醫(yī)院檔案信息資源的整合與利用策略探究

摘 要：隨著社會(huì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生水平逐漸上升，檔案工作在醫(yī)院管理中扮演著越來(lái)越重要的角色。本文以醫(yī)院檔案工作為研究視角，從醫(yī)院檔案信息資源的整合與利用價(jià)值出發(fā)，探討新時(shí)代合理、高效的整合與利用醫(yī)院檔案信息資源的對(duì)策，期待為進(jìn)一步提高醫(yī)院檔案工作水平貢獻(xiàn)綿薄之力。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;信息資源;檔案管理

醫(yī)院是關(guān)乎民生的公共機(jī)構(gòu)，在醫(yī)院經(jīng)營(yíng)與發(fā)展的過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生大量的檔案信息，其中涵蓋諸多內(nèi)容，如文書(shū)檔案、科研檔案、基礎(chǔ)建設(shè)檔案、醫(yī)療專業(yè)檔案等，這些檔案資料都是醫(yī)院的寶貴信息資源。在醫(yī)院檔案信息資料中，呈現(xiàn)出原始性、真實(shí)性等基本特點(diǎn)，對(duì)于醫(yī)院的改革、發(fā)展、決策發(fā)揮著關(guān)鍵作用。通過(guò)對(duì)檔案信息資源的高效開(kāi)發(fā)、深度整合、合理利用，可以為醫(yī)院后續(xù)多方面的工作提供數(shù)據(jù)支持，進(jìn)而推動(dòng)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。因此，科學(xué)整合、高效利用醫(yī)院檔案具備現(xiàn)實(shí)意義。

一、醫(yī)院檔案信息資源整合與利用的意義

檔案資源的整合、利用，主要就是將檔案信息中具有價(jià)值的信息挖掘出來(lái)，按照一定的規(guī)則分類(lèi)歸檔，為檔案利用者提供數(shù)據(jù)信息支持。進(jìn)一步提高醫(yī)院檔案信息資源整合與利用水平具有以下兩方面的現(xiàn)實(shí)意義：第一，社會(huì)發(fā)展的需要。對(duì)醫(yī)院檔案信息資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)、整合、利用是醫(yī)院和社會(huì)的實(shí)際需要。醫(yī)院對(duì)于社會(huì)而言是不可或缺的有機(jī)組成部分，醫(yī)院檔案是一種不可替代的資源，所以深入開(kāi)發(fā)、科學(xué)整合、合理利用醫(yī)院檔案信息可以為醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)管理、醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的進(jìn)步、社會(huì)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。第二，提高醫(yī)院管理水平的需要。通過(guò)對(duì)醫(yī)院檔案資源的整合利用，不僅可以為醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)水平的提高提供依據(jù)，同時(shí)也能為醫(yī)院的決策提供有效的數(shù)據(jù)支持。

二、醫(yī)院檔案信息資源整合與利用的策略

1.豐富檔案信息資源

豐富的、健全的檔案信息資源是醫(yī)院各部門(mén)工作人員高效利用檔案的物質(zhì)基礎(chǔ)。所以整合與利用醫(yī)院檔案信息資源的過(guò)程中，首先需要夯實(shí)物質(zhì)基礎(chǔ)。豐富的檔案信息資源，首先需要在質(zhì)量上拓展檔案信息的內(nèi)涵。這在客觀上要求醫(yī)院檔案管理人員在收集、整理、整合檔案信息的過(guò)程中，需要集中關(guān)注檔案信息質(zhì)量的動(dòng)態(tài)提升，使得檔案信息的保存價(jià)值、功能價(jià)值以及參考價(jià)值不斷提高。對(duì)于那些珍貴的檔案資料切記要避免出現(xiàn)紕漏，以防導(dǎo)致檔案資料的遺失或者不完整。另外，需要完善醫(yī)院檔案信息資料的種類(lèi)，增加檔案信息資源的數(shù)量。眾所周知，醫(yī)院檔案信息資源呈現(xiàn)多樣性的特征，不僅包含文書(shū)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案，還包含醫(yī)療設(shè)備檔案、病歷檔案等，有些承載教學(xué)、科研功能的醫(yī)院還會(huì)有大量的科研與教學(xué)檔案資料。這就要求在豐富與完善醫(yī)院檔案信息資源的過(guò)程中，檔案工作人員需要對(duì)各門(mén)類(lèi)、各種類(lèi)的檔案信息資源進(jìn)行及時(shí)的分類(lèi)與更新，從而達(dá)到隨時(shí)調(diào)取、查閱、利用的目的。檔案收集與整理是一項(xiàng)長(zhǎng)期、反復(fù)的工作，要求醫(yī)院檔案工作者必須具備耐心、責(zé)任心，同時(shí)要具備豐富的工作經(jīng)驗(yàn)和認(rèn)真專注的職業(yè)態(tài)度，在實(shí)踐工作中鍛煉對(duì)珍貴檔案材料的敏銳判斷與甄別能力，積累與總結(jié)高效、高能的工作方法。

科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的新時(shí)代中，檔案工作中對(duì)于現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用逐漸增多，這不僅可以提高醫(yī)院檔案信息資源的儲(chǔ)備量，同時(shí)在客觀上驅(qū)動(dòng)著檔案信息工作的整體工作效率不斷提升。在使用信息化技術(shù)的過(guò)程中，一部分傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案被電子檔案所取代，可以極大程度的加大檔案信息的儲(chǔ)存量，這為醫(yī)院檔案信息資源的豐富帶來(lái)強(qiáng)大的技術(shù)支持，同時(shí)為檔案信息資源的高效利用創(chuàng)造良好條件，使得檔案的利用更加具有直觀性與可操作性。就目前醫(yī)院檔案工作實(shí)際情況來(lái)看，由于病歷既是臨床實(shí)踐工作的總結(jié)，又是探索疾病規(guī)律及處理醫(yī)療事務(wù)的法律依據(jù)，因此，病歷檔案受重視程度較高。而對(duì)于其他類(lèi)檔案相對(duì)弱之。為了進(jìn)一步提高醫(yī)院檔案信息資源的完整性、條理性，應(yīng)該結(jié)合實(shí)際情況完善檔案門(mén)類(lèi)，不但要保障檔案資源信息化管理的進(jìn)程，同時(shí)也要積極完善各項(xiàng)規(guī)章制度，構(gòu)建現(xiàn)代化檔案信息儲(chǔ)備庫(kù)，進(jìn)而發(fā)揮檔案信息資源的作用與價(jià)值，為檔案的利用奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.加快信息化建設(shè)步伐

新時(shí)代、新發(fā)展，萬(wàn)象更新的歷史時(shí)期中，醫(yī)療衛(wèi)生改革步伐逐漸加快。在改革促發(fā)展的實(shí)踐中，醫(yī)院開(kāi)始高度關(guān)注對(duì)檔案信息資源的整合與利用，為了能夠快速提升檔案信息資源的利用水平，各醫(yī)院紛紛踏上了信息化建設(shè)的道路，逐步改變傳統(tǒng)檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)電子檔案與辦公自動(dòng)化的目標(biāo)。就目前發(fā)展情況而言，醫(yī)院的檔案信息資源是繁雜、豐富的，其不僅可以為醫(yī)院管理者在充分掌握各種必要信息的基礎(chǔ)上加以綜合分析，做出符合實(shí)際的正確決策，同時(shí)也可以為醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)、科研等領(lǐng)域提供有效的數(shù)據(jù)支持。信息化時(shí)代的號(hào)角已經(jīng)吹響，檔案信息化是醫(yī)院檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，而如何應(yīng)對(duì)信息技術(shù)的快速發(fā)展，使醫(yī)院的檔案管理工作適應(yīng)信息時(shí)代的要求，是目前醫(yī)院檔案工作的一項(xiàng)重要研究課題。那么只有積極利用現(xiàn)代信息技術(shù)開(kāi)發(fā)，收集、整合、利用好檔案信息，優(yōu)化、科學(xué)配置檔案信息資源，才能大力提升檔案服務(wù)能力。

在傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案工作中，檔案資料的保存與查找方法使得檔案資料的利用效率相對(duì)較低。由于紙質(zhì)檔案資料的保存方法與手工的檢索模式使得檔案調(diào)閱、利用費(fèi)時(shí)費(fèi)力，因而加快信息化建設(shè)步伐、實(shí)現(xiàn)信息化管理就成為了醫(yī)院檔案信息資源整合、利用的最有效手段。而對(duì)于醫(yī)院來(lái)講，檔案管理是一項(xiàng)非營(yíng)利性工作，導(dǎo)致醫(yī)院管理者對(duì)于檔案信息化建設(shè)的重視程度不足。因此，為了促進(jìn)醫(yī)院檔案工作效率的快速提升，醫(yī)院管理者必須積極轉(zhuǎn)變工作理念，加大檔案信息化建設(shè)的投入力度，為醫(yī)院檔案管理部門(mén)配備現(xiàn)代化的信息化硬件設(shè)備、軟件系統(tǒng)，以便更加快捷、高效的整合各職能部門(mén)的檔案信息資源，適應(yīng)大數(shù)據(jù)的發(fā)展趨勢(shì)，真正實(shí)現(xiàn)信息資源共享，使得檔案整合、檢索、調(diào)閱更具目的性，讓檔案利用者可以及時(shí)查找到所需檔案信息，節(jié)省時(shí)間，提高效率。另外，醫(yī)院在順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，普及信息化管理的同時(shí)，要高度重視信息安全，避免檔案信息資源的丟失和損壞，為檔案整合與利用創(chuàng)造良好的氛圍。

3.建立健全醫(yī)院檔案管理制度

完善、健全、現(xiàn)代的檔案管理制度是檔案整合與利用的基礎(chǔ)與前提，所以在強(qiáng)化檔案工作的過(guò)程中，不僅應(yīng)該積極加快信息化建設(shè)、規(guī)范檔案工作，還需要制定科學(xué)合理的檔案信息管理制度。現(xiàn)階段檔案信息化建設(shè)中，多數(shù)醫(yī)院的管理標(biāo)準(zhǔn)性與規(guī)范性還存在系列問(wèn)題，這對(duì)于醫(yī)院檔案信息資源的深度整合與高效利用產(chǎn)生一定的消極影響。因此，醫(yī)院進(jìn)一步建立健全檔案制度勢(shì)在必行，需要對(duì)檔案管理制度體系、工作機(jī)制進(jìn)行全面優(yōu)化，以實(shí)用性為目的規(guī)范檔案工作流程與細(xì)節(jié)。實(shí)踐中，醫(yī)院需要結(jié)合自身的實(shí)際情況，將國(guó)家相關(guān)好法律法規(guī)作為指引，構(gòu)建起滿足自身需求的檔案管理制度，保障檔案整合與利用的可操作性。將制度作為檔案開(kāi)發(fā)、整合、利用的基礎(chǔ)與依據(jù)，對(duì)各科室進(jìn)行統(tǒng)一要求，制定系列考核制度、激勵(lì)機(jī)制，從而使得檔案工作與醫(yī)院管理形成有機(jī)統(tǒng)一的整體。

現(xiàn)階段，受到多重因素的影響與制約，很多醫(yī)院檔案整合與利用的方式相對(duì)單一，這導(dǎo)致一部分檔案信息資源處于閑置、休眠的狀態(tài)。若想全面改變這一現(xiàn)狀，醫(yī)院必須組織相關(guān)工作人員，選擇一些典型的檔案資料進(jìn)行學(xué)習(xí)討論，引導(dǎo)各科室人員在實(shí)踐中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，集思廣益、齊抓共管，積極發(fā)現(xiàn)新內(nèi)容，探討更好的解決方法，提高業(yè)務(wù)水平，讓那些處于“休眠期”的檔案資料“活起來(lái)”。另外，醫(yī)院可以將檔案信息資源中的成功案例進(jìn)行整合宣傳。例如，使用某一項(xiàng)新醫(yī)療技術(shù)讓患者康復(fù)的案例、醫(yī)院科研成果、高精尖醫(yī)療設(shè)備等，通過(guò)報(bào)刊、新媒體、宣傳欄等公開(kāi)，讓廣大群眾了解醫(yī)院，提高醫(yī)院知名度，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)化共享。

4.全面提高醫(yī)院檔案管理人員素質(zhì)

醫(yī)院檔案工作是一項(xiàng)復(fù)雜的、繁瑣的、枯燥的工作，需要醫(yī)院檔案工作者在實(shí)踐中要耐得住平淡，精心、細(xì)心、耐心的對(duì)待每一項(xiàng)工作。在開(kāi)展檔案信息服務(wù)的過(guò)程中，要端正服務(wù)態(tài)度，虛心采納檔案利用者的意見(jiàn)與建議，及時(shí)解決檔案信息整合與利用過(guò)程中的難題。信息化時(shí)代全面到來(lái)的時(shí)代背景下，對(duì)于醫(yī)院檔案工作者的工作能力提出了更高的要求，認(rèn)真負(fù)責(zé)、一絲不茍的工作態(tài)度，健全完備的專業(yè)知識(shí)，檔案信息化管理的職業(yè)技能等都是現(xiàn)代檔案工作者必備的基本功。因此，醫(yī)院應(yīng)積極培養(yǎng)檔案管理人員：一方面，要全面優(yōu)化醫(yī)院檔案管理人員的工作環(huán)境，建立健全檔案管理部門(mén)的考核機(jī)制、獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制。另一方面，鼓勵(lì)檔案管理人員之間的相互取經(jīng)交流，定期組織專項(xiàng)研討會(huì)，提高業(yè)務(wù)能力與工作效率，同時(shí)需要組織管理人員到本領(lǐng)域做得好的單位參觀，學(xué)習(xí)和借鑒他人的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，提高自身工作水平。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，進(jìn)一步提高醫(yī)院檔案信息資源的整合利用水平是社會(huì)發(fā)展、醫(yī)院管理的共同需要。為做好該項(xiàng)工作，需要不斷豐富檔案資源、加快檔案信息化建設(shè)步伐，同時(shí)還要積極建立健全檔案工作制度，提升檔案工作人員素質(zhì)，最終提高檔案管理水平，發(fā)揮檔案資源價(jià)值。

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作者簡(jiǎn)介：劉艷（1970-），女，漢族，武漢市，本科，館員，主要從事醫(yī)院檔案工作。