高職院校檔案管理工作的現狀與改進對策

摘 ? ?要：隨著新形勢下高校不斷的擴招，高職院校學生人數大幅度增長，其檔案管理的工作難度也隨之加大，檔案管理工作看似簡單，實則重要且繁雜，屬于學生管理的基本任務之一，新環境下對高職院校檔案管理提出了新的要求。應當切實改進檔案管理工作的技術，提高管理工作水平，更好的為高職教育服務。

關鍵詞：高職院校;檔案管理;現狀;改進

引文：學生檔案在學校的相關工作中扮演著記錄學生情況，配合查閱的角色。對學生在校的情況進行答題記錄，為以后升學就業做好準備。在傳統的紙質學生檔案管理中，我們總結了一些經驗，但依然有可以改進的空間。隨著社會的不斷發展進步，高職院校的學生檔案管理工作可以嘗試引入新的工作方法，改進原有的不足之處。本文圍繞著高職院校學生檔案管理工作的現狀展開論述，提出改進意見，以供參考。

一、當前高職院校檔案管理現狀分析

1.管理制度有待改進

當前階段，在高職院校學生檔案工作的管理制度上，還存在著一些問題，各個院校在檔案管理的規章制度上缺乏統一的標準，有些甚至差別較大，以至于高校的檔案管理工作缺乏借鑒的模板，甚至以錯傳錯，擴大的弊端的暴露面。比如在學生檔案的歸檔編碼問題，各個學校沒有一個統一的格式規定，導致查閱檔案時費時費力，有些甚至同一所院校在不一樣的時期檔案管理制度也沒有統一行徑，缺乏檔案管理規則的繼承性，會使部分工作不能持續有效運行[1]。其中較為突出的問題表現在信息更新不及時和審查工作開展無序兩個方面。上文已經提到過，由于高校的持續擴招導致高職院校人員流動量大，學生畢業、入學的檔案沒有及時移交、清理和轉入，導致實際檔案和存檔材料缺乏一致性，查閱時造成困擾。在檔案的歸檔管理中，很多環節缺乏資料的核查，還有些核查工作做得不細致，導致高職院校的檔案工作會出現部分無序的局面。

2.管理思想有待提高

在檔案的管理思想上，也有很大的進步空間，當前部分高職院校對檔案管理工作缺乏必要的重視，自然也就缺乏資金和人才的支持，人們腦海中對檔案管理形成了陳舊的刻板印象，認為那是退休教師打發時間的好去處。實際上，檔案管理工作需要有科學性和系統性，而不是簡單地機械性存放[2]。這種對檔案管理工作的陳舊思想和錯誤的認識不利于檔案工作的開展，很多時候需要查閱卻不能及時找出目標檔案，拖慢了辦事效率。隨著信息技術的發展進步，計算機等電子設備普遍被運用到檔案管理中，但實際上，部分院校檔案室的工作人員并未接受專業培訓，導致這些先進設備并未得到完全的利用，無紙化檔案管理的進程仍要加快，有些院校的檔案工作是有專職人員和兼職人員共同完成的，管理隊伍水平參差不齊，工作技能水平不一致，有些未受過訓練的工作人員不能很好的認識到檔案管理工作的重要性，在工作中便不夠嚴謹細致，以上這些情況都會影響高職院校檔案管理工作的進行。

二、改進高職院校的檔案管理工作

1.完善檔案管理機制，推動無紙化進程

根據上文的闡述，作者認為當前高職院校的檔案管理工作應當完善檔案工作的管理體制，強化對檔案管理工作重要性的認識，建立健全高職院校檔案管理工作的管理機制，制定檔案管理工作具體的實施細則，引入優秀的檔案管理人才，提高檔案部門的準入門檻，使得檔案工作有其自身的一套工作方法，提高其專業性。在具體的操作中，可以借鑒圖書館工作的先例，建立健全適合自身院校的檔案管理守則，也可以和外校的管理工作相互學習，交流經驗，爭取形成自成體系的檔案管理體制。同時，要順應檔案無紙化的大趨勢，加強檔案管理工作的信息化建設，將各種檔案進行數字化分類，按照統一的電子檔案標準進行分門別類，面對急劇增長的學生人數，檔案部門需要做好心理建設和工作技能建設，對入學學生的檔案要及時歸檔，對于轉學、離校和畢業的學生檔案要及時辦好移交手續或者轉出手續，對于無用的檔案，要及時清除，避免占用資源。對于學生在校表現情況，需要利用計算機或者其他電子設備及時記錄相關情況，包括學生的獲獎情況和違紀、處分情況，都要明確記錄在案，以備查閱。學校方面應當加強對學校檔案工作的重視，積極維護和更新檔案工作需要的各種設備，定期開展紙質檔案的掃描工作和歸檔工作，推進檔案無紙化的進程。

2.加強人才隊伍建設，做好普及宣傳工作

好的工作制度離不開人才的加入。在檔案工作中，要摒棄“休閑去處”的錯誤思想，切切實實重視檔案工作的重要性，積極引進檔案專業的優秀人才，建設一支高素質、高水平的檔案管理隊伍，這支隊伍應當全面掌握檔案管理工作的相關守則，會操作相關的機器設備，受過專業的培訓，具有檔案工作必備的保密意識，工作嚴謹認真，為人踏實正直，具有責任心和職業素養[3]。即使在暫時人員短缺的狀態下接受一些兼職人員參與檔案管理工作，也應當在其上崗前接受相關的培訓和考核，提高準入門檻，杜絕走后門的閑散人員。此外，在檔案管理工作中建立一定的評估和監督制度，對于工作不認真，屢次出錯的人員，予以相應的處罰或處理。檔案管理部門也應當和其他的教職工、學生加強溝通，聽取對檔案工作的意見或建議，及時反饋，對于工作中的疏漏，應當及時整改，提高服務意識，加強對檔案工作的普及和宣傳工作，使外界認識到檔案管理工作的價值，積極配合，要加強對檔案管理工作的具體落實，責任到人，根據不同人員的專業、專長來分配其保管檔案的類型，比如具有金融專常的可以安排其管理財務檔案、票據等等，以此類推，人盡其才，全面提高人才的利用率，提升檔案管理的工作質量。

結語：綜上所述，在新的時期，高職院校的檔案管理工作應當從多角度入手，正視問題，改進管理，使檔案管理工作高效有序推進。

參考文獻：

[1]張海東.高職院校文書檔案管理工作的現狀及對策研究[J].中小企業管理與科技（上旬刊），2019（07）：43-44+57.

[2]劉貴賓.高職院校檔案管理工作的現狀與對策[J].課程教育研究，2018（35）：249-250.

[3]唐娟.高職院校檔案管理工作的現狀與改進對策淺述[J].辦公室業務，2018（11）：114.

作者簡介：劉元，男，單位：駐馬店技師學院。