大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理信息化建設(shè)思考

摘 要：高校檔案的信息化管理伴隨著互聯(lián)網(wǎng)、云計算技術(shù)、大數(shù)據(jù)信息管理系統(tǒng)的逐漸成熟而更加完善。傳統(tǒng)的高校檔案管理信息方式主要以紙質(zhì)檔案存儲為主，信息管理效率低下、信息安全程度不高、極易出現(xiàn)檔案混亂，分檔不明確等現(xiàn)象。大數(shù)據(jù)時代的到來，人民的日常生活都受信息化技術(shù)和大數(shù)據(jù)所影響，在潛移默化中改變?nèi)藗兊膶W(xué)習(xí)和生活習(xí)慣，使得高校的檔案信息的保存、管理及使用工作能夠更加高效地進行。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);高校檔案管理;信息化建設(shè);思考

伴隨著數(shù)據(jù)時代的到來，我國政府也陸續(xù)出臺了相關(guān)的扶持政策，致力于對信息管理技術(shù)的研究，實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)收集高效率化、信息采集方式多樣化、擴大信息數(shù)據(jù)庫容量、提高信息安全程度等建設(shè)目標。本文將闡述在大背景數(shù)據(jù)下我國高校檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)涵與現(xiàn)狀，并對高校檔案管理信息化建設(shè)過程中的方式方法進行思考。

一、高校檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)涵和現(xiàn)狀

1.高校檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)涵

我國經(jīng)濟的飛速發(fā)展推動著科學(xué)技術(shù)的不斷進步，二十一世紀是互聯(lián)網(wǎng)信息時代，是大數(shù)據(jù)時代。目前，有關(guān)網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)的研究正逐漸受到人民大眾的廣泛關(guān)注，在信息技術(shù)研究領(lǐng)域，學(xué)術(shù)專家一致認為大數(shù)據(jù)的信息處理技術(shù)具有信息數(shù)據(jù)容量龐大，信息數(shù)據(jù)收集與生成的速度極快，信息收集方式多樣，生成數(shù)據(jù)含有巨大價值這四項特點。在大數(shù)據(jù)時代，有關(guān)信息的統(tǒng)計、保存與整理是信息技術(shù)的研究核心，如何提高信息收集效率，完善信息的管理方式、增強信息檔案的安全程度，是當前信息化建設(shè)環(huán)節(jié)中的建設(shè)重心。在高校檔案管理信息化建設(shè)過程中，實現(xiàn)無紙化的信息儲存，不僅能大大提高信息檔案管理人員的工作效率，還一定程度上為減少紙質(zhì)污染做出貢獻，將高校檔案管理的價值提升到一個新的高度。信息化是高校檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，最為主要的是實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的數(shù)字化管理，從而實現(xiàn)信息資源之間數(shù)據(jù)共享，促進各大高校之間的信息交流與合作。

2.高校檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

為了加快我國高校檔案管理信息化建設(shè)進程，政府也陸續(xù)出臺了許多相關(guān)政策，雖然一大部分高校都積極的配合工作，但仍出現(xiàn)了許多問題與缺陷，大致分為思想觀念、基礎(chǔ)建設(shè)、管理方式三個方面。一部分高校始終堅持將培養(yǎng)知識型人才作為教育目標，加之學(xué)校辦學(xué)經(jīng)費緊張，從而疏忽了對學(xué)校的檔案管理信息化建設(shè)的投入，甚至有一部分的高校領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息管理視而不見，任由相關(guān)操作人員擅自管理。再加上相關(guān)工作人員缺少外出培訓(xùn)的機會，不能與時俱進，無法很好的進行檔案管理信息化建設(shè) ，最終導(dǎo)致檔案信息管理工作的工作效率大幅度降低，不僅如此，重復(fù)機械化的工作還會使得工作人員的積極性大打折扣，產(chǎn)生厭煩等消極情緒。由于學(xué)校高層對檔案信息管理工作的不重視，經(jīng)費的缺乏，專業(yè)設(shè)備的不足都會嚴重影響檔案信息的收集管理效率，另外與信息化相關(guān)的軟、硬件都需要頻繁的更新和升級，資金的極大需求量無疑會加大學(xué)校的經(jīng)濟負擔。高校的管理方式落后，檔案信息的管理是將檔案信息進行不斷反復(fù)的收集管理，是一套極其枯燥的機械化工作流程，絕大多數(shù)的高校仍采取人工保存數(shù)據(jù)的工作方式，即便是擁有了計算機信息管理技術(shù)，仍不能完全滿足管理工作的需求。

二、大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理信息化建設(shè)

1.采用先進的信息化技術(shù)

要想加快我國高校檔案管理信息化建設(shè)進程，需要采取更為先進的信息化技術(shù)手段。目前為止，云計算技術(shù)是我國最為先進的主流信息化技術(shù)，它不僅僅能夠從數(shù)據(jù)中提取人們所需的信息，還能夠通過對數(shù)據(jù)端口的反應(yīng)進行大數(shù)據(jù)分析。云計算技術(shù)主要包括四大優(yōu)點：第一，云計算技術(shù)的成分投入低，技術(shù)操作主要依賴于互聯(lián)網(wǎng)，通過一部手機或者電腦就可以獲知你想得到的數(shù)據(jù)信息。第二，云計算技術(shù)的虛擬化程度高，可以模擬不同計算機的運行模式，對數(shù)據(jù)信息進行比對。第三，云計算技術(shù)的操作靈活性強，技術(shù)操作人員可以根據(jù)自身需要制定適合自己服務(wù)方案，實現(xiàn)信息服務(wù)的個性化。第四，云計算技術(shù)的儲存能力較強，在用戶持有相同信息設(shè)備的基礎(chǔ)上，云計算技術(shù)的存儲容量遠遠多于傳統(tǒng)儲存設(shè)施。

在大數(shù)據(jù)信息時代，先進的信息技術(shù)不光有云計算技術(shù)，還有數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)和電子標簽技術(shù)。在高校信息管理的過程中，如何能在最短的時間內(nèi)獲取最有價值的信息，這時就需要運用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)。在高校舉辦活動統(tǒng)計人數(shù)時，可以通過數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)對所參加的師生進行分類統(tǒng)計，甚至可以對參加人員知識程度高低、興趣愛好、性格特點進行分析歸納，將活動所需的信息數(shù)據(jù)進行挖掘提取，最終將提取出的數(shù)據(jù)信息保存到云數(shù)據(jù)庫當中進行保管。這樣一來檔案信息保管人員和活動舉辦人員，就可以根據(jù)師生的興趣愛好提供個性化服務(wù)。不僅如此，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)還可以應(yīng)用于各大門戶網(wǎng)站，當用戶將自己的興趣愛好、個人需求上傳至客戶端時，網(wǎng)站系統(tǒng)利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)將客戶所上傳的信息數(shù)據(jù)進行分析、匯總，最終保存到數(shù)據(jù)庫之中，作為對用戶進行個性化服務(wù)的信息依據(jù)。

所謂電子標簽就是所含檔案信息數(shù)據(jù)的電子芯片，可以在一定范圍內(nèi)實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的自動化管理。另外，電子標簽的使用不僅僅可以很大程度上提升檔案管理人員查詢、錄入信息的速度，提高工作效率，還可以成為用戶特有的識別標記，更好對相關(guān)檔案進行應(yīng)用、統(tǒng)計等工作。

2.創(chuàng)建完善的信息管理系統(tǒng)

創(chuàng)建一個完善信息管理系統(tǒng)，不僅僅只包括單個高校，只有建成一個龐大的全國性數(shù)據(jù)庫，才能實現(xiàn)所有高校信息共享的效果。相關(guān)部門的研發(fā)人員要注重用戶的個性化體驗，高校的老師學(xué)生要擁有屬于自己私人賬號，并且?guī)熒g要具備不同的權(quán)限設(shè)置。與此同時，高校相關(guān)部門要加強信息技術(shù)人員的培養(yǎng)，提升檔案人員計算機操作技術(shù)并激發(fā)檔案信息管理人員的工作積極性與主觀能動性，有針對性的培養(yǎng)人才，引進人才，完善用人機制。不僅如此，相關(guān)的信息技術(shù)部門還要加強與其他部門的溝通交流，培養(yǎng)高校人員的檔案管理信息化意識，使得高校檔案信息管理化逐漸受到人們的重視。信息檔案管理部門要和其他部門形成互幫互助的合作關(guān)系，當高校在教師考評或其他工作進行信息錄入時，該部門可以運用計算機對相關(guān)的數(shù)據(jù)信息進行迅速而有效的更新上傳，提高檔案管理信息在高校工作的重要程度。

3.強化網(wǎng)絡(luò)安全管理

大數(shù)據(jù)時代為信息的收集與保存提出了更高的要求，最為關(guān)鍵的就是對信息的安全管理程度。伴隨著網(wǎng)絡(luò)黑客和不法分子的頻頻出現(xiàn)，已經(jīng)嚴重威脅到了信息數(shù)據(jù)的安全，為此，強化網(wǎng)絡(luò)安全管理，在推進高校檔案管理信息化的進程中顯得尤為重要。完善對高校檔案信息管理的法律法規(guī)建設(shè)，是提高檔案信息管理安全程度根本性要求。利用法律法規(guī)制定出統(tǒng)一的信息管理規(guī)范與標準，實現(xiàn)法律強制性的檔案信息化管理，進而提高檔案信息利用率，實現(xiàn)信息管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可以提取用戶的所具有價值的個人信息，一旦盜取流入到不法分子的手中，其后果不堪設(shè)想，不僅僅是網(wǎng)站資源的一種流失，更侵犯到了用戶的個人隱私，威脅生命財產(chǎn)安全。為此在利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的同時，要及時對用戶所上傳至客戶端的信息進行備份記錄，當信息數(shù)據(jù)丟失時，可以調(diào)用網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控，查詢數(shù)據(jù)丟失源頭，更有情節(jié)嚴重的話，可以采取報警措施。強化網(wǎng)絡(luò)安全管理，不僅要利用安全防護軟件進行防治，還要提高專業(yè)人員的安全防范意識。積極組織有關(guān)網(wǎng)絡(luò)信息安全的座談會議，促使信息數(shù)據(jù)管理人員認真學(xué)習(xí)和聽取有關(guān)國家網(wǎng)絡(luò)信息管理安全的規(guī)章制度，提高自身的安全意識。最終使我國檔案信息管理技術(shù)水平上升到一個嶄新的高度。

4.加強信息化檔案管理隊伍建設(shè)

檔案信息管理部門要對自身的年度工作目標、發(fā)展定位進行科學(xué)合理化的定位，加強對專業(yè)信息管理人員的隊伍建設(shè)。加強信息化檔案管理建設(shè)隊伍主要分為五大方面：其一，加大對相關(guān)信息管理人員的培養(yǎng)力度，不僅僅要提高他們自身的操作技能水平，更要提高自身的職業(yè)道德素養(yǎng)，其二，加強信息管理部門與其它部門的聯(lián)動性，促進合作，推進檔案管理信息朝著多元化、開放化、整合化的方向發(fā)展。其三，實現(xiàn)檔案信心管理人員同社會實踐活動相結(jié)合，例如參加大學(xué)生志愿者活動，不僅可以提升自身的社會責任感和擔當感，而且還能將這種積極情緒運用到檔案信息管理工作之中。其四，信息管理人員要熟練掌握各種計算機系統(tǒng)的操作方法以及能熟練運用各種不同的計算機軟件。其五，積極了解各大高校的前沿發(fā)展信息，不僅如此，還要了解并掌握相關(guān)的法律法規(guī)，能夠自主的維護檔案信息安全。從而形成一支有紀律、有組織、高效化的信息管理隊伍。

三、結(jié)束語

高校建設(shè)發(fā)展的關(guān)鍵是如何對高校檔案進行信息化管理。高校檔案管理信息化是一項非常龐大的系統(tǒng)工程，在投入大量人力精力的同時，還需要長期穩(wěn)定的資金鏈進行支持。信息時代的來臨，不僅為高校檔案管理信息化建設(shè)提供了難得的機遇，還提出了更高難度的挑戰(zhàn)，我們在面對這些挑戰(zhàn)的同時，要根據(jù)自身發(fā)展的實際情況和目前所需進行宏觀、科學(xué)性、合理性的布局，充分運用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，為高校的信息管理提供科學(xué)性的依據(jù)。

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作者簡介：李雪花（1975-），女，漢族，四川省雙流縣人，學(xué)位：碩士，講師，研究方向：高校檔案管理。