“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下高校檔案管理的“喜”與“憂”

摘 要：電子信息技術(shù)的發(fā)展，促進(jìn)了互聯(lián)網(wǎng)開始向高校的檔案管理延伸，高等學(xué)校文件、檔案管理變得網(wǎng)絡(luò)化、多元化、復(fù)雜化。高校開始引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)以及專業(yè)的技術(shù)人員推進(jìn)信息化的數(shù)字管理，推動(dòng)了高校檔案管理的發(fā)展。本文主要分析在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下高校檔案管理發(fā)展中的喜和憂，從而為高校檔案管理提出了相應(yīng)的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)；高校檔案；對(duì)策

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下高校檔案管理的“喜”

第一，傳統(tǒng)模式的高校檔案管理主要采用人工的方式對(duì)檔案管理進(jìn)行收集填寫以及登記，完成檔案管理過程中的復(fù)雜性，然而隨著信息化的發(fā)展，人們開始運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)和數(shù)字化的管理方式，管理人員可以根據(jù)檔案的編碼以及查閱信息輸入關(guān)鍵字，就可以方便的查詢檔案。這有利于高校答案管理在模式上的有效和優(yōu)化，提高了檔案管理的效率。

第二，服務(wù)范圍變廣，檢索快捷。“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下信息化的發(fā)展，使得人們開始應(yīng)用各種軟件以及APP查閱檔案，這不僅僅能夠?qū)崿F(xiàn)各個(gè)職能部門之間的共享資源，也能夠促進(jìn)高校檔案服務(wù)水平和服務(wù)范圍的擴(kuò)大，使得人們足不出戶就可以查閱到自己想要的信息，從而進(jìn)行檔案信息的查詢和檢索。同時(shí)高校還可以根據(jù)檢索的范圍以及網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的共享，實(shí)現(xiàn)資源的流通，同時(shí)減少了大量的人力物力和財(cái)力。

第三，根據(jù)信息化的發(fā)展，高校的學(xué)籍檔案以及信息資源共享方面也開始實(shí)現(xiàn)電子化的發(fā)展，尤其是針對(duì)學(xué)生的學(xué)習(xí)檔案管理，開發(fā)硬件和軟件建立屬于自己的高校檔案管理系統(tǒng)，這在提高工作效率的同時(shí)，也能夠?qū)崿F(xiàn)教學(xué)、學(xué)生處以及其他部門之間的信息資源共享，方便各個(gè)部門查閱學(xué)生的各種信息，實(shí)現(xiàn)了高校檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化以及系統(tǒng)化。這種一體化的服務(wù)平臺(tái)提高了高校從學(xué)生、輔導(dǎo)員、學(xué)生處以及教務(wù)處等多個(gè)部門之間的對(duì)于信息的補(bǔ)充和修改，做到了更新檔案的及時(shí)性。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下高校檔案管理的“憂”

第一，面對(duì)互聯(lián)網(wǎng)以及電子信息技術(shù)的發(fā)展，高校檔案管理由于缺乏一些專業(yè)的技術(shù)人員以及高素質(zhì)的管理員，在硬件與軟件使用上高校的檔案管理出現(xiàn)了很多的挑戰(zhàn)。而由于一些高校檔案管理的工作人員墨守成規(guī)，已經(jīng)熟悉了傳統(tǒng)的管理方式，因此面對(duì)新技術(shù)新系統(tǒng)的出現(xiàn)，對(duì)于檔案管理接受學(xué)習(xí)以及信息化的適應(yīng)能力較弱，這就阻礙了高校檔案管理的發(fā)展與進(jìn)步。

第二，數(shù)字化的管理需要高校配備一定的硬件和軟件設(shè)施，才能跟得上時(shí)代的發(fā)展推動(dòng)高校檔案的管理。高校作為重要的人才培養(yǎng)和社會(huì)服務(wù)基地，居于科學(xué)研究的前沿，在知識(shí)傳播和獲取方面有先天的優(yōu)勢(shì)，更應(yīng)該重視檔案資源的開發(fā)利用，不斷提高檔案信息化水平。但是一些網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的差距以及相關(guān)設(shè)備的缺乏造成了高校檔案管理在信息化上的困難，使得高校的檔案查詢和檢索功能，在網(wǎng)絡(luò)上無法實(shí)現(xiàn)其真正的價(jià)值和意義，阻礙了高校檔案管理的步伐。

三、加強(qiáng)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下高校檔案管理的措施

第一，建立網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，開展檔案管理工作。高校檔案管理部門要根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況將檔案進(jìn)行歸類分整，并且根據(jù)高校檔案管理的數(shù)據(jù)庫，建立相應(yīng)的檔案資源管網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，高校內(nèi)部可以擁有自己的權(quán)限，對(duì)于高校的檔案進(jìn)行查詢和檢索，從而能夠提高高校檔案的效率以及使用情況。保證了高校檔案管理工作的順利開展形成，從而建立一套屬于自己的答案管理系統(tǒng)。這就意味著檔案管理更多的將是以服務(wù)創(chuàng)新為導(dǎo)向，突破時(shí)空限制，通過微博、微信、APP等多種網(wǎng)絡(luò)渠道為學(xué)校、師生提供更快捷、便利、優(yōu)質(zhì)的網(wǎng)絡(luò)化檔案服務(wù)。

第二，高校檔案管理部門要提高管理工作人員的專業(yè)水平和技術(shù)水平，高校檔案管理工作人員的水平直接影響了高校檔案管理工作的質(zhì)量，因此需要從高校檔案管理工作的技術(shù)管理能力以及專業(yè)對(duì)于管理軟件的使用上加強(qiáng)教育和培訓(xùn)，從而保證高校檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展。不僅有現(xiàn)代化的辦公設(shè)備加以支撐，更有專業(yè)的高素質(zhì)的檔案管理人員進(jìn)行操作，實(shí)現(xiàn)了檔案文件的標(biāo)準(zhǔn)化管理和開放性利用。

第三，在硬件與軟件上加強(qiáng)高校對(duì)于檔案建設(shè)的投入，打高校檔案數(shù)字化的過程，需要引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，尤其是在檔案查閱以及購買網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)過程當(dāng)中，需要將檔案的信息化與處理數(shù)據(jù)的設(shè)備，才能夠?yàn)椤盎ヂ?lián)網(wǎng)+”檔案提供技術(shù)保障。“互聯(lián)網(wǎng)+”就需要學(xué)校的信息發(fā)展中心建立自己的整體規(guī)劃，從各個(gè)部門之間的信息化同步進(jìn)行，才能夠推動(dòng)檔案管理的創(chuàng)新。借助現(xiàn)代化辦公設(shè)備和軟件管理系統(tǒng)，經(jīng)過圖文掃描，計(jì)算機(jī)云處理，網(wǎng)絡(luò)傳輸和系統(tǒng)存儲(chǔ)，使檔案文件存儲(chǔ)更為方便，數(shù)據(jù)更為豐富，資料更為翔實(shí)，管理更為科學(xué)。

四、結(jié)束語

“互聯(lián)網(wǎng)+”在電子信息化發(fā)展過程當(dāng)中貫穿于每個(gè)行業(yè)，尤其是在利用信息技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)過程當(dāng)中，可以促進(jìn)高校管理檔案的效率以及整體規(guī)劃，能夠重新定位高校檔案管理工作的指導(dǎo)思想，將互聯(lián)網(wǎng)與高校檔案管理工作相結(jié)合，這不僅僅適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，更多的也是高校黨提高高校檔案管理工作有效性的重要方式。充分利用“互聯(lián)網(wǎng)+”的優(yōu)勢(shì)，發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)的基本作用，這不僅僅是為高校檔案管理提供新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，也是為了促進(jìn)高校檔案管理工作的科學(xué)和有效性。通過網(wǎng)絡(luò)傳輸檔案管理共享系統(tǒng)，可以打破時(shí)間與空間的限制，將各個(gè)部門之間的檔案利用效率大大提高，從而使解決工作上復(fù)雜的檔案查詢系統(tǒng)，促進(jìn)了各個(gè)部門之間能夠快速而簡單的獲取答案中的信息，為高校檔案管理的體系建設(shè)提供重要的管理思路.

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作者簡介

王慧樂（1971—），女，本科，副研究館員，河南周口師范學(xué)院綜合檔案室，研究方向：檔案學(xué)研究。