淺談檔案管理工作的“三要素”

韓淑靜

摘 要：檔案管理工作看似輕松，實則乃日常工作是否正常開展、有序推進的真實寫照。為實現檔案管理的規范化，同時便于查找和利用，搞好檔案建設就顯得尤為重要，本文提出應以“隊伍建設”、“制度管理"、“綜合利用”作為做好檔案工作的三要素，全面提高檔案管理工作整體水平，促進檔案工作的新發展，使檔案管理工作邁上新臺階。

關鍵詞：檔案管理;隊伍建設;制度管理;綜合利用

檔案資源作為信息資源的一部分，蘊含的豐富內容是社會主義經濟社會發展所不可或缺的，它發揮著記錄歷史、傳承文明、服務社會的重要作用。檔案管理工作看似輕松，實則乃日常工作是否正常開展、有序推進的真實寫照，為實現檔案管理的規范化，同時便于查找和利用，搞好檔案建設就顯得尤為重要，應該著重關注以下三個要素：

一、隊伍建設是檔案工作的前提

1.做好檔案工作就要力求檔案工作者要敬業愛崗，有良好的思想政治素質。檔案管理是一項政策性、原則性和服務性都很強的工作，這就要求從事檔案管理工作人員要有較高的政治思想覺悟，要有強烈的事業心和高度的工作責任感，要樹立有崇高的理想和信念，要有堅定的政治立場，要有高尚的職業道德，熱愛檔案管理事業，兢就業業、忠于職守、埋頭苦干，了解社會對檔案的需求，只有這樣才能真正做好檔案管理工作。

2.做好檔案工作就要力求檔案工作者隊伍的相對穩定。檔案是社會歷史的產物，具有連續性，加之日積月累數量龐大，管好檔案需要有扎實的業務基礎。根據這個特點，不僅要為檔案部門配備足夠數量和能夠勝任專業檔案工作的人員，更要求保持專業檔案工作者隊伍的穩定。穩定的專業檔案工作者隊伍，有利于掌握情況、熟悉業務、提高水平，從而保證檔案管理工作穩步發展。

3.做好檔案工作就要力求提高檔案管理人員的專業素質，提高檔案管理的科學化水平。要從定期培訓著手，隨著信息技術的發展，檔案管理的方法也在不斷地發展，檔案管理部門就要對檔案管理人員進行定時的專業培訓， 多去參觀學習其他部門或單位的管理方式方法，做到見賢思齊、取長補短。這不僅可以打破局限于借助互聯網學習的模式，同時能增長自身見識，拓寬知識面，從而不斷提高檔案管理的水平，達到管理方式的多元化。

二、完善檔案管理制度是檔案工作的保障

1.建設建全各項檔案管理規章制度。為維護檔案的完整與安全，必須按規章制度管理檔案，以便于單位各科室、各部門的利用。實行統一領導，分級管理的原則。建立和完善以《中華人民共和國欄案法》為依據的檔案管理模式。

2.明確檔案管理工作的目標和內容，落實崗位責任制，真正做到職責明確，歸檔有范圍、立卷有標準、借閱有歸檔、保密有條例、管理有措施、開發有目標，使檔案管理人員在相關的法規、條例、制度許可的范圍內，保證合理有效的管好檔案、用好檔案，充分發揮檔案的價值。

3.完善檔案管理的監督和審核，檔案管理部門的上級領導應該加強對檔案管理工作的監督和審核，嚴格地對待檔案管理工作，從而更好地完善各行業檔案管理的制度。

三、綜合利用是檔案工作的核心

檔案工作的最終目的是將檔案的綜合利用作用最大化，是新形勢下檔案事業實現自身價值的核心。

1.隨著檔案工作的發展，檔案服務范圍和內容不斷擴大，如從編史修志到歷史研究，從產品說明到參與糾紛處理，作用越來越大，應用的范圍越來越廣，在檔案綜合利用的范圍和內容上，特別要增強檔案利用的廣覆蓋、深挖掘。因此，檔案的綜合利用工作要緊密圍繞各項工作的實際需要，結合館藏內容，主動地開展深層次的加工，有的放矢地對檔案材料系統的收集整理、歸檔統計、編制各類專題目錄、專題卡片、全引目錄等檢索工具，使查找迅速、利用方便，主動地為各級領導決策服務，為滿足廣大人民群眾服務，為社會各方面服務; 在檔案管理領域，綜合利用推動了信息化檔案服務的不斷發展與完善，這也是一種創新性管理服務機制。

2.檔案的綜合利用不僅僅是局限于對于檔案的傳遞、保存與一些文獻知識傳遞、保存，而是對于檔案的一種重新組合、分析、組織，對已得到的檔案資料進行分析與重新組織具體流程，根據具體的情況作出具體的反應與得出相應的管理方案。在這樣的一個過程之中檔案的處理已經不再是簡單的傳遞而是變成了一種再加工，檔案管理不再是一種案館儲藏，而是一種全新模式的信息綜合利用管理，這樣的變化也要求檔案部門應由靜態管理模式逐步向動態管理模式轉變，變存放在檔案柜里的“死檔案”為走出檔案柜的“活檔案”。

總之，在現今社會經濟與信息化不斷發展的過程之中，檔案管理工作也要跟隨時代發展不斷的進行創新，抓住信息化發展的機遇不斷深入，以“建設高素質的檔案工作隊伍”、“完善制度管理"、“檔案的綜合利用”為做好檔案工作的三要素，全面提高檔案管理工作整體水平，促進檔案工作的新發展，使檔案管理工作邁上新臺階，適應于社會進步，實現檔案管理工作的核心價值。