，非專業(yè)的管理人員較多，缺乏經(jīng)驗的同時，會犯一些常規(guī)的錯誤，崗前培訓(xùn)不到位，導(dǎo)致檔案管理工作沒辦法準(zhǔn)確落實到位。在日常招聘中，也存在著流動人口過大的現(xiàn)象，這很大程度上影響了日常管理秩序，形成漏洞。

四、加強高校資產(chǎn)檔案管理的戰(zhàn)略

（一）創(chuàng)新完善資產(chǎn)檔案管理制度

制度創(chuàng)新作為高校資產(chǎn)檔案管理的重點，有著至關(guān)重要的地位，在結(jié)合各校具體實際情況的過程中，有效建立起專業(yè)專職專門的資產(chǎn)檔案管理機構(gòu)，依據(jù)《高等學(xué)校資產(chǎn)檔案管理辦法》《中華人民共和國檔案法》，在校內(nèi)組成小組不斷完善和加強制定內(nèi)容，保障每個環(huán)節(jié)的有序進(jìn)行，對工作內(nèi)容要求細(xì)化，有效梳清各部門工作內(nèi)容以及辦事原則，形成相應(yīng)的監(jiān)督機構(gòu)和賞罰規(guī)則，提高工作效率，嚴(yán)格日常工作態(tài)度，不斷推動創(chuàng)新資產(chǎn)檔案管理的發(fā)展之路。

（二）提高資產(chǎn)管理信息化，提高利用率

隨著信息化社會的到來，信息技術(shù)的不斷提升飛速發(fā)展，傳統(tǒng)工作模式將會不斷被新技術(shù)取代，把握時代潮流的同時，規(guī)劃好有形資產(chǎn)和無形資產(chǎn)的分配比重，提前做好歸納總結(jié)工作，細(xì)致化高標(biāo)準(zhǔn)要求 ，購買清單進(jìn)行合理規(guī)劃后批準(zhǔn)，把錢用在刀刃上，在日常場所申請使用進(jìn)行程序簡化，促進(jìn)場所器材的使用率讓物盡其用。不斷提高利用率是順應(yīng)時代潮流，不斷提高效率的要求，做到資源開放最大化，持平時間與質(zhì)量，獲得更好的進(jìn)步。

（三）適時更換人員，加強崗前培訓(xùn)機制

將各項工作都有效落實到每個人身上，各高校結(jié)合自身發(fā)展情況，建立起專門審核考察機制，嚴(yán)格把控上崗人員，提高上崗人員的素質(zhì)。在上崗前進(jìn)行有組織性的積極培訓(xùn)，確保各項管理措施有效推行，同時也不斷地提高管理者和上崗人員的工作效率，樹立嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的工作作風(fēng)，加強信息化技術(shù)的學(xué)習(xí)和利用，在不斷地知識積累中提高自身的業(yè)務(wù)水平。

資料檔案工作本就是一個相對嚴(yán)謹(jǐn)、瑣碎的工作，對科學(xué)性、專業(yè)性要求很強，并且應(yīng)該具有一定的歸納判斷能力。隨著各大高校資產(chǎn)檔案管理改革的深入，在改革面前，利用率的有效提高和信息化的運用也在一定程度上要求從業(yè)者擁有相應(yīng)的技術(shù)操作，在改革過程中不斷學(xué)習(xí)發(fā)展，提升工作效率，形成良好積極的工作理念，不斷掌握新的管理方法和新的管理技術(shù)，在實踐中創(chuàng)新管理機制，不斷促進(jìn)自身業(yè)務(wù)水平的提高。