“互聯網+”時代下高校檔案管理的“喜”與“憂”

摘 要：電子信息技術的發展，促進了互聯網開始向高校的檔案管理延伸，高等學校文件、檔案管理變得網絡化、多元化、復雜化。高校開始引進先進的技術以及專業的技術人員推進信息化的數字管理，推動了高校檔案管理的發展。本文主要分析在“互聯網+”時代下高校檔案管理發展中的喜和憂，從而為高校檔案管理提出了相應的對策。

關鍵詞：互聯網；高校檔案；對策

一、“互聯網+”時代下高校檔案管理的“喜”

第一，傳統模式的高校檔案管理主要采用人工的方式對檔案管理進行收集填寫以及登記，完成檔案管理過程中的復雜性，然而隨著信息化的發展，人們開始運用先進的技術和數字化的管理方式，管理人員可以根據檔案的編碼以及查閱信息輸入關鍵字，就可以方便的查詢檔案。這有利于高校答案管理在模式上的有效和優化，提高了檔案管理的效率。

第二，服務范圍變廣，檢索快捷。“互聯網+”時代下信息化的發展，使得人們開始應用各種軟件以及APP查閱檔案，這不僅僅能夠實現各個職能部門之間的共享資源，也能夠促進高校檔案服務水平和服務范圍的擴大，使得人們足不出戶就可以查閱到自己想要的信息，從而進行檔案信息的查詢和檢索。同時高校還可以根據檢索的范圍以及網絡平臺的共享，實現資源的流通，同時減少了大量的人力物力和財力。

第三，根據信息化的發展，高校的學籍檔案以及信息資源共享方面也開始實現電子化的發展，尤其是針對學生的學習檔案管理，開發硬件和軟件建立屬于自己的高校檔案管理系統，這在提高工作效率的同時，也能夠實現教學、學生處以及其他部門之間的信息資源共享，方便各個部門查閱學生的各種信息，實現了高校檔案管理的規范化、科學化以及系統化。這種一體化的服務平臺提高了高校從學生、輔導員、學生處以及教務處等多個部門之間的對于信息的補充和修改，做到了更新檔案的及時性。

二、“互聯網+”時代下高校檔案管理的“憂”

第一，面對互聯網以及電子信息技術的發展，高校檔案管理由于缺乏一些專業的技術人員以及高素質的管理員，在硬件與軟件使用上高校的檔案管理出現了很多的挑戰。而由于一些高校檔案管理的工作人員墨守成規，已經熟悉了傳統的管理方式，因此面對新技術新系統的出現，對于檔案管理接受學習以及信息化的適應能力較弱，這就阻礙了高校檔案管理的發展與進步。

第二，數字化的管理需要高校配備一定的硬件和軟件設施，才能跟得上時代的發展推動高校檔案的管理。高校作為重要的人才培養和社會服務基地，居于科學研究的前沿，在知識傳播和獲取方面有先天的優勢，更應該重視檔案資源的開發利用，不斷提高檔案信息化水平。但是一些網絡技術的差距以及相關設備的缺乏造成了高校檔案管理在信息化上的困難，使得高校的檔案查詢和檢索功能，在網絡上無法實現其真正的價值和意義，阻礙了高校檔案管理的步伐。

三、加強“互聯網+”時代下高校檔案管理的措施

第一，建立網絡平臺，開展檔案管理工作。高校檔案管理部門要根據學校的實際情況將檔案進行歸類分整，并且根據高校檔案管理的數據庫，建立相應的檔案資源管網絡平臺，通過網絡平臺，高校內部可以擁有自己的權限，對于高校的檔案進行查詢和檢索，從而能夠提高高校檔案的效率以及使用情況。保證了高校檔案管理工作的順利開展形成，從而建立一套屬于自己的答案管理系統。這就意味著檔案管理更多的將是以服務創新為導向，突破時空限制，通過微博、微信、APP等多種網絡渠道為學校、師生提供更快捷、便利、優質的網絡化檔案服務。

第二，高校檔案管理部門要提高管理工作人員的專業水平和技術水平，高校檔案管理工作人員的水平直接影響了高校檔案管理工作的質量，因此需要從高校檔案管理工作的技術管理能力以及專業對于管理軟件的使用上加強教育和培訓，從而保證高校檔案管理的創新與發展。不僅有現代化的辦公設備加以支撐，更有專業的高素質的檔案管理人員進行操作，實現了檔案文件的標準化管理和開放性利用。

第三，在硬件與軟件上加強高校對于檔案建設的投入，打高校檔案數字化的過程，需要引進先進的技術設備，尤其是在檔案查閱以及購買網絡系統過程當中，需要將檔案的信息化與處理數據的設備，才能夠為“互聯網+”檔案提供技術保障?！盎ヂ摼W+”就需要學校的信息發展中心建立自己的整體規劃，從各個部門之間的信息化同步進行，才能夠推動檔案管理的創新。借助現代化辦公設備和軟件管理系統，經過圖文掃描，計算機云處理，網絡傳輸和系統存儲，使檔案文件存儲更為方便，數據更為豐富，資料更為翔實，管理更為科學。

四、結束語

“互聯網+”在電子信息化發展過程當中貫穿于每個行業，尤其是在利用信息技術以及互聯網平臺過程當中，可以促進高校管理檔案的效率以及整體規劃，能夠重新定位高校檔案管理工作的指導思想，將互聯網與高校檔案管理工作相結合，這不僅僅適應時代的發展，更多的也是高校黨提高高校檔案管理工作有效性的重要方式。充分利用“互聯網+”的優勢，發揮互聯網的基本作用，這不僅僅是為高校檔案管理提供新的機遇和挑戰，也是為了促進高校檔案管理工作的科學和有效性。通過網絡傳輸檔案管理共享系統，可以打破時間與空間的限制，將各個部門之間的檔案利用效率大大提高，從而使解決工作上復雜的檔案查詢系統，促進了各個部門之間能夠快速而簡單的獲取答案中的信息，為高校檔案管理的體系建設提供重要的管理思路.

參考文獻

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作者簡介

王慧樂（1971—），女，本科，副研究館員，河南周口師范學院綜合檔案室，研究方向：檔案學研究。